|
& ~! W$ }8 b1 Y3 {/ D2 g 一.总则 + M }# A2 W- y2 ~+ B4 N
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 ; C& G' l6 Q( |0 u' H
本办法适用于全公司各部门。 * A6 K, L3 G3 l" ]. z
二.对外接待范围
5 j" v, A8 M8 @) n" C8 J# c& {3 Y' ? 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 4 L* m! ?* Y5 z- g
接待的对象分为内宾和外宾。
7 Q5 ?$ K1 H: M5 Q1 D5 |# [ 三.对外接待部门 3 ^* J' r. i% Y) [. [, K) O
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
9 G, y$ j% ?; a* e, `/ ~ 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 ) |$ t2 p8 D5 q, J9 u
四.对外接待原则
* j2 S. S* J, X; }& N* C/ j 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
) A$ {& O5 T% o, m 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 * t" r) {- P6 W: G9 X5 D
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 ) q- @* {, T( Q% N
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
1 p- ^+ o& `- k1 [ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 : v: }( u8 y3 P% @! Q
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
8 O- U6 a# x/ m2 ~* O, l7 B 五.接待规格的确定。 5 v: q3 `3 _3 ? C( N4 _' x
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
7 H2 k1 X7 ~1 {: z& p9 S 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 0 C* X) ]2 i2 p3 c: Y$ u; e
六.接待礼仪 ! @/ b/ M/ D' @" w( ~
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 * @5 k% T; ]" W% n
2.接待：主动起迎，问明来意。
* p. g' Z2 ?/ r0 V" Z9 ~3 N 3.安排交谈地点： " @! K6 ~1 T8 z! [ o% N" U! N
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； & E9 l3 L: }$ v9 W+ c1 n1 H9 I. K/ b
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； $ ]$ t& n5 r" O) x. N9 o
⑶切忌让客人久候而无人问津。
1 j9 G8 I1 T7 O+ e; |) d ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 ~; o# K. A1 Y* B
七.引见。 . n- r* z0 l9 {& u4 ^- Y) D
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
1 \) B8 b3 W9 _5 w5 h 引见顺序；
4 J }5 B- a0 F, D2 ]7 E" t ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
! i2 Y3 }: L R1 J+ Q+ i ⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
% [- c" V1 v8 E3 Z1 @* U; \ ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 0 L' Z7 E- x9 Q
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 " b4 a9 J6 D: k# S
八.行路。
$ Q& p4 @) c6 s; F$ j( | 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； % _& G" U( p# x
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 5 Y6 s5 R, h2 L4 X- E
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 3 a! g+ s# U5 S
九.其他。
, J* O( r; z2 c$ X, x5 V% a 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ; @! n' M# k# o) Z+ n) Q" c
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； + z* M6 B* P7 U( \
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 8 q( i9 ?- ]% J
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序
; q0 l' R4 Z2 \) B: V6 X ㈠接待内宾。
( k' j* V `$ U2 g0 { 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
& {0 h9 X: a* p1 \" p! ]( H$ `2 T 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 , G- {/ F& X" R) l3 D
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 " |- Q5 L% [" w. [% {" b* u5 Q5 y5 C
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
# \+ q7 m2 Z2 S6 m% T" P7 G8 R 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 - p. \* s' @/ M- n) \
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 ! z# _: T4 i# O {, f9 ~( W
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ; w4 {* T3 s1 Q% t/ t# p, `
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ' o0 W$ ~ e( ]( Z
㈡接待来宾。 , b1 K6 P7 F3 G3 ~. d" u
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
" c6 r6 d5 g3 V1 y+ v 迎送。 2 D1 ?; X6 Y9 `& W" d8 r
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
: t, F, H8 ?8 m n/ d0 [" U- C6 y 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
5 w3 i9 l5 i. s3 n3 d7 [ y$ `" Z 会见会谈。 " D$ M: @7 R, b/ T' U+ {
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 # Z7 A+ |; J3 a5 E
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
# E5 |; ~. c" }& u3 g( e 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
; p1 B; {0 ]2 ~! p4 y# K: J 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
" J1 n" w1 r, o3 M4 }* l/ g# W 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 " j+ ]- v2 H h8 b& w
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
0 U! k1 u: [5 w. h* s 宴请。
9 o) @1 l3 x% g1 w A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 5 ]' ^! Z: I7 Y9 {( {, N
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
' b* u1 s3 B" p/ A 文艺晚会。
8 }: _2 D- t& M) J/ e& R l 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ^8 b0 l+ H0 B5 f) @9 C
参观游览。
5 j) P. v( d3 K5 ` 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
7 N a; B8 r+ W5 @+ [, ^ 接待标准 3 Y% [% p" v2 c% K3 L A9 ?- a
⑴用餐标准。
) M, a( Z/ P5 y 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
9 A0 Y# a# X+ @( T! I8 D k 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
) z; n. C7 p+ Y! s 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
5 |5 s9 b6 G( [# V 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
9 W, { G0 x8 ?9 M 5、常客 员工标准 - p6 k' J; Y7 N" I4 F
(2)住宿安排。 ( V; e9 h+ g! T9 |; k7 o
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
. @. X& Y( u% ^* X' u& _' f8 L$ J 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 9 Z9 _! l$ E7 e0 a* b8 V% w
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。0 J% y9 f2 m$ \
| 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
