公文格式常见错误探析

作为与《党政机关公文处理工作条例》配套的国家标准，《党政机关公文格式》在促进党政机关公文格式规范化方面取得了一定成效。然而，公文格式不统一、不规范的情况仍时有发生。看看下面14种公文格式常见错误，你中过吗？

4 G4 w8 e+ p" \( c' T8 t ' l2 n$ b! `# S6 i f7 h

( u- e" g" d0 } / F* N0 [$ X! E$ Y1 E" M" B

>>>>错误1：密级公文未标注公文份号，或使用三位阿拉伯数字标注，标注位置较随意。

4 U* L; a( w% `: v4 g

 

) H0 k- Q) W: M$ o; V% }' x7 f$ l

正确做法：密级公文应标注份号，并用六位三号阿拉伯数字，顶格编排标注在公文首页版心左上角第一行。

# w' U$ a" C; j8 o # O& ~/ z4 J6 {* P: j

 

( |) ^7 A0 n4 ]) v5 u

>>>>错误2：涉密公文密级过高或过低，保密期限标注为“有效期内”“发布前”“永久”“长期”“普密”等；公文保密期限中的数字用汉字小写数字书写。

4 M1 N. ~( L" d0 L4 X2 d

 

5 }7 G* g. N9 x$ o0 u. g

正确做法：涉密公文应根据涉密程度标注密级和保密期限，用三号黑体字顶格编排标注在公文份号的下方位置，保密期限中的数字用阿拉伯数字书写。

 

>>>>错误3：不急的公文标注紧急程度，且未按规定位置标注；在标题中的文种前面加注紧急程度，如“紧急通知”“紧急请示”“紧急报告”等。

) ^& U% R- z% o1 h ]5 P4 ~ 5 A q' c0 D$ p8 ~

 

正确做法：紧急公文应分别标注“特急”“加急”，用三号黑体字，顶格编排标注在公文首页版心的左上角；如需同时标注公文份号、密级和保密期限，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

 

" q# Z2 _& d: j; U$ a5 a

>>>>错误4：发文机关标志标注为发文机关名称后加“任免通知”“情况通报”“值班通报”等。

& F9 M; `6 A* }+ o% f7 X2 N" C h . K! |; I+ s2 a

 

正确做法：发文机关标志由发文机关名称加“文件”二字组成（也可不加“文件”二字），但发文机关名称后不能加文种。

 

% m' F* Z5 x( f: i% Z % B6 a2 x- y' L& ^, N

>>>>错误5：发文字号要素中的机关代字概括得不准确、不庄重，字数过长；年度使用“（）”或“［］”括入，发文顺序号前“0”占位，且加“第”字；上行文的发文字号标注的位置不准确。

, ?" [ c0 b3 F$ D0 U3 }2 W! c

 

1 U9 M5 h. F0 x- M

正确做法：发文字号由机关代字、年份、发文顺序号组成。机关代字要求准确、规范、精练、无歧义、易识别；年份应标全称，用六角括号“﹝﹞”括入；发文顺序号用阿拉伯数字标注，前不加“第”字，不编虚位（即1不编为01）；上行文的发文字号标注在红色间隔线左上方位置，居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

5 l5 W8 b# T; x$ R; R ; a; S% r! i" s+ s. u) J1 J; l

 

' c0 r6 w# N( C4 J& o ) }8 l7 g: K" R ]" @

>>>>错误6：没有标注签发人；标注的签发人不是该机关的主要负责人或其他经授权的负责人；签发人标注了职务。

7 ?3 e1 J p9 y- t% T7 x" a% \ ! f3 G; c6 e: C7 A& h2 c' D7 g/ h

 

' x) g# Q- k E: d

正确做法：上行文应标注签发人姓名，签发人应是机关的主要负责人或者其他经授权的负责人，签发人员标注姓名，不标注职务。

0 R& R3 T& I7 }' z4 n ) J) {5 U0 X6 ]' I( x! G1 C2 K. w+ ?

 

# _0 S6 P2 h# S9 B* v. ~9 J ' U& d" S& ]8 O3 x

>>>>错误7：公文标题中省略发文机关名称；把文种作为公文标题；公文标题的字体字号使用不规范，排列呈长方形或沙漏形等。

8 D7 m+ _- m! c7 P2 y . r9 }& o3 o/ k% q( {

 

