办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

8 \5 Q. Q8 f5 Y* v! Z, H1 Z8 r加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

, w% [- w% R. c& v% C二、加强办公室建设
$ P! ?! h* z1 g
, M% |9 ^: }, M三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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7 F* U- ?7 E" d# s( t; n（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
% x/ Q& A5 x4 F1 F5 O1 e/ ^+ I8 r+ q
( m# F; v$ R0 o$ M+ v8 z6 b* X联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
& _; E: U  i4 N2 X
8 ]. Q) _" ^# F% Y/ T  ?职能定位：
$ H  I  E" t, L
6 B- ?% O  {/ p. m1 v行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

0 H( b7 P8 C( f  ]' k- }! Z& H9 Z一、办公室人员岗位认知与基本职责

8 L8 d0 f7 t0 y: M（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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7 Q& c$ l* }7 E- M4 a程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

) X' V+ W9 K! L  d  D" e" X& R1 V1 b按内容分：
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' z5 R8 f0 T3 l2 K" ?办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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  t0 {8 G; L4 d  e% h: n7 S综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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3 \) U; a# ~2 @! W0 x9 ^! X0 W- g0 w办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

7 o& F  Z9 u+ l3 p- }（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

! ^) [/ L8 t- K, T- ~4 S, T0 m4 D二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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7 @. |0 ?! R3 a( W; V四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

/ q. c7 Z( M$ j1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
1 T8 m0 X& C( O2 Y  u$ r' ?0 @
; j! g! A) U0 Z& X- u政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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6 M, J# K/ W; M: B3 P0 s) ?责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

9 A) L' o/ y1 a7 w9 d) I踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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6 \8 L  }! z8 o- m- k1 f  C2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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6 U2 R  i( E6 A& R( I8 _注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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: S. u% }! E$ t; e5 F2 r2 s做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

8 f  J: ^6 z) u  {( U% a责任意识

  q4 M2 c: Z5 }+ y6 n7 ~创新意识

奉献意识
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信息意识

程序意识
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学习意识
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2 F/ m+ T+ c! k/ L% k（五）领导对办公室人员的期待
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/ v( d7 m" y  a7 h领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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  G- X5 C) P1 D! G6 y3 V他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

. A2 b9 l" G! K9 ~  V3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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- Q% W; M4 Y8 \) f5 H2 J领导测评办公室人员的20道题目
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8 J& g, i( \" q4 c5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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! \* N; J$ A, r1 j6 N6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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9 R4 P8 b4 i" `能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

; L+ ?+ }. P" o* |, m' O" x- }5 E能否制订新的工作制度或工作程序?
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他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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1 S9 e( G4 U& v5 O9 l& k% V. Y能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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  ^! i  D/ ^: m能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

" G+ H4 k* D# `0 Z+ H( ?, P领导测评办公室人员的20道题目
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8 B" p4 F( E& k6 s  D( v' V" A; |) A9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

: }' J0 N& m8 L2 |& p% U+ F11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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7 U/ A" q9 m1 r' s你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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9 `: x& D) O- {" B4 w" C12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

4 U2 b: }* u2 Z1 n1 l13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

4 n+ K+ x1 m2 {" F& n8 E6 D; i6 ]# c而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

; l/ t  x5 }: g; n5 H% c14．他是否有个人学习计划?

& u; U4 X: t/ s8 C* Z( x8 c9 h1 ?是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

7 E4 j1 [! y6 p9 S# _4 E15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

$ d& _# Z: W4 D. l5 @$ V' C( c能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

" B. {  X; ^: S" e& L( ^16．他是否按时完成每天的工作?
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. N! \: D. t0 ]' ?! ]( @是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

; i, o7 j( v2 K9 f6 Q9 K19．在调研工作中他是否称职?
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# T% r# L, X/ s% b! J) x; _) k% G. ~能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

7 i* |5 c. q/ w9 C. V6 z$ h: ~1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

- Y+ C7 ?* I* _) [* i5 \; ~( a! h4、大力倡导团队精神

8 ]* p# i8 u5 V/ z  G（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

1 J5 ]' @2 F% y2 v3 |+ P' s良好的礼仪形象

' W" V) D4 P8 o8 c7 n良好的电话形象

& M& U/ T/ g  d3 k  w2 h4 @6 H良好的文字形象

良好的语言形象
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1 ~( b  ^( Q( r+ ]: r( y二、加强办公室建设

& }8 f" n2 C! B2 P9 `# }（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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* X9 L; k! w; Z" W3 W' k6 c4 s* _7 o2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

- O) V& k- h% ^" p# q7 O0 B+ X3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

! \1 q( p# i7 S# V/ _( S" K' O1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
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0 x, x3 x# I* l5 O. R（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

/ ?; K) v" P# n$ E1 q+ Y（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
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0 Z& G( r: m, }5、分工撰写会议文件

/ H1 M3 Y& [9 Q0 z) q8 y' R6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

. \& _- L* \; ], V主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~