第三专题7 C" R W4 Y# a, `
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加强办公室建设与管理
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5 D6 M! |5 p) [1 t- N" y+ W* `一、办公室人员岗位认知与基本职责: k: q; F) r% D% C0 r
+ z1 f: L% `% Y% c1 G; Y二、加强办公室建设' c1 \& W& |" }' |' S5 v
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三、办公室办会工作基本规范2 w j s E. b" p- s! s
2 c# t6 O1 H2 H# e' V四、加强办公室的日常管理0 x: p) m" `/ p$ U/ p
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一、办公室人员岗位认知与基本职责9 _, v7 c' b _9 z7 ?8 i
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。) j3 y; A5 H9 F) s9 K
0 q4 x# d2 t* R }联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。3 a0 l* r; a3 u1 F" R3 k1 r
. T; }6 q7 ], Q6 o% O( K职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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6 f" K* o4 I( Q" L" J6 b+ S) _一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：6 t. i: v' N' x, O3 Q1 g9 b
8 Q2 V m( q: T% x& f& {' r按性质分：
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' S* r8 F( r( B' ?; E1 H程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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+ i a4 [8 Z3 D( [4 K按内容分：% [$ G5 W5 `0 S) ^! R1 G( _
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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. c. r( X* q- E6 y综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。3 W. K' _/ i1 |9 o( w$ g/ s
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（) w/ j/ Y: m- z. L6 W' h
. H1 p0 ?6 F8 R% W+ Y! x0 t三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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, t% A/ D+ T! ~0 R8 o% u6 s# j T（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；4 l3 \7 j1 a7 G9 z% u; M! Y
- Y- k8 x; t' Z2 _& I四、要讲工作效率。0 c/ j0 w( r% E: h0 b+ z/ M
- e5 n: l( f3 }; f5 O! I（四）办公室工作对人员的要求' F$ M! S: t" M% q8 c! J5 z, y
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1、思想素养9 T9 F& i2 I- H* g1 S
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。0 [6 L; Z ^* g N" f
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。6 ^! P4 D+ E$ a; ~& Y5 D: `
" {2 F; |( v% p7 x责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。+ R! I3 i3 R9 {. w
6 a& y: K+ ]/ ?2 f; k4 z D3 t5 W（四）办公室工作对人员的要求
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0 |+ a$ ~: _1 n' W4 u2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。/ z0 d2 w# e( O4 B% k
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。7 Y9 r9 g8 C" v* [& U
: g' n( o4 ^( m思维能力。善于思考问题，抓住关键。# W: l" q, w, @9 t7 w' ~- G; e
+ Q2 _5 t- x f* K3 w) S6 A0 T表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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, e1 _$ M" f+ h2 }/ p; }8 p9 K心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。; C' {! p0 g% n, H% j& t6 S1 r9 I
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（四）办公室工作对人员的要求8 T3 [# u3 y. K) R7 |6 g
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4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识/ T$ D+ J% }2 F$ a v
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全局意识) ? M- w' J+ q- g6 ~
9 @% ?/ Q* U& p( n责任意识
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创新意识
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6 [9 U/ A* n3 _2 V5 W7 k0 R奉献意识$ l, Y1 U) c7 j
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信息意识& N3 R1 B+ \6 \* d7 ~$ I3 P
/ F4 M, X! ?3 l+ V9 D0 f程序意识
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) Z# I3 H4 j9 Y5 s1 n学习意识
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* k$ W" G+ ~4 g |（五）领导对办公室人员的期待
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3 U( K+ k2 x5 m1 u0 `领导测评办公室人员的20道题目, n. K- W, V+ Q$ o; h
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?4 B& y" S. k: Y7 w6 H% p, x7 u
( K$ H. h+ b" y) Q; ]% K. A他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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/ x7 R1 P, m+ q' J2 q: y3 Q3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?, w7 [ i1 Y/ S; F
% h9 w& M# v' E' a
他是否很会安排时间?( L9 l' B! [) b9 R* o/ b+ H
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?( a5 f' E6 n' I+ F1 z7 ?" u
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领导测评办公室人员的20道题目0 x0 t' D' w$ X, w
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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/ Q* i7 ]. a; y6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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$ f: ?; e# I, {3 l1 p* X能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?2 f+ {* L5 s; [3 C1 n3 H5 L
& ]3 }! q3 l' d能否制订新的工作制度或工作程序?; T: i& k9 Q7 E9 g- U* z* C7 f
; S& a/ _8 {3 Q# o# [! s
他的工作有条理吗?' H+ e" o( p* E" K" H+ }, n2 U5 P- D
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7．他是一个机智的人吗?7 O2 y$ b, ]& E |- K
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?0 s4 Z2 N/ |* p/ H1 G2 t
6 I Z; }+ ?3 j5 r" R& R: V8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?: E9 ]3 b. a |- o% ^ Z' o, z
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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) A9 N5 D x. @* _领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?. A$ X* X B4 m( y# t
5 @8 X& K% S [4 z10．他在危急关头是否沉着冷静?! ?& {, j7 T3 ?- Z0 I
3 x2 h L9 u* n, m( ~8 E* g当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
( \) |( K- l9 O+ S: P5 {2 K3 }
/ d! p2 P! n' i5 ]11．他对你的忠诚值得信赖吗?
5 J# A% Q: U, u# h* F. m* ?8 D
$ P0 S. n, v; s8 I y你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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/ S8 ^! r5 B c/ e是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?/ h( W1 C( L' w/ E9 |$ F
) n4 J5 e" b( j: K" _领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
5 c' C1 r3 m$ G* k6 x" K/ G; D! ?
