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一.总则
8 w2 U/ G; q) ~ A, R 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
- }( v6 W8 i* \; ~* `( _9 P 本办法适用于全公司各部门。 " G! @, c7 s5 g* ~
二.对外接待范围 : n: w% h( x* F
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 # o# A) R+ j% L) q' r* s; c% r
接待的对象分为内宾和外宾。
+ l2 P0 q: E" l- f0 r2 t 三.对外接待部门 9 U# a6 i% e5 `
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
4 I9 O! P# V$ g" w8 U( y 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 5 Q/ l$ I* F1 Z1 T& {/ J$ |/ X
四.对外接待原则 , _, M0 O' @& D- N$ F, G, l2 O7 v
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
# g0 O/ H8 f* E% M- D 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 / E) c* H! R) w* k$ s( l- \" Y) `9 R& ~
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ' `$ B' z$ M5 N) N3 W0 }% [( Y
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 5 I3 I, q9 r5 V+ t+ t% g( o. h
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 1 `' T M u% T p0 ~% V; u
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 $ F6 x) |, \% ~4 c. r
五.接待规格的确定。 4 R+ X' f/ I/ O C0 ~3 R
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 / l+ M! v; e# x% `
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
8 S9 ?7 R5 G( K7 m2 M; I; u- ` 六.接待礼仪 m" K( H! ?. z' j2 j+ R
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
; ]! O) d9 k( S& r4 [2 f7 x 2.接待：主动起迎，问明来意。 3 T( u/ i- x+ y# E& M
3.安排交谈地点：
) {7 @4 q7 Z- q3 I: p" b6 R ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； 0 H$ W3 V2 `% K
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ; y/ X, j7 ?+ P4 y6 ~2 m# W
⑶切忌让客人久候而无人问津。
6 w0 W& ]" N1 V0 V ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
! C3 _. P1 T8 n' D8 T; X4 h 七.引见。
5 p8 H# A, j4 \* h 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
M2 y. J) {6 i2 P& J- v% ] 引见顺序； - C8 W/ S7 b( _. k+ z9 Q# h
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 6 s' q! c! e5 ]5 N# }4 E
⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 2 S7 e- e. z @
⑶职务相同，先介绍年纪大的。
) W2 s3 l+ k" k ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
" Q V6 r. q/ k; } l/ h5 ?; c 八.行路。
2 k* o* C9 P7 u9 G" o! v% L 陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
]" Q3 v& \# N2 x9 U8 \ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； # l7 B1 v9 d/ J0 Q& J0 m' Q n
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 " W- y' l4 K0 b$ C! \5 p% l3 h
九.其他。 & Y7 d5 l! J; o6 N; N0 w
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
8 G6 L9 u; n, e6 H$ D3 d0 ]8 @" h 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
- _9 f: `6 E- T6 x 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
; i% b/ O, l8 { 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 ! g2 u# y ^% X- f0 E3 V, m+ @* h& c
㈠接待内宾。 6 y2 [ y# t# s7 ^9 ~% `& k+ u
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
% q. X% M; ]6 R6 P0 ?' u/ R 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
8 K* M6 r* D" _7 M 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
8 Y1 k! L8 Z8 I+ W/ a8 p6 B& P 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 ; } K8 V1 P2 R0 y: N# r* [ m
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ( y. c2 T2 u# |) }. A6 k
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 F& o, b! d/ P5 A& ?3 R
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
* X3 c2 H4 L4 j3 ? 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
' l3 C8 j5 D% d$ C% l8 k- Q, a7 J, ` ㈡接待来宾。 6 u, k. L6 ~, C
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
! O6 ]% O3 s P) A1 W8 B# V5 { 迎送。
) ~' |- n0 J: A 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 9 W: w+ V$ q. P4 s
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 ' ~0 a3 c# b5 x* _0 g( W! w
会见会谈。
1 z. y6 e; C. W Y: a2 L0 B 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
! [2 V. L9 {7 H; T u( y 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
/ [; a! w3 d2 O( A# |' X* h 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 % J/ ]" P- a! Y
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
1 e+ M, a# v2 e4 ^6 V7 a# L5 i9 j/ K 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
: H8 v+ L7 Z( K0 A- V5 K 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
+ P0 O, s$ t6 o( g( ^ y; j2 _ 宴请。
- V1 |( O4 {! M( R" B( P6 f5 V A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 - M2 T5 u/ C; B) g1 M- }
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
$ z3 e7 _& c5 o* J5 ~- [* {7 B' s$ a 文艺晚会。
3 \ \1 G/ d& y) b 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 6 g7 d, @- F+ j4 ^8 p3 ]7 h! s3 M
参观游览。 , }7 L2 x5 q0 I3 E$ l, Y
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
c& \; V: m+ j8 N/ U 接待标准 ( r+ Y5 L: D; k$ f7 M
⑴用餐标准。
; P# L, E7 P6 N6 X$ e4 Q) ^# Z9 H 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
+ J; r& i3 ~, e; m9 O9 `+ T 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 , B( [) \- L P0 ~! d
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 + W, t: i; ?$ r6 ^
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
" `/ z' ]9 K+ m& V( b 5、常客 员工标准
- o5 v2 [' a( C9 x7 C G0 A (2)住宿安排。
3 |4 D @% Z. e$ p) i. a; E 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 : Z. D+ w. ~" X+ t' j1 g" Z" W
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 3 R# d$ e8 {# C* z( i
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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