办公室文字材料的起草程序

宁建老秘 · 发表于 2012-2-16 17:16:12

1.目的

为符合区委办公室文字材料起草工作的要求，保证办公室文字材料起草工作有序进行，特制订本程序。

2.范围

本程序适用于区委办公室文字材料起草过程中的管理控制。

3.职责

区委办公室各科室根据分工，指定专人负责撰写－起草初稿－主任核稿－区委领导审查－定稿－印制文字材料

4.工作程序

4.1指定专人负责撰写：在区委办公室各科室中，指定出专门撰写文字材料的人员负责文字材料的起草。

4.2起草初稿

4.2.1与相关领导沟通、收集材料：负责起草文字材料的人员应及时与领导沟通，领会领导的意图，认真做好准备工作。负责起草人员要认真学习中央、自治区及市委的有关会议、文件精神，了解党和国家近一段时期的主要方针、政策和主要任务。要收集和整理全区近一时期工作的有关情况和统计数字，特别要认真研究上级工作会议报告提出的任务及工作部署。要积极主动找有关区领导、相关部门领导座谈，搜集丰富的素材，集思广益，充实报告内容。

4.2.2拟定提纲，将所收集的材料合理布局安排顺序，突出中心思想，达到完全表达领导意图的目的。

4.2.3文字材料的起草：

4.2.3.1讲话稿的基本格式：有标题、开头、主体、结尾四个部分。标题一般写明讲话的场合或为什么讲话；开头部分先对不同的听众加以相应的称呼和问候，点出主题，概括全文主要内容和意图；主体部分深入阐明讲话的中心议题，围绕主题逐层深入论述，重点处铺陈展开，次要处一带而过；结尾部分总结全文，提出要求、目标、祝愿或希望。

4.2.3.2会议开幕词：总体要求是提纲挈领，短小精悍，言简意赅，富有启发性。一是要用短而有力的语言宣布会议开幕，并准确地表明会议的主要议程；二是阐述会议的重要意义，要有理论色彩，可将本次会议与历史上类似的会议进行比较，阐明不同的历史背景和不同的意义；三是向会议发出号召，提出要求，为把会议开得圆满成功而努力。

4.2.3.3会议闭幕词：总体要求是简短、内涵丰富、富有概括性。一是要用确切的语言对会议作出评价，开得是否成功，议题有没有完成，是否达到预期目的；二是对会议期间大家提出的重要问题进行概括的总结；三是向所管辖的地区、部门发出贯彻会议精神的号召，并庄重地宣布会议闭幕。

4.2.3.4区委领导在专业或专题会议上的讲话：明确讲话的指导思想。指导思想是贯穿整篇讲话的一根主线，不可有任何偏差。秘书要不断地学习理论、历史和现行政策，自觉地有意识地加强思想锻炼，提高政治敏锐性，提高理论水平和政策水平，用敏锐的目光观察问题，发现问题，分析问题，解决问题。

讲话稿的起草，要注意精练，用较小的篇幅表达较丰富的内容。要详略得当，详处要阐明透彻，运用一定的事例和比例数字，材料与观点有机的统一；略处点明即可，不要拉长。要做到既体现上级政策和领导意图，又符合客观实际，具有较强的指导性，还富有新意，有一个较长的过程。实际工作中，要注意从“四变”入手，逐步提高。一是变写稿为想稿，接到一个任务，弄清来龙去脉之后，必须认真构思：从创新上想，领导讲话不能让人一听就感到没有什么新意，是老一套；从针对性上想，领导讲话的重点和对象是什么；从语言的运用上想，既精练又有力度；从结构上想，做到合理简练。二是变模仿为创造，这也是入门的有效方法，但要在充分掌握材料的基础上，从上情到下情的结合上加以分析提炼，提出有特点、针对性及操作性强的意见和要求。三是变我想为他想，动笔之前要换位思考，站在领导的角度，想一想应该讲什么、写什么。四是变堆砌为推敲，根据讲话的内容，理出若干层次。

安排好讲稿结构。要求眉目清楚，使人听了以后感到有条有理，便于理解和接受。讲稿的整体布局要合理，围绕讲话的中心思想，就材料的运用、层次的区分、如何开头、如何结尾、如何过渡和照应反复推敲琢磨。讲稿的层次要分明，按照所讲问题的内容上的内在联系，按照自然的逻辑顺序，逐层铺开；在大的部分与部分、小的段落与段落之间，可以加以必要的过渡段和过渡句，增强讲话的整体感。

