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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ 6 {. `1 C2 S3 I. M1 E' R
+ L& g; H" J" V3 Z老秘回答： + C& y5 `+ g8 K
; ?+ j# |" f3 }9 r; b# I8 I会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 0 Q2 c( O u( Y) a; ~
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
# d/ X; g! \" p9 O5 A7 x: v 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 - x( C$ n/ |" c% k- z
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 0 U. m: e4 P, i: O8 F0 v
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。 9 K8 q% {' _1 ^+ z: z ], b, N
4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
7 B0 |$ S" e# Y4 V' w9 l# I" V. W 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 % Y% b1 y9 B! ^. r( S& E
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
: @2 s) ~( o! k9 L3 }( m 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
8 X4 o6 s( J0 ?' V 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 . J7 j4 Y( r5 P9 j4 ^+ j4 I
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
, d$ K" C2 n4 w4 V8 ^; V4 s8 n& a" P 10.信息要加以选择，避免过多。
' m$ H4 n6 W' Y" F, Y! L3 i 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
4 N- D# w- ]$ N5 R! m# G 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
- b" y( o( l! _( d 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 $ j; c! g3 d5 X$ T/ Q
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
9 i7 D$ j ~1 |0 g: w- N5 P 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 1 R; r" }% y9 O- {
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 / w/ ?& x) r% u+ U, c5 {+ o9 C
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 1 b: k9 ]0 s* v) j8 ~
18.会前先拉几个盟友。
2 r ]: Q0 R' s4 A/ ` 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 4 A% [" O. b. d# g9 X" S: D
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 $ I# S9 t) \* R: t, @
●会议准备 ; b3 @* S# a, G$ g4 V6 ?/ l1 {* d: m
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
& d. t8 N7 J6 b# m5 ]" D! D& P 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 5 q5 L4 V- L2 D+ y! j
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 * P# N- V7 c* A. W: D. f2 z8 \6 |
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 * V' y5 f7 b! R/ E! G9 L0 w1 d% [3 j
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
( F' o/ l1 P1 z2 J% z 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
& F1 M* X2 O3 _9 ~) o) L8 [ 26.任何议程变动都必须通知主持人。 a" x- |( e6 a- Z, e. J4 @
27.议程要尽可能短小简单。
# v& q* r- F% F( J) f+ p9 z 28.尽量将议程限制于一页纸上。 ! [# H; }2 @1 \, s8 ~
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 8 E& S% Z- ~2 ]$ h- H, U
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
2 |8 L9 y3 o3 F0 } 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
5 H, [2 Q7 I& D" p; {+ t1 H 32.必须将电话转移出会场。 " c z0 [7 w; u
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 - o. z B' |1 @4 u8 `& W5 F
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 " h# W7 o% L* ^/ K) G0 ?7 Z
35.要找个确保没有干扰的会场。
/ s8 Z/ O0 y- p, i* R 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 9 Q8 s& w# V& j8 p) w2 Z. H
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
6 ~7 E3 U, z# s8 A! M* A4 H 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 * _$ @. f: R6 _: o9 r5 T# t
39.座位之间应有一臂长的间隔。 * E' P9 A# I5 { C# q
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
6 i+ f1 h, N0 k: ]8 a 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 7 E) \& H' J5 h! y0 S
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 8 [8 r: j y8 X9 Q, y, C( q
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
2 y) ]2 B( r0 r' _& | 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
9 ^, Z' X- E0 R1 D( V# ~8 x 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 . D, F r' b- B) R( T* l$ G, ^
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 5 p( E4 F; ~/ k8 @1 N' _
●出席会议
8 m$ b( d9 ~# A( R3 H 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
$ e, M0 C/ _0 p3 I* u 47.会前拟出自己的发言稿。
+ r- U+ i2 H# @+ Q 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 # A/ ]$ o( m2 h8 `+ T" w0 [
49.要保持积极的脸部表情和音调。
" G7 k7 [7 o+ Z& B: ~ 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 ( {+ c- j* D- ^8 o# Z
* J5 B c6 R& f) J" S 51.开始发言前先作深呼吸。 6 e0 Q$ q, P1 C! [3 Z8 v
52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
0 l* r' U- O6 L, n/ t$ o$ i6 [- V 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
% J1 k0 ?; ?/ y9 I$ B! K, b 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 * [; f1 M2 T7 s4 R: d& Q
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 & o C1 d# ?% i" y4 Q
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
8 m4 Q; Q; ]" w4 p/ }7 l/ F, z 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 $ I4 q& f* E* w, n
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 . Z2 p( B$ F4 v# C/ r7 B
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 9 w( B9 ~% Y4 i$ q0 i" H
60.必须按照议程顺序作会议记录。 * k+ {& U# }) x8 H* t( B
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
( i! R( s A4 ?) S. V& o: ~ 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 / I+ R: e% R- n9 T: y
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
8 p4 d& ]. W1 J( p3 V& R, G6 G/ ~, v ●主持会议
0 ~3 j$ a+ q7 u8 a 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
$ t) B! D% D6 g 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 / T& j6 Y' a" L. R+ q' n
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 ! Z0 D0 v: u& t2 o0 W7 v
66.尽量于会前认识新来者。 , X4 y; B+ c+ h$ @
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
# r' N( Q8 f i; j) H# F! O- D 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 6 i. I( V) Y) ]. a
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
9 L" W6 W4 Y, D6 z; \ } 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 5 Q0 R n! v) u1 _3 z1 h5 b
71.要制止支流辩论和私下交谈。 5 Z8 [# \3 Y7 Y8 w# j! \) ^8 q
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
/ Y: c9 W+ I+ ?! Q( c; k L 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
( Y& N4 N$ M$ d- V" _ 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
3 r4 u- X/ p7 f. p! A; Y 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
6 F1 L y+ ]- z: Q 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。
5 P! X+ \- u$ B 77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
X( u" {6 D Y0 d 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 0 q9 I' }+ [* O/ A
79.必须清楚每次会议的规则。
% G$ e, s+ u8 \, {& j# x 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 # X8 Z) ?1 z; A: ^
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 ! V4 s. i$ M+ [' {0 s
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