秘书角色意识探析与养成途径

【摘要】  秘书从业人员了解秘书角色和角色意识，对于加深秘书对自身职业的认识、把握和体验，开发秘书的潜能，促进领导活动，改善机关作风，提高办公效率，都具有很大的理论和现实指导意义。

7 v  ^) k& t$ {# }5 ?* a6 b【关键词】  秘书  角色意识  培养

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秘书，从世界范围看，它是分布最广泛的社会职业之一。但是在我国，却正在经历着一个从“职位”向“职业”过渡的过程。很长一段时间以来，由于我国是社会主义国家，所以从事秘书工作的都属于国家工作人员，即公职秘书。绝大部分从属于党政机关、企事业单位内的综合办事机构——秘书厅（室）或秘书科（室），少部分秘书人员由机关、单位配备给首长或专家做工作助手，仍是国家公务员。

0 E7 R7 n# q! N1 r随着改革开放的不断深入和多种经济模式的协同发展，我国秘书队伍的构成也在悄然发生着变化，正逐渐与世界接轨，秘书这一行业已经成为了一个复杂广泛的社会职业群体。现在，党政机关、工矿企业、军队甚至包括一些学术团体组织都设有秘书机构。秘书工作也由原来的以秘书群体为领导群体服务为主，越来越多地出现了秘书为领导个人一对一的服务模式。

3 }/ }$ m% s  N应对秘书职业领域中出现的这些变化，我国各级各类秘书教育机构，从大中专院校中的秘书专业到社会上的各种培训机构，都与时俱进地对教育培训内容和方式做出了相应的改革和调整。改革调整后的课程内容确实为培养新型秘书人才提供了扎实的专业知识和娴熟的职业技能，然而另一个很重要的内容却常在专业教学和培训中被忽视，那就是秘书角色意识的培养工作。不少从事秘书工作的人员本身为了适应新时期秘书工作的要求、提高工作效率、提升自身工作能力，也在不断自我提高要求，参加了不少加强工作技能的培训，学习掌握了许多现代化办公技术。但是，技能提高的同时，却忽略了在思想认识上的同步提高，对自己的职业缺乏正确的认识，对自己在组织扮演的角色没有形成正确的定位。
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作为秘书从业人员，技能的培养固然非常重要，但是，职业认知和角色定位也应该同步提升。正确的职业认知和角色定位能够显著提高秘书人员的综合素质，能够推动秘书工作的有效开展，更能够提高工作的积极性与主动性。

一、秘书角色意识
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) f* I  L3 Y% E5 m“角色”，原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初，由乔治·米德引入到社会心理学的领域中，意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”那么，套用这一概念，“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范。”

0 s, O* B& ?1 J6 o# f( C. y. |9 H“角色意识”则是指一个人在社会群体中对自己所处的地位以及由地位所规定的社会责任的感知和认识、自己对周围人的种种角色关系的理解与协调。相应的，“秘书角色意识”也就是秘书人员对自己所担任的“秘书”这一角色的社会地位以及由社会地位所规定的社会职责的感知和认识。
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正确认识秘书角色，做好秘书角色定位，培养良好的秘书角色意识，是成为称职秘书从业人员的要求，是脚踏实地做好秘书工作的保证，更是促进秘书职业化进程快速健康发展的“强化剂”。
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二、秘书职业角色认知
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首先我们看看国内秘书界关于秘书的若干理解：

（1）秘书，在我国现代主要是指党和政府机关、企事业单位、社会团体、军队内的一种行政职位。

! E4 }5 u% d4 @# _  x（2）秘书是领导、专家、管理人员在履行其职务时的辅助人员。
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（3）秘书或秘书工作者是各级领导机关及领导人员的参谋和助手，主要职责是协调决策，承办业务，搞好行政工作。

