秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。8 t6 L$ H6 o- H# f! T
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! ~: \' F( u$ A0 D8 i 一、如何办好领导交办事项6 v5 Y# z2 g; h' r# Y7 T
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- W- }3 r) `, e0 |' B (一)接受工作任务要弄清"三要素"; \9 Y# T! i. F0 @8 l
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4 {: U) `. j9 u2 v3 b' v 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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(二)优化办事成果"三比较"。3 R+ U3 V0 p1 O, }- g" C/ ^/ x, J( j6 r
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办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。" d1 u' m6 Z3 {( w2 A
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8 \7 N6 C* m- f3 T+ K9 s (三)把握好办事"三形式" |' E# b P: ^5 k$ B0 t
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办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。
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7 d6 ~* N1 t+ i# K2 e: K& y (四)检验办事效率"三标准"& M2 k/ K1 H( w: ~4 b0 |& l. a9 c
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秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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9 f: h H8 T$ P, ~, S* X (五)向领导复命"三注意"+ k2 ?! p# h: G8 x
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工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。
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/ a9 s( }- }& n& P Q* a 二、如何办好请办事项4 Z) H! {- ]6 t* u5 M4 O
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# Q7 x, o* o! g& i 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。
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(一)精心准备,提出合理建议
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/ P9 e, [5 ]( n I+ a. S% a; O; d, R (二)讲究方法,选择适当形式
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& Y3 U/ A v4 ~! H' \ (三)注重程序,坚持逐级请办
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" z' v; w. Z* R4 M' {* i (四)提高艺术,优化请办效果# s7 |, o/ X; G+ x: n
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% q3 n7 f& q* I (五)以缓应急,避免紧张出错 |