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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：; K2 W4 L8 w+ m/ i$ m$ t9 G$ x& o
做会议记录，写着写着笔没水了；
% X0 {+ n" h% T 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； + ]" L* x6 _: I0 O @
用胶水时，找不到刷子；
' l$ r% _+ C1 y1 i; w 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 6 M3 M3 [7 \$ T! E [
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
`: a( k7 c( K$ l% \9 y) H4 R 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 [* _4 ?4 }' N; d' G- H
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? & C) w4 ?- r. T4 p3 p
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ! z5 u5 h5 f6 k# u" [( p# x
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
) b9 G# h$ R2 T( \ 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 * y: p% E: G# X( T0 U' V
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 L- `* B @5 ?3 n
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 / j/ h# \, W0 ^) ~' r
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ' m0 I& V; h, g; B
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
. @1 ~+ S; u& I# X' `' \8 A. D, m 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 & y% }- \6 o( Y: Q+ Y
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
+ H9 K( Q$ i {) ]2 B' d% v4 J 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 : J5 f! [) @' o; A' O+ S
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ( E1 ^6 l: W0 T
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 $ y8 D+ U$ G" _* T( O1 H" L' ]
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
6 G3 Y/ \# {, m% [# q$ s4 F! y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
- P* d& [) Q% H u- Q) r 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
" ]# g" G1 X. c- L6 X 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
' y7 g8 l' N* O7 \0 A8 k 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % X- Z( Y1 J! l: I3 ?
9、与本职工作有关的表格。 8 x8 {2 O9 _: J+ c4 n T* p, E' R
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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