 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
, r7 z7 F( L. ~! |6 E 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
' c$ Z: H e6 H! l 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
& y! i0 a- w) f二、主次分明，突出重点 : I2 l7 C" u, d9 R( x, e! t
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
9 z- P9 n" Z% v7 n2 r4 L三、考虑周全，有备无患 4 N; d/ p- z' c s$ K
口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。
: b4 N6 s/ `" O7 w2 h( w# i 口头汇报提纲（可根据需要增删）
+ v' i2 V: i/ h- x: A. M+ Q 一、情况分析
/ O) U6 z# h6 {0 \3 m, c- C* q ㈠听众 ( E8 d5 P" }/ e+ p& z: i
⒈人数？
' g8 S& {- s6 U8 {; \ ⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
/ a; d7 b1 l" Q7 t& d4 n( \9 k ㈡目的与种类
0 o: A8 D5 c+ n' |) f( | ⒈通报情况？
% b8 |) o1 e2 ^ ⒉形成决定？
6 a/ G( k9 |" [( H8 I* y ⒊审查重要细节？
' t( y2 s+ I$ D3 C ⒋协调统一行动？
9 K. q1 H# ^1 q. X ㈢主题
& `6 h: z# G( X# z: u ⒈具体题目是什么？ $ v9 L6 q( h" ~" u" j1 M
⒉涉及多大范围？ 0 h4 ?+ }9 n" B/ @3 P
⒊拟用多长时间？
# t; _7 h3 |/ s F" l ㈣设备 & b& @3 `' h. l. w! y, a
⒈汇报在何处举行？
, Z0 S& A5 N# S8 b6 e) I7 t9 o ⒉需要作什么安排？ 9 @$ _, z; O" C' h1 G
⒊视听辅助器材有哪些？ M. Y M; _2 s
⒋有何不足之处？ / K5 b# u; v* i, ^
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ' B* l, ^9 ^$ a+ H Z C2 J
二、写出初稿 8 H/ H1 h( {) F0 S" V: O2 D
㈠搜集材料
1 H1 _' D4 i' T# [ ⒈认真研究。 ) ?& F- T) a( T$ \
⒉熟悉主题。 ( i, U: \+ h4 _4 @" B# _ v! ?
⒊搜集权威性意见和事实。
& U- s e3 p: {( Q8 p* o ㈡草拟初稿 | 
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