一段：发通知
k3 x W: J8 p) s4 J( q- K用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议/ B1 } E* \$ y7 b
) |/ i8 D: h/ @) v% b& W二段：抓落实& x4 g/ V+ c3 h8 C: z4 F2 \
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到* d; c/ b& t$ t3 A) t( X& w- a
4 R6 j; v* r" R6 ^$ r' W三段：重检查" Y; G- ~2 T5 s5 x9 J/ D0 i$ N
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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1 a) d- w- z' P# d( }2 d* f四段：勤准备
" l/ V2 `8 C4 p: a3 e发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备' p& }# m; b& x9 B9 q
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）( N8 b3 y |2 d$ v# g% b
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六段：做记录+ m6 l$ R: _6 l$ e6 m0 C
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）4 A. C2 z- |' R3 b% Y! v
; U& s9 w9 U% p ?9 b1 X七段：发记录
" ]) c/ U0 a* _2 j, L; \会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
) G( s Y; m0 H$ U! L# k将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理. ~0 v- U( @0 R2 D+ g
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九段：做流程
9 e2 Q$ \$ x: \$ p9 n3 X把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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