明确讲话对象。在上级机关召开的会议上讲话，要多讲一些带有本单位特色的东西，多谈工作中的新鲜经验；在用语、修辞上，要注意分寸，注意礼貌，留有余地。在平行的兄弟单位之间的交流会上讲话，要用平等商谈的语气，阐述观点，交流情况，协商问题。在管辖的范围内就所分管的工作发表讲话，内容上可以展开，注意理论性和系统性。

明确讲话场合。搞清是开幕式、闭幕式或是在会议中间的讲话。领导在会议中间的讲话，一般是会议的主体讲话，篇幅较长，要分为若干小的部分，每一小部分都标出体现中心的小标题。

4.2.3.5汇报提纲。作为一种特殊的讲话形式，《汇报提纲》主要用于向上级部门汇报工作。主要由以下几个部分构成：①开头，点明汇报工作的背景和目的；②基本情况，根据不同的对象，从不同的角度汇报克拉玛依发展过程和现状；③近一段时期的工作情况，根据汇报的具体时间而定，可汇报几个月的工作、半年的工作、一年的工作或一个规划期的工作；④下一步重点工作安排，点明主要工作内容；⑤存在的困难和问题，根据不同的汇报对象，根据克拉玛依实际存在的问题，合理地安排顺序和反映问题的深度，一般情况下应征询有关业务部门的指导性、技术性意见。

4.2.3.6区委工作总结及工作安排的撰写要求

区委工作总结及工作安排是区委对年度的经济建设、城市建设、精神文明建设、党的建设、社会稳定等方面取得的成绩和经验，存在的问题，以及下步工作的安排等进行总结部署，是全区年度工作的指导性文件。

内容一般由两大部分组成：前一部分是报告已经进行的主要工作，所取得的主要成绩；存在的主要问题及原因。后一部分是根据有关要求，结合实际，提出下一年度的主要任务及完成这些任务的措施。

撰写工作总结及安排既要突出重点，又要照顾全面，必须要有较强的概括能力，熟悉全区的情况。文字要精炼。

工作总结及安排内容丰富，各部分都要有恰当的标题，纲举目张，要点清楚。在工作情况和今后任务这两大部分的开头，都应有一段精确的概括，先给人们以总体印象。这段文字要求观点明确，表述简练。特别是下一步工作的指导思想或总体部署要求高度概括，精雕细刻，认真处理。

4.2.3.7一般文字材料的起草：善于叙述。一是叙述情况时要抓住主线，选择最能说明问题、最能提示事物本质的情况，一步一步地把问题交待清楚；二是要按照事物发展的客观顺序叙述，慎用倒叙和插叙，不要故设悬念；三是要善用“白描”的手法，真实准确地反映客观实际，力戒夸张手法和不适当的形容、比喻。

4.2.4各科室要对起草完毕的文字材料进行把关，主要针对内容上对方针政策的掌控，措辞、叙述的是否恰当，文字、标点出现的错误进行修改。

4.3主任核稿

4.3.1各科室对文字材料进行复核，办公室主任针对内容上对方针政策的掌控，措辞、叙述的是否恰当，文字、标点出现的错误进行修改。将未通过复核的文字材料退回，并提出修改意见。

4.4办公室主任将已复核通过的文件提请区委领导审查。听取领导提出的修改意见，针对修改意见进行文件的再次修改。

4.5定稿：形成定稿后，对文字材料的格式进行进一步修改和调整，使形成纸质文字材料达到整洁、美观。

4.6注意事项

实事求是。写入报告中的内容必须经过调查核实，列举事例要“言必有据”，对工作成绩不能拔高，更不容有半点虚假。文字应经得起推敲。

文字要朴实。区委工作总结及工作安排的性质决定了它对文字的要求是朴实无华。

要恰当地使用数据和典型事例。

要写出特色，写出新意。一定要研究新情况，总结新经验，总结出特色。不能搞通用化、老一套、一般化。

要把上级有关精神和要求与克拉玛依区实际结合起来，既体现上级有关部署和要求，又看到全区各项措施的落实和安排。

宁建老秘 · 发表于 2012-2-16 17:16:42

公文制发流程

1.目的

为了进一步规范和统一区委文件编制工作程序，提高区委文件编制水平和效率，现对文件编制工作职责及工作程序进行明确。

2.范围

凡以区委、区委办公室名义（包括：克区党、克区党办、克区党干字、办公室通报、克区党常字、克区密字、督查情况等）制发的文件都必须遵守本工作程序。

3.职责

3.1业务主管部门负责文件的拟稿以及整理排版，业务主管部门负责人负责文件的核稿，并建议文件所适用的文头。

3.2区分管领导负责文件的复核。

3.3区政府办公室负责区政府各委、办、局起草的需使用区委、区委办公室文头制发文件的初审及会签。

3.4各区委领导秘书负责领导所分管的业务部门文件的校核。

3.5区委办公室主任负责文件的审核。

3.6文件的签发

3.6.1以区委名义制发的文件（由人大各委起草的文件需经人大主任审核通过并签字，由政府各委办局起草的文件需经区长审核并签字）由区委书记负责签发；

3.6.2以区委办公室名义制发的文件（党群部门起草文件需经区委分管领导审核通过并签字，由政府各委办局起草的文件需经分管副区长审核通过并签字）由区委副书记负责签发。

