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办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

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办公室业务 发表于 2014-11-3 13:28:46 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

4 l( n) G. Y/ T1 Z+ k6 vmso-font-kerning:0pt">2012 ! E; m' Y7 g. o, [) }0 j% xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年29日,为提高党政机关公文的规范化和标准化水平,又发布了《党政机关公文格式(GB/T97042012)》。所颁发的《条例》和《格式》,其目的就是要求统一公文格式,突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中,各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索,形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面,作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例,展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

8 J' U" H( p( i! _) X. y 3 w# u' I' P/ u# X

9 F; S: j" {! {5 Rfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容& i2 I8 R4 o5 `1 f# Ncolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

3 p" |7 D2 t: C2 {9 Z1 S9 {( |6 [; C/ t, k

# M1 k! p# P7 q e6 ?0 Bmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(一)页面设置。' u8 ]% L0 |$ a- l. C' y" y color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

: [4 S3 F1 r. g4 k) p$ f& K4 T 1 l* F5 C2 }: m

9 a2 u9 {0 Z0 `- Imso-font-kerning:0pt">1. ; [: O( j) O, ^% k% R/ q 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档,单击“文件”→“页面设置”,打开“页面设置”对话框,选择“纸张”选项卡,把纸张大小设置为A4

0 @5 g1 \* j( R1 i& U# H. e # {6 Q* V6 ?4 P1 g% x

# u+ Q# Z& ^% Lmso-font-kerning:0pt">2.  L! M& R/ n S# `/ J4 n; m0 F 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡,首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”,然后在“方向”设置栏中选择“纵向”,然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm,下3.5cm 2.8cm 2.6cm。最后点“确定”。计算公式为:标准A4 纸张297mm×210mm 版心高度297mm37mm-35mm=225mm 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下,布局满足三大条件:一是从垂直方向看,公文版心整体略处于纸面下部,给人以沉重感觉,符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间,便于公文处理。三是从水平方向看,订口略大于切口,便于装订阅读。

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s; ?( R+ H N# q' Y$ i7 w+ B# Qmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(二)制作发文机关标识。6 t2 f- B$ Q) P6 C: ?. `% ? color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

* A" Q$ \+ A9 q1 `8 e# d- K( c C1 W \4 G7 {5 v F4 S8 l# M6 S

* ]8 W Z0 m E# F) c5 y5 ?+ Nmso-font-kerning:0pt">1. 8 W% B6 l X, @2 {- f) K( ~/ S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符,并把这个回车符的大小和行距(固定值) 都设置为99.5 磅,即35mm。或点击插入文本框,设置文本框高度(行)3.5cm,选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范,取消以往上行文与下行文差异距离设置,统一规定为35mm35mm亦是三行多的距离,正好可以标注份号、密级和保密期限,以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

. V! U4 H, J5 i2 \8 ] 6 y7 J( ~: F( J; {

4 n$ D. A: D( L2 ~4 j' i; hmso-font-kerning:0pt">2. , M: _, c2 K/ R4 u, u" k2 E1 p 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”,并使之居中排列。选择这行字,对它进行格式设置:点击“格式”→“字体”,选择“字体”选项卡,在“中文字体”选择框中,选择“小标宋”(或用宋体代替),在“字形”选择框中选择“常规”,在“字号”选择框中直接输入“62,即单个字的宽和高都是62 磅,也就是22mm,在“字体颜色”选择框中选择红色;选择“字符间距”选项,在“缩放”选择框中选择“68% ,使单个字的宽度缩小为高度的68%,即15mm。点击“确定”,完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm,主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准,而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值,但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上,文字少的情况下要适当拉宽字间距,文字多的情况下尽量压缩字间距(或缩放比例),总体上要小于版心,做到醒目、美观、庄重。

) S a+ I8 n( I4 X- d6 Q1 `6 w' K. {/ R" X2 E- q5 x3 u

7 x C5 D& u5 F1 N2 ^$ n; p7 Zmso-font-kerning:0pt">3. 5 |- q( Y' R7 @: \- L. b. k 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行,把第二行的行距设置成固定值“62”,单击确定。