（4）秘书是专门从事办公室程序性工作、协调领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。
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$ C! w1 \2 z( e1 k从上面关于秘书的理解可以看出，秘书工作具有从属性和辅助性的特点。为领导服务是秘书第一位的基本职能，秘书活动是领导的附庸和补充，领导活动规定了秘书活动的基本范围和利益指向，秘书与领导的关系成为秘书最首要、最基本的社会关系。概括地说，秘书基本角色是领导的助手，基本职责和作用是协助领导开展领导活动和政务活动，实行组织、行政领导和社会管理。秘书具体在职业生活中扮演的角色为：
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（1）领导工作的助手。协调领导处理政务，直接在领导的授意下受理发生的行政公务。
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（2）领导事务的帮手。秘书可以直接处理发生的与领导和领导活动有关部门的事务活动，为领导分身、挡小事，协助领导抓大事，使领导较多地解脱行政事务的纠缠，集中精力开展领导活动和决策思考。
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（3）领导思维的脑筋。秘书是领导幕僚、咨政人员和决策参谋。秘书思维是领导思维的前导补充和延伸。
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* J3 }9 ^; {3 m4 O5 d" M; G7 n2 r# I（4）政策活动的枢纽。在上级与平级、下级，领导与群众的多维关系中，秘书是传递文件、沟通政务情况的载体，负责疏通政务渠道，强化政务联系，使上情下达、下情上达，密切政权之间、政权与社会组织、党政领导与其他社会成员之间的关系。

（5）决策的督办员。在领导与领导机关做出的决策、决定颁发实施以后，秘书直接负有检查、督办、催办、落实的义务和权利。
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; E* Q9 O; X# a8 t3 x8 N（6）领导信息的资料库。秘书负有搜集、掌握、储存大量经济、行政、社会信息，及时向领导提供必要情况的责任，并掌管机关资料、文书，保管与工作有关的社会资料。

8 i9 t- w: N2 W（7）领导公关活动的组织者和随员。在以公共关系活动形态表现的领导活动和政务活动中，如集会、庆典、宴请、接待、应酬等，秘书是秉承领导意图的具体组织者，在正式活动场合则要当好领导的随员。
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' e: M" T! a0 N$ S1 m  k6 @* U形成正确的职业角色认知，还应该注意摆脱错误的角色认知造成的误导。比如目前，我国的秘书人员队伍，尤其是行政机关、事业单位的秘书中，不少对自身的职业认知有偏差、有错觉。在我国，很多行政机关、事业单位的领导都是从秘书岗位上提拔起来的，这就容易给人造成一种错觉：今天的秘书就是明天的领导。再加上我国传统“官本位”文化的影响，更是让一些人为了升官而选择了秘书职业。这种错误认识在非秘书人员中也普遍存在，以至于形成了一个“错误氛围”，也在一定程度上对秘书人员形成正确认识带来了影响。做秘书是为做官打基础、做准备，秘书是“准领导”，一旦产生了这种错误认知，在工作中难免会无法认清、摆正自己的地位，势必会影响到工作的动机和态度，无法用正确的心态来面对自己的工作和工作中的各种关系，甚至会急功近利、苦心钻营而无心把工作做好、做精、做细，从而影响了秘书职业化发展的道路和正常的工作开展。
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! i9 c5 t7 j* U/ m6 j4 v* W/ Z& `三、秘书角色的科学定位

$ ?! M3 V9 L  _& {: s2 _, O: ?秘书职业的从属性，决定迷糊工作的配角地位。对此，秘书必须对自己的配角角色有充分的认识，能自觉地把握。秘书角色是以直接为领导服务为重要前提的，其他一切行为和思想都应从这一前提出发。他的一切活动要服从领导活动的既定目标，按照领导活动的要求和意图调整自己的行动和想法。因此，也就对秘书提出了许多角色要求。在这些角色要求中，忠诚和谨慎无异是对秘书的首要要求。秘书在实际工作中扮演的是一个角色组，特殊场合下，也有充当主角的时候。即使在领导身边，也不是一成不变的配角，还可以发挥潜在的主角作用，即通过对领导决策的辅助，间接地影响领导活动的目的和指向，作为领导支配地位的影像而显现。下面从两个方面来探讨秘书应该充当什么角色。
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1、明确秘书工作特点和自身职责，是准确定位秘书角色的前提
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（1）明确“对位”，知道“该做什么”

作为具体的操作者，如何保质保量地完成工作任务，秘书要经常思考这样一个问题。要解决这个问题，一要做到三勤：勤学、勤想、勤干。二要做到三熟：政策规定一一熟知，工作环境一一熟悉，业务技能一一熟练。三要做到三清：清楚内外关系，清楚工作重点，清楚领导意图。

' ]" r8 w6 Y0 F8 w' O. b: ?（2）提前“就位”，知道“先做什么”

