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办公室秘书的电话礼仪有哪些?
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7 c7 [( i! Y0 E' C老秘观点:: P8 y5 p' ^! i( ~; U. |2 y
|1 N8 _" A. P6 q( c4 {办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。 % W9 q- F2 M, P8 `
■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。
; A9 H+ O4 |6 E3 M$ C9 d" t ■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。 9 H4 M8 o# _2 g! d- |
■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
5 x) U8 [' t- t3 U, u ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。
% ~$ D, U1 r2 l1 j w, j! ]$ c ■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。
# C$ w( m' q& ?9 b; L ■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。
. d# l5 z) e. l* v ■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" ' `3 R" \. o. l+ P0 F2 E
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