负分公文5宗罪

众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。

* C& Q: y" I& d+ v0 x

' l* f# C o! b4 Y1 ?

$ [; J$ j$ b# d * Q0 z1 ~7 c0 `4 L

一、会议记录3要素

9 A; _ x- j# q% g7 Y

1、准备工作细致到位（前期）

2 m7 r9 `- H4 s

      会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议

. a; n: M* y A8 K9 \" H

决议等做到心中有数。

      现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。

* [0 | ~8 }! ?3 _ 1 S; {$ n/ ~* R+ ?9 O

      记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。

- v( x. F- h' k7 f

2、记录完整真实

* W j; V9 u* j& _: ~

      完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。

      真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。

 3、整理准确及时

3 A6 k* c5 P4 ~& j( `% J: F2 [8 K( [& m

      会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。

      一是对记录内容查漏补缺；

* b' v$ p" _) \6 `

      6 J9 B2 W( t% G0 m: }8 t二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；

2 z! ]# T/ N; ?3 o# z/ `

      三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。

+ L& b6 u0 [+ r0 O- y5 a1 E X" n' w

 

6 f o4 ?7 v9 s& Y! q# e5 W 0 D) r9 L+ z% W

二、电子邮件4提示

 1、信箱名称

       首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。

2 k4 a: S5 s) A3 o # |0 e# ~5 ]$ F3 g

 

2、邮件标题 

       邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。

% |! e: W& s3 e! Z/ P8 m 6 x: d6 K1 Y& c

      

( J: z! c _- ?+ {, q% _

 3、邮件正文 

, z/ m$ w5 ?' G) y& w3 L5 K/ e! O: ~$ z

       % U7 I/ q. ]$ h0 u邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。

       行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。

8 F3 a: F; d& U8 Z T6 V& ` 6 w6 x G$ u( Z8 D

 

0 h8 C9 H2 `1 }( R: n

4、邮件附件

8 Y: B% K8 [# ~3 x; H" R2 F+ h ' C4 b( S$ k5 Q) Z- B9 w+ B

       名称清晰规范，注意反复核查。

       * h* h0 V" |- B注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。

) x6 i$ Z8 W1 P% n5 Z. x3 |

       提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。

 

. ^4 g3 I8 }' R$ s 9 R: [5 A+ C2 o+ t- K' l

 

. g& A9 M4 F8 ^4 [ . i) o; p @# ]& A% B

三、负分公文5宗罪 

* r: R+ z! w2 V; ]% L

! u" x0 D6 L' J+ h: S" ?

为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 

1.文种选择错误

5 j. R: ?0 K/ h F7 l3 g

       公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。

1 ]2 w3 j }0 M

       公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 

   （1）文种选择的重要性

0 L/ r0 K, i. h

       6 D4 n. ^9 l9 z. u) S4 Z在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。

1 c0 `7 c9 R( u# L3 J6 d 9 g6 ]' J4 J/ |( w- o4 H

       1 ?2 [2 }/ D4 L$ o+ A公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。

- |9 f4 z2 w" D T8 X- D- Q , f; N8 y, j7 ]0 u% B

   ( T" B8 R2 Q0 ~$ Z（2）常见错误例子

5 N" m |2 z. l0 t. u* s

        8 y. f* ~: A: F$ Qa.错乱

        如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。

        $ [6 M& S F4 m0 yb.缺失

! E3 \/ U7 n" S- { . q" ?1 K( N; R7 _* S8 T4 X. u

       公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。

        % J/ n5 U5 Y4 k, Gc.非法

; P3 w4 o' b0 V, v4 d & p; ^) k. ~% \2 G5 L- B- \

       超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。

. U: L" n# D d; J0 I( Y 1 s4 t- \0 T; R4 Y

        9 C& F) u& Y2 m- p$ q7 ld.重叠

6 O) a$ W2 M6 \# C

       , \& Y" ^) p1 R8 A u故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。

 

/ `7 a' d, [" k* }. q, ?- U5 {& m

2.重要信息重复或者失误

: E$ |0 G2 k4 X1 } o$ E

       " n+ m- d7 U7 R, M$ N1 B2 G “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。

. @4 ~) |3 q3 T; S1 \) R; I8 P

 

6 Q, Z2 z1 N* o- A2 P. \

3.核心词汇使用混乱 

5 k- G. d% N5 C, o3 o : I1 N t+ O- N4 F

       蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。

% }. g7 k, y5 i' s% t ; i. C7 i T7 U' P! b2 f

 

4.内容冗长，关键信息严重滞后

4 o* J& I0 e( j n$ a) u

       , Q7 ^0 ^! w3 J0 p; m. O* y6 l0 w特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。

0 W" v6 L$ ?& g2 i5 a 0 t" o5 v" z+ i

 

u: Y1 O0 F/ u5 a " D% z; v1 u8 f: X5 E* P- b! q$ g& x

5.修饰性词语贫乏单调

' q' X% \9 X4 T8 Q8 K. ?

       一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。

5 Y' B4 a6 W/ A7 }- T& h) ]

 

3 T6 X5 o$ G3 q9 s0 g8 E, U3 w, N- A & }. G/ t/ f% T! v" \

四、结语

2 `% ?2 Z7 \& b. l 4 E, V8 K$ j }! c

       希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!

$ c/ [0 G4 ~; m5 ]+ d' s: b9 u