# i* J. `' A6 F - Z5 `2 [: ?2 x! U7 ]! K U

. w) v- b$ D# v% G font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; 6 E1 `3 P, h5 W/ J M6 |7 Dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">   (三)确定并标识发文字号。+ ^- O F2 D; } mso-font-kerning:0pt">

- _4 E4 ^ K; z8 O$ h 9 H7 r, H( W" m

. Y. \3 F! J. F" p5 {" x' hmso-font-kerning:0pt">1. , ~6 y; i+ b$ a8 T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为号仿宋字的回车符,并把这两行的行距都设置成“固定值”“16”,即号字的高度值,这样根据《格式》要求,发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

& D: d B$ c: T9 q+ \ * v5 t9 [+ y7 ?4 K- Z. t

: Y. K( k- E* tmso-font-kerning:0pt">2. * T1 S; O/ i8 ? T 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号,比如“XX 司〔2014号”或“XX厂〔2014号”, 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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! [. e) \# L) \/ }( i mso-font-kerning:0pt">3. 9 ^) i. x. d, S X" d3 b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行,并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

( f/ m" k9 K5 W+ e. X0 b8 v. d: z# Y% K' R) d+ S

7 c8 T* B8 Z. M0 f# g, K1 `$ Q5 z mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(四)红色分隔线。; S) h/ |4 H+ h! p( n& Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

) d, ]3 F" P( `6 ]- `4 }0 Z6 {; x+ F1 |. o) f6 Y6 v

2 H/ Q6 Z: V0 Z5 n, `5 Z9 e* n mso-font-kerning:0pt">1. 2 `" `1 a/ S/ `1 [# ]3 `+ ^ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行,输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

4 g$ w9 K( [, A5 }2 v+ R ' @! T* T* G1 ?/ i

2 i' O. y8 T" o6 f: X1 Zmso-font-kerning:0pt">2. 9 N9 L! J7 J$ Q5 V! U4 ~ 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行,并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

, E; D% w1 Q6 j% ^# ]9 J% n! `( n h' o/ ]% u/ R2 Q6 B$ d' a

2 o+ d8 @* E- n7 `mso-font-kerning:0pt">3. : N4 Y' F( C2 {/ g 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”,打开“自选图形”工具栏,选择直线工具,在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线,打开“设置自选图形格式”对话框,选择“颜色与线条”选项卡,设置线条颜色为“红色”, 线条虚实为“实线”,线条粗细为“1.0-1.5 磅”,即0.35mm-0.5mm。单击“确定”,完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整,最大应不超过1mm,即“2.8”。

# Z, S6 \! E5 E4 k) G. W4 _ + c7 d5 K. A- V3 D0 B

% A; ^* m0 a8 O1 }8 v3 I3 Wmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">(五)设置标题。* G! h% B# ^$ z3 n8 l color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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游客,如果您要查看本帖隐藏内容请回复

7 U- z. `- l; g6 Q宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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]9 E1 k$ P" gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考3 B a# P& E* [: J* o4 J color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

% C' [- r+ v% R5 S - w, G' _4 p- B' g$ N0 m, v

6 E: R t* `7 @ p 12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:& w9 x$ h2 n$ u. V/ ] o 0pt">笔者通过外出学习和参观交流,以及阅读上级及相关企事业单位公文,发现不同单位不同部门,甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同,千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方,更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解,也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

* ^9 \: T8 Z4 o' ~" K) D$ K# o, z ! o5 V* X3 T$ ]/ z* k" R9 h/ \0 g8 D) {& k O$ h. P& Hcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:* O9 W/ I5 g) A: o' r' {* r6 D AR-SA">(作者:中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 $ r' S6 a0 }% K' H% V9 ncolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: . N" W; {5 p' ]% cAR-SA">)

 

精彩评论4

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tshli 发表于 2014-11-3 14:15:27 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域,在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高,有必要对Word 制版进行说明和规范,从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值,比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。4 K" k9 X. B2 k% u
 
yqczqcz 发表于 2015-1-22 22:39:26 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
谢谢楼主,学习中,这是好东西!
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:30:33 | 显示全部楼层
 
专业写文章
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
zhongsm520 发表于 2016-11-16 14:32:58 | 显示全部楼层
 
三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用
 
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