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3 C6 Z+ A2 e( Z2 F- ^+ ? g 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& Y2 Q: E* C3 u
做会议记录，写着写着笔没水了； ) H! N' Q( g% P4 }
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
0 L5 C& q5 o$ [2 E' { 用胶水时，找不到刷子； * b. S+ w# W1 a& _
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 ~! o% D h6 p0 @3 ` 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ) o9 t' k: q' C2 B8 I
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
( j) f( ]+ G0 j) c; n1 x 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
: E- f' _" h. m N9 x5 Z 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
. w; t$ i) e$ h% G 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 / d8 n j: g' z4 _4 J# e0 z t
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ( e- N6 U9 _1 p" N
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 - V9 R" n! P9 v' n/ {# r
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
, [' I. P: }7 E# [' ~9 f 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 " }/ ^8 V8 A- O2 O+ H' M; Q+ L
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
& x1 m$ U* r7 r7 P. q' Y 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
' x+ \2 R" e5 ^& P# N& ?4 I 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 4 E* i" B F. A, T
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 0 j+ y# j$ F! W8 ?
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
5 s. u3 I% c! P! N; t1 H. M 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
7 q% k& P7 `4 S; D# a5 O 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
. |# m# q1 L- |8 a 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 7 t5 I4 o* u% Y
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 ) v8 F1 s/ `2 e+ }0 R& Q
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
4 J. J7 a. }( V" [% n8 ^ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 6 `: p3 I" d; B* Y& j
9、与本职工作有关的表格。
+ p: ^5 u" X s. {' ` 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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