|
6 f% }2 [ E4 R g6 |3 G* R 一.总则
0 Z1 M8 e; A# a0 b7 L6 j' F 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。 % L9 x. g8 W+ `- Y
本办法适用于全公司各部门。 - g3 |) p5 k5 l/ V$ M, S) s, z, |
二.对外接待范围
# y4 @! Z1 P/ l( B 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 " M$ a9 b2 j/ d7 ?! V7 A1 [( T4 p7 Y
接待的对象分为内宾和外宾。 ' K4 X7 K* g& ^5 O' |9 {7 d9 M0 @
三.对外接待部门
3 D1 J p! ]! v+ I6 N6 `+ q9 } 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 ) M5 e, u0 j- t4 c% S
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。 # b! T( P- k1 x7 A6 _( |- b; R6 z
四.对外接待原则
. _9 ~$ z, |; N. B* q8 }8 ? 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 . R( I, }0 w5 w0 F; |
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ( N! B2 e; c: Q
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 + p) X* u1 _4 ^* m) c# q& X3 u2 b
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
$ Q+ k5 o; A W5 i1 u6 Q$ b5 Z% a 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
9 B6 c0 t9 c$ Q 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
4 d0 |/ w' O' ]2 m5 |% i9 ?, `, s 五.接待规格的确定。
; Z# e9 U1 D; C6 ]" y" ^ 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
9 S0 X' [& f; W1 } 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 $ |1 s3 ?& b( v8 Y. F7 [
六.接待礼仪 9 R& R) z- @! Y+ o! h$ W, G
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
$ Y1 `$ U8 r F+ X5 }2 ? 2.接待：主动起迎，问明来意。
9 K3 \! s* p/ h) W) U, g) L2 X 3.安排交谈地点： 8 k0 \$ K0 ]' D; e3 Q# L& J
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈； / p! B3 |: ?+ Y3 J; i4 B" _
⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
. p3 w2 y$ W- D* ? ⑶切忌让客人久候而无人问津。
4 Y9 x) f- x! J% h, N ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
& W- e0 C2 }) B* U7 P+ F, f: f 七.引见。 1 k0 a) z+ D0 X
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 8 i- m$ m; V7 |; F! e* C
引见顺序； ; H( P* U: d( Y: `" C
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 9 Z. y- U2 d: b6 I1 b# F! C5 d! e
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
/ @* u) s4 C0 ~" z2 J3 X ⑶职务相同，先介绍年纪大的。
5 F. ]' B4 @. T1 d' M2 g( q" p# }2 G ⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
B8 g; o5 n' r4 d! f 八.行路。
+ n/ o* n' V& U% d" R 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； # H# q8 F# H( h8 I9 l3 H. {+ B
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； ( t* p7 \% u4 v4 N& q) H7 @" Z! I
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
; q# a( Y& u! v& V6 I 九.其他。
% [* s+ X/ j! Y- n 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ; ]. O6 O; `( x# c1 l1 G; f2 o
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； 0 ^. v9 B( A/ \; t1 |. Q6 r9 s4 G* P( q
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 ) z y' C9 W9 l# y) m. v. D
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 0 {( [% u* b! B- o
㈠接待内宾。 5 X- ~4 [7 j# v5 z3 O* {9 T
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 9 V* J% V3 |0 d# j
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
`6 C! U; p4 H" z/ T+ Z! [6 B 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
6 t. Y* a6 _% T/ `/ f, j, o 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
3 c! W8 z; p; [( A8 J 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
5 b( o m' {) |& B9 t' r8 B 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 5 f2 o* a7 c6 m- B
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。
& Y3 ^1 \2 d/ x 小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
; n# g. Z& Z4 k- |, R: c ㈡接待来宾。
, h5 f3 x: i; B: Q 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： 4 [: U; ] E4 o1 k
迎送。 , f5 U) h! i3 B! D3 {; [) o
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
( B% O% J2 k8 I" K9 c7 q9 U 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 % m' \ M t" w- n _
会见会谈。 8 M: j) a: o4 D, v
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
& l+ ?1 j4 t/ w( A# R- S0 m 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
* y: R1 `8 n$ i" b8 U/ | 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 ! M# o" {0 d, @4 A4 {; u
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 5 ^( Q9 P2 b. ~* V1 C
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 ' z/ U- h/ D. h# C8 U
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 , l! T6 k/ ~ d2 _( p
宴请。
9 F5 {$ ?. f" z4 T* T A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 . x$ Z4 I3 Q# y7 Y4 }- C' k
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
; z3 E5 J( ^! X! j' U! W 文艺晚会。 . x2 V+ e) g. q1 m/ T7 z: D
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
" M- ] {! t; l- O& }, I. k1 q 参观游览。
0 U6 N# w9 V9 L t# O" U9 o/ W 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 . w5 D0 y; {9 h
接待标准
9 L0 S3 }( A; `: Z: d ⑴用餐标准。
" n+ M, | I$ d, {( z 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 ; ]6 u8 Y5 M+ |, p' ?
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
! ]. R8 u: {- i$ [ 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4 s$ g+ l1 k/ l" d0 t) ^, a C 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
5 n3 {. D0 M; [6 I! r& k6 v0 |: ?1 H 5、常客 员工标准
8 l9 o* ^8 l4 L( K4 ^3 L. O (2)住宿安排。 : P- W/ h, [; B* h. w
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 1 \" \( H" `! e$ N5 M+ Z+ z; C
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
3 h( i0 i* @0 F% h) E0 o 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
* W! t; c1 j( M2 F | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