在纷繁复杂的秘书工作当中，如果分不出轻重、主次、缓急，就会因小失大。所以秘书应以目前迫切需要和必须解决的问题为急。这样就能理出工作主线，合理地做好各项工作；不急于办的事务可以缓办，为其他事情让路。日常工作要按时完成，以减少“塞车”现象。

  {  Y% H" u  ?# W. O3 r; Q- C（3）灵活移位，知道“不做什么”

) e, @2 D) ?2 P# n- H秘书在履行督办，协调等职能时一定要明确督办不等于发号施令，协调不等于包办代替。所以，秘书在督办和协调时应将位置下移，在熟悉情况，理解别人的基础上完成任务。
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（4）转换角色，及时“补位”

6 B6 Y! C2 V3 @$ ]$ u7 ?0 E, Z秘书人员固然要明确职责，找准位置。但相互之间的角色也并非绝对不能转换，同级之间其他人员缺岗，有关部门需要帮助时，可以随机制宜，及时补位，避免工作中出现失误。

2、在工作中应当尽量避免角色冲突，合理解决角色的冲突问题。
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  z! J- P! c1 d- J, W（1）要摆正自己的位置
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首先必须认清“我是谁”这个问题。在工作中，秘书永远要遵循规则，为领导搞好服务。其次要知道“我在干什么”。秘书所从事的一般是基础性工作，包括资料收集、文件整理、材料写作、调查研究等，处于从属地位，其价值只有在为整体服务的过程中才能得到认同。
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（2）要保持角色系统的整体均衡

7 x3 `# l+ {) i秘书不能人为地给某一种或几种角色赋予功利色彩，或夸大其作用。秘书的多样性角色并无主次之分，因此要协调好在不同环境下的各种角色的转换。
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3 S; s# W, W6 h  K7 f  ]. r（3）要善于换位思考
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秘书的换位思考主要针对领导而言。比如有时领导工作上会出现差错，可能在处理事务时采取感性的方式，使得秘书不理解或想不通。这时秘书最好保持冷静的态度，把自己放在领导的位上加以思考，这样就会对领导偶然的过失表示理解，同时向领导提出善意的补正意见。

（4）要正确发挥各种角色的职能
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' ^: |  v/ b, T5 l4 `不同的角色具有不同的功能，角色主体只有自觉适应各种不断变化的环境，才能在实践中实现自我价值，从而极大地发挥自己的潜能。因此，秘书必须让自己的身份角色和职能角色同时体现在具体的行为上，共同发挥作用，这样就能不断提高自己的综合素质。

因此，有人提出秘书还应做到“十要”和“七戒”，即：
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十要：
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（1）脑要清：有清醒的头脑，有清晰的思维能力。

（2）心要诚：对领导忠诚，对基层群众热诚，以诚待人，勤奋工作。

（3）气要平：遇到困难和挫折，基层群众不理解时要平心静气，不发急、会制怒。

（4）眼要明：目光敏锐，善于发现新事物。

（5）耳要灵：及时收集各方面信息，及时了解群众的意见和反映并及时反馈给有关领导。

（6）嘴要严：严格遵守保密纪律，不该说的坚决不说。
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（7）腿要长：经常深入基层了解情况、调查研究，掌握第一手材料。
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" m3 l  B! ~4 [2 w' Q$ L（8）手要短：廉洁奉公，不伸手捞个人好处，不借领导名义牟取私利。

（9）行要正：作风正派，一举一动、一言一行都要起表率作用。

（10）笔要直：论人衡事都要客观公正。

7 R2 }+ L1 a; Y: Q, l7 \5 c七戒：

（1）戒敷衍塞责不尽心：工作责任心的强弱是能否胜任本职工作的第一要素。
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' H# N# f1 X' J" M5 A（2）戒疲于应付脑不勤：能撰写出既符合政策规定又合乎领导口味的文稿。
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（3）戒夸夸其谈腿不勤：说空话不办实事。
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, c8 t9 O! q" X$ y& s% s（4）戒飞短流长嘴不严：秘书工作要求其具有保密性。
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（5）戒稍遇挫折精神不振：要正视工作中的挫折。

* R9 x* G/ b* [) a（6）戒飞扬跋扈定位不准：应认清角色、摆正位置，绝不目中无人、居高临下。
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（7）戒曲意讨好心不正：做好自己的本职工作。

