办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

7 h2 t' h7 _* P5 {8 c+ v加强办公室建设与管理
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, O( S! U# T7 y% O9 u' Z一、办公室人员岗位认知与基本职责
0 J" }6 a% P, D1 h6 k
$ m7 D, n7 h4 k8 o6 O- E& O1 P二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范
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1 {* }, M6 e5 @4 p四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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( ?& V6 e& [4 j, e9 p' N: B% Y6 ]联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

4 q- `# g4 M+ {; T职能定位：
8 z3 L( q- ]8 `: w1 n( b
2 E, Q1 `  ?: d9 n% w行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

, a5 c. _/ ~7 h! q0 |! v一、办公室人员岗位认知与基本职责
) r3 f7 O7 V7 h- _
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
2 \* {" {% D/ p% @. y3 o
按性质分：

% o4 ~( T1 B1 P程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
" C3 n  g. ], `5 ^+ ^. L4 z, \
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

8 a  k% M/ @. g, M7 x  Y综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

: R, h2 `0 _2 E  w一、办公室人员岗位认知与基本职责（
6 E# o7 B! B, H" }
! k: c. J8 E" T9 e; b三）办公室人员角色定位

$ V3 v2 ^5 D$ m' }. P* B# U( w办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求
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: k+ f1 ]2 s- o, Y( |2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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! z2 q0 l) C) c, A三、要讲究程序(不要打乱仗)；
" w% G# @2 i8 h1 a
: W4 x- Q, F% n3 |% y, b四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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! o0 F% F4 M8 B9 A5 E1、思想素养
) m. s: e0 c. M9 C( a. X
7 i/ q3 o( U8 J0 a% P7 S热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

$ j. i& f: y  k* J% k9 h政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

6 r8 i) ^  l+ g. k1 Z责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
( Q- m( \% o- R
5 F" u: @# P5 f+ E. `8 d: G（四）办公室工作对人员的要求
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1 O2 H* q% n  J& S0 ?( D2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

: N3 S% \6 V. N/ T调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

2 D. z. f: n4 l$ R; V思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
. a; @: @! B1 ~+ A9 G
（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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) z/ h% c: [% N( M: y: t7 N心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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. Q& X( V4 C2 M9 c* i: y注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

, z) M( `0 r  S" z调控力(控制情绪的能力)。

意志力。

$ p. J* l+ i$ l5 ?8 P! y（四）办公室工作对人员的要求

4 m, {' O/ J; h1 c' y8 X4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
5 z4 D2 c& g, K, M
全局意识

, S3 `; L$ e' B: ~1 T2 k责任意识
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创新意识
( d$ y. V6 ^, K! A, c. n
, \4 f- \  V  u" t  f) B奉献意识
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信息意识

程序意识

/ u- a3 i  c1 `( Z- Y  v( c学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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9 w, ?! J) z) t领导测评办公室人员的20道题目

3 i4 ]6 S- _$ V* t* t7 G1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
6 s, U; P3 y, V! m" B* N- E
他是否了解你的目标和意向?
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8 y6 L  H$ @/ q7 q6 Y  \) l/ c9 ^他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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  m5 h3 z2 x; J8 N3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

# G/ G- C# L. N. V8 p4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

* F% ^  |* H* G/ l' Y4 ?$ y, U6 Q领导测评办公室人员的20道题目
, n. N( f0 Y8 M/ Z) W* s) a2 l
* m  G+ s, `# l' K# @6 }0 s$ K; u5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

* q1 }* t- k, q6 a能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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1 a' o/ u% J4 q! H) V! h1 |9 N$ {6 Z能否制订新的工作制度或工作程序?

) t, g+ M) k0 @$ B5 ^! Y* c" F他的工作有条理吗?
1 E  V4 I6 B" a) I( `+ A3 v; D  z
. B% T+ T3 _2 B3 t9 \6 s7．他是一个机智的人吗?
1 I' g( a  g  ]2 ~7 V  n% {
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

; N3 T9 M) C0 W& v6 D9 j8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

2 f/ d" F) V" E' ]8 @能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

, l2 c2 c6 y: m& r' q; o9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

4 i( A7 G% a' I5 I4 J( r# B! G当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
, ~' o" }7 M' R
. Q; F. k+ o8 O* t& U4 ]你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

! p' O) Z5 [( Q9 `5 t( G是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
9 e0 _7 Z: c# V+ F! L0 X+ L2 I
$ ~' }+ g/ `. j& o领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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9 B  b( d# }. r, y而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

0 X& X! M, O6 a2 `5 U是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?

* A6 S5 V# }, p  j2 R9 ]' d0 |" c能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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4 C# d% ^' ^5 k16．他是否按时完成每天的工作?
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# V7 g! r2 g3 B$ O# z- u: ?是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
9 e6 K" d2 P; k; r, G
. [/ U) y& Z3 O2 j能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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3 l8 H! ?8 O7 ]2 }8 ]3 C20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

  Z; h7 ~( x' _  A! m3 i启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境

8 S; a9 l6 m; O/ M% P2、积极推进建章立制工作

6 Z( o0 Y% n' O) i9 _3、努力营造和谐人文氛围

' h7 v2 ]% G6 U4、大力倡导团队精神

7 a/ O" b8 l" t( Q（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
& Y3 ]9 d) W; z9 i3 I  @
良好的电话形象

良好的文字形象
+ N6 l* y. b9 L8 R% s# a% D
; T) C: Y) \5 `4 F' O- }& a良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

: z1 L+ Q! O6 m: P3 t& n1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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; Z' h$ s7 i. P: J4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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3 p3 ?7 W! F7 D5、随时让同事知道你对他的感激；
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0 ^% d: l! q- p( P% y. ]" N, m9 b6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

( z5 ?8 l7 r+ i3 A/ m三、办公室办会工作基本规范

) C: B( O$ o5 J* t: X（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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8 n; q$ h; V3 ~2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标

2 @1 Y& i, v! \4 B) @% E0 e% G（2）拟订会议议题

6 E6 o( u4 f" a5 O' S/ _/ i$ ^3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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" h3 ]) ^, S+ g9 q/ s$ H5 f（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

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4、确定会议的议程、日程和程序
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( q: c) c  e* m# Q8 j. C5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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8 n( k: e( y; l7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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  G; y1 F/ S, u6 D8 i3 g9 o( c' Y主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~