2 \0 Y) m) L# }, N0 a而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?/ ?# Y) Q- a/ h
" G8 U% J! |( }2 U" ]7 {14．他是否有个人学习计划?
+ e9 T; R4 F' V+ i( Y% w' z5 N E7 o/ R3 k3 \
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
4 |) c! Y% W4 @- j) I3 N9 b
: {) z) s9 E; ~2 n/ U6 K- T1 C' q是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?' v8 X; E# i8 z2 x' D
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15．他语言表达是否清晰?) E8 a8 |& O# v2 r& |8 e: W
0 w# j/ F* M. X
能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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+ |8 ~/ r; ^: ^, r) q0 \, o6 O% n能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
0 [, x! |# m* p9 D
7 ^$ _- n. j5 L2 X; t6 W- p16．他是否按时完成每天的工作?
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2 o$ b! J* Z2 l6 M' c- l x是否根据需要自愿在休息时间加班?+ d+ G1 J- C# N$ m/ H0 F' j& \
! E' N( u1 {# ~# | E- h( S领导测评办公室人员的20道题目
- @) x4 v+ A1 Z" U% o6 J& ?
' [ ?& ]: ]9 a& ?8 S3 B17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?2 D' c, S8 a/ r. p. y. o' R
3 g8 i5 `/ s7 F/ I% S' I
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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s4 o' ?* [! E& g2 H, R- L$ N+ A启示……
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: W- v4 p& @' w5 V2 h二、加强办公室建设, G a W# Q: ]6 j4 I
0 O* w1 p- b/ M! b8 m) e1 m0 L3 X（一）办公室建设方向5 `$ a$ g- J% B
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1、不断优化硬件和工作环境9 {; J* r! A1 C, n) \9 y2 @* k
$ b7 q0 [2 ?$ M% U+ Z2、积极推进建章立制工作* e8 m0 p% {( c5 O& G5 D
2 u0 T/ V z- i3、努力营造和谐人文氛围
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9 ]; A# Q$ Z5 m$ ?1 e6 d2 J3 |5 o4、大力倡导团队精神
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9 P5 ]( v# g. Y5 G* o/ A j（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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; s3 I; J! h; v良好的礼仪形象- a, S9 J0 } K3 z4 o
. R& h6 I: R2 T
良好的电话形象3 ~3 V2 G' u- A/ e) H
' F& M, `0 v$ Q! i- e) i
良好的文字形象/ C$ |* o$ Y. K9 t4 V
/ j6 `( f9 @$ r& L& B& X( Y良好的语言形象5 P& f! q8 O9 p
) i2 H- j% m& y* i4 H0 K g/ i0 Z二、加强办公室建设
, x' j, {; m, G1 D! E4 v' V+ E6 X7 o6 R+ d- `! b2 D, j- g$ _4 Y5 A/ Y
（三）人人争作办公室受欢迎的人员9 r5 {/ S7 |8 }
8 m( p* e$ Y [) J3 J' x1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；$ }6 n, w5 b d* x
# b1 M, |4 J6 ]) J( G) g2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
) b) J& K; F' B( ~0 f# n6 v( U$ f% ~* W! l. V
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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+ _* P# Z' Y1 ?, k M* {4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
1 y9 y7 s5 T. z2 d9 [% G# p4 [+ S7 e( O$ H, }1 C! i' M L
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐； _& E% }! q! Y0 y
, Z+ Q9 a" p( u) }; b. ?0 l& V
8、不居功自傲，有容人雅量。& ?* O3 H1 i: d0 Q" y6 o7 L& ~" o& i& H& a
U; {- z2 v% ]- k三、办公室办会工作基本规范
# a2 k4 m4 B) L; G* e/ K) \, X( F8 J& I9 n _2 Q( a
（一）会议服务的基本内容会前准备工作2 l2 \& R. x. U8 }
. d% w7 Z( j9 \: w/ w& K9 V1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题: Z5 E. P6 m K- O0 X( ~
3 O. c9 Q1 M+ P
（1）确定会议目标
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7 o/ o: G" H7 O3 ` N4 C! z（2）拟订会议议题
; M7 p n. E; Q- ?# W* p
; k" l# G! R/ f4 a& O7 c1 Y3、拟订会议财务预算和会议方案: Z% e% m; T1 R- W8 `
2 G y; F/ m Z% r1 y
（1）拟订会议财务预算: D1 {7 M! ?5 H* j
0 m y2 y/ ?2 Y8 F: ^, Z+ K（2）拟定办会方案
) k5 }6 n# F) v9 a! l
; h' O. v& _% d6 u/ z（一）会议服务的基本内容( n6 ?) }+ l% }$ A; i
% Y8 H7 x% h3 X8 n6 b会前准备工作" a1 A" n2 S" P3 J5 G/ Z* J
# Q: e1 n" R* }4、确定会议的议程、日程和程序' L# g3 g2 o, x0 M
" {6 D7 H) B: Y- y
5、分工撰写会议文件" y7 b. b: s$ Y& O0 E! V
3 U- w+ z5 @# }6、确定与会人员名单以及会议编组方案
0 f2 M. Q! s8 y5 c! E! P6 D( \4 u9 J% a8 S, @/ N
7、会场的布置工作
. k! Z3 s3 i2 A5 f! G, \7 k O
# `; Z" _1 }- j. y1 U/ w衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
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