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3 B/ ?# Y& e: D& l) T( C+ P; r) Vmso-font-kerning:0pt">2012 4 E9 x- j8 U3 L4 I2 u, O" lfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T9704—2012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容, l% f' G7 ], u# bcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> - p8 t* N& U& B4 H A
# \2 c, Y* E/ u# Y, M4 B! P9 T G' i- `' w# e
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。, n1 K# h; u4 x- f
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( u1 Y; ~6 Q5 @- V" ~- A
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/ F2 @9 x* T$ ^# Ymso-font-kerning:0pt">1. 2 i/ f5 }( V, D P J' b
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4。 4 ]- Q9 U. N" w! @7 {& T; y
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mso-font-kerning:0pt">2. - \- D3 u% q# }: G. C# x: F' t7 [ n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm, 左2.8cm, 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm, 版心高度297mm37mm-35mm=225mm, 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。5 n, A/ \: R6 e' K
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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7 n- A: Y/ {/ _' L v0 x7 B' X0 Q: }mso-font-kerning:0pt">1. 6 `9 k" e, l' m# V% a H2 o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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+ K0 W; H$ ~+ ^/ P q4 o3 j. ?; emso-font-kerning:0pt">2. + Y$ b# h2 T, {0 t9 }% I$ J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62”,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68%” ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. 9 E {7 I& ?$ w) }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62磅”,单击确定。 ( @5 ?# U, u' x( X2 T2 D
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
_" \4 n+ l/ c) S# B6 Wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> (三)确定并标识发文字号。+ N0 L( ?" a- m. K6 J
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mso-font-kerning:0pt">1. , r: ~7 j& X& q9 C5 ~3 m: K7 x宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”,即3 号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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& O5 `" F5 q- {$ ~8 x3 L. m% F: Mmso-font-kerning:0pt">2. % R( \0 S6 J, c4 ]3 @! W宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”, 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. ! h/ }' L9 e' s宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。" ?7 y) K6 N: k$ C( I6 k4 V
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . I0 B1 E# s& S0 a& f
: j9 Z3 q. H( G8 ^" y; [. u9 n8 ~/ ^+ J; omso-font-kerning:0pt">1. ! m2 s; b2 [" X7 p: r' Q c; N2 }
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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, R. c0 y, U" d7 }# ]) U I" i) A# L+ y5 _! w- q
mso-font-kerning:0pt">2. 9 |& n2 I' k* Y& `4 \1 k9 A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 8 g" g7 Q1 g+ C/ o/ e0 r7 F
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mso-font-kerning:0pt">3. . P! U7 d2 n( n8 p" c2 f/ k! \% f: `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8磅”。 * a& B8 Z: Z. f" z+ f
9 V' `; I' G2 h4 ?1 _& @4 }" ^1 @! U9 {0 J0 Q+ F" gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。( v& s) t* m2 B. Y9 f6 D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , t$ ?" P0 x2 y) ]: q# C
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! Z( f# x4 o" O7 K2 V# k) D5 gmso-font-kerning:0pt"> ) U! M) P* v7 q
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; i8 r% {/ W8 |9 F* r7 E2 sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考- ], d) Y: s+ K, T( E
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> # i! x2 Y L. p' W m
( @- S8 B! Y% w+ c& z" |0 z' ?% E+ ^4 b w! N2 e( n12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
( s( \" y% K) f( f0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
9 J( m4 B; n, ]+ a. V) i4 P, [$ t8 H4 P D" [6 k
& D9 I2 x% C5 \9 v" ]; Dcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
' h2 W- y1 ?7 s3 eAR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 : Y3 X/ d) c1 Pcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 q5 Q' v$ k- E& Y0 i
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