职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 ) f6 B- u# D' N8 h4 g q. F
8 R6 W0 g8 N/ f$ K# X 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
+ _* Y" s2 Q ]( C. K
, }* P5 E' ~, C- P8 z. h- N2 P( [ 一、秘书的职能4 y) Z2 H: Q' G) X3 K( _( I' X9 q
1.辅助决策
( }8 D1 H, a7 w+ p
) x. T# B, O& |5 {$ ?$ [ （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
* h0 e0 G0 \. h
8 o+ |' G7 [& m m3 ^# u. Z1 P7 E9 { F （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
. D, I$ x# W7 J( ]- ?$ h
1 }0 ] C( Z4 O4 H! g1 v& D 辅助内容的综合性 7 P. S. G2 j3 N3 N! M5 ~" i+ {
3 N) v; t0 E3 U0 o7 I0 F' u
辅助时间的经常性
# v+ b' G! ?, N( ^3 h0 c, @; ^# g6 J) O7 z9 n7 T. _
辅助环节的全过程性
* C( H( b( F4 @# `" g1 ~" M" J% l, V1 r
（3）、辅助决策的原则
' ]$ P8 k+ N( ^1 p1 n' F" @' G. @1 H( K
' y: Z0 H! ]* w/ y 超前原则 9 R0 C+ t) }& Z+ W( y
& `) k, q7 R6 Z0 I* y$ _ 定位原则 - N. I% C6 `8 E* Z
0 s4 `) a0 ~4 {$ a" p
信息原则 $ j! l; y5 n3 l( {( q/ \: X( H
/ F2 I. I& h; l8 {1 x
谏诤原则 * s$ _8 a+ c8 l: x# ~5 Z
; O. M, k. {1 z: |% S2 z
（4）、辅助决策的过程 4 d; ?$ Q1 D6 l9 {, t( `
5 Y2 j, o4 l* V 协助领导确定目标
( ^. Z& @( N {7 d1 k0 r) C7 c2 G/ a7 K
协助领导设计方案 2 v) s/ _. i. U0 t
& ^# H; T7 \7 B
协助领导评优选优
8 B9 e1 g6 X- B& {
0 D; \# \! E5 d. d" ]2 M0 W 协助领导实施反馈 5 l& r: {, g& S' d
0 K0 ~# F6 b0 q h 2、协调关系
/ ^2 h& i# M1 A$ K' d2 B% @. O s& Y9 e2 j7 U
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 % n* y- v% C! d; T$ o
: n: M. R* {' s) v, n
（2）、协调关系的特征
) R: B: ^7 x. U& h; G! f( q+ }5 Q" j5 D- D, G
从属性
- X4 C4 X3 i3 u! R) `* j/ C3 A& j" ^6 o
广泛性 6 c, q3 s. K8 _/ Z$ f- s6 _6 o
" A# X: l: o# M4 S& i; B/ W- ^
间接性 # n& e/ k$ q" y. E
% M4 M0 K9 J1 g+ ]9 K K: Q+ k! \ （3）、协调关系的原则
, s) w+ |9 f( r' B! }+ a- _' d4 _9 J8 ~' e9 {' R
政策指导
* @; O4 M6 b- Q# ]0 S' s6 h7 Z
4 O. X3 s7 R) a/ `7 } 客观公正
( l, }) e. P2 G! ~
* Y3 o& h4 G2 a$ Q1 T. m 平等协商 " D$ R: V( X, @6 C8 K5 ]8 M& i0 ^
0 n' Z- J1 R( x z8 D4 t# |* \ 注重整体
- O3 L; B) B% [9 z3 V, ~; ^/ y) N$ k( m7 W4 a( R! `$ |
灵活适度 ) `0 X* \9 R/ |9 T4 Q$ H- Q) {
) a0 u& \1 `: u8 {- P5 N （4）、协调关系的过程
$ i& y% `. q* R
5 R# U" `1 u" g5 q# C8 x8 U2 o 摸清情况
' C5 ^, S- V: U- h6 X. h! [% B2 C
; e- |& { O- l2 J4 H 找出症结 : t+ _% l7 h/ v- S5 Y3 W W+ i
2 M P1 X- j1 S 恰当协调 5 l5 Y+ z3 b1 `. w/ L! s7 C2 T
! t) i8 y( H2 D) }8 B- n, m" l 督促落实 2 n N( L% C6 V, a
; c0 W9 Y7 V3 R+ t0 i/ e 检查反馈 ! N" b0 I \* R# b
8 s8 d1 ]/ a& x 3、处理信息 ! M$ I# A h: U; H
; P3 A) U3 T; S2 a5 S5 s
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
) z* I4 O& j9 t. v3 ^- A& [2 T. O
（2）、处理信息的原则 $ W* q6 n. ]1 M8 T7 k- J
) \+ w% E6 d1 ^0 g 及时性原则 7 `( v7 O* z7 ?2 R7 D( m6 e& R7 ^
9 I; `9 F( H; H 保真性原则 t! r5 v Z* G9 }. r) o9 [9 T Q
% `: `- \" a5 f9 M8 h; \ k) K
适用性原则 9 e4 }& w- W, i
9 x! l; g0 x- I0 c. |( o6 N
预测性原则
& r4 z& F3 V0 ?0 s0 S) u5 E$ q
! |% E% V9 Q, M- Y- L& W; Z% L" } （3）、处理信息的内容 6 g- l$ J" m" }. D
