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网友提问：
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# C! P7 K& q- m( q9 l8 w i+ T ^现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？ # Q* C% _( x/ R6 j, t
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老秘回答：
T0 i4 f2 u. x- ?
- L6 S7 O& f+ N( B) A会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ! ^: X( O) D* ]( s+ |3 N7 S. D
% q5 ]% _1 T: u9 t0 B |●使会议开得卓有成效
9 n, M, P+ v8 O- l! U, O& Z0 v 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 1 }' X; L: j2 ^# i) [/ B" g; v2 j1 r7 g
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
$ v( w5 n. M( g" s, N6 U; ~* ]2 X) G4 N 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 7 R6 y. k) G6 Z
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
. t( b* n) y5 }& U2 A 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
# M4 f( R0 `8 ^; a* E! | n 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
! X, Q8 @6 n) K& @. a" b) D9 ~2 A 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 9 B! Y8 r: y6 L
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 1 k# d2 k7 D" ~. e9 c4 t
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
* h3 S* y( o, A/ V3 n5 Q' @7 S 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
# `$ Q* s1 D8 O# g3 d 10.信息要加以选择，避免过多。 / V. k% k$ j! h( W
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
) e# I! T% z+ B# w% @6 x5 w 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 , ^ ~: J I# F7 }' L1 f8 N
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 ) T: V% ]3 }6 R0 T/ G
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
% d/ Y5 n, B5 t( {7 L* g! y 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 5 P1 Z* A# k2 S* d
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 : c1 }! L1 E6 _
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 " b, j0 i( K) t$ ?" L- X9 C
18.会前先拉几个盟友。 0 |- U& L9 h! w" v" F; g9 C
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 " F, o, {8 O+ A
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
5 p9 _3 c, q. _' Z% y4 { ●会议准备 . [- J! ?2 P( ^. `. c
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 " v9 }2 G. P5 l0 P7 N3 @7 ~
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 R5 M2 C5 u" X' m+ u9 f! o
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
$ S! G! ^: d( P4 F8 F5 L5 a9 A1 P 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。
& C0 J! L# o6 K0 U% F4 \! H 24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 C' W" |9 s0 v: B9 b9 j, S
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
( H T- `- G4 L4 q% A* Y 26.任何议程变动都必须通知主持人。 7 P$ A! F* Q) @/ {3 Y+ l: n* W- w
27.议程要尽可能短小简单。
: T+ l2 y0 G+ J) e, Y' k5 W0 ~( x 28.尽量将议程限制于一页纸上。 - R) ~: @, }) Z8 ?6 {1 g5 w
29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
2 s4 ^/ d B, L' A/ [6 v( _; | 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
5 {' v8 X3 @& O( J# a$ |6 V4 e- Z& d. F 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
( N* t+ r7 g8 j" k 32.必须将电话转移出会场。 # v4 \4 `2 c0 i; F" Q7 j
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
. ~2 ?$ `3 C& F1 ~( m3 C1 C- E 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
3 k7 t* t4 w+ ~" d 35.要找个确保没有干扰的会场。 - ^% M( O y/ L* ^" e4 j9 I( L
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
4 E/ K* p" g- c+ u& v: g. _7 x 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 ( s5 n/ \- @8 v: X$ K4 v0 R+ z
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 4 u$ y' C' r+ w" v. F
39.座位之间应有一臂长的间隔。 # g' s) z3 x6 t" R8 _
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
! \2 I, x1 q* _9 Y1 q 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
1 B+ C/ Y/ m( P3 L2 C 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
. L+ y* ~2 b; y5 F" R 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 * R8 s+ s6 D- D
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
( q) I @% F* d 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
6 }3 |# a6 W$ d( X% l 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
/ V- Y6 b2 J- Z1 I3 Z/ g ●出席会议
2 ~# x' q! A* l" d 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 # l: b5 F: d8 L9 u
47.会前拟出自己的发言稿。 ) A9 ?0 N4 I5 ~0 n* Q: ^
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
7 k* _4 e& C6 o6 `* ^7 K 49.要保持积极的脸部表情和音调。 . P% Z$ I( n5 o- {0 \' L
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 9 }/ ^$ M) `8 ?* B
% i2 T0 T9 U( f' s2 L C 51.开始发言前先作深呼吸。
0 @3 e' g: D. I4 y o& o 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
& g6 E+ |# N3 f. Z 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。
) b0 A6 ]* n; p, k 54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 1 j) \! }8 g3 Q
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 * J0 o/ b" L; v1 |8 S5 B
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
! ~) o7 ]; k% K* f) J* U 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
9 s; M$ d3 @4 U9 F, ~9 b 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
; I' |! h, |) s& n( @ 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 : P% `; F* E- P; r& x% L
60.必须按照议程顺序作会议记录。
+ ]4 K1 h. X7 p; h 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 ! e7 q9 G2 ]( g2 F
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
+ V$ ] b# `8 \' p$ V7 |; n 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 ) I7 G5 v( H9 H7 z
●主持会议 # e4 c; \- T0 }; S/ z4 h
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 % _6 ~! @$ K1 t; z. F) l
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 8 {& e0 G" b9 K- J, x0 r( L7 K. f
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
( k# L/ o' Y6 I. d2 \ 66.尽量于会前认识新来者。
& x( v& ]! E5 X. a& F$ q3 f 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 9 z* U& a( `. l/ b: C( E& A; f
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 7 F6 r' M# |) |$ A+ I
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 9 W) E0 N, {# c$ N2 x9 X
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
- ~1 x3 r0 ~' j! T/ L! N! H& F! z 71.要制止支流辩论和私下交谈。 - B7 k+ ]# ]# W/ x6 J ^9 ^
72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。
$ q! l6 g7 t, W) @ ?% {- I8 ] 73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
, c8 ? H6 V* H 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
& B: L6 r& D& [0 T- o1 X" a: z 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。 % N" T) L( L( i" |$ ]9 m
76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 9 R+ ]3 g4 ?4 i& v) x& I& }
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
$ }" C7 O& t5 ~2 H$ i 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
9 {3 L2 n9 E/ z 79.必须清楚每次会议的规则。 ) \& b4 d- v9 ?1 Y5 W" f2 a, H
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ; c- V; p0 S+ |9 I @; i. a% E* T
81.要改变会议气氛，须先改变议题。 " {8 g( [% z! G& I3 w; \6 G) u9 {
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