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公文格式常见错误探析

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秘书工作室 发表于 2016-8-31 19:48:22 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准,《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而,公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误,你中过吗?
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>>>>错误1:密级公文未标注公文份号,或使用三位阿拉伯数字标注,标注位置较随意。
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正确做法:密级公文应标注份号,并用六位三号阿拉伯数字,顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。
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>>>>错误2涉密公文密级过高或过低,保密期限标注为有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密等;公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。
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正确做法:涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限,用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置,保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。
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>>>>错误3不急的公文标注紧急程度,且未按规定位置标注;在标题中的文种前面加注紧急程度,如紧急通知”“紧急请示”“紧急报告等。
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正确做法:紧急公文应分别标注特急”“加急,用三号黑体字,顶格编排标注在公文首页版心的左上角;如需同时标注公文份号、密级和保密期限,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
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>>>>错误4发文机关标志标注为发文机关名称后加任免通知”“情况通报”“值班通报等。
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正确做法:发文机关标志由发文机关名称加文件二字组成(也可不加文件二字),但发文机关名称后不能加文种。
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>>>>错误5发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重,字数过长;年度使用()[]括入,发文顺序号前“0”占位,且加字;上行文的发文字号标注的位置不准确。
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正确做法:发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别;年份应标全称,用六角括号﹝﹞括入;发文顺序号用阿拉伯数字标注,前不加字,不编虚位(即1不编为01);上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置,居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。
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>>>>错误6没有标注签发人;标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人;签发人标注了职务。
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正确做法:上行文应标注签发人姓名,签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人,签发人员标注姓名,不标注职务。
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>>>>错误7公文标题中省略发文机关名称;把文种作为公文标题;公文标题的字体字号使用不规范,排列呈长方形或沙漏形等。
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正确做法:公文标题由行文机关名称、事由和文种组成;使用二号小标宋体字标注;标题回行时,排列应为梯形或菱形。
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>>>>错误8公文正文中,结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号, 如:(一)、”“1”“1)、;同一篇公文中结构层次序数语书写不统一,使用好几种结构层次序数语,如:使用首先”“其次”“再次,又使用其一”“其二”“其三,再使用第一”“第二”“第三等。
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正确做法:公文中的结构层次序数语及标点符号为一、”“(一)”“1.”“1;字体第一层用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋体字标注;一篇公文中的结构层次序数语,使用同一种书写,以体现上下文表述的一致性。 
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>>>>错误9附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注,未与附件名称的首字对齐;附件名称后使用标点符号
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正确做法:附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。
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除了格式上的常见错误外,尚有三个问题值得关注,即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面,仍然不统一。比如,党的机关公文正文用17仿宋体字,每行26个字,而行政机关公文正文用三号仿宋体字,每行28个字;党的机关选用意见”“决定文种行文时不标注主送机关,而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关;党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印,只标注行文机关署名和成文日期,而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章,不作署名。以上这些问题,需要公文处理工作人员重视,学透用好相关规定,避免错误发生,闹出笑话。
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究其原因,主要有几个方面:一是相关规定、标准仍然存在不完美之处,存在可以改进的空间;二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够,有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性,认为格式规范不规范无所谓;三是相关培训机制不健全,公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。
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公文格式的不统一、不规范,影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此,应采取以下措施:一是强化意识,增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性,各级党政机关带头践行公文格式新标准,自觉维护公文的严肃性和权威性;二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑,鉴于国家标准应用指南中部分释义与规定不完全一致,有必要作出解释说明;三是健全培训机制,推进培训工作常态化,对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导,特别是对新上岗人员做好传帮带工作;四是建立公文格式错情通报制度,各级党政机关办公厅(室)可结合公文办理工作,及时指导纠正来文单位的格式错误,还可深入基层,现场检查纠错。
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(文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者:刘文森)
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精彩评论5

正序浏览
而立之 发表于 2018-6-1 17:41:47 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
居然没人回复,这篇还是不错地
 
福清小卢 发表于 2018-8-2 22:35:14 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
多看多学多想努力提高自身综合水平
 
代码 发表于 2018-10-25 14:15:48 | 显示全部楼层
 
专业写文章
#在这 居然没人回复,这篇还是不错地里快速回复#
 
gouzhiyong 发表于 2019-4-2 18:02:45 | 显示全部楼层
 
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8 h6 ?, N: Y* T2 `! L5 Y正确做法:附件名称较长需要回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐;附件名称后不加标点符号。
 
一滴水加涛 发表于 2019-6-3 11:29:37 | 显示全部楼层
 
公文格式常见错误探析,纠错学习更实用
 
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