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) }& k+ T# ^" @% v! v4 L 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
+ ~) b6 H3 b S" K2 f @ 做会议记录，写着写着笔没水了； 1 o ^! o y x# c; t2 L9 d
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
" d! H$ _; n( w6 U 用胶水时，找不到刷子； ! ]: }4 Y2 J; f$ u
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
5 v$ h6 L9 X* W1 n 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
. b2 q/ s# t/ m J 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
w' A. y8 ^, z8 j 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 2 E4 X1 x3 z4 e7 c4 {; s% c
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 , O; m& D& h d
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
6 d* o1 I6 r+ y/ u: p! P 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
0 {+ `8 j9 F8 U: n; [/ k+ ?' i 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ; R) s# i7 f, ?6 w: f' `! T- e. X& d
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 1 K" O% {8 Q, a- w; V
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 ' y) I8 m. W8 g9 a6 @$ k2 M
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 2 W6 R- T8 b- B
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 7 l R& S3 }1 I
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： * k \% Y2 X" ~' l: b& F
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 + S d2 c- @: T p( v q
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
( `- ^' z \; o 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
5 W3 k- s+ V/ Y7 l# j3 E 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 " l! G- S5 o: S9 m: |' ]
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 % B9 c9 H/ h! C+ h8 o, z+ ^) Z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 3 V4 u0 N4 M7 |. ]7 G5 E$ p
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 + [- |. Y- g' K; B* [. k/ F
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ M6 \9 ~0 h1 U
9、与本职工作有关的表格。 . ^5 T# C# @0 w @# \ u& r
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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