职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
: p r- o3 L, M' O) D
8 e: ]( J( W- A8 C# X 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ! R U, Y0 q1 b) b" J+ K
* a: S1 o7 ?/ x, f5 P* _: S! R
一、秘书的职能. m! W+ i8 K5 O* D+ |; f7 P) D
1.辅助决策
! L* @+ z0 q/ W; w' K
8 h+ \1 U0 x/ e4 a7 e, h" m$ W# m （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
7 g2 t, Y/ o3 f+ u# d( d
; G; m$ f; Q4 y4 m8 x$ e# x （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
) i6 I+ Z& t0 b% a. a4 H$ j) ]2 t% H' y3 ?) o* j
辅助内容的综合性
2 }. ~/ `1 {2 A% G
2 _9 g# O8 {2 D5 A, a 辅助时间的经常性 7 @- a C3 v2 ~8 S; {6 L" T6 V1 i
+ @3 D$ x9 B- B* [: l
辅助环节的全过程性
& s W0 T; m# h+ c1 q" O! T( H9 s+ v& l
（3）、辅助决策的原则 ( |! }" V1 p- w' V H
8 L m* p( x N* l
超前原则 + ?* A% U3 D/ b
3 s2 a) a9 o. {* D" X
定位原则 / {8 `( A( N8 [" Y
% d4 j P" Q% t5 \6 f" ]0 q: T3 I! [
信息原则 6 Y" a$ K& I% h% [$ D7 o! s
; y' l5 K& r0 K$ y8 I 谏诤原则
- G! L7 O; W3 x
% F- _4 Q1 i( W0 ~! w （4）、辅助决策的过程
/ _; h& C1 Q8 A2 Z% e
! s+ s5 i7 z1 r; Q* x 协助领导确定目标
4 B2 b8 b" v5 U" f! V4 N2 r4 U5 \1 |* U E! t0 N* a$ k F
协助领导设计方案 , R$ N% f. J1 {
( J- R9 g& y& ^# N' i5 U9 B- _! ~ 协助领导评优选优 ; z- F; {! A& |
( E1 k, Y, r( K" e# L) n+ a" v 协助领导实施反馈
+ `0 ^6 C0 D& V- V, }. i' H, Y
7 I+ |2 N- ~1 l+ E1 `5 u 2、协调关系
8 z' ?6 O4 J( M M* I7 C# K! t3 I
5 U$ J8 J4 Z, {2 [$ A2 A! S/ @ （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 ) E( W4 g' ~7 Z7 E" g. X" V
: I) o5 {, H% a5 g" U1 V1 V （2）、协调关系的特征
1 W- H- Z5 B; j" U
. b m2 N8 c* H/ q; L 从属性 : [& S+ ~% T f6 L: B
5 b3 e8 S+ T9 F$ v( @: x/ _5 M
广泛性
8 n7 l1 o0 F0 D' r! @
% l" e) R8 V& w 间接性 e7 s' P4 ]5 S
4 D0 y4 a2 J/ p) n/ z7 Z1 ?
（3）、协调关系的原则 & y, E, n' f( z: g, E5 C
' [" }6 H1 ~* D+ H' L; }
政策指导 . o* E% Q6 E: X) t5 t
) x v' S9 P, r/ t9 ^ s2 x 客观公正 / W' `/ t" Y. Q; i
4 r. Q3 v8 |! W" W x
平等协商
; A- C ?% |8 ?2 C( x
2 J% e8 N8 u5 R# _& F& p1 ` 注重整体 1 [ X+ ?/ _" T0 X/ D' N
7 l0 }( A' h Q; i# U/ d( Y7 u# { 灵活适度
6 S6 F% y" O# O; {. r6 ?7 X/ |& e* ]" N$ U- D; l
（4）、协调关系的过程 / h( g/ C4 m) H; _. e0 d
7 `7 g9 T, V0 [, ~9 @; V& \
摸清情况
# \; O5 I2 m1 E! E0 P' Q! M
# \3 p: R3 v$ ]# K 找出症结 ( f* K2 f! D# }! v( S
! s: ^$ c( ?6 ^
恰当协调 5 b# m; B* d: _1 [3 p" Z
% p( ^* B9 O# `8 M( _) p1 C2 [$ r7 g 督促落实 6 i* t9 U$ f0 j) _% A1 E% _+ [
, B: k# P) L. Z/ c1 H2 L: c$ E, \
检查反馈 ; h+ u5 v+ H$ u* X- d
9 M- U% }* T2 k- e! X/ p" q 3、处理信息
: s* r# [- q! T$ W0 ~1 P+ v9 h
4 [8 \0 h8 f0 Q* ]5 }. g/ v （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 # u$ ~ Z% X6 }; t6 J$ A# _
" m, O3 g2 B2 q- ? H2 m4 D （2）、处理信息的原则
" i& e2 T8 U7 ^$ t3 M
4 E. R; Q3 x9 L! o 及时性原则 $ A3 b' Z3 l; f4 r2 m& B
( @- P% r+ D; `( O
保真性原则
8 N3 u2 C {: ~( D
! z/ n( v# m* b0 M# x! h 适用性原则
8 G# c! S0 ]! C N: n3 z( {! r, S8 F5 M l/ t' a& }% H
预测性原则
' X! W) a+ l. c# K" g! R+ _- P+ Z, h/ D" z
（3）、处理信息的内容
- ~( z5 U" v5 e% P% G/ N
