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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
* @. F _$ L- h9 E) L 做会议记录，写着写着笔没水了；
2 z& |( W$ z) H4 I" G 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! u/ n' P. W& A( i5 n4 z 用胶水时，找不到刷子； 4 {% i/ w5 ]8 j7 d1 G8 v/ F
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
1 w. Y; Y @9 B; F 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 8 f+ j, s* k4 e( `
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
' {! s* X! \6 I9 S c) U. p: o 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' s C7 o- S0 T% X- r
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 0 J, M( a6 d/ b7 k/ {
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ! W0 v" K* T3 h( T
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 , X6 z6 A3 M$ i! g' u; Q
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 3 f$ V) h6 P7 ~; i- {0 s' @/ G
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
$ J3 ^. q* V' ^+ G 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 5 y5 ^$ Q! [ e+ ?! _4 \/ N
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
! ?0 d, Q; O& G: _ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
+ e2 @0 z0 s2 R 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： x, X( g5 ~8 _1 R8 @
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
9 i# J; j; ^5 @0 ]2 U O 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 2 g2 m- c! ?9 C
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 _; n, m; _1 [/ l9 n9 e
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
. M( N6 f2 W) d: }& f. ^! ~ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
) [2 R0 p: N c4 @9 l3 o 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& v I. x1 e" Q- Q; S; Q5 M 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
6 R' ]1 i- x3 X+ d( { 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
O ~, |0 {' e3 k V" e 9、与本职工作有关的表格。 " e$ u I- E7 o z( p. _
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。; d( H3 B" Q7 g# D |: V* x/ g- V( G
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