文秘人员“办文”须知

1、公文种类　党的机关公文种类主要有：

. K; C' T* c0 M8 D1 n; M& b# z(1)决议  用于经会议讨论通过的重要决策事项。
9 v9 K. y9 Q6 F$ L; `9 z: [
5 f1 d. @  p& r  p. ~8 k  o(2)决定　用于对重要事项作出决策和安排。
: o. T/ |1 d' t' T! s) b
(3)指示  用于对下级机关布工作，提出开展工作的原则和要求。

(4)意见　用于对重要伺题提出见解和处理办法。

(5)通知　用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知事项。

# F1 x6 z. y+ k) H(6)通报　用于表彰先进《批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

(7)公报　用于公开发布重要决定或重大事件。

4 q# r* L9 u# m# |" t7 ~6 @* U(8)报告  用于向上级机关汇报主作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
* z  e1 z) g2 {
(9)请示  用于向上级机关请求指示、批准。

8 w, ^. o" a2 \6 ~; }# f9 i(10)批复　用于答复下级机关的请示。

(11)规定　用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

(12)办法、细则  用于对党内法规提出贯彻实施的方法或详细规则。
* m( d6 ]% h; v% O, u6 T$ v
" Q! w- J: p' |, r2 m0 S1 l& F) Q(13)函　用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向不相隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(14)会议纪要　用于记载会议主要精神和议定事项。

2、公文格式　公文一般由版头、份号、密级，紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等组成。
" m5 c% B* D$ u$ d% H' J& ?1 W
1 k3 S' I, R( ~3、公文撰制程序  公文的撰制，一般要经过拟稿、审核、会签、复核、签发、编号、注发、缮印、用印等九道程序。

  @# G9 g' r( ?  S/ D! c/ V拟稿，主要是指公文稿的撰写，一般包括交办、构思，草拟、修正四个环节。拟稿多由主办部门人员承担。
) t( s7 d% y& g; Q
0 t4 n# ^8 q- a6 T* e审核，就是由主办部门负责人对文稿审阅、修改，并签字送出会签。

9 g+ O" J1 d5 L) _" J) h+ Y: }会签，就是请会同办文的有关部门和文件内容所涉及的有关部门，对文稿进行审阅并签注意见。

6 V$ ~+ C, I% w3 T6 ]复核，也叫核稿，就是指办公室专门人员在文稿报请领导人签发之前，对文稿的发文必要性、内容、文字表述、文种使用、格式等进行审核修正。

签发，就是由发文机关领导人签署发文意见。其中重要的或涉及面广的文件，应由正职或主持日常工作的副职领导人签发；经过会议通过的文件；可由秘书长或办公厅(室)主任根据援权签发。
& G6 S1 ^3 |9 B7 i, q% A
1 f8 g' z* Y. \6 q: i# I# M& m编号，就是由文书部门登记编排发文字号。

, W. ]/ ]2 t) F: E7 U+ K! e# p注发，就是由秘书部门的有关人员对文件的发授范围、阅读级限、缓急程度、秘密程度、发文方式和印刷要求等，签注意见。

缮印，就是按签发的文件稿本印制成正式文件。
. O2 a% [/ |7 A4 L- [1 T
& O0 l, g; C0 H# ], _- S" E用印，就是在公文上加盖机关印章；这是公文发生效力的标志和凭证。用印的依据是领导人的签发和应发文件的份数。

4、拟文规则

: M4 H* f7 z0 @(1)符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示，完整、准确地体现发文机关的意图；并同现行有关公文内容相衔接。

6 L3 r- u7 w5 X# O0 n(2)全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策＼措施等切实可行。

(3)观点明确，情况属实，条理清晰，肉容充实，结构严谨，表述准确。
- a- {( N1 n3 G4 h4 {( m
4 S" j. X, e6 _9 R(4)文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
1 t5 U9 D2 T  A- X5 c+ N) ]
(5)人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案。计量单位的用法符合国家主管部门的规定。弓佣公文广应先引标题；后引发文字号。时间应写具体的年月日。公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字应使用阿拉伯数字。公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字，如第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”。
  c2 ]' b, H" y. z7 _6 `
(6)文种、格式使用正确。

