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九段秘书区别

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天下一秘 发表于 2013-8-7 09:15:49 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
一段:发通知
/ k( j  m1 X2 K  k用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议
+ P/ M2 d! q' K( A4 z  a! ~7 ^' k' N7 n
二段:抓落实2 k# X3 T) Y6 I* f2 j5 c& k) {! g
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到
( y6 D4 Z0 P3 y4 m; F2 b8 N0 K+ k3 r
三段:重检查
$ Q. A: W" Y( P* y发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间% C9 B4 Q7 E- W2 Q* Q
* W3 |" a9 ^; ]- M' R: x( a1 g
四段:勤准备4 S1 L& l. P0 V& ?7 [& F
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
! ^: n) |7 A8 W: i' H* j
5 s# I5 W  V9 F( W6 z五段:细准备  _1 m; j6 Q9 J4 N. ]5 H% K4 w2 o6 r- _/ X
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
0 u( Z2 o. D+ I2 d3 r- k
5 W7 @4 u: i/ {% F6 p六段:做记录
5 p, X1 Z! U  J1 z/ }/ q% z发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)3 i4 ~. z" O8 ?5 G% M

0 P- Z( s' n1 M6 q' o- }, @七段:发记录6 J9 f' Q2 P  Y0 o/ H' m1 N
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
" H% ~; p, E8 W) q3 k4 G3 L8 Z4 N/ y. N7 v$ c3 m4 ^
八段:定责任( {" B& y5 Y, L) @* i# G
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
. M2 V+ z1 S: ]" F. `. A; V
$ e6 x& ^/ W; ]/ v, a6 M九段:做流程
9 ?  Z" k! ?7 }2 u把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
  i! f7 n, k  {+ ~5 v; T$ P5 s% u
 
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