职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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, R# e; {# l' i! H% R( v. I 一、秘书的职能% J+ s2 q/ B; ` Q: @
1.辅助决策 2 b) o$ n% L: y# V! H
. t9 p2 C, V+ g3 t ?0 u （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 0 a: v, v) b( C7 Z3 I# A8 }/ w% D
- R$ w2 r/ A5 c" d% P （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： " L: L9 u; s7 F/ U
6 m& f2 ^( k4 }; I$ W. A
辅助内容的综合性 8 Z* `* {# j& `+ U, |
9 f* @$ n; u1 K( m# y) o
辅助时间的经常性 4 T, t! O5 c9 t6 K
& G8 |0 G. X. k0 C! t8 C 辅助环节的全过程性
- M3 N6 t, P/ b: J) S/ U' _& s3 u' }& q# O7 t2 E6 G
（3）、辅助决策的原则 3 N( t9 s# D+ J. u3 y7 ?
- u& b' W {4 O8 X7 d 超前原则 ( b8 d. n1 r1 Q8 I2 G3 J
& W$ E- Q% t5 F+ z! l; M9 f
定位原则 - x( q c' d5 @. Z; R: Y
! N5 b6 [; z, ^( |
信息原则
$ J, v4 m% E# j) k. I4 r" e1 K# B( E
谏诤原则 $ L3 t# P) Y. a! f
4 p4 l G5 V0 U/ ^2 e0 \
（4）、辅助决策的过程 8 a% G/ y8 m/ t ]
1 L8 G J& x( _
协助领导确定目标
4 [4 _6 p3 Q* F! S$ @ e/ g6 @+ t! z7 f' A+ t3 C
协助领导设计方案
3 x0 p( ~; M2 H) N4 [7 B( O5 w; h1 X/ }( s8 ?( F
协助领导评优选优
3 d. q$ U% ^- L. @
5 U8 V3 Z" h# T. ~8 Z 协助领导实施反馈
0 J9 r( e' X. Z. l5 b* q& q' I3 T9 Y8 b. U G8 q
2、协调关系
* o; P1 G; U. C3 c' w( P/ _3 x3 E% g7 l! B- C
8 F1 T! }& y" ~ （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
5 p; r* a; ^3 A$ \# u
* l1 I6 _5 B/ }& T1 h' a W （2）、协调关系的特征 % P; \* ?8 t5 \/ b+ L Y7 x7 F
5 b$ O4 b! N( r& m$ V
从属性
0 \$ c% B4 c$ I) L# x$ m$ L7 m. I8 o2 x, O% k/ `
广泛性 # w; @& \9 v) z& G4 b. v) _/ a7 F
i" \4 m/ o& w1 s 间接性
( Y: Y, k Z# c% S/ y+ Y# A; o' B7 d( f: M& m3 l
（3）、协调关系的原则
: S$ a4 I. ^ d# a% d
+ p( Z# m9 B8 n8 D6 M4 ?1 x+ ^ 政策指导 9 k! S! k! }# E
2 N. ^$ X" C% F0 w: i. N- G
客观公正
" R$ s5 Z1 C `2 g; @ ]' o4 s8 m8 z# ?4 Z( f$ [* U
平等协商
7 W; S! y& H5 e5 M+ M# U: @5 L: R1 B, Q! W
注重整体 + z4 i* E6 v5 I' [; P* J
6 w( v( v3 X1 P# l4 Y 灵活适度
5 S$ @* _- S% a9 M( v9 V; T
6 V5 _: c7 N1 }3 _' |6 z4 k# B; g （4）、协调关系的过程 : ?' ? p m1 A5 B3 J+ d
- n! Z7 ^% O" {8 Y 摸清情况
3 u) r- `# y* {7 l% `% A- h3 @0 @% |; a! ]; U9 x+ c% j6 m( O
找出症结
% p1 T# w5 j) h6 e, Z5 Z, p+ {+ t) v* j9 e
恰当协调 . E4 i/ O. |6 U* K1 j
7 j, `* }1 @8 _! H2 I 督促落实
& i& {( \. N# h; m) W1 @- W/ D9 J8 o# o1 i- }
检查反馈
, l( d2 q+ Q. J8 t( H: M+ b6 D8 u% `# l+ K1 c1 L
3、处理信息 3 k1 ]) r7 ]( t! ^
6 {! D1 I9 J) ~8 w7 q （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
9 }6 w/ u7 `4 n$ G. l0 N
7 B) ]- @- E6 [7 b9 \ （2）、处理信息的原则
1 B. I$ O5 C, H X) I/ T! a1 u- {
及时性原则
1 E. z0 j0 t' n. r9 L0 G3 D% W: V# O0 w- j
保真性原则
) G. X6 q, X1 D( s7 `& e
8 c4 z* q5 J! B3 N 适用性原则
+ u8 z4 V4 F0 |) K& I2 w7 j
- @* ?* o9 L8 F1 X; Q 预测性原则
/ `4 @3 t- f* X2 v
+ e5 s3 R2 F* z Z4 ^ （3）、处理信息的内容 1 R1 X& q6 R7 |$ y/ W; [
0 c- N2 A. p. ?! U* d
历史信息
% F- p8 E* n/ ^: {4 ` J& ^% @" t$ c! O
上级信息
