新任秘书注意事项
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一、 考勤 6 F3 y0 Q. p. h. o' T5 ~8 x8 z
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每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
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* w% J4 z0 u. m+ u1 m& z' \4 R5 E二、 第一件事
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5 t6 I9 m! B) _, j烧水泡茶洗杯子。
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' p4 f& p: W5 o三、 打扫卫生 , i$ }5 R O0 K# l
% z& w1 m# ~* L3 C6 F4 H6 a每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。 3 _7 E8 m9 u$ N4 B" Y: m2 f
' ^8 d* @! O0 M# H9 J四、 用餐接待 " I! {8 B- w! k0 i, J! p5 S' R' Y
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1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。
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8 c [, D) m4 Z# A l) w# I2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
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& x$ U0 z0 p u( K/ b$ Z1 Q五、随领导外出 3 B3 Q3 R4 @! k& Y' W `$ e
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联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。 ; R2 C3 L+ \- r# ] b) d1 }
% u" Q( f1 L1 Q* m- a$ j六、办公室待人接物
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/ w6 ?% E# o L: g9 c1.笑脸相迎每一位领导。 . P* a) E- T1 I
1 o) o! C2 o6 ^! K! m* v2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
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3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。
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) j. y- j9 `0 T7 U) i' s. T4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。
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5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
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: y+ Q1 A; G- _6 M3 J3 E! v0 v) ?七、晚上整理工作日记
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1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。
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$ Z6 e: v; N# y. {* h" T2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。
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: e$ s: j! J3 B* J2 ?! M3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
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% s4 e& H9 h0 b( g- b' G+ l4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
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" m% |9 T1 w" q5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。 ) ?* C" C L8 b& M+ P- W/ l! E' C
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八、办会要点。
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(一)县长办公室 : h( p" b7 l; C' T8 E- K
p% [0 O0 Z% E) M/ Q- m4 E" f1 G6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。
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(二)县内政府常务会议室
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会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
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7 `! s$ U& |2 \1.通知机关事务管理局开会事宜。
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# o+ B' W3 j. `; z& F0 X3 D2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 ! U: Z' ~. n$ H0 \ o
1 K5 A0 M [: y3 Z4 Q3 \3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 + q7 Q- ]/ _1 Z4 D7 E* d
5 y3 Y3 @8 T6 P. ?4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
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( P8 |" |8 G; j. c# I( B5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。
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6.等参会人员到齐后通知领导开会。 $ Z% Y! F' s; V- j: H; s
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会中:观察领导
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1.通知政府办材料组参会。
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2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
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1 Y" g5 k! A9 }6 u- ?& ]: L2 s3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
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& r2 p- |% r; i# e% M会后:拿开汇报
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