3.7区委办公室综合室负责文件的登记编号、校对、印制、盖印、封发、归档工作。

3.8联合制发的文件，业务主管部门负责编制过程中文件的传送。

4.工作程序

4.1拟稿。拟稿工作主要由业务主管部门负责，拟稿人需对文件的内容、政策进行确认，并按照《关于克拉玛依区党委系统公文格式的规定》（克区党办〔2009〕20号）文件要求，对文件格式进行整理排版并签署姓名和时间。

4.2核稿。凡以区委、区委办公室名义制发的文件，必须先经业务主管部门负责人核稿、拟定发放范围并签署姓名和时间，同时对文件所适用的文头提出建议。

4.3复核

4.3.1党群部门以区委、区委办公室名义制发的文件，必须先经区委分管领导复核通过并签字，再交区委办公室综合室办理；

4.3.2区人大常委会、区人大常委会办公室以区委、区委办公室名义制发的文件，必须先完成区人大所规定的制文流程（以区委名义制发的文件须区人大常委会主任审核通过并签字，以区委办公室制发的文件须区人大常委会分管领导审核通过并签字）；

4.3.3区政府、区政府办公室、区政府各委办局以区委、区委办公室名义制发的文件，必须先完成区政府所规定的制文流程（以区委名义制发的文件须区长审核通过并签字，以区委办公室制发的文件须区政府分管领导审核通过并签字）。

4.4校核。区委分管领导秘书须在一个工作日内对符合4.1-4.3规定的文件进行校核并签字确认。

4.5审核。区委办公室主任对经区委分管领导秘书校核后的文件及发放范围进行审核并签字确认。

4.6签发。以区委名义制发的文件由区委书记签发，以区委办公室名义制发的文件由区委副书记签发。全区性的表彰决定及重大事项必须经由区委常委会研究同意后才可签发。文件一经签发，即成定稿，有关部门或承办人如有异议，可经由区委办公室向签发人申述意见，不得随意更改。区人大常委会、区人大常委会各委办和区政府、区政府各委办局需以区委、区委办公室名义制发的文件，区人大、区政府的发文稿纸做为区委、区委办公室发文稿纸的附件。

4.7登记编号。凡签发的文件，综合室对发文日期、标题、份数、秘级程度、紧急程度等进行登记编号并进行最后审定。同时将电子文档登记存入专用计算机。

4.8印制

4.8.1区委、区委办公室所制发的一般性文件采用OA办公平台的方式发放，超出OA办公平台发放范围的一般性文件由业务主管部门负责印制。

4.8.2涉密文件仍采用纸质形式印制，须使用专用的印刷机器或在具有保密资质的印刷厂印制，并对印制好的文件进行编号（文件要求印制及时、整齐清洁、字迹清楚、用墨均匀）。涉密文件的印制由业务主管部门协助区委办公室完成。

4.9用印。通过OA办公平台制发的一般性文件加盖电子印章。密级文件、人事任免文件必须加盖印章，印章要求字迹清、图案正。

4.10封发

4.10.1一般性文件由综合室通过OA办公平台发放，区委办公室综合室对各部门、各单位的接收情况进行督查和落实；

4.10.2涉密文件的发放由业务主管部门协助区委办公室完成。涉密文件必须由各部门、各单位的保密员或党政正职领导亲自领取，并在涉密文件专用发放单上签字。原则上领取涉密文件必须使用单位专用车辆。

4.11归卷。文件在发放的同时，区委办公室综合室将三份纸质文件、涉密文件发文单、OA办公平台文件发放记录和其它有关材料收集齐全，按归档要求立卷存档。

4.12制发时限。

4.12.1从校核到封发，一般性文件应在5个工作日内完成，特殊情况须经办公室主任同意，但最长不得超过7个工作日；

4.12.2紧急文件必须按照领导安排或工作要求及时完成文件制发工作（紧急文件是指在文件首页版心右上角标注“特提”、“特急”、“加急”字样的文件）。

小飞鱼 · 发表于 2012-2-21 22:32:50

加强党性修养，做党性最强的领导干部

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
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