6 [8 N: l' u S0 E 历史信息
+ X. s+ r! a P+ I* \! y0 n' L5 n; g6 a, k( W3 }# z4 k
上级信息 ( k( G- k, u6 C. v8 `
" Y6 H! S8 i& P2 p9 j) y8 n 内部信息
! y9 h" W+ X- W8 [3 X
0 F4 G/ V# {. P+ m; M2 h 公众信息
) w+ L. U# T _/ c2 q( \- s3 Y. D2 v; K8 V' A
社会信息 ) W/ k' ]$ {) B! x+ s; _0 Z
/ h6 v3 {! {: d+ Y" L
（4）、处理信息的过程 . w0 m" _7 |; r7 I; S$ X4 k- f
1 {$ k: `7 p. Y \' v0 t) G" e 信息的收集
: C$ U) }1 z0 L+ M) N5 R* x+ @" f! y
信息的加工 1 O; o& D6 ]4 h+ j1 g- l' [6 D
% a) f6 ]) |8 D+ x 信息的传递 * q* G' [0 {* @! O- V: z4 e
6 u7 n- p$ l" ~ 信息的反馈 0 t9 k2 F' i9 I* \4 d& y" s
3 D( [/ [; ^" v" A: a! Z1 K6 O6 f
信息的储存 ! g. x5 q1 a7 K2 ^$ W( o* L
h. Y' H# X1 I2 c$ Z
4、办理事务 3 Z3 R: c1 \0 X. ?
0 \5 ~$ q/ _( C8 t" c7 ~ （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ) @9 N2 }0 [/ H* P
4 C a ]4 ~4 `, x （2）、办理事务的特征
+ [5 x! S: s! ^/ j2 b
! s/ {4 g( T9 J 综合性
' e0 L: u q7 x0 S/ n1 v
; x |6 q1 ?" G# h# b6 l4 d 服务性
% H1 c4 a. _5 N. f5 W* S; k
1 t$ @: [4 u. g+ F; N 繁琐性 7 s+ S! i3 Q2 r! {5 d- A
7 m' f. T3 q0 w; V8 Z1 h
突击性 , j% P6 c% i; c
4 w. l8 a* r! h; ] （3）、办理事务的原则
; ^' K! B4 Y$ {0 R5 x J+ e# _+ w( {- N
被动中求主动
6 a" c0 G0 x2 S d
- d: t% {) e& n3 \4 |! d- |+ e# H 原则中求灵活 . j2 n! I b: n6 N) _
% n) K& S3 n2 p 繁杂中求规范 ) w" ]% a& y$ R" r. P U. [* A. y
/ \& P- x# j: Y+ x( U8 ]& l
（4）、办理事务的程序 0 k$ M0 Q& \* e; A% [, F7 P. C& G
8 p- k! @, C, Y* a5 \3 O' o
自然程序
0 [( Q! x4 N8 j; @- a6 J
+ m/ A" z' s7 Q, v `9 d# C 理论程序
+ U# c |" | I, ^0 _6 u
; a& \: P* m# J+ F 指令程序 4 R6 j4 T. M C7 W2 N
n, Z ?6 E' P 法定程序
2 n$ }6 b; W2 e- \0 w% V! x, d; x2 j7 H5 u4 u
技术程序
. }& i/ O H# G
) L. c3 {6 p. }1 b, D 习惯程序 9 V/ x7 x& t ` r. ~) G/ U
5 W2 f, c! b0 l) P 二、秘书的职责
( o2 x7 F% v7 q/ g 大致也有以下11个方面： 9 [. e s/ Q3 Y3 Y+ _# `
2 y" ?) X% y# F! C9 ^
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
! ~0 n9 ]- n4 e/ E. ~, v5 F! c
" y( j4 T" c% P) w! Z; K0 w! M0 j% N 接待事务（来访接待、安排服务等）
: ~ B. H( Q' Y! ?( Q$ l- {
2 s; p$ m' ~% N3 N1 s 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
& P! e! @, {% Y4 Y: C3 Q
: y( | m& y# J) p+ T: {# z1 y 行政事务 ' I* g! N% y o( s7 l$ L6 r" e) D6 x
& Y1 B) ^1 H( B* i$ B; n
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） ) j! z m5 e/ ?7 j4 ]
* A- R3 S# \; @4 C% L( D$ `) F 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
" p+ [5 K3 j- o3 Z, u s3 k8 d( i/ |6 y
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） % b: c* p$ z6 I |5 w) K
: B) G) [" D5 A: `! F2 B
写作事务（各种文体的写作） - `' j" N- W! |/ A" s
2 f- V: G4 j2 W' R" t 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) . G; G( m0 v% Z7 Z8 ^/ l
( F7 W, Z8 o. Y* ]" h 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
' o) k+ `: F# v6 X- B: d; }
- V6 S* {& R* L9 n! q7 V 其他领导临时交办的任务 |
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