4 R0 ?' ]+ M* I) c, }3 K
; t; r( r) t% R5 _1 V- \" e1 N w 内部信息
7 X( c6 b" s" V9 p+ ]3 @& y$ a1 D8 H5 z+ j; P" B5 r
公众信息
1 u" d$ B" t9 a8 [2 U
2 B3 F6 r4 l/ @7 G- ~ 社会信息
' Q( S0 a2 T. u% x. R
) \0 s; ^. A, d9 X （4）、处理信息的过程 4 `) b2 j6 m& R% v4 p
* U% l! T- U/ A1 q7 ` 信息的收集
- |* L& N/ o Y* z$ ?$ ~/ N4 b1 E# e) S: f: \0 g8 v* Z' I( `2 G2 ~! D# f
信息的加工 % |; r. z, v; D2 r+ g/ {% w
* V) U Z$ X. B0 e 信息的传递
2 O+ ^' o2 @' I! w7 ]* ?5 Q' n& n3 A
) r. M$ @8 e+ D0 ^9 T7 D 信息的反馈
* m k/ t `1 [0 z" F
- ^$ u7 d$ g7 \" r% O5 V 信息的储存
4 p8 q F( z0 ~" J/ U! z9 s+ y$ j: G( ^& Q
4、办理事务 4 N2 |( w- N' H: g
_8 k9 \8 p* ]
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
- X8 x' Y) c' M: w& Q/ j7 e7 w) w `$ z
（2）、办理事务的特征
6 s; W6 D, H/ }. G; `1 ~: z4 m/ [9 h/ a& g
综合性 $ {" j4 S; o& b
) Y0 n1 B$ X. s7 I# B4 J3 _8 ]* }) Y
服务性
$ k. g b8 w# F) S" I- B, q- R- @6 O K4 q2 P8 w o) o0 O; ~
繁琐性 ( s7 E9 z7 H) \
# m/ Y. b4 a, U* ~& d 突击性
3 ]% o! \" Y/ f2 Q/ X0 |/ K9 o& b4 M0 i" H4 S4 w: `; ?, y$ h
（3）、办理事务的原则
% P+ l5 K& B+ {: R# x- ~, o$ |0 p" {% @" I1 K0 a
被动中求主动
8 q; r% Q& v& E3 f4 a7 @. g: u! ~$ e% U9 n0 J
原则中求灵活 % ~1 I) q0 v" E* t" n
% N1 k8 l% j; G! r5 m2 n 繁杂中求规范
( ^3 m( v) A3 u- ? J& z& _& ]! p$ X: T7 X3 E+ H% _
（4）、办理事务的程序
X. {9 Y* T O- L% {0 Z% O, E5 i3 m
5 P& P8 M. U& T" R% _# O. g9 H 自然程序 % k2 A1 V, U; v5 k0 x+ d
7 g8 e- b# K9 y, R 理论程序
$ y* k8 r( h" b
: U- m! h* E. K3 b& k/ N4 J 指令程序
. u: }. a- z0 T$ D+ e) R
, t q* U6 O) q* Y, s8 C 法定程序
( F9 i) y# E! U
. b# _) P; t+ n j( ~8 d3 j( G4 ? 技术程序 ! n8 y9 P" U& a% E! r
/ M( N" {& g7 S! o0 O" R0 \
习惯程序 ! z! |8 L- T3 ]) U2 D
9 W5 w& b. c+ D$ p
二、秘书的职责; l+ L6 W/ z! h$ T, s5 C
大致也有以下11个方面： / M' w* ]" N& }0 Q
9 V8 |/ \: e! t
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 4 l- a* R/ b/ F! S. J/ |& Q; k
( l8 r' i4 T. b8 e" r 接待事务（来访接待、安排服务等）
8 j ~" B3 {+ T; O' ^0 k+ v
: X& D3 j1 x, K 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
; G! u% e1 o; z7 a9 Q* n1 p" L1 R$ T! {4 l
行政事务
- [! ?* P" }# G6 b$ M% D; I5 s+ h
# R8 N4 T$ e% J+ J" u! R2 G' U 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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& @6 v. x( [1 G0 w6 O 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） . o8 c- s m/ P' w# E& M; ?9 G
" W& }' R8 E: C% t7 ?( H1 x 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 6 t* z& c( D2 W1 W* m
1 V9 y* J8 |0 t- A1 e7 P2 O
写作事务（各种文体的写作）
! _# _# e5 t7 z4 S, k* ~
9 o' l9 k- F0 i" g4 H+ j6 a 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) + ^) a) M" O* t1 J& Z! B" L. x% I) v
& _- F' e" A$ X+ ^ 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） * H- p. H: R6 z
* l6 g' {. d; {9 A- F& ?/ B 其他领导临时交办的任务 |
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