职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
6 K, T W' G9 U3 w; K" V8 A4 O) n" }* z: u, a% V. @. g7 B
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
1 t. _& Q" \' d$ d( K
6 N$ Y8 Z) Y: \7 _ 一、秘书的职能, k+ |/ I4 `: x' A6 c+ R. i" k
1.辅助决策
) B, \$ |9 ~! p5 o" d! z+ @2 V2 c0 D& k9 N9 s3 J
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
, r0 b& p% [' `$ |& z8 i, i
' Y# z, l* i4 p （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： % z. f: b6 x" f3 [( ~ t
7 G2 i' ~/ M$ w" {1 i 辅助内容的综合性 ( X7 V8 g& ~4 z! H
/ j J) I# \$ g7 \5 V' o
辅助时间的经常性
8 U* M, D! K- C6 F& J% V" ^, v. n+ F- ^0 M' w
辅助环节的全过程性 s/ x. L- p2 T P7 j
8 j4 N8 ]7 t- Q
（3）、辅助决策的原则
$ I. e6 d6 t x' N4 i
* Q9 H" B3 J G7 @# Y" C 超前原则
6 _4 u% e- A3 \
3 ]* _ d) o5 S0 b7 R 定位原则 O0 _/ p* w' k! S" g) q
/ x( c8 H) R/ ~' Y, v1 M4 y 信息原则
4 `3 g5 L( _ c* a6 @, q+ C2 F8 u t% {9 i6 e
谏诤原则 8 E+ O3 ?3 g; V- k, W, x
0 I2 n5 j) W, t& y7 k9 o （4）、辅助决策的过程 ! O+ ^" b4 F- w/ p2 r
! C$ y# Y" E$ ]
协助领导确定目标 - i- a! A% [1 I( w9 m1 l1 N
, H1 m* H9 f, i 协助领导设计方案 5 I5 ]/ ~/ \+ y7 }4 Z- o
* i8 S' k2 g& b6 ?% ~' m
协助领导评优选优
/ A. O! p% | P+ T! W! Z2 v1 U7 f5 v3 M/ U
协助领导实施反馈 : \! t$ l( ?$ [% `* c% N
* C+ T* Y' }+ k8 d
2、协调关系 6 o" |; o3 ~ Q
+ T8 [& g5 t6 _: Q' c- Y" J （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 % L0 t5 j9 {1 |4 e ?" K
! A1 j: y6 b# d, @
（2）、协调关系的特征 0 R* B) v; m7 {' ~# y5 B5 X
' d. l$ Z1 L) L6 I: T 从属性
$ e9 ` n3 i, \9 ?+ o# Y3 V" o$ P, T' o5 R' B# i2 {
广泛性 1 n; o: V& R o( D2 Q- v
/ }- q" ]/ R# b. Q 间接性 9 h7 I1 e. }3 E& q. o1 h3 B- g X
1 X- r& U- n( \3 X$ l
（3）、协调关系的原则 . `! k6 P) k9 ]$ R+ E
D, E/ @' A, _' S- t* i3 A. \
政策指导
+ X H) S o3 j9 T6 B' L0 ^3 w' H8 R" z* {/ i2 P c
客观公正 " R) |1 O, C8 i; Y4 k
; {4 P J$ E2 e3 J& { b7 ~0 @& x
平等协商 & U A! H& B [+ j
' ] }) E; [; V9 C: x
注重整体 ' Q! Z* \6 D" Z3 `( E; S
/ O5 Q& ]4 Z% [, @! X' T
灵活适度 5 C8 N- T+ p$ T9 k
0 t6 h5 n( x; W2 T' _* M* [+ u （4）、协调关系的过程 7 i; `; H7 q$ s- Z3 O u
1 F* M4 r* P4 X# ^( s. U7 }$ l
摸清情况 2 r+ P2 D4 ?. H% w0 N8 @
0 n6 u0 {) N" D8 H2 Y4 c 找出症结
% P; t7 A; G) S3 U. G
. Z8 H) B& J: D1 q# ] 恰当协调 ) o+ m) I& Q- k7 T& D
. Z2 A: i9 C4 v
督促落实 _, O: L, D3 W4 S' {, s" G
2 p) Q2 j% S, S) ^
检查反馈 $ j- J: [ p; b1 F7 N; W! D
. S+ A3 K: _ x( m8 S 3、处理信息 . ^8 j$ z' O1 v8 y: l
- ^! \2 \* e8 s7 x! D' C! r （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 $ G: P9 j* `2 Z4 q" Z
: V; z! z% d! s9 g5 a （2）、处理信息的原则
0 M& T# ^5 n0 e7 L9 _5 j/ Q N* j7 b8 u$ c8 P2 c% I% J
及时性原则 - l" A5 \" [$ W# [
8 O; D6 F6 V- O8 v! k% t' {
保真性原则 ) m6 p/ B5 }7 p* D# ?8 z) _/ x
5 k3 D& O" N1 x7 x4 N. R5 c 适用性原则
! L7 [9 `/ F7 j- ?2 v* s O4 B9 @- a
预测性原则 ; \- g6 n" S% K' m# |4 b
% z0 M7 a! r0 K" M* c; `
（3）、处理信息的内容 $ J' G7 ]0 \/ t8 ? V- _
) b; w4 E$ v) l! e6 j
历史信息
