关灯
《文稿,还能这样写》作者雄文《笔杆子碎语》作者王一端《机关文稿写作入门》作者杨新宇《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间《公文写作百法例讲》作者房立洲老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫《公文高手的自我修养》作者胡森林
开启左侧

负分公文5宗罪

[复制链接]
二猫 发表于 2017-4-7 10:00:00 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“345”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成会议记录3要素电子邮件4提示负分公文5宗罪三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。
" z1 b; V2 J( m1 Y5 j) k + }8 F$ Y& }4 L Z


( b+ k8 Q% i" ~
: f. v4 k! U- H2 @5 Z

* [: l0 s1 K' K' W 4 R% Z8 N, b. i# N, A2 q% s% Q( K
一、会议记录3要素
: f6 D. S: p7 N* T5 f5 o. D% Z2 p! J; M8 }* c+ E0 U9 g& }1 S
1准备工作细致到位(前期)
+ V) j9 c7 U- T - g' G. K+ J6 ~7 J
      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
5 Y2 H. G% g% Y; ]0 D2 X& d1 n( {8 L
决议等做到心中有数。
0 M4 z( x5 Y" H4 \; w, m/ W. K# P" c! p
      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
! @. {0 Z4 @* o: ` , k3 y; g: I7 q# v2 M% Z" B+ d, t
      记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
4 i# ?& y+ J- L1 M+ v" x! o& \( A. |7 I' Y4 H' E
2、记录完整真实
# i2 v5 _% O: N$ P6 P) I: p 6 N' |1 ~4 |$ P+ k
      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
& ?0 p5 H/ ~& [) l* V0 `/ c! M. a2 b. k$ e" |! Z

     * D7 F% n" z- A- G9 h 真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。

K0 a$ v/ n! T2 b/ J( t & K1 W$ i0 G0 W& ]% }' P% s0 v
 3、整理准确及时
9 M- ^8 \$ o. } " |; m0 M* ]9 O3 s4 j5 C6 Y0 F

     6 y1 e# u; a' c: n- }( R7 J' u 会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

' H0 b5 f9 |/ h2 B( {' B) t3 Z N9 `' ]# g8 t: |5 ?- r8 v
      一是对记录内容查漏补缺;
0 o# p6 D4 V2 X" f ; H7 D/ Y; n0 Z- f( D8 P* K% A

     ; r$ H+ \% U) f. h x# B2 S/ f 二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实;

( f0 \& v' T4 \4 { - K0 m# L: P+ k+ J# {

     ( u( h0 }0 z& W/ s. A5 s3 p 三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。

: a% v+ p. w3 |) b( X6 x- H. b2 n, }
 
* v1 _( e- n! ^9 n ( g3 C+ v% J; T9 A7 o. Q7 k
二、电子邮件4提示
! C' ?7 ?& X4 M v. b8 r: g) w2 c" P
 1、信箱名称
" Q2 u; Z& H: [2 |+ }4 u7 o4 O% ] y1 S/ v* T+ V. O3 ?

       . G) y' o5 N i9 J2 o! [首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像奶油小草莓等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

2 p% y X7 V+ x6 u; [/ v% E- r$ F & @$ s B) `+ [
 
3 V/ u& \( h; R; F% @- [ & w$ D4 q1 V4 x
2、邮件标题 
% N/ E* }9 {7 P/ L 5 I& `6 M( C+ P4 t [& O) l* q9 L/ C
       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
0 D/ }) ]- v" A" K& a : w1 U( S. [; S1 g; U& L
      
7 K/ R9 o: j5 {1 [ % c$ z/ F3 O1 J0 n+ H* |5 }+ S; L
 3、邮件正文 
# ]& _: y: c4 h1 S5 I & I& K9 l/ ?7 J

       # E! j# D% Y# V' c8 o/ ~5 J' R0 ^邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

- f8 k& \$ w9 A. ]! r ( `3 }- G6 a) s+ d& [

      . _3 L0 I; G9 B; _+ a' \ 行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。

- q# R9 S, @9 l. h , l8 ?& M& @# e
 
. w, D+ N( i2 V+ D0 f0 ] 5 d3 m8 _/ e7 Z @+ J
4、邮件附件
k6 L3 Q1 t+ A \! R f6 H( z$ y" ]& j( v

      ' `3 X6 G* i4 o4 z9 N: o. @ 名称清晰规范,注意反复核查。

% g# R) H5 E$ P" F' W3 @* m. R: V, u1 S2 w/ K0 T

      8 N+ L9 S0 k0 ~+ V+ W5 q# J; n5 D9 j 注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

: {, f/ r+ M9 a" }- | 9 U5 p9 A h5 k1 m

       ' W, `% C% n" l: T1 E; g提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。

- s, K8 J. [ U: ` & x3 o6 _5 d* c& T( n- `
 
5 n' J: ^2 F3 ?/ U2 t" v5 p7 ] * Q% C- o& Z+ E# T+ b
 
/ I+ J+ K B6 e # U4 [4 |1 k2 G5 i3 L4 k
三、负分公文5宗罪 
# l9 Z- I5 x$ Y+ B 7 a8 N, ]+ S% | \6 r


