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( l0 j0 }+ d0 N/ W7 L6 T# c
mso-font-kerning:0pt">2012 2 \, d% m# I; N/ `4 Kfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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/ i8 y# j9 Z# ~" J. u$ w2 hfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容$ @* H7 h' O" }$ K/ Y+ J
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ; X. {0 z& Y* @& J; ~
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。5 C8 H( O" \/ |color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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; J5 x- l* n& Y' _$ r" z% P3 ]3 M' @ Q1 _* bmso-font-kerning:0pt">1. 7 }9 ?. ^7 x. u7 n3 O宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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Z6 t; b+ ]3 ~mso-font-kerning:0pt">2. , N: w9 S- }- p6 z7 F* a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 % t5 e7 T- |. g8 C: e
% u& j3 H7 I: [/ q6 z7 _( o0 q9 u i t Q. T8 pmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。$ t" H* W; u2 ~- }7 Fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. ; u+ Z3 d1 ~. f/ m1 t( v
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 4 R4 A$ l# u) y
( a% Q) J3 x" x" \3 k" L9 Q; g; e9 a/ i- j) d/ J! Vmso-font-kerning:0pt">2. 5 x$ z/ g s, r5 X/ S
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 : m7 {! y4 E, X, X) b0 t
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mso-font-kerning:0pt">3. # h8 C. U# N% Y) v2 G, ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 1 F- |/ B9 k9 L$ H m. J. E( e/ b
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
# ?3 w$ l" M9 G; A$ j w8 d6 q Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。$ P. g) z# H _/ i3 n5 \mso-font-kerning:0pt"> G. g$ x+ P2 V* N- y: A* ~
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mso-font-kerning:0pt">1. ( ~: B4 Y# c' t. u3 d. `0 F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 % D1 p* l( B( j4 |+ H9 F4 _- }4 ?
. w. B5 Y0 Y; D* R2 X" t2 _4 Y) K
; B) E* D: j/ emso-font-kerning:0pt">2. 1 _+ h9 w0 w. q' u# N; Q- Z2 G# @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. % h: g' Y7 i+ o5 C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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5 M# ~; E; {; S5 D) O0 q5 O) v9 D$ I6 @9 H9 l7 R7 V" Rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。 s* v1 y: m( U7 y/ o) m% l$ ]
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 ~8 _3 G2 f( C; G. C$ i- I
* f u( B& \# A% M, X- T" K L
" O. u8 A1 W. w# u+ J; ? hmso-font-kerning:0pt">1. % O( C% |& h- V5 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. # \' C& }" Y, o( `% `0 k宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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mso-font-kerning:0pt">3. 1 w9 ]1 x% B( }, ?- q; B% z+ @
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 ; o: i% b, G# ]0 N m
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。 _( p f/ r! p" d7 B4 Q
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 7 L7 J( M) [" P% o; B, S' @ S# ^
0 s% U4 w! }9 E# O6 c0 Y( B" H+ W/ ]. G, ]* |9 J; w& ]
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宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考5 Q# X% U3 s4 S2 X6 u# Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 J9 d. u3 b4 H! J3 x5 C' C
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; d) r! N5 s' b6 P12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:4 \% U! A% k' z! X
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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1 o" @1 f" a5 ~! D2 F# Z! l# S* _: L/ p9 l; a4 Ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:# n( @+ N, q* ]2 p P0 |
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 , P6 B( Z3 E/ F. ~% C
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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