9 N0 Q- X9 j- |" e& ]% k# O0 v$ R3 H2 E9 D
上级信息
! m/ f+ B* O6 o" F$ Z4 |3 g/ A& E1 e& C" o6 S7 s& `
内部信息
, z7 p1 r x$ C9 A1 c2 v$ s- s, ~ }5 M! w' T; m
公众信息 4 d8 u' x9 {) S+ J, X
+ Y1 j0 d" E( _8 a* p4 t 社会信息
( L8 l# W* T/ u1 _
! o- O& O( j) ?% I7 P _9 j （4）、处理信息的过程 1 B& n) W; @1 e' Y) g3 C7 |
( C2 `6 J5 w# b4 [: o; J 信息的收集
- V+ K4 W3 j0 t
5 S( Y9 H7 w& a7 @4 w: S 信息的加工 5 F2 c3 J m! L; ~# I
* W" E& {+ B9 k9 j, K
信息的传递 & z1 j% r! e5 n9 F! T+ ^
( @; s1 p, x! E e2 _ 信息的反馈 9 ~8 |, L5 ^4 X8 q" i& [
2 y5 _" X5 E3 v) G* n
信息的储存
5 p! O4 w$ W' u" M
* U" Q6 B5 ^# P) ?# d 4、办理事务
: \. s9 z7 V( J$ L: a- r
" V; d; l! M* }) s3 q) S G; i （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 3 S3 S2 H9 \5 O4 g5 @7 s8 b e/ l
& F- R. ^7 R3 G, m$ v, x! o& l% U g （2）、办理事务的特征 , l; ?' L3 k; j) y# c
' [/ y8 d% i7 `) i- ?. _ 综合性 ! l9 U$ S$ J0 x/ x, Z
+ k( x7 B3 |& D8 n9 a" G
服务性 2 {0 q0 R/ x5 ]) N- j0 B' C
" _- w: o. W" U6 ~ v
繁琐性 5 a; r4 U7 Y# C4 t( ?1 I2 I
8 V6 l/ j, n; _ 突击性 % \( F8 U+ m2 g# V1 }' Q$ {
+ k! M+ e, ?- h. y2 O( n/ Q' U
（3）、办理事务的原则
# \( C) B6 x" o1 u
! @+ `7 Z" S6 u: [3 G* H 被动中求主动 1 k9 @' O9 A- Q: Z: Z7 i. G
6 w5 v& g L$ l. m 原则中求灵活 $ @& R* s1 |0 u2 [; s
2 ^1 E! s( @ E( }' ]- ^ 繁杂中求规范
6 L- J4 y- k$ a0 I
% T# ]" B: W$ ~8 D; M! q7 t （4）、办理事务的程序 & s/ p; R& d! T+ W) Z' N. f2 L
0 T/ s, L0 _) @- B Z 自然程序 - ^% t' Z2 m8 ?/ P
% f/ P" i, T& _. e) h6 j/ { 理论程序
" V0 G3 I! D8 ?
4 |, h' J! c- L4 o# @0 b9 A 指令程序 + t- x* G" T7 r4 p
# v. [) _+ |0 a6 K: R5 }' P% Q 法定程序 # ?$ V+ n. @4 \; V& c; m3 d
7 f5 P1 c6 A3 H0 N: v2 _ 技术程序
& O( ~/ u4 q: x; M* V( R2 {
6 s& o. u; @8 A 习惯程序 ( h: ~# c1 E; x/ v4 L- J, i
( i9 @0 [/ s6 `1 D3 C& V
二、秘书的职责
+ I# R/ y& X3 U5 q% L2 r8 W 大致也有以下11个方面： % X7 \) P! w6 L6 R+ b2 J
) i% g; Y% z" g4 `3 e 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
8 T. L: t9 V! D. K
$ O% ~3 [, w5 M; W6 C 接待事务（来访接待、安排服务等）
* S G: Y/ G- x5 o& G5 J* p9 J& _7 p0 i: f# P$ o) ^
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） / ]) R. {) p' x$ P2 C) A6 V
2 @& \1 ^' d1 x. l+ k3 d 行政事务
6 w4 I* m7 @. D% }
. p& q8 q* }; Q8 | 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ; A3 ?4 L. X; ]& o7 E) p% f
2 h3 D$ v2 V3 e4 F/ J* m4 @. J! ^
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） ) ]2 x0 o2 y/ b; Y' q
$ b' x) T( B* p* e" o0 l 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 7 ?" u& t) i! S) g# y7 T$ i
. g' U1 D% \/ t7 M6 T% ?, _
写作事务（各种文体的写作）
# e W. \' i3 P8 n
/ h U( f# {" \1 f4 b3 y3 r' w 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
' L3 K: _; q: \9 I* f
" D9 d# K* t" n* K) j3 t3 G: Q6 t, E 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
% ~' T: I+ N6 z& @" c9 n! d- a) e
/ L- l/ \* ^1 B! k9 M" \0 w 其他领导临时交办的任务 |
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