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4 l( n) G. Y/ T1 Z+ k6 vmso-font-kerning:0pt">2012 ! E; m' Y7 g. o, [) }0 j% xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 8 J' U" H( p( i! _) X. y
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9 F; S: j" {! {5 Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容& i2 I8 R4 o5 `1 f# Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
3 p" |7 D2 t: C2 {9 Z1 S9 {( |6 [; C/ t, k
# M1 k! p# P7 q e6 ?0 Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。' u8 ]% L0 |$ a- l. C' y" y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : [4 S3 F1 r. g4 k) p$ f& K4 T
1 l* F5 C2 }: m9 a2 u9 {0 Z0 `- Imso-font-kerning:0pt">1. ; [: O( j) O, ^% k% R/ q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 0 @5 g1 \* j( R1 i& U# H. e
# {6 Q* V6 ?4 P1 g% x# u+ Q# Z& ^% Lmso-font-kerning:0pt">2. L! M& R/ n S# `/ J4 n; m0 F
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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" \6 j7 c \( |' \! ?2 Q s; ?( R+ H N# q' Y$ i7 w+ B# Qmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。6 t2 f- B$ Q) P6 C: ?. `% ?
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * A" Q$ \+ A9 q1 `8 e# d- K( c C1 W
\4 G7 {5 v F4 S8 l# M6 S* ]8 W Z0 m E# F) c5 y5 ?+ Nmso-font-kerning:0pt">1. 8 W% B6 l X, @2 {- f) K( ~/ S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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6 y7 J( ~: F( J; {4 n$ D. A: D( L2 ~4 j' i; hmso-font-kerning:0pt">2. , M: _, c2 K/ R4 u, u" k2 E1 p
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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7 x C5 D& u5 F1 N2 ^$ n; p7 Zmso-font-kerning:0pt">3. 5 |- q( Y' R7 @: \- L. b. k
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
6 E1 `3 P, h5 W/ J M6 |7 Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。+ ^- O F2 D; }
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9 H7 r, H( W" m. Y. \3 F! J. F" p5 {" x' hmso-font-kerning:0pt">1. , ~6 y; i+ b$ a8 T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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* v5 t9 [+ y7 ?4 K- Z. t: Y. K( k- E* tmso-font-kerning:0pt">2. * T1 S; O/ i8 ? T
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 ' G! L' R$ Z/ L: `% O
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mso-font-kerning:0pt">3. 9 ^) i. x. d, S X" d3 b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。; S) h/ |4 H+ h! p( n& Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. 2 `" `1 a/ S/ `1 [# ]3 `+ ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 4 g$ w9 K( [, A5 }2 v+ R
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2 i' O. y8 T" o6 f: X1 Zmso-font-kerning:0pt">2. 9 N9 L! J7 J$ Q5 V! U4 ~
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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2 o+ d8 @* E- n7 `mso-font-kerning:0pt">3. : N4 Y' F( C2 {/ g
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 # Z, S6 \! E5 E4 k) G. W4 _
+ c7 d5 K. A- V3 D0 B% A; ^* m0 a8 O1 }8 v3 I3 Wmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。* G! h% B# ^$ z3 n8 l
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : R) X! x0 N7 K
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mso-font-kerning:0pt"> 7 U- z. `- l; g6 Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - Y6 ^7 L& N: v+ O4 }9 [
4 l* E/ v) d* g, ~( F ]9 E1 k$ P" gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考3 B a# P& E* [: J* o4 J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % C' [- r+ v% R5 S
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:& w9 x$ h2 n$ u. V/ ] o
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 * ^9 \: T8 Z4 o' ~" K) D$ K# o, z
! o5 V* X3 T$ ]/ z* k" R9 h/ \0 g8 D) {& k O$ h. P& Hcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:* O9 W/ I5 g) A: o' r' {* r6 D
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ r' S6 a0 }% K' H% V9 ncolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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