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[秘书工作] 老秘答秘书在公关活动中要做哪些工作?

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安徽老秘 发表于 2012-6-10 08:59:29 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
网友问题:
) O$ Z( n8 s6 d6 q3 ~6 K
  C) W* g8 n% M! g秘书经常参加一些公关活动,具体要做些什么?5 g. a- w" y$ J3 U, V  A

# u. Q; l5 }1 `9 Z: H" s) F老秘观点:
. F9 \& y+ o/ S2 [% Y+ n! T1 H( ~# a  f( ^
一、组织专题公关活动8 a0 v( n; G8 G+ ~  B/ L: w& f
  在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。" e* a6 G6 o  {" s
  在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。) k- K) b/ O$ ~% i; o3 Z+ o
  在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。
- M/ [+ H9 H) `6 x; ~1 A1 \  通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。1 W% h' B+ Q' j+ F4 i
( U+ y; O% q8 N6 I
  二、采集信息1 U! I6 [4 f( {8 _7 c# K
  秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。4 W, W- n, G; K
  秘书人员应采集以下几方面的信息:
7 ~5 G0 j: Q6 P) Q5 j! n  h% o" ~  1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。5 V; U" l- l& ^# `8 B( e
  2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。9 S. K+ Y* a" q
  3、收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。
0 |7 s, @" k9 P  4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。" [: L) @% t. y7 J% @
  5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。
6 @, Y2 j6 y; Z$ G# ]" v8 Y4 s) M  6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。
! d' {  Q: W3 _7 a" j" a- V6 W1 D9 f& s2 j4 Q/ b
  三、做好组织内部的引导协调工作
- P" m1 I' U8 F* m9 I# ]" @  现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。$ K5 m" X5 c6 |
  因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。7 S0 S, h3 S) d. D3 H  A: R8 N0 f2 w* g
  1、树立公众利益第一的观念;0 K) `: T( b  L+ a
  2、保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;) ~2 p  h/ j, [1 X' r" }( V) G
  3、使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。. d+ t6 ?6 [; v4 @* M
  4、教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。7 z7 f7 s8 A2 c; [- `
0 a1 G# U% T# |
  四、做好组织处部的协调工作
5 W5 Z. r3 A" |0 v0 C4 A  公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。* \. Z1 |( x- u9 p0 e9 o
 
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