' f/ q& {$ A. }, _0 r* j: \/ O 历史信息
5 m1 p" F9 q5 Y- a$ w- i1 B7 j4 R0 j9 i/ N
上级信息 0 z i/ o+ Z, ~, z4 Y$ c
! h. [. H1 k/ b. J! d 内部信息
" P Q7 a) o" L/ E
6 y& h% [/ R6 k: _. I 公众信息
; G4 Y, k9 I4 f0 v+ V4 k m# ]2 \7 F+ L( }: I3 L2 ^; L/ ^5 o
社会信息
: v+ S8 w% Z/ _! J/ h+ s O% J3 O2 c5 Q
（4）、处理信息的过程
' P. Z1 V; Y5 `! i* U) L a4 ]
0 F1 Q- T4 n7 I& Q+ {' I' r" g 信息的收集
8 \1 Z& H6 C2 `% e
- ?9 [4 ^, d( @$ X 信息的加工
# i9 U) Z: K/ a+ e+ b; d
4 y. Y S& K6 p$ m2 q! O/ p 信息的传递 5 Y" V$ ]& M/ `4 E( X' C; e
. W2 p# J2 O E" s2 A
信息的反馈
' x) ^4 `2 |) o8 g+ ^; P1 q, u; l+ `; Q) s9 I
信息的储存
+ e/ O+ m: A# C& I' v' _0 K1 R# F- x$ _- f( I# p
4、办理事务 $ S% O! O0 r. M, ^' T" K6 K, K
8 F F/ \' M( A. C: C& @: J （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
+ {5 R% L" _ L1 O7 j4 i, w: }1 p' B0 F' O, M) Y, c5 M6 {
（2）、办理事务的特征
O- Y$ y7 q* E! I" v
" D) A$ V" U/ O! r 综合性 ) ]& `, i) _+ s
: ~6 [% U' f. \1 a! t# M7 c9 g
服务性
/ G0 Z4 p1 a+ }( j6 m: l4 E
0 f. n3 V1 G' C) X/ M, T7 A. v 繁琐性 2 N6 n4 g6 D6 o7 t( K
) i/ U& R% B% s" ~$ O
突击性 5 Q$ j) T3 D2 E6 Q
( q9 X6 ~+ v X* A' P
（3）、办理事务的原则 + U. M- Q: O- [( Y3 g
" }/ ]; t) |4 F0 o 被动中求主动 7 I/ k l4 C( d8 o" z& `
8 Z1 g( f N6 r5 A/ B& H" I, r+ H 原则中求灵活
# D. x" C- C3 H; T1 n# k. ~/ r* l) q! I% k4 t* W
繁杂中求规范
/ D& }/ G! n: c( u' o) J1 o2 L9 O4 ?
（4）、办理事务的程序 5 c" B7 J, {# W% l. I/ Y$ j
# E, [# n [( R. ~. k# x( H 自然程序 5 v! u5 Q* q! u$ d \2 j& H! f
# C0 Y6 U% d8 w- D, x& ]. f 理论程序
( s# [* s5 F: ^. N( \( M) i) X; `8 B) S7 E: o2 y
指令程序
$ n2 y+ X+ v5 S% d
# T- d: F' X; o 法定程序 0 s% |6 y3 {" x9 V& e! H
3 i9 w/ M( G. H( w; _
技术程序
- ^5 ?2 l; S* J
7 W" ?& W& o3 b; f 习惯程序 / K( g! v9 j& B' q1 Q1 D; m# O1 O8 g
5 g, P4 [$ D! f+ L; I
二、秘书的职责" J8 O/ w1 C- ?4 T. K# x3 n
大致也有以下11个方面：
1 z4 ~# Z' H7 W/ u+ ~6 g1 J! S" b. m" H& Z# z
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
# L5 W5 J% s1 h. G( V( `
! q B' b4 T* S* ]1 A 接待事务（来访接待、安排服务等）
( P" H) t1 }7 g( N! o' w1 i
* f# _5 _; r8 E! B 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 3 j3 N# Q4 W5 a# F6 |; Y0 F8 _0 O' g
) q( |9 o0 s/ y% g 行政事务 6 E8 T7 a1 E# \: F4 @
- z2 [+ u) z5 s- q& V 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） # u. p @% o) U% h5 I* o* C
/ k8 h7 K) f. N/ O7 q- U1 ^( ]! T
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） * K& E. X$ a5 v0 _5 j1 _( x
/ T8 Q. c6 l* t! U& {
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
8 k9 x* ^7 K! i2 t: X8 q# D
: R v1 f# v: \1 s 写作事务（各种文体的写作） 6 s' z) f$ S! J3 g, @
! g5 Y1 P3 ~: s6 I; d
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
8 A0 R% z' ~3 P9 {
6 }' l" b3 F( _/ k6 b 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 3 g0 B. Z6 m& M* B8 Y' f d
- w& o: T4 s6 ?0 C+ ?; [ 其他领导临时交办的任务 |
提升卡
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沉默卡
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