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R, R2 l' }7 T2 U- s2 I 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
! x- n3 ~( N" q( v 做会议记录，写着写着笔没水了；
" u1 z, {. p% k8 G( v4 }8 ^ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ' q, |$ M: X' L! }
用胶水时，找不到刷子； 6 ?. J* S$ h: w8 [! ~
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； * w/ g- Y& W; V9 t! S _
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 - R8 ~' |6 h8 ?
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' O+ J1 i1 O `* x: j 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 U: `8 s8 a/ C& Y 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 " Q ?) ~: s9 u4 v2 U! M" U
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
; z1 U C$ H; Y* V+ f+ l 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ! l# ^& [* @4 p1 X4 f Z% H5 G. b9 F. w
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! O$ I1 E0 o# q; e" M
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
) ~1 z9 A8 b: }' [3 e! ~) z! [ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 " n# Y0 x! `3 a& ^* e' Y
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 1 F: h1 T1 W' S5 n
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
8 j( E1 e2 t0 K 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
4 L9 W S% L3 h% A 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ b3 Q0 b+ W8 u
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 * @# n5 R" y+ _3 Z4 ?" L
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 i3 E2 h9 H4 s& m$ ?# m
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 ( k, N9 A, U5 ?) _5 c% n% M
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 7 s/ B; O0 X0 L. m
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 1 q# O8 Z# t1 X+ P8 a
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
* P0 U" T. [+ ]( y0 ^. B 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 3 m2 l5 Q) `! `! {4 X) K& A& [# Q
9、与本职工作有关的表格。 - |& k+ e+ }& F' C
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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