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一.总则
3 I8 P4 }8 C' e! y5 i/ c" d }- o# @ 对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
1 G: A" s9 v& y: a 本办法适用于全公司各部门。
; g. t& X0 T3 y* q8 P- ? 二.对外接待范围
, @0 M- |& {& R6 D1 z 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。 , N+ X' i" T* D2 T
接待的对象分为内宾和外宾。 3 `4 [6 X4 c, Y) B
三.对外接待部门
7 k' E0 p/ U8 D2 ~* f' Y 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 2 ^0 s6 |1 u6 D
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
7 J, n& c5 n+ k' e 四.对外接待原则 7 D3 S& N' F3 ]! [& O
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
" r& @% {- k! ]8 U( a- t 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。
% g: J2 U" T: M 对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
) W$ f$ ], C+ M/ y \% q1 E 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
* ?* D: a* r9 h4 B! r; J4 ~# ~ 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
) H1 P' i ?; {6 N8 ~ 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
- ~- [4 d1 C% P3 [" \5 I$ | 五.接待规格的确定。 / o- e% c! P; D( A( a
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。 , G# q7 L( a1 P, H" Y% P
对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。
1 O. n" D+ t, x5 ]2 s' b8 y 六.接待礼仪
4 S$ C& B* f8 c8 ^) u 1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
" T" j8 D, N+ Z8 L 2.接待：主动起迎，问明来意。
6 |+ ]- R" t9 V1 z% F 3.安排交谈地点：
8 v3 B4 G- J" D ⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
) B7 v! A) }9 G$ b, B ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； , v- j/ ^4 w: k% v2 i2 ~: [8 X
⑶切忌让客人久候而无人问津。 * z6 A: \% i" |
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 - ?4 Y) t5 o+ o9 S3 o, }
七.引见。 * h- p% N% o7 W2 D; f) O4 x: O( l
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。
! N+ ?, |# y3 \" e3 t$ Y, f 引见顺序； 0 b) _ J1 }4 @2 G0 Y1 ^. y
⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
- P. S% v9 \; @- x) F4 n ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； 6 [2 r: o; ~7 `' o0 U6 S1 v
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 : r4 B9 @8 [4 I7 j
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
+ C4 _1 [8 j% j/ A# S4 F 八.行路。 2 G& p" C1 @. |- W* Y
陪同客人行路，请客人行于自己右侧；
" v3 L/ I# ~4 f2 n1 T) ]/ L& T 乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
3 L) k O! P: m; x, n7 c5 T 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
: X2 v6 F7 V3 ~5 ^7 [# F 九.其他。 * E( E7 ?* p( p) K
穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； ' R2 w2 d8 }8 w W( l5 e6 b- l
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； # x: c+ `, A, L" y0 f; z
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
- R) G5 P$ i% L1 V$ z 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 # X. U1 @! S0 ?( t7 V/ k0 b8 g
㈠接待内宾。 5 U, T6 Z/ h% [- n( P6 G' P6 a
接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 ' V% I7 z( }2 L* [ M2 ~; | m
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
8 H, G( u. z; t4 Y v. c 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
) x- Z4 F- V' J8 ? 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
; k e3 Z: [& q" ~3 A! i+ z% o$ _' l 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 * J! t6 N8 e% v9 r8 @
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
! B& J9 ~- ]9 L4 r 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 1 V4 L# A' Q- T) z
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 2 B# D2 q4 @: C/ Q' A! T4 Z9 ?
㈡接待来宾。
. m0 k& H0 A* i" i7 S 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： % A6 |. e0 l: |7 n3 c' P/ a& t6 a
迎送。
; P! g( @4 }- r5 y$ C( E4 [ 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
5 s3 A6 |3 |* r7 V& k+ @ 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
/ d* _4 i) d) P# | 会见会谈。 : w9 M3 E+ T( |5 k1 k/ u8 y5 f' B
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
% X4 _, K2 V& M9 D! X 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
[4 J% c. _- N! i0 L% P 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。 / w8 O2 L/ I& K. p! s) Q" Z h
会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
g- |/ Y) t# S 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 1 {- p2 `2 C4 J
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。
0 [5 [) q# w# O3 U+ b4 c0 B 宴请。
5 ?+ Z' S# N& Q1 D8 m A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。 2 P+ d4 h9 h+ V8 u
B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。 ' A0 k! S5 I$ }5 e1 g! A; V
文艺晚会。
5 u* Q: v, b+ D& `9 `# B4 d 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
- ]0 {( M6 y; o/ q5 y 参观游览。
. B1 J) [* {; t+ l( u, P 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 # Q4 P; E( ]3 M4 L' N
接待标准 + J G( [) Q' t! Y) Y8 T) W, T4 v
⑴用餐标准。 * i9 I# q. t* ?2 K/ A( q
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐 1 v- p+ j' A* M. C* J! X
2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 ) e5 ~; N7 j1 H
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
# Z# u* U3 K; z! g, `& o$ V# e& j 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 : U6 \' v8 {+ f9 e2 c. L
5、常客 员工标准 . c, }" R8 }" v: z. s8 d* f
(2)住宿安排。
; b, w& y: O- Q! u- E6 L 招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
& w) M% k% B& D- A/ n4 s 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。
0 ~6 T; n( ^6 E+ T 2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。+ k$ U5 N7 h( y/ x1 s" h- S
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