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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
. m! B) q {% m- u# o 做会议记录，写着写着笔没水了；
4 G- O) s( V* P 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； & a- `" _% V4 e; F8 f% c! R& g
用胶水时，找不到刷子； 5 ^* e Z2 Z0 S. l' X7 L
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
@) b) P4 X s3 r J, b$ D 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& o% {: `% C) Y$ A- a+ k$ e 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
) s8 V) x7 d9 H 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' X4 u# v x* F( n" \
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 A5 G9 x* m9 z4 B9 C6 t! n: l
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
3 e; M; l8 L' ]. x+ H) Y5 { 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 8 q$ q3 K; \& o$ Z/ O r/ v/ g
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 2 m' z- c& [5 p R: x, }/ I5 d
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 \2 W$ x, a9 `- a' S: c3 H
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
! B$ k) d# |3 J* V4 l& I 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 b' H+ d( _: G+ ^$ T4 U3 W5 u
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 0 d8 B: i% {6 |0 o
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
6 D- l; a0 K! v+ u& u 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
1 X( a* }( Q$ J7 \7 V& G1 C 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ) ]+ _. W+ u, o
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 6 I& p. C- j4 [/ \5 d P! @
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 8 d/ C0 A$ s4 u) r
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 : y k6 x6 v5 t+ v" x. e* b% ^
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
7 U2 z2 }9 j4 |# L 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
9 }% r3 S- o& D5 c$ T 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % e, o9 t2 b7 S$ N1 T; V
9、与本职工作有关的表格。 0 N' s# I/ B$ N' v/ e, C- [! |
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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