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公司对外接待办法

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:42:53 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
文稿修改演播室众筹计划,点击了解详情
 
( b" ?" Q. }8 D$ Z4 z3 Y# W# f$ p! B4 f+ w2 T8 F8 G& q0 p; L6 Z8 A/ _8 Q) [# x. S2 t9 _" Y/ I. T6 t
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& ~! W$ }8 b1 Y3 {/ D2 g 一.总则 + M }# A2 W- y2 ~+ B4 N

    对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分,为使对外接待工作规范有序,具有统一的公司形象,特制定本办法。

; C& G' l6 Q( |0 u' H

    本办法适用于全公司各部门。

* A6 K, L3 G3 l" ]. z

    二.对外接待范围

5 j" v, A8 M8 @) n" C8 J# c& {3 Y' ?

    本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门,以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。

4 L* m! ?* Y5 z- g

    接待的对象分为内宾和外宾。

7 Q5 ?$ K1 H: M5 Q1 D5 |# [

    三.对外接待部门

3 ^* J' r. i% Y) [. [, K) O

    公司行政部为公司负责接待的职能部门。

9 G, y$ j% ?; a* e, `/ ~

    遇到重大接待工作和活动,可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作,有公关部门要积极主动配合。

) |$ t2 p8 D5 q, J9 u

    四.对外接待原则

* j2 S. S* J, X; }& N* C/ j

    接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而 去。

) A$ {& O5 T% o, m

    平等原则。对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,级别与权限相等,同级别出面,特殊情况高规格接待。

* t" r) {- P6 W: G9 X5 D

    对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调,谁出面接待谁结帐。

) q- @* {, T( Q% N

    节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数不多于宾客人数。

1 p- ^+ o& `- k1 [

    周到原则。接待程度应衔接周密,接待方式应完善,以礼相待,使客人感到热情、周到。

: v: }( u8 y3 P% @! Q

    保密原则。不定期向来宾介绍情况,注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。

8 O- U6 a# x/ m2 ~* O, l7 B

    五.接待规格的确定。

5 v: q3 `3 _3 ? C( N4 _' x

    高规格接待,陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。

7 H2 k1 X7 ~1 {: z& p9 S

    对等接待。适用于一般性接待活动。
   
    低规格接待,陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。

0 C* X) ]2 i2 p3 c: Y$ u; e

    六.接待礼仪

! @/ b/ M/ D' @" w( ~

    1.见面。原则为主动、热情、礼貌。

* @5 k% T; ]" W% n

    2.接待:主动起迎,问明来意。

* p. g' Z2 ?/ r0 V" Z9 ~3 N

    3.安排交谈地点:

" @! K6 ~1 T8 z! [ o% N" U! N

    ⑴根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、接待室、会议室)进行交谈;

& E9 l3 L: }$ v9 W+ c1 n1 H9 I. K/ b

    ⑵比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明暂请他人代接或另商时间;

$ ]$ t& n5 r" O) x. N9 o

    ⑶切忌让客人久候而无人问津。

1 j9 G8 I1 T7 O+ e; |) d

    ⑷客户提出和领导或他人交谈,应立即联络,并将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。

~; o# K. A1 Y* B

    七.引见。

. n- r* z0 l9 {& u4 ^- Y) D

    首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。

1 \) B8 b3 W9 _5 w5 h

    引见顺序;

4 J }5 B- a0 F, D2 ]7 E" t

    ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的;

! i2 Y3 }: L R1 J+ Q+ i

    ⑵按职务高低,依次介绍一行来客;

% [- c" V1 v8 E3 Z1 @* U; \

    ⑶职务相同,先介绍年纪大的。

0 L' Z7 E- x9 Q

    ⑷领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。

" b4 a9 J6 D: k# S

    八.行路。

$ Q& p4 @) c6 s; F$ j( |

    陪同客人行路,请客人行于自己右侧;

% _& G" U( p# x

    乘坐车、上下楼梯、电梯,礼让在先,主动开关门;

5 Y6 s5 R, h2 L4 X- E

    自己处于主陪地位,应并排在客人旁边,不要落在后边。

3 a! g+ s# U5 S

    九.其他。

, J* O( r; z2 c$ X, x5 V% a

    穿着不得过于随便,按规定着装,衣着整洁,有风度;

; @! n' M# k# o) Z+ n) Q" c

    主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士;

