办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

) |1 ?3 U. O( ]* p加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

. j  u7 u8 v0 |! ]' ?! M  ~四、加强办公室的日常管理

" `. H* h4 Q: f! S/ e8 g7 w9 x/ c一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

' E/ b, h/ g4 {$ O; s) ?联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
" }* N1 n" z: r
* ~% m, N$ b& ^8 F行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

8 J8 `0 k' z1 T; l. O' @  `一、办公室人员岗位认知与基本职责
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7 l6 R: t% C# x) c' Q( x9 C* n（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
. k. T4 N: Y: T, R* L, I
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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# l' ^' O. X2 u" b( y. B综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

  h$ ?0 o& F1 T& ^$ H（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

! ?; S: r, U9 w+ v0 a" E! S二、要认真细致；

2 }: B1 |: J# W9 R) e三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

# e* j' F8 ^: Y; s# R# Y( `. v1 x（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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- z+ K( u, ^) x# |- i（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

$ W% m- E3 z  g# F思维能力。善于思考问题，抓住关键。

. ^* m) K0 A2 p5 U表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
" \6 P3 M1 y$ W* d: J2 L( S; F) C! S
% n$ k1 W$ h. j1 L5 t3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

" Z4 S1 R2 r7 T( e3 U调控力(控制情绪的能力)。

4 V6 P% W* G9 ?7 q/ k意志力。
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" i9 u- \0 i& U! k! q" _（四）办公室工作对人员的要求
" [5 q  Q" n: K3 U5 }# R
4、角色意识

5 l# B1 r( u, ?0 K! d' Q做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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& n; d; b7 i5 u5 O$ s全局意识
* b0 n5 A1 I6 J, f5 s) y  J, s$ d
. J- j  \. n: S6 U$ O责任意识

创新意识

$ n. H- P# K& C, k* `奉献意识

信息意识

程序意识

+ K3 i7 y$ F5 g. w学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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6 J& j; s5 z- _) ]: Q. [! {领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

" e( U7 p/ X# B# w/ a8 J* K他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

# y  d1 x0 G  {, z! k1 {5 R- H6 x7 C2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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% X$ |- E3 R2 o, P3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

& ]5 C. @5 q7 N# L4 {  x他是否很会安排时间?

2 R, |& o2 e+ B9 `" Q+ u4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

2 u9 _% U- L* w5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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8 V9 C3 A. B: B8 l能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

# z2 |5 z$ I' e8 }1 W0 A: a9 o3 r能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

- t& o3 q& i- E/ Q4 m7．他是一个机智的人吗?
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6 K6 g, N4 }6 L+ v& C能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

1 u. i0 ~/ U* {3 H2 H' g9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

7 ]' z4 V5 O/ D  |! l" y当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

0 B" W0 v; |/ [11．他对你的忠诚值得信赖吗?

) V! v4 P+ k, j/ @  O& M你能把一些机密信息资料委托给他吗?

" \: a6 G6 @4 n- Z8 k3 ~& e/ _12．他是否有较广的阅读面和知识面?

& ~: G; c) N0 j( T是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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) [& x* F: }( E而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

% ]0 \- i( U# C. g6 b# s2 u15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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4 ?, z( [' H! z能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

  R4 K& ~. c6 Y6 y& E, `) p16．他是否按时完成每天的工作?

  L: j- w+ Y; r0 t) j# X是否根据需要自愿在休息时间加班?

% b( \3 {6 Z' O领导测评办公室人员的20道题目
2 }1 u. i. \5 f
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

, M  z8 U* F% A% m6 a( }( `能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

, Q0 M8 M( e, U0 R* F: x20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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1 j$ h7 C2 `8 P7 Q7 s" L3、努力营造和谐人文氛围

9 M5 ^5 n9 `3 _# G4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

0 H9 e+ }! x2 {" i良好的礼仪形象

良好的电话形象

" }9 r3 X! d! B2 R: Y! l2 t2 `6 }良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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1 z9 g( W* G* w3 Z( `/ ?2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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/ Y) @3 _  Y( y8 D7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

- j% g& [, {7 a+ o6 Z/ ~5 s' \; H（一）会议服务的基本内容会前准备工作
$ s0 g/ e: X1 ^$ ?
' \7 w4 T8 `# M: O1、设立会议承办部门和服务机构

2 ?4 I6 }6 @7 m2、协助领导确定会议目标和议题

4 ~, e2 f4 j1 b（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

- N3 _" U  t( {3 J# W. _" m（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
) t$ h. a: \: V# O( K: T# m9 p
4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

( i, O+ a0 h/ N7 F7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

/ y0 a+ a& {9 n, s  c+ }主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~