办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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. W7 I, H3 d3 H8 T+ C9 D二、加强办公室建设
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  a0 {- K( j7 g5 Z三、办公室办会工作基本规范
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' a. ~9 m  ?4 u3 s1 ~7 q- w四、加强办公室的日常管理
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# t0 B6 x) i8 ?; f$ G! L+ S6 a一、办公室人员岗位认知与基本职责

% D; n" o7 e2 g; E$ ]（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

( _' s4 T! E' q2 `+ e职能定位：
; w( v( r1 d- p) V- G9 [
, w6 B5 Q- ]8 Q行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

9 I& C+ R; ?2 J; O9 {0 F/ E一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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% w6 p* {) s. S; }3 [综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位
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# I2 m, J0 D2 Z! E! W" C& \办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

5 H, e* j# A6 ~$ D2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

# _3 R, A6 g7 k7 d" E  o: w1 N一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

! _8 u" l: P# }8 H. k7 n! {（四）办公室工作对人员的要求
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" [0 ?6 y. @5 h- \; |* N1、思想素养
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. ?8 H7 u' r9 ?8 |4 x1 i热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

( A; S0 W( p6 |8 ^( f+ S2 |5 e责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

/ k& `( L' D. T5 v- N7 @4 f' ^踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

. H6 Z; V) p  l; y" V) f+ H: d- A2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

% j% ^3 ]- w4 m/ ?3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

) t) P) Q7 ], _意志力。

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4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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- h" V; S& i7 {2 Z" a责任意识

创新意识

奉献意识

信息意识

: o8 j, S+ X, p) Q$ A) [2 W/ `' g1 ]程序意识
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3 T5 @  k/ K  }) ~) }& t学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

7 o) |' z/ C% A' Y领导测评办公室人员的20道题目
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$ i/ H1 k+ v; [9 N% f1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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# e0 i  ~! _6 N2 [1 n$ J$ J9 M4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

3 U5 d8 h6 H3 z7 ?0 C8 q; J能否制订新的工作制度或工作程序?
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# c6 q1 z: w4 ]5 g: K0 z$ u4 B, c他的工作有条理吗?

1 _; y" F+ {0 Z3 p, h7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
) Y7 n; I7 T6 w) [7 K0 J9 R  y
* d0 V* Y3 m3 }# W9 s* k8 c' z3 p* n1 ?能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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9 @; d) W3 x- X5 y3 ?: u+ T: P能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

- z! l7 w1 _1 ^# h9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?
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4 p: Z; S" }! `1 I当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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5 F8 g+ O4 ]$ O是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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7 M! {4 j+ s& M! L6 ?6 O0 X  M+ \13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

: ]. g8 F4 ^9 x8 x! k- ?2 O- H: {14．他是否有个人学习计划?
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# y8 O+ {% ]! q' w) v$ I2 M是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

; ?/ J; \. I4 ~是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

, S1 x; _# b5 i& E9 Z, w能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

0 q+ L1 m* r3 t$ d是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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* d- A( S1 M) h9 h18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

2 T9 A% q1 n& \6 m( `: c! i' w19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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9 K  N) w$ f+ R启示……

二、加强办公室建设

* S% C" F5 F, S- e& f7 n/ x（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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4、大力倡导团队精神

（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

1 X3 x) Z7 `2 N) d% ~  |良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象

- ^# ?- S$ Z& m* \1 s0 T良好的语言形象
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二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

, J* x7 ~* e0 \' P" x" }0 X1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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$ d( E' F, R$ l" S% `9 W; N3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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* f* ^& S0 P$ ]0 ~# H4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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: ~! }. q, k9 O0 ~5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

% j* A3 H; I0 X, k; Y. M7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

8 v  u2 a; j2 v三、办公室办会工作基本规范

- d$ O, L0 M1 O2 r- i, j（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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1、设立会议承办部门和服务机构
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) R$ T5 G2 |  ?1 F; w2、协助领导确定会议目标和议题
0 G3 u1 q, g& e* v2 R! E" @
（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案
9 h( [7 q  N: B' ?2 a9 n" K8 ^# s
（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案

9 ~# P( i" K* \; G+ z（一）会议服务的基本内容

3 b& x8 a6 a- |会前准备工作

! H2 S2 w4 w4 ?/ D0 z+ l4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件

5 s  ~( F9 L; p- w7 ]6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

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8 b9 ?# D' d+ d- |+ ]- Z5 g; a: k衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~