一段：发通知
, X* t) T, l/ M用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
5 H( m1 t5 O X% ^# e9 u8 y( r发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到8 i! `- F8 C. T' T
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三段：重检查0 M' S7 O% M, l3 n/ a$ ~
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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四段：勤准备
( I3 u1 u3 F6 B1 x% R发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议7 {) _- w- \" P4 o
2 p s! r" ]8 R/ \6 b" b9 H五段：细准备2 W- t8 u( Y6 I ^% m* F
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）$ ^ K7 O1 h- Y! E5 C8 N4 F/ x
# S4 M, O! a; _0 D2 W: `六段：做记录
$ }+ L9 t6 U) B; H& b发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）* j! y# ]6 m/ x( V& i# T
1 {, V" v: F9 m1 r9 F* L七段：发记录
* I; I" k3 p9 m: d会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员: C& f) _5 s2 a. S5 |
' a% |" z3 F( M4 b八段：定责任2 c0 ?' z5 u+ ^! f& C
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理- ^3 ? H0 d( I! w5 E
' V' J5 n3 |, y! V2 G# V九段：做流程
2 g/ D, a. o" H$ M+ i: \. A把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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