会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。* `; C+ L4 A( d$ ~, \4 Y
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:
) v" D- M. N+ o' O+ Y
: V" H& k6 g/ X2 T, V/ T0 B 一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。
) v- C7 s. Y- ^ ' [3 F) [ i9 y5 \% \: ?
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。
! L9 ~+ `' E* ]9 G$ Q$ h / [# o( T' ^6 c N5 v, A) w
三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
) L' C) z3 G& c( d8 z7 c E0 U ( D7 [# {3 U: x s8 I7 j
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。
4 B3 H# l0 K$ ~. I6 H ; T$ R: t+ S1 r
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。' T( g: E; {4 l$ l5 S+ y+ M
/ F' r% _ q4 O% u
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:
; x6 @7 U/ `. `0 h/ K, `7 l / v; Y% ?& L8 U' Y. t- R" E* a
5 Z5 ~: V6 t' I |