职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 - m2 W2 O3 J' e+ ~ E* j$ B% E
) u$ y1 @3 B3 y& y0 b" y 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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/ W0 J" ~7 w# i/ Y4 Z: ]2 `$ Z 一、秘书的职能 E1 t3 a' w% k
1.辅助决策 8 C! z, U) d2 N7 C6 K0 t
- E9 I0 A/ G! X" k
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
`$ |% j; f7 W& z5 e- _- E( x: J3 k& d7 j3 K. u& X4 ^
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
. _+ t3 M5 S P+ U& _ C, | F" C7 E/ J
辅助内容的综合性
- u( f7 s6 J r1 ^5 x+ w# m( S+ e, K1 b3 r) u
辅助时间的经常性
: j" C, X( f/ U* m5 \7 j! `: t* N; G
6 D: O- V5 N: y* A- {1 T. }- V 辅助环节的全过程性 . ?2 C! H7 Q; V$ C3 k3 _3 R
6 Y8 @7 B- s- c6 R" V1 S （3）、辅助决策的原则 5 t* j6 q, n1 v" a
_& z; D6 R! S' H! g" o0 G. |4 t
超前原则 ' [: g# p( ~2 I0 s: E: `4 ]
. ^3 u/ \' X/ b+ r1 P$ x 定位原则 / R' V* [8 u, ]2 @- z" ?1 f3 \
; [% u- E. d; t( R 信息原则 0 `1 n3 h# x0 e1 {0 w1 k
9 o! V1 `3 W+ _: I 谏诤原则
( W& V5 q! W1 X; m& t
/ I: [1 j& Q/ X: t （4）、辅助决策的过程 3 [9 Z% y6 T8 t" J, n2 f
. D9 D5 x0 t6 J0 \2 u1 j
协助领导确定目标
. t+ b7 T7 R# e7 T* C$ n- S/ d- E4 Z5 ^" v8 ~
协助领导设计方案 3 N8 v) v% v r/ Z( R
: E/ M( X$ w2 t' F8 j: ~
协助领导评优选优 ( P6 K3 Z$ J4 p9 i0 C2 f
4 J: n: E" Y% u' O6 Y
协助领导实施反馈 * T/ Y8 N2 N8 _) H+ P2 ~
8 B1 z" y4 E) [- D 2、协调关系
4 R0 I1 Y2 k) i2 l& @% g) |, ^# e8 u% b! \+ l8 J
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
+ x$ R( D- x+ D! [4 l
( X0 M' o/ B G i. P （2）、协调关系的特征 $ b# s' R1 I7 y# p
* K7 U* u/ ~+ S. F 从属性
+ D/ n' Y' i4 F4 k7 V0 u
: d( m+ s X0 }3 y6 [ 广泛性
9 c! p1 u# E1 D# Z( ?# I
/ Y' a3 I+ R- l 间接性 F5 R) c6 P% B. H# ~/ t2 P
4 {- o: x. L8 p: Q0 F* o
（3）、协调关系的原则
% L8 P$ F7 n q0 W8 \
2 g. |$ M$ G/ U 政策指导
! ^8 G# ^5 \4 i& v
' y0 c5 R+ s, q4 f 客观公正
! e8 l' ~3 f+ n" o/ H$ V% p9 k1 U6 v/ j1 k( G& K$ M! \6 _
平等协商 + I+ l; P0 ~/ A( P- G( W0 R
7 p( h+ {; n/ Y2 h. X3 F 注重整体
2 r# w+ w; f. c( w" n1 @7 b1 P7 k
灵活适度
7 e: Y6 z* j& n. D/ G+ A0 ~9 S( D4 R4 m! P7 B) @ [& z' @
（4）、协调关系的过程 + t5 G ]$ p3 Z% I; x( m
- |; u1 x# q* I3 M! x
摸清情况
. o% H; ^5 J3 z( B4 ^. j. a6 r z& t( C0 ~$ v- _7 I+ O( w
找出症结 8 [5 D" D2 b& Q
T9 v2 y) v* ? 恰当协调
0 [( q% k7 v8 n3 i. M1 @$ r+ c6 w7 F7 J4 w! S! V3 p) Y) r
督促落实
2 e. N5 \. f" } _5 |5 j
( U7 n4 T2 S4 Y8 x 检查反馈 " i9 a" U+ D& M1 w( r! w1 T: l
1 {. Q7 z( X. @" k! N) f: N. S
3、处理信息
/ e; f. b5 D, b- M& b2 F6 U" J" C+ [" `$ x
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 + W8 w! n2 `7 A+ u
# d) Q$ a2 P. P6 `) `2 ^ （2）、处理信息的原则 . H$ {% y# m; e( M: [
0 p6 @" l( ^. f* _
及时性原则
! |) ?& `6 }0 W b1 h" D! W8 N) H' X W
保真性原则 5 H5 [( D4 o# J$ l7 L9 L3 \) @
# J8 L5 T8 _) m 适用性原则
5 R% v; G& p" f; c7 S
) |) t, m8 l2 A 预测性原则
0 p% p/ L/ t. ]; Q
/ d; H2 j! d9 d4 J! Q5 V （3）、处理信息的内容 % h. k v" Z$ j$ E; ^9 p2 O
$ ^5 n' ]( |8 b* j 历史信息
6 C2 {. }0 Y: J* r
2 X6 @# i0 q* Q- J/ t0 y* T 上级信息