5 E1 N: b$ q% x! @' c# G- p
7 C8 _5 _7 ~4 F* r) ?. \& i5 u

/ Z: Y- Q( c0 ~2 X) [ & N; `% i% O& [8 K/ y+ o
为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 
" ]$ u K a! @5 x' V : E/ o' U; E0 A" w; P% c! O5 x) J
1.文种选择错误
0 j u1 ]% H: W7 V5 Y/ i $ v5 b/ b0 w6 ?3 P" _
       公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
. F# J$ E+ ?$ a% M+ Q. Z2 }/ q/ M, b+ c6 ^7 _1 O# |2 r

       1 _' X; y/ e+ o1 p: l+ ~8 V公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 

+ }2 W/ J7 k& e. { : m- @8 s, [0 [& A; ~, f
   1)文种选择的重要性
+ U$ W2 M' t# y. E2 ^ ) J D& u" I0 D, P0 O( J/ t

      " I* D! Q/ b3 B+ }9 V* {7 I3 O! X, D 在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

2 K/ y; c; C/ W4 c- E, Y' M + F3 u2 }1 q4 @

      - I+ F: ^$ s" A8 X: m/ Z 公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

" _7 o K9 t; C& O, d; G0 M * k' I0 p0 c$ r" L8 X* `

   9 [" N, U3 O& J; X& W7 N) \2)常见错误例子

; J% n5 |4 a& U6 q d' U$ Q3 b, [" }# d8 r( w# f" l! r

       % D! e C) e3 I, [! q a.错乱

% E# H+ I8 p( |: @( w6 B9 h ' U8 y0 C7 b Q1 J' p! W8 x

        0 v) ?4 G: K) I6 O- U3 ^. P如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。

- k+ S% K- [/ E4 L4 O9 w ( I0 S3 t& @: H+ i1 P' O; t% n

        3 k i- N, i8 [5 Y4 T( R( Pb.缺失

R( K' s3 ?# l {( d 8 Y; H! O3 e' {( M/ T3 `: N4 `, z
       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
6 D3 B0 S8 S8 G m ! ^: l& V4 |( V b3 k# L

        3 u" ~$ a: z3 Z; Kc.非法

! i. Y! f) n/ v6 o0 x . ^# e% }3 M( ^/ W, o$ f

       # Q. V3 p2 R! f1 B+ M) d1 @超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

9 i G0 H9 ~; F4 k$ @ 3 ^. d0 A6 |$ }+ X

        . m2 F/ F8 h9 X W2 B- e' K5 ?d.重叠

, [( ?7 p+ c [5 S, w ( H r. z5 j a4 \

       % @, D9 y {+ d6 }' z$ i故意把多个文种重叠,让经办人难以处理请示报告。但当然也有例外,比如关于印发《XXX意见》的通知

" {* H- ]- @; c; ? 3 l' d- n2 V# @' w8 |( W
 
$ X- v& o3 U, u( N; A5 k 7 }3 m! u4 D, H, T8 C8 g
2.重要信息重复或者失误
9 r1 K( J2 r( `, A ; F: j& S; l' Z; L0 q. x

      : P: i0 R$ ?1 ^  “一轮红日映朝阳,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。

5 M4 t! D; r# W( `0 B+ t + X1 p1 L$ H+ B- F
 
) F) C0 u9 j5 ^+ o! l Y ( [3 y2 z6 c! c. }( f" L6 ?
3.核心词汇使用混乱 
/ P; ]% Y# r+ P* F- ~ ' H' `! p) x6 u g$ x

      * }" U9 k5 s' G1 x. n0 n# q8 n- Q 蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

: b' ~. q* N4 m8 z% g! J: \# `" Q/ L# N' x3 y3 F( q
 
0 C$ `: u$ W( C, O0 g " B5 q, w4 H9 z7 ^2 U9 L* o
4.内容冗长,关键信息严重滞后
) S' _5 K5 A7 v: W( z E ! R2 q, G. z+ `; \' q- X# e

      , Q$ r# @/ {) t* `( S. W 特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。

# Z O& @% n. Z" z6 o X9 ] ; h' d8 @, A4 m* T# l P
 
* z, ^) {9 e2 r5 A9 T) c3 U$ D0 g* E- f' N+ F5 D
5.修饰性词语贫乏单调
: d9 ^- x; V% Z) j! H ( ~# N# D& G6 t& K# p
       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑用户友好,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取让全篇都能打进读者的脑筋
# c# L+ W* b; F' h- b- C( _ $ l7 \) @; e0 j, b: |
 
1 R: _, g) G6 K& h" n ! o; e2 | o8 s7 r- h
四、结语
; t' d/ T+ @: Y3 o6 K5 F# R 1 S' j* j& V6 K! q

       0 L: I7 S7 m5 D: \/ T$ K希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!

& w% V, h1 _" }& D- { n l+ T* W @
 

 
您需要登录后才可以回帖 登录 | 立即注册

本版积分规则


0关注

6粉丝

403帖子

排行榜
作者专栏

关注我们:微信订阅号

官方微信公众号

客服个人微信号

全国服务热线:

0595-22880819

公司地址:泉州秘途文化传媒有限公司

运营中心:福建省泉州市

Email:506070961#qq.com

Copyright   ©2015-2025  老秘网 责任编辑:释然Powered by©Discuz!技术支持:秘途文化  备案号   ( 闽ICP备19022590号-1 闽公网安备35050302000919号 )