办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
: V8 O& ?" o% a4 _4 I
7 r9 q7 w& {: S: F加强办公室建设与管理

7 [; J/ \: \" A' S( R" ~7 M一、办公室人员岗位认知与基本职责
( v9 l* X% I/ @
+ a; a* I, [/ x( l5 X二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
, m7 d- q1 W. ~9 d; f
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
  t& R  i- u. ^  W/ f9 a" [
/ D! c# N" p! ]联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：

, t9 t* d. r7 {0 {3 F4 x% p- |行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
* l# h9 R' U3 O- Z* ~
一、办公室人员岗位认知与基本职责

$ A+ M' A& [" @/ e, h（二）办公室工作内容与特点工作内容：
' i% y/ ~' |* `. p+ F
按性质分：
4 b* c3 N- F3 S. r4 I. ^  Q/ E
+ I7 r5 ~; y! q3 G% }+ U" b  a程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
7 P( l+ c7 L* U
" j$ ~9 ]& ]0 ^6 s" g办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
8 s1 _( \7 q1 o% j  t
综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
0 A" T, a) r0 F) \" r
) z% P7 Z/ @; E2 }一、办公室人员岗位认知与基本职责（
: h& J2 m; I+ j8 M) O) {4 u/ v5 ~
三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

! w( Q0 F1 Y6 h: `（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；

# j% N- q# w* ?3 Z$ Y3 K) C4 C% E/ i二、要认真细致；

% Z" b( X4 R+ y! _' N; J' f' w  f三、要讲究程序(不要打乱仗)；
1 ?7 D6 D+ c: R0 o2 |7 }
# e, s# f5 Y% _! m6 ?四、要讲工作效率。
  x4 W- ?# ^, e( H, d
' K- r/ ~4 d( w! Z8 h% W（四）办公室工作对人员的要求

; P  ]* Z: e$ b9 m" j1、思想素养
+ p1 \2 a9 B; x5 g. v
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
/ Z. u/ v, T6 C# E
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
! {- K* }3 ~& |' q% S
/ C! o& W) Y' I责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

- C2 u; v. R# a6 ~! ^! k, h踏实肯干。舍得为工作投入。
* v$ {7 z& }# n8 A4 _/ y
# p+ y# T! _, \4 H（四）办公室工作对人员的要求
( G$ ^& ]# h2 p1 b! o0 }
1 x0 [0 V2 K" h7 s) v2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
) y: A) C) g. y" q: f/ K
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
7 d: u9 n4 _0 x- i2 n: c
4 @- g! R' T4 J: H2 x表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
* _- d: m6 O$ Z! }
（四）办公室工作对人员的要求

1 H$ w+ y- Z+ i" U9 y: k- B0 Z0 q3、心理素养

8 B$ V, ]0 m. O! B4 S3 E! s心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
6 E9 v+ |" L( t% V2 S* ]$ C
) e9 @. A! S8 y& O4 _/ A$ D. u" C注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
+ S: f; O$ j0 ?* X6 G" N7 h
' K& l5 k# l2 b调控力(控制情绪的能力)。

4 x% H/ K+ r6 I5 X" O# M1 H5 v/ \意志力。

（四）办公室工作对人员的要求
$ ^9 J$ q3 @( P# {( u% {
4、角色意识
4 \% X$ \9 y; c' `- R
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
% V" w" m$ l1 Y7 j9 ?5 L) E9 p- U! c) X
全局意识

责任意识

3 m6 Q2 w3 y( v2 x( ]) J创新意识
( d5 F, q* [& \5 }" u
6 L* X& K' h, o奉献意识
2 u  o! k' \0 |; p! |
5 o4 J: l) c/ F5 {4 I信息意识

程序意识
, Z! J2 l6 w" b' L  f9 {( X
) M  h/ G' w  G$ N7 `$ K4 K! }学习意识

" k& ^5 _8 D% O& j- j7 E# l（五）领导对办公室人员的期待

. b2 }5 R! ]/ E1 f# e0 `& B& t; u领导测评办公室人员的20道题目
& r- I8 @) z# j! L, m
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
& I7 N; D9 R; @0 G
他是否了解你的目标和意向?
: p7 G6 N; r# F7 H# A& b2 H1 \4 [2 D
+ F' j0 K$ B5 U; z他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
; @/ O1 x# s6 w1 Y6 ~7 L( y
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

' ~; A4 Q* k$ [! a! {% i; M+ H3 F9 L3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
- U' a% }8 W3 n! F0 I8 y
* \  B; r: T+ |' y2 X5 S; f3 T; u他是否很会安排时间?
5 i" ^. {% {) L: j0 A
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
7 H( y8 I- e7 B5 f8 r( I
领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
2 K( U6 v# [9 u: z0 j( J
+ n& D4 R" `7 _# }: \3 R/ r能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

2 H! d1 E0 H* p" P1 n4 C' F6 o6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
# J; M; T& [- @& M! j# T# c: R7 p. k6 m
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

2 m- N: A1 O& T  I, X$ ]能否制订新的工作制度或工作程序?

