办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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; x: L1 L3 q( }/ e. Y1 L加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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$ L. f/ w+ c, Z! V# G) x5 s: o0 S; H联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

- ?8 B8 Q  C: R" x4 q1 x6 S职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

% m7 p7 b- n8 ^" g3 K一、办公室人员岗位认知与基本职责
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* G4 N5 t6 B9 a. s2 U( Z（二）办公室工作内容与特点工作内容：

2 _/ w2 h, n- p2 j/ R. ^  R0 S( d按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

. F# N% t8 t+ o/ o/ b按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

% V5 r- i; I$ {  D6 R# A一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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* w6 i& u, F4 l  K" x# \- z2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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$ d3 P6 E4 D7 F; |1 X6 c$ X. @2 q一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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+ Q3 Z9 b% b. U  _  y" a" X三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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, v! p; q- P, `+ Z" p5 ?1 P四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

* k; I. E% g5 n$ K责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

. E1 P8 A: [2 {; T5 \# C* Z. w- I（四）办公室工作对人员的要求
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0 I0 A" h  A( j4 P, T2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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) j" U! O3 c3 m思维能力。善于思考问题，抓住关键。

( V; V4 M  k) d' A* Q9 S9 Q/ P& T表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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1 p( f8 d  s0 }% n/ b! v（四）办公室工作对人员的要求

) y8 ?) S% l, ^% p3、心理素养
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3 q; D/ C8 d; }/ u心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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% ?3 Q* C+ _0 C- @' z, K调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

7 Y, z5 ?, }# n" t. [' `做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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" F! _2 n2 E7 G- [/ K责任意识
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; j/ @- S5 u9 Q. ?/ O创新意识

奉献意识
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. C) w0 S8 x4 {  |信息意识

( \7 E& o% |' R: x程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

* \, ~* J' d( N& V; A. C1 V( s! k$ Q2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

. P. T# x% v2 U& m+ l3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?

+ B6 ~) f8 `! D, I8 |; O4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

. ]4 u% u5 @7 z" ^; A. w5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

- t7 ~/ F/ c' w) X" {4 c2 z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

: e4 E( O1 c7 y. `; [5 }+ X6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?
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; R( z( W. d6 r3 m/ O6 [他的工作有条理吗?
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# S; j3 i5 q# Z5 Q7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

& l9 g1 e( C" v8 P9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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5 q7 Q" E) o$ ?2 U12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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) @5 h! d8 z1 `领导测评办公室人员的20道题目

. b9 P4 l. {* J. A13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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; ]' m  d, y# S14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

4 l9 O# F5 M0 d9 g8 _3 ]; _是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

. z& p  F, r" @5 D. v15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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4 y* d/ b4 S8 l6 v16．他是否按时完成每天的工作?
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0 @/ S! O* K  C2 E是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

' m0 u" k( w2 o, ~19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

) R; N3 A& R' p. g启示……
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4 e, Z- v; [. }( X二、加强办公室建设

" b4 ^: ?% O3 ~4 G, V- P（一）办公室建设方向

! ~+ j; }2 ?4 B$ Z& l1、不断优化硬件和工作环境

4 U0 s  R( q0 s" C2、积极推进建章立制工作

3、努力营造和谐人文氛围

; \1 x2 F3 O3 S$ \0 d. x4、大力倡导团队精神
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# w/ v; \% y! V5 s2 t9 H（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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  i. F7 m/ [) l: X# }5 Q( T! N良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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良好的文字形象

良好的语言形象
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; V; z9 a/ G! t& U' T( d2 v二、加强办公室建设

  M, b( {9 R! T6 F7 s  l（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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0 P1 k' ]) i/ e& G: i5 x3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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, A) m2 o5 M* {; o5 b; v0 M8 U5、随时让同事知道你对他的感激；
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6 D- q1 I0 X& T" o, e* m. J- Z6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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3 F: H/ k1 C& z$ [7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1 t8 G1 `1 D0 ?' c; b- l1、设立会议承办部门和服务机构
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2 Q4 A0 k; X. M4 f2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

9 |/ z" W, C* k& o+ K0 R（2）拟定办会方案

+ {2 t3 @, f) y/ ~* _; b. y2 I( v（一）会议服务的基本内容
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- W: o6 n7 g; @. X( |会前准备工作

4 U8 Y, w4 N6 M5 t6 K7 C4、确定会议的议程、日程和程序
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7 f) x5 ^. T5 i+ S4 i  T0 ?5、分工撰写会议文件
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/ @; V3 P( G/ Y+ s! L6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

; l9 O! H/ V& I6 ^7 a2 q* i主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~