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网友提问： 2 @2 k& N+ ~1 o$ L2 I- N2 p
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ - G, A3 \) f: f# O+ B8 s# C8 w% \
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老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ' k/ H. T$ f6 ?' |: A$ P& z
( A$ Z: b* L8 {6 R7 y& t●使会议开得卓有成效 # `5 P8 A: j7 |0 Y. }4 e& a$ S5 u! F
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 8 n8 A" c! ]% W1 @0 Y+ C$ A+ ]3 Y# V
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 " ~) o" E% p1 N
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 " c& E. P: M9 K' Y' F* \2 ?& |# A
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 8 L) |% r0 @, w$ n! k
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
" o6 j- }! f c/ o# m" J9 V$ A 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 . q) B; g- L: W& h3 J# Z- M n
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
( e. D5 ~1 z6 t4 s$ D& t 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
1 J" B# h" ?, G* h) i+ @0 H6 e, t 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
3 ]9 _ W3 ^* l 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
8 |+ R. ] d5 a Z1 Z; o 10.信息要加以选择，避免过多。
% S# m) ^! v2 z' X' B4 A4 W 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 0 ^2 m: H! `$ k) K& ~
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 0 v: W% B2 C1 b+ _+ R% D
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
$ ]/ p4 k' |8 q% _( @8 ?4 E5 T 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
/ I! c/ @; ]0 d3 _% Q! }. q" z1 q/ E 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
- g' S' f: X% j) J( l 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 7 N* v( ^/ @+ T6 p5 z
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
$ s3 x* O' \' \1 ~! q9 i2 q 18.会前先拉几个盟友。
- j; f( o& H# i( b A 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 5 b# G* g) B2 z; r% |+ @
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 2 k9 j: _( E/ w9 H( g; K
●会议准备
# ]0 @ G+ v- o. q" e 为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
/ h+ N( d# u! |/ @! p n- f; M 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 # [2 R9 a+ d7 j9 T: H! p) E3 x
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
7 G# `9 a( L# y5 f5 k: V9 l 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
c9 f! [# R4 T, R( m- e 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
8 n) ` @) [# `/ q _ O 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
1 E7 t8 l% w: T5 K7 e( { 26.任何议程变动都必须通知主持人。
l3 v; q, C) r+ k 27.议程要尽可能短小简单。
0 T6 h' k! s6 M8 z: ^: [: F 28.尽量将议程限制于一页纸上。
% D, e1 \. B- O: Q: G7 I9 h 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 ; j/ h( `! l) Z: B; K
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 8 _( \. W5 x" P. v% [1 J. l
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 4 [9 l f6 O5 x
32.必须将电话转移出会场。 6 V" L: f" m1 d& g6 N
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 1 m* Y% ~' C( Z" u2 r0 ?7 [
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 . z6 r0 P" {' X, T! k1 }: T3 `
35.要找个确保没有干扰的会场。
2 x. i' n! c% \$ k/ K9 \ 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 O( k+ M8 b U3 V. g1 B2 P; M; C3 e
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
2 F" l5 V3 s6 [$ B( x# F 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 . J# [( u+ ~+ R/ F
39.座位之间应有一臂长的间隔。 $ }0 D2 |( C- f
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
1 j% J; |, F, Q1 o+ s+ G 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 6 R& j5 @& }" U# q
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 * I2 {/ N; K& v1 I+ S7 y* ?: N7 `
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
6 Q& i5 P+ m* ]1 `% W/ D7 G 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
3 c( ]# j' ]8 G$ v0 ] 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ( S. Y' e2 p( V
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
' @ R, N7 j) y3 ^+ F1 x: T! g ●出席会议
* A% g/ n9 A( W0 X 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 ) z9 t; {4 |& ?
47.会前拟出自己的发言稿。 % g, U$ }- C% t9 e6 Y0 b
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
( M* M0 O1 L5 g1 e( h4 @5 {! P 49.要保持积极的脸部表情和音调。
% p3 I! p4 Y b- t4 p5 ~ 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ! `1 P4 M& e$ ~; O- ^1 k
! D" [- e/ c0 `% d! N5 f" | 51.开始发言前先作深呼吸。
9 G- ]3 |! i. r7 [ k 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
. i# C6 d/ p% s6 S0 I; \3 R: D 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ' q$ ]! T/ W. h& t+ T9 Q& F& F
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
+ [: A. ?" T8 F6 m# p 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 5 a. J9 j6 i4 \0 M3 G4 k
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 ' w/ L6 i& J9 T P
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 # u( z0 G, i" w( ]0 ~- q* E+ h
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
1 D0 U7 l; m% X0 o: e( H 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 / J. n" m& ~- V! o
60.必须按照议程顺序作会议记录。 ) L) @9 G) A! K6 q. g) V/ t9 M7 V4 u
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
' V. w; x* t! H! w 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
2 `! R# u8 Z7 R t8 k, w 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 3 x" }- P: d* r1 a# {+ B6 e1 k
●主持会议
6 |, v) D7 s" N1 i 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
% x/ z p) ?: K5 M# n4 b 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 . B) ~) [" _0 J( o' Y# j
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ?# Y4 q8 O: S5 q2 Q7 x
66.尽量于会前认识新来者。 ( g7 S8 T. K+ I
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
) ]" Y: d, O" [* a1 f' j4 B& |. Q 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
3 |7 G$ Q+ z" I w$ P 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 9 v! L" Z' T" V% F
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
# V6 \" i9 X6 N% k- `4 k! h( X 71.要制止支流辩论和私下交谈。
7 u1 C# i7 @+ F' I 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 " j ^4 s' Z9 d) T
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
9 y( \( V8 C9 L9 O- \( L 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
; H; `1 i/ |6 F" k 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 3 R, ]2 T5 B9 c% Y6 G7 X9 @
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ' v5 O/ N% L6 J" |2 `
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ) r; R2 P% \" |+ x4 d
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
- g- b, ~$ b9 f( M/ f1 K' {; d 79.必须清楚每次会议的规则。
# @" L/ n6 X7 b2 _ 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 x- H" i! X! n% Z' u
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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