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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
1 J a* a8 l8 S4 t- R% |* F! ^ 做会议记录，写着写着笔没水了；
" y8 k6 m9 O0 O% `7 |' ^2 s ~: v( u 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
1 y9 [- ~8 [" P) l; [) {8 r8 ? 用胶水时，找不到刷子； 4 _4 h y% q# E$ Y, q
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ V/ ?& X0 E8 b2 e. H0 V' x9 G 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' a. W0 g7 ^! _# t
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
3 H. ?1 O) S4 A/ `9 n 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 ^* ~$ Y; i0 R 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 3 ]- _' W: x+ N
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 0 o Q1 f2 l3 B- {# Y
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , ~0 Y4 N6 E9 n6 @9 _; g" `
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ! t' Z! G9 L: _; W) I, }$ f6 U
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ( `" }$ A; Z% T3 `- j- v
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ! R: [0 ^' c# z" p+ T
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
; ~, C3 K& M) G% e 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 , {. Y8 N9 \8 `- p! u1 f8 y4 ?8 z: A# H
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
& g! q* j8 P3 Y$ h 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
1 d0 F# ^- Z. j3 d6 ^ 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 7 t a3 X9 l1 ]6 v
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
$ x( e" x0 r$ c, _: J+ k c 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 i6 x! z. p6 L& `0 g
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 1 @0 _! v+ W% K' M0 U! o
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
. K* y d( f7 A& s7 b, [ 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 8 ]/ h. W9 \+ E/ N5 F3 C
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 & O% k. j) q7 I
9、与本职工作有关的表格。
2 F, l$ ]" S+ q6 _# r* c5 S 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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