9 d, D7 W$ G! ?' w' b& ~4 s; X% D. i" U8 f
0 X$ z, S' u& M 内部信息
H: k( R0 v: z. H% k, p- k$ l' A& |1 i' e; b) Z- b
公众信息
. |2 O0 z6 d+ }6 B: m2 m. v3 E7 [
- H: C" J: S/ y) K( Q, T1 g* U 社会信息
$ Z( Y1 [% t/ O% T3 f' [% Q! B- f; J* U. c9 ^3 b
（4）、处理信息的过程
& I% y. A, }4 T2 ?- k& t4 f( }3 w' w
信息的收集 , q4 ?9 M8 o) U9 X
# P2 g; |! B' `. ?6 F+ S 信息的加工 $ `9 \& n# \- c' R* j& J: ]$ h" S( a, ?
# M n0 ~( [4 X$ a: g! W2 ^
信息的传递 8 ^8 e+ A8 M: ]: N% i2 q1 _
h( e0 ~4 G5 c& |: f5 | R( P" W K
信息的反馈
4 i& \) ?% Q3 w5 C. N2 l$ z1 S- I! k: {% I; J# T9 X' P
信息的储存 ! @4 n; I% [7 u
/ c R- }+ T$ p- L3 | 4、办理事务
* t3 v+ m5 n1 u: w7 ~/ C2 W( n2 e3 ^0 Z( q h: l- K
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
- o j( N v2 A/ B6 S b
4 G- w9 o( z; p （2）、办理事务的特征
# M1 p' M0 E) }' ~8 C0 i* e
6 L' ?$ e9 I3 u5 u3 e2 P4 s- o 综合性 ' ^3 O' f/ ^# }& l/ k) ?
. f$ C6 w6 I0 B" C5 a6 O, @ 服务性
. I' p; \& j [2 r! h ~8 m& R2 X/ k
繁琐性 6 L) |+ E6 j5 e9 T. r; ^
. Z7 B' u0 p2 h0 a! ?! z3 ^
突击性 - y# @% C$ _7 ?/ s8 f- S, g
5 s4 v! }0 W+ e {
（3）、办理事务的原则 ; h' q7 I/ b6 E* o+ w/ s: D
1 X8 G9 j7 M/ l+ f+ Z6 a$ ^* e
被动中求主动 ; |. `6 p% }$ E1 D' c
) G! V+ n: v' y9 x8 ^* I# }- T
原则中求灵活
/ `4 Z- N* \# P/ y0 N" B; _
' w% F8 C( P0 f2 v: X 繁杂中求规范
8 P1 B5 `2 y% i x. J, {3 w6 P4 g
x9 { p; d0 B) E. D* f6 p （4）、办理事务的程序
1 h2 R1 _3 F+ \
0 Z9 l% V, @4 M- Q: }( S 自然程序 ; k- K, p! n$ s( s' C- u
6 c6 u1 H& I i5 l& F 理论程序
) s3 s# \4 h- H" l2 M5 y
, P# l6 o8 Z, E- O! J; W x6 q 指令程序
! _3 l& u( T- `$ W" K! _" `2 {+ v. `% n3 A0 T
法定程序 * D' g! [# U0 A' Q }
8 W! w) P5 L' N; K. ]8 c 技术程序 $ P2 v( r. Y+ }- Z
7 p/ Y4 j% |- w; w" R
习惯程序 # R2 v U& y9 @2 O$ |0 k
/ l+ ^, F5 x% W/ r0 k* h6 u6 m
二、秘书的职责; {+ U5 f; d9 W' _/ N, e1 K
大致也有以下11个方面： 9 Z6 E, X/ ~2 e, u
. q" r; [$ G* y9 D* R! T( z' X- {
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 5 ?$ o4 D# e: p' Q
/ r0 F; z+ Z7 T# U5 M/ U. m6 e! s1 V
接待事务（来访接待、安排服务等）
3 S' t9 B8 ^+ P/ q
6 c% M, y* P' a$ M 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） # G: t) n# h9 T! |$ b' c$ s
# e% R3 R" A3 [, ]4 T 行政事务
; _8 T4 O0 |) `- h8 ?6 A7 ^) O4 }/ |* O$ j$ g |2 A
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） / t l" |6 p2 I6 i" c& t
8 _9 m1 @; y: ~; Q" n* w: I7 x
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 1 Q# J6 m) D1 e4 p6 j. u
& I8 ~! `# p# y# V1 N% O 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
; x" i( X" Q4 e& c: \+ ~0 R6 ^0 P% K0 q5 V
写作事务（各种文体的写作） 9 Y* _/ i0 O& T1 ]$ w* `2 r: r
+ z* n+ R, H( i0 Q5 e
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
9 l! K Y6 c% q- z# \; C2 A$ c
7 {, z; `: a! G1 ~! _ 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） # |5 r [+ v) @9 j4 o4 E0 X" B; P
; ^0 c4 E- p% Z2 i/ E' [
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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