1 m) }  A' Z% Y2 L他的工作有条理吗?

/ r) Q: w  A- v& Z% V8 w7．他是一个机智的人吗?
2 s/ n& ~% O( M7 x8 b+ l
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
% u2 X! ~3 d0 E  G$ Q
, h' Z: F( o6 |% ]: q; r8．他能否提高文件运转效率?
8 ?, r8 L+ s% V0 d* A& w, ^, ?
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
4 t8 B# |6 ^* P# ~; c; ^: [
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
# n2 f6 T) h8 e6 z
领导测评办公室人员的20道题目
" E, h! D1 |- \+ ~4 s. c& A3 @" l
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
) \+ G2 L3 j7 ~7 [
10．他在危急关头是否沉着冷静?
" |, ]4 U( p- M1 i5 A8 q
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

2 b2 d& ^3 Z( P, C" L11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

' U) ~- D4 w/ }( h1 y0 e/ O是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
3 ], I/ c/ ~  X( x4 x0 |
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
; o/ J, Y2 l9 }' I4 a
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

( Q4 \1 X6 e/ V! `0 A- }) [% g+ I14．他是否有个人学习计划?
+ u4 Q* z$ @9 J! u( _; H
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
5 I* |/ F& `: z. Y" @5 u* |
# }5 w8 J. w; B& K$ G4 A8 Y- U4 P0 B是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

3 v  ?! B3 I1 ~15．他语言表达是否清晰?
  `; h5 B4 T. @% K# R2 T# ~
能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
) c( _/ l% R3 j8 {# O9 k
$ C" U' `8 L" w能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
3 c3 m& d9 I4 g6 x/ q
. O7 f2 A" U+ ^* x( q16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

" D5 U8 p. T, S9 c2 ~- r领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
1 V4 a5 S9 G/ W! p6 q' q
1 [- b  w5 j* q3 j0 R. w; Z0 v7 [1 I19．在调研工作中他是否称职?

4 q) m6 J1 L7 r7 ^: J# L4 n: n0 h# X7 \能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
! L; _1 N5 p9 b, M& }: C6 Y! S
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

) q, n2 h0 h9 ]* U( |5 T启示……

7 {: k3 B' I6 q& {二、加强办公室建设
6 n) e+ C, k! }7 p5 Y) s% @. D. ]
& J9 H& P$ U7 s7 s（一）办公室建设方向
1 S" N* y% [2 A4 n; o- J: B4 x* ^
1、不断优化硬件和工作环境
4 L. ~7 H3 P1 V* z* s$ h
2、积极推进建章立制工作

2 u: }! z) @9 s( j3、努力营造和谐人文氛围
6 s7 b5 \2 o$ f) K/ P3 V
$ ~) ?+ z8 x0 z4、大力倡导团队精神
8 B8 l  B5 H  }- G) ~6 M
- ^( k5 _7 a& C( E$ x$ ?5 s2 u% j（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
. [9 y0 `* s7 j, A6 M, T; }2 ^
- `; V4 r, O6 O7 N, n良好的礼仪形象
5 z% Q0 J7 U7 [- f5 `% G! \
良好的电话形象
/ K- y- K4 k% T: G  T
; A' i' D4 s4 o- P良好的文字形象
' W/ a! w7 @. W% |  j( s8 J2 n0 A
良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
* c9 K& u3 y+ V. u9 U7 C5 c
% i- q' L2 T' W! u% A1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

3 F2 M/ e% K4 e$ z4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
9 j1 d5 ~6 Q/ `& v6 k
5、随时让同事知道你对他的感激；

- c* J+ h4 r& m6、尊重个人隐私，公私之间分明；
+ X9 _# j# S4 z/ w  K" ^) r
2 v- I( L1 B3 U! p7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

' G- z8 a8 O+ ~3 s8、不居功自傲，有容人雅量。
) j# l& y* b7 N4 c: [
. Q2 F# R9 B) ~$ k& L8 m三、办公室办会工作基本规范
( \" R* S$ S7 T2 X$ Z3 ?
（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题
+ n: {5 y: g  p) \( M1 o4 D+ [
（1）确定会议目标

9 {9 ^6 K" l2 g. K: L2 n（2）拟订会议议题
! \' Z1 @2 G# {, [
# O/ H4 ]! {( W: E1 G, {7 D3、拟订会议财务预算和会议方案
& v4 E9 U& |7 {
（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
( j- ]8 j4 [, |$ ^
（一）会议服务的基本内容
7 R; k4 Z, D3 M- a2 l' O
会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
+ h' B% A, K% B% g; z' Y+ i
1 ~) V/ t* d' y5、分工撰写会议文件

! u  k* l: a- p' i" G) u" Z6、确定与会人员名单以及会议编组方案
' b8 d' O7 Z* a( ~
) S! R- n) ^  k. C8 o7、会场的布置工作

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

: c$ r' B/ o( }  \( S* a* Z0 Y主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~