8 u0 w) F+ y( d' S& W" {, ^(7))起草公文的依据文件、重要参考资料及有关说明材料，应附在文稿之后供领导人审阅签发时参考。

/ h/ _! X; \: _. m4 f 5、行文规则

% B7 d  d' u+ w! B$ J! t (1)行文应确有需要，注重实效，坚持少而精，可发的公文不发，可长可短的公文要短。
. t6 b. [; j  t8 T  J: _6 N
(2))党韵机关的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。

a．向上级机关行文，应只主送十个上级机关，不得同时主送其他上级机关和上级机关的某个部门；如需其他相关的上级机关或部门阅知的，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。必须越级行文的特殊情况是指：对上级机关检举、控告的；情况紧急、特殊、逐级上报会延误时机，遭致损失的；因客观原因无法与直接上级机关联系的；领导机关要求越级上报的。
2 o, L5 T' S4 @& U
4 `, m( y% K" E6 K- B. L$ }# fb.向下级机关的重要行文，应当同时抄送发文机关的直接级机关。
1 W$ ]4 e+ S4 K9 t/ J
c.党委各部门在各自职权范围内可以向下级党委的相关部门行文。党委办公厅(室)根据党委授权，可以向下级党委行文。除党委办公厅(室，)以外的党委其他部门，不得对下级党委发布指示性公文；如有关工作必须由下级党委执行的，应经党委同意后，由党委行文或由党委办公厅(室)转发。不得单独以党组织的名义向上级政府请示、报告。行文涉及其他部门工作，应经协商二致联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。
. a& r8 F! f9 h7 \  s0 {
d.同级党的机关、党的机关与同级其他机关之间必要时可联合行文。

: I4 {" T% Y, D& Z8 be.同级党、政机关确需联合向上级党、政机关行文‘时广报告”的主送机关一般用党、政机关并列的形式，如：?省(市、县、区)委、省(市、县、区)政府”；“请示”的主送机关应视请示的内容性：质分别确定：属党委职权范围内的，主送机关应将党委列前，如：“省(市、县、区)委、省(市、县、区)政府”，由党委负责处理答复；属政府职权范围内的，主送机关应将政府列前；如：“省(市、县、区)政府并报省(市、县、区)委”，由政府负责处理答复。
: N7 q  H! p& m7 J  t
f.不相隶属机关之间一般用函行文。
' h# R6 u' i' b2 j0 L
, O9 V" W7 ]4 ]' \/ k(3)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送上级机关，必要时抄送另一上级机关，由主送上级机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。
: M1 ?5 I6 |  W* d4 x2 k
$ U$ C5 q/ v4 u( M5 d6 B6 g5 @" S(4)向上级机关请示问题，应当一文一事；不应在非‘请示公文中夹带请示事项。请示事项涉及其他部门业务范围时，应经过协商并取得，一致意见后上报；经过协商未能取得一致意见时，应在请示中写明；未经协商，不得上报。

党委各部门应向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。

(5)向上级机关的请示，不可同时发送下级机关；向上级机关的报告，一般不下发，如有特殊需要，可抄送同级或下级有关单位。

(6)请示类公文应送办公厅(室)秘书部门按规定程序处理。除特殊情况外，不得将此类公文直接送领导同志个人。

(7)对下列不规范上报公文，上级机关的秘书部r刁可不予办理，并退回下级呈报机关：

% y- j2 p5 d- _1 k1 ?! ]“请示”与“报告”文种选用不当的；
+ t7 I2 l& {8 F/ v
7 ?2 d( {: p3 x4 s& m“请示”中一文数事的；
: ]' h9 R7 [7 P" Q$ x0 c
. P1 P+ o7 i! B* o; p: `# n非请示类公文夹带请示事项的；
. H1 {, b/ L$ q3 o; P  g0 h
3 F7 T6 l1 G0 z$ S$ ^& z# ~; w主送单位不当或不明确的；
; M2 }5 J9 A( O# u, G
) V2 o5 p2 s( M非特殊情况越级上报的；

