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[秘书工作] 老秘答秘书在公关活动中要做哪些工作?

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安徽老秘 发表于 2012-6-10 08:59:29 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
网友问题:+ s, v2 e! L9 U5 `5 a: {: ]' }
. w: o8 X  ~1 L+ S
秘书经常参加一些公关活动,具体要做些什么?
, K$ ]6 [- X$ ?9 {( o& d+ D9 r5 W& M6 z
老秘观点:
( q$ I) A0 h  \. o" L: G
3 R' o* ~0 l; o8 p9 q1 v. @一、组织专题公关活动
( q1 U* P3 o$ r9 H. ^0 W$ t9 d( q  在公关初期,公关活动的主要任务具有扩大组织的影响,提高组织的知名度,提高公众对组织的认知程度,增加组织的吸引力;实施双向的信息交流,有效地进行组织与公关对象之间的信息沟通。! h% `% t: ]9 y5 z6 e- [/ H; E3 K
  在组织推出新的产品、新的服务项目、新的经营方式时,要及时利用各种形式的公关活动进行宣传介绍,消除公众的观望心理,诱导他们做断的尝试。
9 j3 y; E$ F' ?  在组织发展顺利时,公关活动要宣传已取得的成绩,进一步扩大影响,强化组织在公众心目中的良好形象。
  F2 }7 e" v3 F8 F+ Q$ H7 m; k  通过公关活动的开展,使组织付出的努力让社会知道,在公众的心目中树立良好的组织形象,提高组织的竞争力。+ w2 D5 s3 L/ e" {
) S: z+ T* V0 d& `- r6 `$ a/ z- K
  二、采集信息
. z! x. l8 p# b8 ?5 J; j/ J- n  秘书人员应及时搜集与组织发展密切相关的各种信息,并及时将信息和对信息的剖析反馈给组织的决策部门,提供决策咨询和建议,以更好地发挥决策参谋作用。) _  Z" J7 X7 r
  秘书人员应采集以下几方面的信息:
. e. B2 a  a2 C# B" H" }6 q  1、收集政府决策信息。政府的方针政策直接关系到组织的发展战略和经营方针,因此秘书人员必须注意收集和研究政府的决策信息。
' M# `  E' o- r/ [5 [  2、收集法律法令信息。秘书人员应熟悉法律条文的修订和颁布情况,以便决策时依法规范自己的组织行业,帮助组织取得合法的权益,减少不必要的损失。
/ l* R8 ~/ g. H' n5 @. f% v3 @1 f  3、收集新闻报道中与本组织有关的信息,以便及时将单位的新情况、新动向,通过新闻媒价传播出去,吸引公众的注意。- K, D! A! k* ~8 P. F
  4、注意收集公众对组织的机构设置、管理水平、人员素质、办事效率、服务质量,以及产品质量、品种、价格、包装等方面的评价。只有把握组织在公众心目中的整体形象方面的信息,才能对组织的发展作出正确的决策。
4 T* c* k; J9 l6 t  5、公众信息收集。要赢得公众的信任与支持,必须了解公众的需要和要求,了解他们的分布情况,了解他们对服务或产品的意见等。( v% W5 S, A; m" u$ L8 W
  6、秘书人员还要掌握竞争对手的情况,了解竞争对手的人员配备、技术力量、管理方式、产品质量、销售服务情况、资金实力等方面的信息。
+ s1 B- C) d7 G5 p7 D" O$ T" i. f0 T( Z6 D
  三、做好组织内部的引导协调工作* E+ E4 q; Y( x, Z
  现代社会组织是一个开放式的系统,其各要素与社会环境之间的协同作用是非常重要的。
: L4 W0 ~, [# i6 a% t7 C6 Q4 `  因此,应教育引导内部员工珍视和维护组织形象,牢固树立组织的公共关系思想。秘书人员要使广大员工懂得,组织良好形象的建立,不仅仅是少数领导和公关人员的事,它需要全体员工工共同努力。
! j' o4 u# u( x& N  1、树立公众利益第一的观念;
( @( C' i, x3 r, Z' R  2、保质保量完成工作任务,为社会提供优质产品或优质服务;2 m' k) J% c8 b8 y6 ^$ t5 l
  3、使每一名员工都成为一名公关人员,能积极主动地向外界公众传播介绍本组织的服务项目、服务方式、服务特点和各方面的成就,树立良好的组织形象。
4 q. E  {7 d7 `6 Y  |0 o$ w. \& f  4、教育和培训员工懂得公共关系知识,掌握公关实务和技巧。
7 j* d3 k. C4 m! G( q1 B/ l% Q  f. @
  四、做好组织处部的协调工作
% Z, ~9 d; L, y. k. m- z/ N  公共关系就是组织与社会环境之间的一种协调沟通机制,即运用各种协调、沟通的手段,为组织疏通渠道、发展关系、广交朋友、减少摩擦、调解冲突,为组织的生存、发展创造“人和”的环境。; g! `3 S& R8 B, f% A
 
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