公文写作经典语录
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9 }" E1 G, T9 s$ [: e+ f2 `1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。7 _$ m' U. i/ S2 K3 }" ?# t
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。
2 ~+ Y/ X' f! r! l3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c2 s0 c; ]( O3 W9 |( [0 \
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。
t( O) O" _. j8 r5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y
5 i5 o9 s. G! f ?! K6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l
9 n' s5 c- R, k8 ^9 G9 C7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。( G9 V8 _$ n! u e' k
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。 y" h+ |# n, k" C
9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J$ n- k) z+ b8 [. s( Y) _$ V
例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知, d0 A) a) H5 v$ l
注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c: M4 o# `2 x2 N; ]" s
10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S# B! ?3 Z1 L8 i+ L, r3 K
例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
) X) V! E4 A0 B' ~* ^注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。! x* v+ ^5 |: e8 `/ K" i& d' ~
例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”
' @5 P8 z4 a; P4 G, T& o5 g% N+ H压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》
6 V! Y2 g0 t* S1 E0 P9 Q I4 d11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。
" u6 x3 u0 X% P- ^ 注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。2 U3 b$ S$ A. ]
12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
0 e2 J9 k7 J. t1 N13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。2 _' r$ n9 y: h0 f7 Z: ] X$ O
14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P8 [3 D% ~4 w! ~( r
编写的守则：导言+主体+结尾7 r! h' y0 S' A L3 [" T/ n
导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。3 e" q2 z" j; c6 B
主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j
$ F+ d, g8 i3 _* O4 h& ?5 ` 结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
* ]6 V$ C9 A8 n9 O% q 注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
* J( Q. ]$ W6 m1 A15、批复的标题：关于+事由+批复
2 ^. v" m0 P' H& g5 E5 C" T 编写的守则：开头+正文+结尾
& |$ K" v* ?* X( K: R$ B 开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。
1 F l: J) z! x) V; M' }, Z 正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
/ H% K! q& p! X6 y; S9 M) U 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~
6 b5 y2 a6 [4 }/ r+ k) p7 j 注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
E* m% |, I; x16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B$ V8 i. _) K6 C
编写的守则：导言+正文+结尾
: H& ?. C- L3 H& y! |0 Y* Q7 i导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G1 W0 w# g/ p8 R
正文：通知事项
4 v. H6 ?; A) a6 z( D结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O8 m: g4 t- W+ C
注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。+ D: B3 Y* T8 Z. Q9 k
会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等
8 _& P4 J: x" J/ I培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s8 S- r$ y; z, h5 e0 z2 T3 x3 `
17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?
: J& j+ q; l4 a! m9 ^7 G; G编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）2 u( C% W2 b) C `) |: S5 A0 g
情况——问题——建议
1 T- Y5 O) J% }9 u( y （只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i# M) }$ K7 x, Z. L, J4 x: D& R
情况——原因——责任及处理意见3 ?7 s5 F' x1 K1 B
注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d M. }6 r1 F4 R1 u
报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
" T, [* u$ T# z* P- P: m0 x 报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”# x( e9 m; j( J& K# s S
18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H2 C( ?; @, `0 c8 B9 Z
编写守则：开头+正文+结尾2 R+ X; T# k- A. ?- `
开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S- `$ E$ c9 q; ^
正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x9 b% s- w6 {7 ^5 a c: Q
结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。! k9 [" _! x% o* [
注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。; p% q; o* H, k k7 V# y ?/ m$ g, z+ ?
19、决定的标题：关于+事由+决定
7 L4 t: O" g: c+ M& w; j: V4 s编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [
% g4 V3 _3 e, g" N8 W6 d导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
% T) o& i: L9 N6 j5 G主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
/ D. C/ }7 d# s8 d' m9 Y$ M3 s* A结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y6 C+ z0 U7 t9 x1 z7 S0 r" _/ a, p
20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T# P) V `: w; `- X( n
编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
v. p/ l8 q8 k, E- C导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^' }" U5 Z2 u% d4 W/ |% H9 B
正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L
: p+ Q7 V" w% W! R, O# |# U Y结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g
. C6 d# ^& c% x1 T& q3 B3 \注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。- T4 _) ` R2 g2 Z0 u
21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要
s9 R. Z7 @% g' T2 b% w编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
# |- r. A l9 @4 b$ H会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P, a: _5 u |$ K
会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A) E9 X# I5 @7 Q/ ?
结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s) W. e4 c2 m" U8 O* ]
22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。! b6 N# Y, }" G
23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。
U: @' V9 ?# p; P+ Y3 s24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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