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一.总则 2 [5 `0 I7 R4 w; k
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
# F6 X0 D B8 ~. k' x# R9 }! L u 本办法适用于全公司各部门。 1 S- h( `# X- U: g
二.对外接待范围
" t" t4 ^! B+ ?# T; E 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 ; f X0 c4 t8 [, {: x( v
接待的对象分为内宾和外宾。
) A) A+ s6 U1 H& R 三.对外接待部门 ' F/ L- [. e: T7 u
公司行政部为公司负责接待的职能部门。
$ i1 s: p4 u, w1 u$ v. b2 \1 u 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
! X7 T* T2 ]& Z, v 四.对外接待原则 8 a' I0 m, }: ^6 ]5 b: ]* S
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
3 V/ F# B4 |+ S2 K6 { 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
$ A0 ]: j% O4 u1 P& g7 c ]% ^3 P 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 2 g5 @+ X6 ?$ W0 F) H
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ; b* e; T/ [0 w2 Q/ c/ ~
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 $ E5 n' A3 o3 r% j U5 s, n4 e
保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
; G L3 }. h& S; y' q 五.接待规格的确定。
6 V# U. y8 @- V! V: z- L$ V 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
2 x$ s" A/ m! A' q% @ 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
. e& \* S. i$ P% J ]+ o 六.接待礼仪
) e$ m+ a" v4 V3 e+ L# h 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 6 o: p$ F- k9 v
2.接待：主动起迎，问明来意。 1 D- a1 @/ }) w: P8 P1 ?2 Z
3.安排交谈地点：
0 `- t, y4 y3 T- O3 Q* m8 { ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
5 S4 e( y H7 x0 k ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； ' G. ^& o) v- u" I7 h0 ^* |9 r
⑶切忌让客人久候而无人问津。
4 {" w- Y5 V' f; ]2 H ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 6 U; C8 A& n$ E" v1 A$ P" k
七.引见。
( M+ b0 t' ~/ s+ S* c 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 ( I' M: e( Q1 d( A7 E' ^5 S' }3 \, `8 _
引见顺序；
9 B! O! t9 x z. X' ?; r* ?; W ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 4 \" y! u! e5 f6 d9 p; L
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
+ J) g' D& D- a. S3 X ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
* R; A9 c3 ]& I; ^0 C) i+ M ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
5 {% f, W+ m- i& a5 c7 S 八.行路。 ( S( ]& x1 r, k. B5 H! T9 S: {
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
8 A9 J z5 e) ^& [$ j8 \ 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 2 t0 b3 w, i% |8 E; Z& t
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 1 r ] _ E6 K1 H x
九.其他。 * k3 B" w5 l0 [, ^
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
4 ~9 e( E9 P* x+ h4 K4 Q# s: _$ j 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； ) [7 ^0 U* j0 Y3 i9 g! a S
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ! E' J+ G' p# {6 w, Z
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 " _9 E5 C) ^, n7 l7 `+ I: f1 e
㈠接待内宾。
5 A5 m% c" J9 C5 N 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 / z% A* K2 ~ _+ S* l
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
8 W! ^9 B& H# m: H- I I% M 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 E9 P* n) W" {
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 7 M5 m* q/ D0 P2 p% r% k% W* v$ {
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 ; J. R& P/ X6 y- F
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 / S( ?2 [- T8 w/ p
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 $ \* X \$ k8 |- ~% F
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 4 q, Y5 `# p5 S# l8 ^0 \$ X
㈡接待来宾。
2 b4 ~0 c8 y1 ? 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 6 X9 O& o$ `+ r7 c8 j' L1 @2 B
迎送。
7 d6 I' w3 E" @+ H1 V* ~ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
4 |* v8 L1 N$ [$ c& E# J+ E- R 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
/ T7 S% I( d8 r7 L% S 会见会谈。 $ h7 c7 D3 j8 d
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
: F8 L- r h& Y7 A3 Y m 我方人员应提前到达，并在门口迎送。 ' m7 C5 f! n9 P% q7 r* y1 i3 ~" L4 l
对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
' P0 g7 {$ o- U7 x 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
! e: v: C* }: y$ {' u$ k' q) I 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 2 f; r3 k; U! g" J H; C
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
/ i- i, o7 r0 G0 r 宴请。
% [8 D- K. |. j% ? A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
+ J1 f% s* w/ \" Z B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
8 `! z3 d! k+ } 文艺晚会。 8 L$ G% ~' U6 c( R$ C6 R' F
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ' e2 C" Z% T7 \7 |1 c$ I5 J( Q% r
参观游览。
. B9 l8 @' Q2 n' V" C, u! Z 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 / x8 f- \) s! K5 }
接待标准 : x, _% L' u7 i- ~ O
⑴用餐标准。
$ @+ ` A6 D; G4 b0 \ 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
3 ^6 [+ ?0 c0 H) _1 Y& K2 G 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 3 Y5 _. M5 |, J0 t. _7 }. @6 b, | K8 R
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
5 k; Q6 ^0 }7 A) x7 a5 R! B( \$ a0 p 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 # r: J* `9 @# g& V6 J9 }; P
5、常客 员工标准
9 H3 |3 ]+ x. e% Q% B (2)住宿安排。 ; a# f6 o( t, q6 v* o5 P
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 - f) Q3 y1 ^5 X9 R5 ~0 F
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # f) K s$ V# R5 I+ J5 l
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。! D$ n8 n9 Z" C
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