内容涉及其他部门而未经协商的；
6 ]  ]/ _) [$ @' @& p
; @7 w( i. v  @/ c联合行文未会签的；
' z8 {* |8 D' {9 Z) a* q) t. o
其他不符合行文规则的公文。
" g' k' A  c+ i7 Q9 x
(8)党的机关可在报刊上发布公文。在报刊上公开发布的党的机关公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。公开发布的公文一般不再向下印发，有的可印少量份数发有关单位存档备查。

6、收文办理  收文办理包括公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅(传批)、承办和催办等程序。

+ \: X5 s) D( N+ H, t(1)签收  收文时应逐件清点，并以签字或盖章的方式签收。如发现问题，须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文应注明签收的具体时间。

(2)登记  收文后应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、车送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项填写清楚。收文应由专人统一折封(领导亲启件除外)，无关人员不得随意拆封。收文登记的具体做法，由各机关根据具体情况自行确定并做到规范化。

) O/ ~9 B4 R) p( A(3)拟办　秘书部门按有关规定对需要办理的公文逐件提出办理意见送办公厅(室)负责人核定，需要时，应提供有关背景材料供办公厅(室)负责人参阅。
: N" P' m- R3 _# h, G) L
" ~) \, J6 ]  E" t, k. ?(4)请办  办公厅(室)根据授权或有关规定将需要；办理的公文注请主管领导人批示或者主管部门研办。对需要两个以上部门办理的，应当指明主办．部门。

(5)分发  秘书部门根据办公厅(室)负责人核定的办理意见或领导人批示，将公文分送有关领导人批示、阅知；或送有关部门阅知、研办。需提请党委会议集体审议的公文，应在会前适时分发。分发公文要严格按领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要按照有关规定分送，尽量缩小知密范围。
, G# J0 W$ b$ @2 k! _& Y
(6)传阅(传批)  对需送几位领导人传阅或传批的公文，由秘书部门按一定的顺序送有关领导人阅知或批示。二般原则是，传阅件应按领导人排列顺序由前向后递送，传批件应按领导人排列顺序由后向前递送。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予记录，避免漏传、误传和延误。中央发至省军级文件和绝密、机密级公文及其他重要公文，应指定专人负责，及时送阅，及时催退，确保公文传阅过程中的安全保密。除领导人另有指示外，不应将公文在领导人之间自行横传。

" m! |5 s' T6 a* J% K  t(7)承办  主管部门对需办理的公文进行办理。凡在承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理；凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批文稿一并送请上级机关审批。
+ R& o) r  w5 O8 N2 ~( H! S: Y
0 @3 l* e% g& `. {$ U, `& m) z  A公文承办单位收文后应抓紧办理，不得延误、推诿。对不属本单位职权范围或不宜由本单位办理的；应及时退还交办的文秘部门并说明理由。
, v  ?8 c1 Q: d
; m: A1 _8 x9 P" C. s(8)催办  秘书部门对公文的办办情况应进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要-公文应•及时催办，对般般公文应定期催办，并并向领导人反馈办理情况。送请领导人审批的急件，应附明显标；志并及时催办

& l* n% \6 T8 A" t6 j(9)办结  公文办结；，对来文单位应有回复。回复办法根据领导批示确定。不需行文；可将领导批示件复印送来文单位和有关部门；对不宜扩大阅知范围围酌领导批示，应按领导批示精神，用电话答复来文单位；需要行文的，应尽快起摹批•复文稿或审核代拟文稿，送有关领导审阅或签发
; h  x2 \9 V3 {
' N  ~1 k1 j/ a' z" w4 h. ]& S 7、公文管理

7 ]! i. `9 s3 N8 O( W9 h# k(1)党的机关公文应发给组织，秘书部门统一管理，一般不发给个人。领导同志出席重要会议带回会议文件，应及时交秘书部门管理。秘书：部门应切实做好公文的管理工作，既发挥公文效用，又有利于公文保密。

