如何提高工作效率——加强时间管理

一、“时间管理”的重要性

5 n/ ~% }9 i3 Z% _+ l; w6 \大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，格里在威格利南方联营公司当了20多年的总经理，该公司是美国最成功的超级市场之一，他获得了许多值得引证的荣誉。第一，他的工作历程记录几乎为所有的总经理所羡慕，这个记录中包括连年不断的销售记录和利润记录。第二，他毫不松懈地连续应用计划、组织、授权、激励、评价和控制等项目基本原则，显示了他专业管理的精神。第三，他献身时间管理原则的事迹已经得到大量文章的赞扬。在格里看来，正确的管理的基础是良好的时间管理。

二、时间管理的误区

我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。以下列出时间管理的五个误区。

+ V) m. g" E+ `误区之一：工作缺乏计划

2 }" v9 D* F! z# k查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课。伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是由于李爱菲的那数句真言。
# k9 |8 E) M" ]. Q  d2 s# q
尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条：
' _$ W8 V+ V9 ?( J) Y
1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考；
- z1 ~) {7 F7 f; h
2、不做计划也能获得实效；
0 u6 S. e' {" S9 z- H( d
7 \- t' P* \; A* m% O6 p" `2 X% Q* C3、不了解做计划的好处；

$ h( q: @, g, c3 b) O- C% c4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心；

. ]* q# h& t4 J( e; p1 B. y5、不知如何做计划。

我们作为一个高新科技企业的员工，要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把以上原因当做工作中的借口，为什么呢？剖析如下：

4 m% a+ o) Y/ P1 E0 @" Z( r: Q. s  [) K8 j1、固然有些事情是易行而难料的，但若过分地强调这一点，则有可能养成一种“做了再说”或“船到桥头自然直”的侥幸心理。试问：房子燃烧的紧要关头，消防队员是否应立刻拿起水龙头或灭火筒进行抢救，还是应花费少许时间判别风向、寻找火源、分派工作，然后再进行抢救？

2、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。
) Y) P7 T7 V, \% Y
$ M# X  _( ^3 }" B7 n$ S/ ]$ c3、由于目标中拟定假设的客观环境发生变动，计划与事实常常难以趋于一致，所以我们必须定期审察我们的目标与计划，做出必要的修正，寻找最佳途径。但如果是处于无计划的引导，则一切行动将杂乱无章，最终走进死胡同。

综上所述，由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果：
2 W# Q0 O* J" f. S1 r+ u
1、目标不明确；

; D  V0 p  y# u6 G$ j2、没有进行工作归类的习惯；
5 L) i& Y2 r; e* i; {) {5 j
3、缺乏做事轻重缓急的顺序；
9 w( q6 M* G) C7 }: R; M% `
% g$ R9 t: V. r6 m4、没有时间分配的原则。

+ C, C* U7 n$ d" D8 C( z8 o$ j误区之二：组织工作不当

组织工作不当的主要体现在以下几个方面：

*职责权限不清，工作内容重复；
) p2 N1 l- S! m! p! e3 `
*“事必躬亲，亲力而为”；
( L) a% H$ n% u) a. S
% k9 @: p& W. C- n*沟通不良；
% K- c1 U, w1 Z5 Y
! S7 B& H* J% C$ W*工作时断时续；
" f  g: S" B4 z/ z/ I* X8 A
首先，学会如何接受请托：对于我们每一个人来说，所面临的请托可能来自部属、上司、其他同级管理者或是组织以外的人士。在很多请托中，有一类是职务所系而责无旁贷的；另一类虽然也是职务所系，但请托本身却是不合时宜或是不合情理的；尚有一类请托则属无义务给予履行的请托，经常引起我们困扰的是后两类请托。
. E  }: h( x6 C" r
倘若我们为了想做广受爱戴的好人而有求必应，则各色各类的请托将四面八方地源源涌来。一旦他办不妥委托的事项，则不仅他所企求的爱戴将化为乌有，而且他将丧失请托者尊敬。“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。
" H) k. e1 i3 e
所以在我们接受请托之前不妨先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受它，则需承担什么后果？经过这一番“成本——效益分析”之后，你就可以决定取舍了。

其次，学会利用资源。对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员等等。
0 X5 }7 y: A8 A: s$ U
' u" X7 M4 b" g) p( m) ~5 g, ~对于管理者而言，他们经常容易犯下面的错误：
% G  V' w2 H0 J# @% }( J$ l
1、担心部属做错事；
6 t1 Y8 Z3 ~# ^8 w. k
& G* L4 |$ o6 B- ~  r2、担心下属表现太好；
, I2 e. h0 j) ^' p! y/ N7 u
# {% W5 H: @, a! q8 h3、担心丧失对下属的控制；

4、不愿意放弃得心应手的工作；

5、找不到合适的下属授权。
; z9 _8 Y% y7 \- W7 O$ n6 p) ^
其实每个人的精力都是有限的，尤其是管理者应当学会授权，将主要的精力和时间放在更重要的事情上。
2 M7 r/ |# l4 b; v# J, F% [% B
误区三：时间控制不够

我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱：

1、习惯拖延时间；

( C" `: g+ \- o7 W5 r4 l' G2 w2、不擅处理不速之客的打扰；

3、不擅处理无端电话的打扰；

4、泛滥的“会议病”困扰。

不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！
. M! ]  M5 T) C2 h0 R1 W
# A# [, ^! p* l; y. {$ z误区四：整理整顿不足
! M/ d: f2 B% [0 N
4 k/ m1 v3 s/ ?% }$ k7 Y! G办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不具条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”：“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”：“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”

1 M/ _; @/ k) k4 m当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？

" V$ ]& g" c' U0 F误区五：进取意识不强

我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：
* c. j/ W8 S4 {+ q0 J9 B
*个人的消极态度；
6 \& M( {/ F& T) D' h& |
*做事拖拉，找借口不干工作；
$ z. P  P) X2 {" \
*唏嘘不已，做白日梦；
8 }& x2 V6 v6 @; O& c' x& U; @
. D" `% n) I$ [/ J; \" k*工作中闲聊。

" U% C! s; u- Y8 q如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！

' q: \  K* v& N' V好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记住“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：
# G% v  d- ]1 s% `% r  R
; e* t: u4 `" A$ Z9 e' h昨天是一张已被注销的支票，

! T( g) y! r  h# k9 G- O9 X; f明天是一张尚未到期的本票，
8 K' |; L% l4 N; n8 k
8 [" _) l2 {7 x# }4 o2 [今天则是随时可运用的现金。请善用它！