会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。+ Y4 F k$ w' Z- `) k/ s
笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有:
! Z+ @+ c- O3 K1 x- a4 | % J5 G/ y% a+ \
一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。; e( L- J2 s* l" a
% J6 @. ^/ z7 c% O% {0 Y I! d
二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。) a5 v& J- F( g1 J. M
% r3 B- M6 F8 n0 L1 e* |9 U 三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。
3 h4 m1 v& E1 @' |6 ` " d, {! \! p; v4 z- Z$ `* a4 ^
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。# b. ^+ b4 U/ u0 x; U3 }0 |/ C, u
8 w2 K, ~9 W: P) N4 P2 r
五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。
# O2 d4 i$ v8 o% l$ ~& x7 W4 | 8 k, |6 a) z' O+ J
为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题:7 s+ L+ D5 w- t& U* M
# y5 W' } a/ K0 p7 r6 U0 V: S7 @* x7 P# R( w! g
|