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mso-font-kerning:0pt">2012 7 b T9 r. y1 l% y- Y7 ?+ w# Ifont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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' J- G6 X' w) ?1 x: f, a5 t0 W! S
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容; @' c% L# G; N4 J- C% {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' p) l. [# I6 M* x
! y$ I% l, ~2 t4 R* e, f: d2 q6 p. X% N2 p/ k4 h: ?: N. p7 Hmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。7 ~( V# U4 s4 Y3 ^
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 r# b$ Q5 V( Z. x
, r! a! [( [2 }" T
( g1 d c$ O3 \0 `: W+ i* a1 g* dmso-font-kerning:0pt">1. # g6 b% Z- ?, h8 g+ P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ' g0 w6 F" {' Z' c7 j
: X8 Q5 X- @; E* Q' G/ z) V1 Q9 t9 v0 Y, Q2 U8 omso-font-kerning:0pt">2. & u, |* v# b! ~1 s
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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7 u b0 k3 o8 Ymso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。$ w. ?. c4 F: \4 z ]color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . t& a0 V) W- O0 r3 C, e U2 |1 D
3 q2 G& ~! W$ ~0 z. Q% N0 q* Q! Lmso-font-kerning:0pt">1. 1 Z. l: W# r3 y6 t9 Q% I' E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 : M6 l2 D+ l2 L; q0 Q5 M
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mso-font-kerning:0pt">2. * n! v2 M4 a8 [+ K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 z8 Y, b% v" |/ B0 ?8 G$ E+ d
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 0 P! F% A. B2 ?1 D: A
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
( I' C/ T# \2 Ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。/ u/ b5 q6 [- U7 L
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1 I. `% D' S% g; T; O) d: Z) ~+ V! I# j2 F/ Y
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mso-font-kerning:0pt">1. 7 [6 [' ~/ r$ \) `7 G+ D' K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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- \# N/ J6 y, M. u3 C) g! Y% r K5 r+ B4 |0 X1 l. \$ }mso-font-kerning:0pt">2. 8 O( z4 E$ r0 z! i' a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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; \4 i4 ^8 P2 lmso-font-kerning:0pt">3. . c9 c- l" l7 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 # W4 F6 a `9 W8 q5 f) c
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。: L2 ]7 C+ v$ L/ q f, h/ gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % S; h' A/ b- C! {. X! S' X
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4 E/ I! H% n6 A- imso-font-kerning:0pt">1. 6 g0 b0 e6 `! J7 P; v' R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ' x# m+ n# l. ?0 D, k# o0 Y
0 D/ U# \* k5 }4 V4 H; q& s- e3 \' n1 C* ?9 D& L. b- lmso-font-kerning:0pt">2. 5 h: y: A$ p! r5 P* ~, a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 ( j. f1 u: G; K
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mso-font-kerning:0pt">3. 4 N. f. }2 {( J. W5 i1 B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 3 g9 p1 `/ V }7 ^ F) I9 B2 @
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: A$ `, x5 |, R0 o6 {# qmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。+ J( r0 V L* w; W W7 ?" u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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3 H( t; L Q& \5 N& n9 I: Z) S' }" z: xmso-font-kerning:0pt"> ) I5 s: U v4 D宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考/ P9 `/ l; ]; l; [- x. x4 m- e; h1 N$ lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 Z8 y' D# L7 x, T
: I3 q. V$ a, z- X% b* N1 c' L' Q5 r9 A% A* {, j12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
4 j6 n5 P' E! S& o8 i" a3 L0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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1 \; K: N8 C0 p" I# i7 X! L7 `$ s& M E7 Fcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
7 _# M: g$ w8 y; n8 K2 _AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 5 B' k# l. H) o! i4 ] F; \color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:8 p+ `8 ^( Q% O& l) z% x( P9 D2 a
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