. A5 |8 K5 T. Q& V ~, u ; h, l5 L. N; y( M& g3 f, L) X

正确做法：公文标题由行文机关名称、事由和文种组成；使用二号小标宋体字标注；标题回行时，排列应为梯形或菱形。

' W/ K7 y) l" ]9 \, i9 ]

 

( w4 H: u% x# r& O" {/ b$ \

>>>>错误8：公文正文中，结构层次序数语后的标点符号一律使用顿号， 如：“（一）、”“1、”“（1）、”；同一篇公文中结构层次序数语书写不统一，使用好几种结构层次序数语，如：使用“首先”“其次”“再次”，又使用“其一”“其二”“其三”，再使用“第一”“第二”“第三”等。

. O3 U2 l7 B# p9 Z" J% q

 

# g# Q# {% }0 b$ @

正确做法：公文中的结构层次序数语及标点符号为“一、”“（一）”“1.”“（1）”；字体第一层用黑体字，第二层用楷体字，第三层和第四层用仿宋体字标注；一篇公文中的结构层次序数语，使用同一种书写，以体现上下文表述的一致性。　

- P& K& F' ^) |- Y0 `% ~2 K$ w

 

* W& u" C+ ~+ E. v& G$ U

>>>>错误9：附件说明中的附件名称字数较长换行时顶格标注，未与附件名称的首字对齐；附件名称后使用标点符号“；”或“。”。

r% ?, \3 ?# e: \- e

 

2 C O* o& g# z( j3 O5 ^- c+ d6 k

正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

 

除了格式上的常见错误外，尚有三个问题值得关注，即党政机关公文字体字号、主送机关和公文生效标志方面，仍然不统一。比如，党的机关公文正文用17磅仿宋体字，每行26个字，而行政机关公文正文用三号仿宋体字，每行28个字；党的机关选用“意见”“决定”文种行文时不标注主送机关，而行政机关运用这两个文种行文时都标注主送机关；党的机关制发的有特定发文机关标志的普发性公文不用印，只标注行文机关署名和成文日期，而行政机关制发的公文只标注成文日期并加盖印章，不作署名。以上这些问题，需要公文处理工作人员重视，学透用好相关规定，避免错误发生，闹出笑话。

$ _( ^+ Z* c* \

 

) K+ v0 m; {4 [' ^

究其原因，主要有几个方面：一是相关规定、标准仍然存在不完美之处，存在可以改进的空间；二是对贯彻执行《党政机关公文格式》重视不够，有的部门存在重公文内容、轻公文格式的思维惯性，认为格式规范不规范无所谓；三是相关培训机制不健全，公文处理工作人员缺少系统的学习和实践操作经验。

; H+ I. f& v" B. r1 i

 

$ c8 Y/ x, ?6 S+ _ G/ b% O

公文格式的不统一、不规范，影响了党政机关公文的严肃性和权威性。对此，应采取以下措施：一是强化意识，增强贯彻执行《党政机关公文格式》的自觉性，各级党政机关带头践行公文格式新标准，自觉维护公文的严肃性和权威性；二是公文格式统一规范须由《党政机关公文格式》强力支撑，鉴于“国家标准应用指南”中部分释义与规定不完全一致，有必要作出解释说明；三是健全培训机制，推进培训工作常态化，对公文处理工作人员从理论与实践上加强指导，特别是对新上岗人员做好传帮带工作；四是建立公文格式错情通报制度，各级党政机关办公厅（室）可结合公文办理工作，及时指导纠正来文单位的格式错误，还可深入基层，现场检查纠错。

' g8 F% ^9 ~; M& |: E) J ; @+ e1 r) ?! R1 W& y$ A, `( o

' F! y, s/ s7 o1 O

（文章摘自《秘书工作》杂志2016年第5期。作者：刘文森）

% |# j5 u0 b8 j1 j& d 5 G4 |+ f) }! W/ N( N! t9 K1 V

 

居然没人回复，这篇还是不错地

多看多学多想努力提高自身综合水平

#在这 居然没人回复，这篇还是不错地里快速回复#

}' g! B+ @1 w! ]
* l) _$ K- J& C% _6 t% [- _正确做法：附件名称较长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐；附件名称后不加标点符号。

公文格式常见错误探析，纠错学习更实用