1* R1 D' C% P0 k9 E! T
来文通知或领导安排
+ Z+ _1 v s$ _* \5 `# C% V3 ] 一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。 $ l, ^: b* T' w
+ U. y! J4 \( |# j$ x2
* \! ?4 C# \7 }( N与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜, V" r* { g$ |
确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 7 E4 ^2 {3 N5 l
9 N' c) c( N8 ]$ ]8 w
3& P% ?( h# I0 U. J6 O+ _$ G% g' q2 g
制定接待初步方案; l' Q: _0 Q! E: q: y
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: ' I1 R' u' g& I
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
2 D5 d2 Y4 n3 B. D( F 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等); {7 E% N, _3 `" \$ `& S2 ~
三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); 7 {$ F# i+ S2 F$ ?& o# Q8 o7 C+ }6 J) V4 u
四是对方人员名单; , `/ @% |/ j% t: w) G4 Z
五是我方陪同人员名单; $ O: _% X6 E3 {/ b4 Y! Q' F2 t
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。
8 x: P; R6 K/ Q7 T. H% `5 r 若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。 , ?* b! s$ `5 r1 U: G+ H
/ \! ^% I% }7 e. y5 G% k
49 x- P) X& T* H9 A$ ~
与对方进行沟通,修改、确定接待方案, M- @. O( b7 y/ Y
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 " r! |2 c* g( _9 X5 j- T; E
( u3 g# o) u7 ]% P
59 u3 O2 f4 C$ J6 y) G s
迎接、引导(或接机接站)
# P+ ~( X/ ^8 A% Z J( U 向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
L" i) T6 U( S' _! J2 o 6 c! s( s& ?) |7 Z; Z3 U/ w
6' s( E: c! |. f' p p
按路线参观& N+ }; e3 i: i$ ]5 ?+ f
要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 4 G9 H2 J% c' w6 ^3 @* ?2 b9 S
( f2 }- F8 L3 t0 t
7
; `. e8 T) y9 r4 H5 N召开会议
3 `* v& [# g' A# z- f0 M 如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 % D& n! P; T; w" n
% p' H+ i2 K5 l7 U) w8 d% z! p6 r" _+ Z7 g& c
用餐
3 C0 W: v+ O+ u- }! r 要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 0 N C l2 e9 O5 V* f2 Y
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; / n. Z) O/ ^" V- m( [" y9 L
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用; $ }( h/ \" U' ?7 U
三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色; 9 X6 Q \! F' K5 {
四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); ! Y. Z+ e- s( {( Z1 |& M
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。
5 y& ^' d2 b; m0 Z; Q
3 B, [( P' _, K2 u- S, H; w: M: M9 Z5 y E5 [7 I- s3 K7 X( |
住宿
% e4 I4 b, y/ K1 a 若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。 # J% d4 K6 k' P. z- `
9 f/ S8 q+ i3 t( r4 n/ }0 p1 ~# p8 G
10# y' U2 T1 q7 @) {; n |: s
送机送站' {; ?4 \% p" y _; j) _
若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。
* s2 Y6 f x: Y! \3 F1 m4 a 0 o% o9 l% z7 D$ | j& T D
11: k# @9 \" I$ p6 k8 ^
与对方联系人联系,听取意见建议# y3 P: Y; x" K- g( x8 p& H4 G2 V
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 " {2 c5 @4 J+ u# W5 a8 w; Q
4 {" h+ T! h- l9 J4 j& \' K124 R" ~ l9 c7 k8 S6 `
召开总结会,分析、改进
0 Y% P6 V$ H% M( \- n 组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 + \) R! G2 ]3 F$ ]: @+ L
|