0 I  G% {2 e: q% E3 K(2)对党的机关标有密级的公文的分发、传达范围应按照发文机关的要求执行，下级机关、无隶属关系的机关如需变更，须经发文机关批准。

(3)公开发布党的机关公文，须经发文机关批准，标有密级的公文公开发布后原公文即行解密。
5 j% R# p) i* {+ H0 t7 |- i7 U
(4)复制上级党的机关标有密级的公文，须经发文机关批准或授权。翻印件应当注明；翻印机关名称、翻印日期和份数；复印件应加盖复印机关戳记。复制的公文应与•正式印发的公文同样管理。密码电报不得翻印、复制。
% q, g* g4 W! q! v! v- l
. C' {" U; F8 |/ H+ T6 q(5)汇编上级党的机关标有密级的公文，须经发文机关批准或授权。公文汇编本的密级按照编人公文的最高密级标注并进行管理。
5 e) d* U% ~" v. u( ^8 A$ \
(6)绝密级公文应由秘书部门指定专人管理，并采取严格的保密措施。
4 |6 C- q* V5 n' R; E- N% Z# r9 d, I
(7)对录有秘密级以上公文的计算机磁盘、光盘、磁带等应按同密级的公文管理。

(8)秘书部门应按照规定对标有密级的公文进行清理、靖退和销毁，并向主管机关报告公文管理情况。
' S% {. I8 C+ e( z7 }0 L* a
6 V. K) z# w9 A+ z' B# _: C7 V销毁标有密级的公文，必须严格履行登记手续，经主管领导人批准后，由两人监销；成批销毁标有密级的公文，应到保密部门指定造纸或纸浆厂进行，并有监销人到现场监销，确保不丢失、不漏销。个人不，得擅自销毁公文。

(9)机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文立卷后按照有关规定移交档案部门，其他公文按照有关规定登记销毁。工作人员调离工作岗位时，应将本人保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。

8、公文立卷  将处理．完毕的具有查考和保存价值的文字材料，按其在形成过程中的联系和规律组成案卷。
7 g6 f2 m) H# a4 U/ l7 W& z+ s
/ _' @/ ?1 d$ e9 M& F, T4 [9、立卷的原则  以问题(事项、会议等)为单位；保持文件之间的历史联系；反映机关工作活动的特点和真实面貌；便于保管和利用。

# ?+ F8 \8 g) {8 {5 I, F10、立卷的方法  最主要的是按照文件本身的特征，立卷，也就是将具有共同特征和密切的内在联系的文件组合成十个案卷。常用的有：
( x% V  W8 f3 I* @' m
6 {" s! N7 |, m5 n  L$ G(1)按问题特征立卷。即将同一问•题的文件组合成一卷。所谓“问题”，就是指文件内容所说的事情或问题。

(2)按作者特征立卷。即将同一作者的文件集中立卷。“作者”是指制发文件的单位或个人。
( u& p/ s0 Q. l! m) V
(3)按文种特征立卷。即把文种相同的文件组成一卷。
7 I8 z$ V% ]5 u- K# J5 d8 I8 m
5 N# u  s' S) }# ~(4)按时间特征立卷。即按文件形成的时间或文件内容所针对的时间立卷。

: H8 _" q  s  c" H5 D9 p# J(5)按地区特征立卷。即将内容涉及同一地区(单位)的文件集中立卷。
0 \: {9 c0 m" g- A# W; r5 t0 r
  f" p8 ~# b" h2 p+ q) f( }(6)按通讯者特征立卷。即将本机关与其它机关针对一个或几个问题双方往来的文件组成一卷。11、公文保密
3 R' b  s  X$ o- {. C/ E
- u5 C% G2 j. a$ n/ ^+ Q(1)公文处理必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及其他有关保密法规，遵守党的保密纪律，确保党和国家秘密的安全。凡泄露或出卖党和国家秘密公文、密码电报的，依照有关法律、法规的规定处理。

4 Q8 L# Q+ v5 L; F (2)党内秘密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密；泄露会使国家的安全和利益遭受损害。不公开发表又未标注密级的公文，按内部公文管理。
9 n/ [; I2 a# j0 b. ?' [(3)发文机关在拟制公文时，应根据公文的内容和工作需要，严格划分密与非密的界限；对于需要保密的公文；要准确标注密级。对是否属于党和国家秘密或属于何种密级不明确的公文；应请保密部门或上级机关确定。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。确定公文密级应实事求是，严格按照有关法规进行，防止随意性。