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众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 # O0 o$ v0 k% t# x1 ~ Y8 ? F$ L
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( D0 n: M! x7 E1 f; {5 K( P9 c0 u; Z一、会议记录3要素 * {& ~9 A3 V3 N, E6 T
# m) r2 ~* p4 p" `7 n* i- ?. J 1、准备工作细致到位(前期) - p& ?8 s' B$ Y% i! N2 G
: K8 n9 e T5 f, D, D% N( g' M 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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决议等做到心中有数。 ! M: C, p- Y2 l* O# |
% E, V5 m7 [3 v$ g# s* F! L 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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, H1 q/ f0 Z, }6 } 记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 " B. M P; A% i6 U9 M+ h# c8 j5 j
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8 X9 C7 K, W/ d( [% R真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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& v1 R' n3 k& ?9 T* C& }5 R+ S 3、整理准确及时 3 g% }& p3 l! d6 K$ ~
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. p7 I" @% M2 H! ?2 } D0 M% k+ N会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 " F) H, z4 p, s. L2 m# ~
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一是对记录内容查漏补缺;
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二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; ; P( G* g# F8 n
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三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
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& c2 i7 k6 O: B0 J5 x二、电子邮件4提示
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( z0 L3 b4 W( V+ _) R: h( e 1、信箱名称
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" ?8 H5 R E8 s5 U" K2 Q# ]首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 . b( m# l5 b1 o! W) L
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9 P- _5 _3 T1 ]4 x0 n2、邮件标题 5 d) a/ |8 J, Z8 L: P' a
; A; [% |4 J& G% e& c8 r- ? 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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, K) g, L; _9 F0 ?4 K" @ 3、邮件正文
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 2 u+ {$ k* W6 {+ E3 G J
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行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。
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) q: e# R8 y' h; `, a( H% \0 {- w4、邮件附件 h( [0 S' D& B6 e
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! ]4 ?7 b- M) F& Z& x4 \9 O名称清晰规范,注意反复核查。 " M" f- n( d8 E! o: S
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% g) Y d3 z! o8 t注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。
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提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪 # c" F% ~1 K: z6 | i; x. ~8 ^
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+ i- `1 }0 V$ ~ b) M# y2 @为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 - {2 ^) `2 f+ d
8 }; e* ~7 y% A! p1.文种选择错误
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, _; j( \% y, b8 v6 { 公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ' b3 J8 Z7 m6 W. V
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- W# B5 r% u/ W3 b P; P公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 + S) |7 m; P! g# S. J
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(1)文种选择的重要性 % I* w- D5 ^. k
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 9 K6 F" s2 D, x" x+ r
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& q" {; M2 h: z4 E4 l公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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(2)常见错误例子
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a.错乱 , h* H) m5 ^) H& I3 U
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如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 : o* \+ K; U, g, B
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\! i1 `) w. Bb.缺失
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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c.非法 , |+ x$ e8 ?, |" y& h# k3 {' T
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超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 9 S* ]) T |# J4 V7 m
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d.重叠 7 C7 y1 p* T1 H1 L* x2 b& {' ~
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' |1 C' C3 ?: [故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。 3 x5 p: ]1 H2 P: \; I( y' X: T, J/ l
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3 h6 e7 N U0 e" r! ^% C2 X o0 P; t5 h2.重要信息重复或者失误
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* @ n h6 M! A: n' w “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。 ! r; j; B. G2 C; J5 I. f6 C
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 ; d- j( g2 c: m( K; Q8 C5 I( c7 K
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4.内容冗长,关键信息严重滞后 5 B* Y1 ^; @. M% y/ I, k* ]& J
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: A( O- [3 X9 N特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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# |# L. z! S4 B) |( R8 I2 j5.修饰性词语贫乏单调
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s+ H' E- @' t. b/ q 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 5 @- t0 v! l" k/ `3 A- N
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* q6 C u l: [7 k四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up! 5 S+ Q5 a, `5 l' s
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