一段：发通知5 r9 ]8 X6 O6 L# n z! d
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
3 B0 t* V6 Z" U3 G5 q7 r发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到+ h" Y$ m) e' a" a5 s0 q, v
1 |) c( e) ~; G4 e4 b三段：重检查
- D! T9 I7 `7 n3 f, L发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备2 w' D2 w( K5 q* H3 u" B; b
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议! v2 b @- p% \; A* e
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五段：细准备/ s( S; l, W+ [; d) N4 p/ l% {
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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9 R; w: [% n+ P) {: Z六段：做记录
1 b6 B' C# h, G" ?( j$ N发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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$ }6 w- X: t6 W- e. z) Q七段：发记录
- T0 ]7 d3 V$ u; i* d会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任7 J/ p+ \5 @0 s& B
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理 s7 H6 [2 P: n; V7 J# n1 k+ G
' j' n: m7 R! B6 l4 v( i九段：做流程
5 F; E2 C: {6 a把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系. c" Z/ G( m F8 Z% V" O0 i; o
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