一段：发通知/ o. W7 d" U8 R: R4 {
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议1 l# j+ Q* ]6 `' ^7 M& Q$ @4 ?/ w
3 n$ p6 _( S8 y% ^/ x8 P二段：抓落实% d* P$ N9 ?0 j
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
. Z7 Y4 C! o( F( Y/ [+ x0 j
" R4 p$ `8 l, G" @+ _三段：重检查
3 ?- o# L" r; @发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
% ^0 _3 H2 G/ P8 m! m# L0 o' m! v
四段：勤准备, H, u* I [6 M- ^) P
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
% S0 b& H( p x7 T& b8 Z' A1 X) O% \( y% T. j& H- I$ G/ p5 H
五段：细准备
4 d8 ?. U' f) Q; P1 ^. ^: D+ a, B发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
; B, p. x8 G6 f& F% x# s; `# W
' o/ N1 R9 @2 Z2 K" D六段：做记录
+ u4 V5 S, s1 |# B发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
2 u7 V( I7 m$ }! r0 }2 q, x# n5 R" [, m( A, H, M* T0 e
七段：发记录7 ?* l' ]8 O9 E; I8 Y5 u
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员6 B; `# N0 r1 M1 t& b
2 i4 G1 j# J) m& J! z0 ~/ n
八段：定责任
# S* J3 [" }- D" ^- G0 e将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
& w( D0 s. g2 B
/ ?; H# ^/ W% b) O( |. [九段：做流程: o: g: \/ B% i0 k h# b9 t, V2 V
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系) m T' C$ ^7 ?5 j+ v
|
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