+ z* M6 B* P7 U( \

    尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

8 q( i9 ?- ]% J

    因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序

; q0 l' R4 Z2 \) B: V6 X

    ㈠接待内宾。

( k' j* V `$ U2 g0 {

    接受任务。弄清来宾的基本情况:单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。

& {0 h9 X: a* p1 \" p! ]( H$ `2 T

    布置接待。提出接待意见:接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算,并报请上级批准。

, G- {/ F& X" R) l3 D

    迎接安排。根据来宾身份、人数、性别,预订招待所或宾馆,安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点,按抵达时间,派人派车迎接。

" |- Q5 L% [" w. [% {" b* u5 Q5 y5 C

    看望、商议日程。来宾住下后,公司有关人员前往看望,表示欢迎和问候,了解来访日程和目的,商定活动日程并通知有关部门。

# \+ q7 m2 Z2 S6 m% T" P7 G8 R

    安排有关领导会见。按接待规格和礼仪,安排有关领导去住所看望,接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。

- p. \* s' @/ M- n) \

    组织活动实施。按参观、考察目的,组织业务部门向客人介绍情况,参观现场;对上级检查,安排汇报、座谈会。

! z# _: T4 i# O {, f9 ~( W

    送别。根据客人意见,预定车、船、机票,协助客人结算食宿帐目,话别送行,派人派车送至车站、码头或机场。

; w4 {* T3 s1 Q% t/ t# p, `

    小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结,以便总结经验、改进后续工作。

' o0 W$ ~ e( ]( Z

    ㈡接待来宾。

, b1 K6 P7 F3 G3 ~. d" u

    接待内容与程序基本相同,主要内容和注意点为:

" c6 r6 d5 g3 V1 y+ v

    迎送。

2 D1 ?; X6 Y9 `& W" d8 r

    安排迎送陪同人员和译员,要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。

: t, F, H8 ?8 m n/ d0 [" U- C6 y

    对身份较高的外宾,事先应在机场(车站、码头)安排贵宾休息室,并备有饮料。

5 w3 i9 l5 i. s3 n3 d7 [ y$ `" Z

    会见会谈。

" D$ M: @7 R, b/ T' U+ {

    会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方,并尽量不改变计划;会见时,我方主要人员要高于或等于外宾身份;会谈时,身份一般对等。

# Z7 A+ |; J3 a5 E

    我方人员应提前到达,并在门口迎送。

# E5 |; ~. c" }& u3 g( e

    对会见会谈场所、座位事先精心安排,留定座位。双方人员较多、场所较大时,宜装扩音系统,桌上放置中外文座位卡。

; p1 B; {0 ]2 ~! p4 y# K: J

    会见的座位排列:外宾在右边,我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位,副团长坐第二位,其他外宾可依次随便落座。

" J1 n" w1 r, o3 M4 }* l/ g# W

    会谈时用长桌的,中外各一方,请外宾坐上方,我方主谈人坐自己一方的中间位置。

" j+ ]- v2 H h8 b& w

    如有合影,事先安排合影图。合影一般主人居正中,按礼宾次序,以主人右手为上,主客双方间隔排列。

0 U! k1 u: [5 w. h* s

    宴请。

9 o) @1 l3 x% g1 w

    A .有宴会(早宴、午宴、晚宴)、招待会(冷餐会和酒会)、茶话会、工作进餐。

5 ]' ^! Z: I7 Y9 {( {, N

    B .举办何种宴请活动,根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。

' b* u1 s3 B" p/ A

    文艺晚会。

8 }: _2 D- t& M) J/ e& R l

    根据活动目的、外宾兴趣、接受能力,安排和选定节目,根据客人身份安排好座位,一般以第七、八排座位为佳。

^8 b0 l+ H0 B5 f) @9 C

    参观游览。

5 j) P. v( d3 K5 `

    根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣,选择有针对性的游览项目,安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。

7 N a; B8 r+ W5 @+ [, ^

    接待标准

3 Y% [% p" v2 c% K3 L A9 ?- a

    ⑴用餐标准。

) M, a( Z/ P5 y

    1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐

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    2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐

) z; n. C7 p+ Y! s

    3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐

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    4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐

9 W, { G0 x8 ?9 M

    5、常客 员工标准

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    (2)住宿安排。

( V; e9 h+ g! T9 |; k7 o

    招待对象      标准         审批权限
    A .较重要官员    200~350元/天       总经理
    B .公司分支机构   按公司标准
    C .常客       自 愿

. @. X& Y( u% ^* X' u& _' f8 L$ J

    十一.附则
   
    1.涉及重大接待活动,需行政部会同公关部协调执行。

9 Z9 _! l$ E7 e0 a* b8 V% w

    2.本办法由行政部解释执行,由公司总经理颁布生效。0 J% y9 f2 m$ \

 
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