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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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老秘观点:
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; r% R$ m# l6 U+ [办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
* o* `7 ^; h, s+ f B. D- ^- a0 k ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
1 ~% n+ H, z) K; b' d4 s ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 / O! @1 P$ V) a1 s
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。2 _. u: D7 J& Y) Y, e/ M) V2 G% y
■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 6 K' V, b$ J. F8 Y" n3 e# I
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
" u) j/ |( o$ M% o* h* D ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 : a9 S L/ M4 }1 g
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" $ T7 r* H; @, }# z) [
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