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9 S" |5 X( k# u( z# `9 w' ?! w( L0 G k5 z来文通知或领导安排( y+ V- Y" I- Y
一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 4 s" ~9 A9 B7 z) R
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与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜, J' k/ t4 h, J- r+ G
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。
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" d, H! [9 G6 F9 Q4 y制定接待初步方案
8 m S& S: {% Q/ C- F 向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容:
9 g# `* Y4 U$ } 一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
: j c8 ?; P8 R5 M 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); k* s. N; z( W* L- z/ c
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等);
$ ~' g. [" a5 B: _ 四是对方人员名单;
3 R5 Y2 s! @' v/ c9 X 五是我方陪同人员名单;
7 |* u5 t! I1 h' ? 六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
' p' B% B* J4 W9 v7 c% ~- V 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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+ S* ]' `, ]) H+ B9 x与对方进行沟通,修改、确定接待方案
) y/ f: r3 R6 Z4 N 按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。
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迎接、引导(或接机接站)
' f) @( \5 F3 F/ c; L( x1 o- v 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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5 k7 U* ~8 g) P, Z按路线参观
6 S) q) k, S) m0 Z9 | 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 . d9 E# E; \8 ~8 ?6 k
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召开会议8 \ X0 x8 _/ E2 j9 y
如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
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用餐
: b: l+ s' @& y0 ]0 m 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 ) U2 v. j# [( T% z
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆;
- u- _* c: K7 D8 W0 E 二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; 4 D; U# p4 I$ _/ [3 \' r$ t1 q
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
+ I2 |) f9 Z/ K 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); 9 a/ O) B5 Z$ `1 l% G
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 8 N; X5 W, [1 x+ [) h" K1 f M6 [
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1 j+ S& l0 u6 u: p" u' V& `" f. I住宿
8 a/ |/ ]8 y) C2 @ 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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- R: h/ n3 A% A送机送站' p1 X8 n4 e6 E
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
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与对方联系人联系,听取意见建议
/ u+ O7 ` ~5 J' w+ U& ^3 J 及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。
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( k! x# O3 }9 ]6 H& {& h召开总结会,分析、改进8 C& z) Q- X r" C" U7 s5 x
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 : I4 k1 z1 R1 U, q2 A. x0 W
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