公务接待手册

  1
来文通知或领导安排
# x* z3 l6 G9 p1 C* S) Y　　一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察，事先都要通过函件往来联系，或通过电话联系。属于上级领导来考察，不存在同意不同意问题，也不存在回函问题，直接考虑如何接待的问题；属于外单位来学习考察的，要给领导汇报，请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来，或者是让对方推迟几天来，要通过回函或电话联系告知对方，在此基础上考虑接待方案，做好接待准备。
2 r8 @; u* d  v& _/ P$ u6 _　　
2
与对方联系人取得联系，确定时间、人员、行程等事宜
$ j6 H& w* u. M& E! b　　确定时间，来访人员职务、姓名、联系电话，对方日程及行程安排，是否需要召开会议、就餐、住宿，是否需要预订机票火车票。
　　
3
8 {5 [. K9 l; ~% `+ F; p制定接待初步方案
: \; @3 {6 ?5 ?7 s6 B　　向有关领导汇报，确定我方陪同人员。安排日程及行程，合理制定参观线路。落实责任人，分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容：
　　一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；
$ c1 Q+ z% ]9 I　　二是会议议程及有关事项（含主持人、讨论议题等）；
　　三是用餐、住宿安排及有关事项（含餐桌号、房间号安排，陪餐人员安排等）；
& S. {" d2 f/ D　　四是对方人员名单；
) r! l+ {" C' R5 F　　五是我方陪同人员名单；
, {& R! h, j7 x2 z+ o0 u　　六是工作要求及分工等有关事项（含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等）。
# c( f0 c. Z# h. k　　若遇大型接待或接待日程较长，可考虑印制接待方案发放给对方，还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介，考察期间天气提示等等。
　　
4
与对方进行沟通，修改、确定接待方案
9 Q+ P& A, ]! R/ U9 R. M　　按照对方要求，修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前，一定要及时告知我方，便于应对。
　　
5
1 X- E4 p! C* ]1 w9 [( G' ~" H迎接、引导（或接机接站）
. n. R7 E! {* X, z  [3 |' k　　向有关领导汇报，根据接待需要确定迎接、引导人和车辆（接机接站人和车辆），要随时与对方联系人取得联系，掌握行进度，有效控制对接时间。若接机接站，看是否需要准备鲜花等物品。
, l- g  S- a$ o5 h6 L7 a9 @, v　　
6
* I! h7 y4 H4 E5 y, D/ O, b按路线参观
- M, T4 g$ p2 I- p, i　　要安排专人对路线进行视察，确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁，注意人员控制，防止出现突发事件。若同时接待几批宾客，要注意合理安排参观顺序，避免扎堆、碰头现象。
8 H5 v. c( Q8 H: x2 U2 }4 N  i( Z) T　　
% T. l8 d' q+ o" Z/ ]$ P7
召开会议
3 F6 `8 q$ x2 p. q0 `　　如需召开会议，一是要做好会议室布置，包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料，需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
1 r9 L: ?- F( d& z　　
8
用餐
% q0 c& p& \( l7 l2 V6 B3 ^　　要提前与对方沟通好是否用餐，或根据参观、会议结束时间安排用餐。
" L$ t3 P$ [: ~* y　　一是要确定用餐地点，在内部食堂还是其他餐馆；
　　二是要确定是否用酒，若不确定，需带酒备用；
　　三是要确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康、突出地方特色；
　　四是要确定用餐时间，若时间不确定，提前安排人到餐厅，根据参观或会议进程灵活安排（若要喝酒，可以先上凉菜，宾客到后边喝酒边上热菜，避免等待）；
　　五是要根据用餐情况，及时增添饭菜，若喝酒要把握好上主食的时机，避免等待。
　　
9
. m3 n" Y9 V/ n+ Y8 H7 d住宿
　　若需要住宿，需提前预订好老秘网，遇重要宾客，要先派人到老秘网开出房卡，放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
# T4 n+ h; {* N　　
& d0 o: L! A/ k6 H$ v10
送机送站
　　若对方需要，提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品，要提前安排好。
- Z0 V7 b! i5 k) l　　
11
与对方联系人联系，听取意见建议
　　及时询问对方返程是否顺利、进行问候，真诚请对方提出意见建议。
　　
12
召开总结会，分析、改进
7 {5 K* H* s- B. R3 e　　组织接待人员“回头看”，分析存在问题，对不足的地方提出改进意见。
9 x0 |. q, Q' ]* k$ C　　

感谢楼主，有借鉴作用。