: R2 s- U6 ?3 P$ _$ H! C四、秘书角色意识养成
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, Y. u, Q1 m  }9 e! }$ Z秘书的角色意识，是秘书人员对秘书角色的心理体验，是对秘书责任、义务自学感知的心理活动。淡化和削弱了这种心理活动，秘书人员就无法发挥秘书作为具有强烈社会责任感的人的主观能动作用，成为一个机械履行秘书职能的“机器”，不可以成为一个优秀乃至卓越的秘书。那么，应当怎样培养和不断强化自己正确的角色意识呢？
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8 L3 J4 F0 d; }# v0 o2 v* D1、培养和强化高度民主的责任意识。秘书身处领导机关，直接或间接参与领导活动和政务活动，在社会生活中负有重要责任，具有较大作用和影响。因而，秘书人员必须树立强烈的责任意识，培养强烈的政治责任感和社会责任感，用模范的工作去推动生产发展、社会进步。
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2、培养和树立强烈的服从意识。秘书是领导决策的坚定的执行者和坚决维护者，秘书必须坚定不移、好不走样地贯彻领导决策，执行领导决定。对此，只有执行的义务，而没有抵制的权利。秘书在执行领导决策中的创造性，只能是艺术上的和形式上的创造和丰富，而不是内容上的偏离和改造。不同的意见、建议和想法必须在保证领导决策贯彻执行的前提下，采取适宜的、符合组织的原则的方式和程序提出。服从是秘书一个最基本最起码的角色意识，也应该是秘书意见和领导决策和意见不一致时唯一的调节原则和手段。
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3、培养和树立鲜明的服务意识。秘书工作总的利益指向，与其他社会工作一样，都是为人民服务、为社会服务，所不同的是秘书所承担的每一项具体工作，都是以服务为性质的，主要是为领导服务，也包括间接为机关、为基层服务。秘书必须把服务作为基本职能，充分认识和理解服务的崇高伟大，树立自觉服务的角色意识，在领导活动中甘当领导的配角，真诚热爱配角这一社会角色，把自己的全部热情和精力投入到伟大的服务活动中去，像春蚕吐丝一样一丝不苟、严谨认真，富于主动精神和责任感。
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4、培养和树立积极的参与意识。秘书要在坚定执行领导决策、决定的前提下，把强烈的社会责任感和事业心转化成为积极的参与意识，为领导出主意，想办法，当好幕僚和参谋，为领导活动提供最佳的服务。包括积极、正确、有价值的信息，科学数据、新鲜的资料、正确的见解，为领导工作和决策搞好超前服务，在决策后认真贯彻实施，督促检查执行情况，实事求是地向领导反馈信息，并要采取有效的方式，弥补领导决策中的某些遗漏，帮助领导及时纠正不正确的决策，成为领导工作的重要补充。

5、培养和树立较强的公关意识。秘书身处种种领导关系的热点和辐射中心，需要处理好上下级关系，沟通联络平衡左右关系，协调领导、部门之间的关系，接待受理群众来信来访，应对处理各种突发的紧急事件。除培养坚定的意志外，还要具有很强的公关能力，全面培养自己的学识、技能、阅历、经验和各种机关礼仪，学会和善于处理各种复杂关系，善于处理各种特殊、突如其来的紧急情况，化难为易、化险为夷，为领导承担一些忧虑解决一些困难。
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- h6 h, s0 I1 Y' w/ h5 f7 X' A: P6、培养和树立强烈的法规意识。秘书部门和秘书人员在政务活动中承担着起草行政公文和行政法规的任务，因而秘书人员必须具有鲜明的法规意识，用以指导自己的政务活动和约束自己的社会行为，要把强化法规观念的学习，变成工作渴求和自觉行动。
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7、培养和树立强烈的保密意识。秘书身处党政机关的心脏位置，大量接触机要文件，掌握许多核心机密，一旦失密，就会给工作带来损失，这是不能容许的。

( Q8 P% l  y( Y- g( ]3 \# z8、培养和树立必要的进谏、规劝意识。秘书人员要对领导政治上负责，除了工作上服务、支持以外，发现领导工作、决策上的问题和错误，要通过正当的渠道、妥善的方法向领导机构和有关领导反映，进行及时的纠正和处理；处理领导生活中的违纪问题，要进行坚持原则的必要抵制。对领导要做到服从而不是顺从，对领导的各种问题和恶习，绝不可以投其所好，甚至助纣为虐，推波助澜，使之走向犯罪的深渊。这不仅危害社会主义事业，也是对自身职业的极端不负责任。