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/ W: b' `& d, M2 X7 U% Nmso-font-kerning:0pt">2012 4 C2 H# ?' B- T Z- H( s3 \font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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( U2 B! S/ E! ^" A/ o3 Mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容! r- D: O' ^" O; G+ zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
" F, z" ?, |0 m {0 J2 R: f+ \- s/ s1 q( {3 {7 _2 }7 l
. q1 m9 n0 U& h3 M+ J% m7 V2 Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# N6 b# ~! n/ E& [- b4 t9 I4 F- rcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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p: q8 {4 S: Y) J6 j0 I2 O# {, [) O0 |- U* Omso-font-kerning:0pt">1. 6 y7 @, Z+ ]% S5 `, [宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ! {. N6 U! H9 |' ?3 `
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mso-font-kerning:0pt">2. 2 k% j0 O" T1 R6 @% F b, e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 ) A! m0 E+ Y: Z2 E5 Q
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) Y, r# m, ?; P# S$ V0 \4 k6 A1 y& lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 9 u& K, ?' `: r/ A
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 V% s [- i( \: d" T4 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 8 b: ?" z: q0 R J- `6 S
/ e9 u8 t) Z; E- H. n$ v# h4 h# ~/ xmso-font-kerning:0pt">2. % U/ B2 H* R) ]4 u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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" X9 `2 q2 E. \9 A m$ p# G* m6 |+ Smso-font-kerning:0pt">3. 0 K* ], [# ?' u; k" e- O
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;* S2 v1 I' t' {% \
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。$ }3 _* S$ R7 H) Q
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mso-font-kerning:0pt">1. 4 g5 \% c+ U: k8 r6 [& `$ V% M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ! e5 r/ |+ u) j( `; T
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mso-font-kerning:0pt">2. 7 t5 S4 O3 I& a( q, d, i宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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; b! e9 M' J9 W4 `, a0 }' z+ |5 y4 a6 o: J5 L& ?* Xmso-font-kerning:0pt">3. ' q6 }! u: l- b: {( G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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' h4 a7 m) _3 i6 j2 U3 a7 {( ^& b0 }6 y
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。 a4 E- \. g4 ?5 ?7 ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 N) Z2 _1 b5 _% c6 V: t' l
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: q# e: M$ m& zmso-font-kerning:0pt">1. 7 p$ E4 Y t/ t) B# }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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7 v3 g3 {% S( _/ n% d7 X. d/ rmso-font-kerning:0pt">2. : R5 d" L; z- {9 \
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. " R1 L2 h9 O6 x" W+ z6 T: F$ K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。+ L9 _1 T8 p. G8 Vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> * L5 H) E3 @: c, a8 L, B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 E. s3 w+ L( Z0 Q) e& M3 ]- K- sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考. B) g3 d- P, m, U4 kcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 S) X% _# L; Q4 L) {4 R5 H
$ `( T0 M) z0 F& ^* T8 x7 X; s3 v8 w) q0 }7 T/ q$ \9 g12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:' R! H% n6 N1 `
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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/ J: p5 T; N, @6 Y1 F5 N; ]2 ^$ W$ e% z( {9 @color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
7 ]. p& B7 \, qAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 * D( A$ Y' N; |5 p6 r" u9 J* N, O
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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