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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& o; p, [' t. m3 H z
做会议记录，写着写着笔没水了； - o' R8 Q9 |# `3 O' F
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
) c, ]. {& {: _+ E 用胶水时，找不到刷子； ( q: c7 L& e) A
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 8 e' Y& Z- y* w6 a6 l: r
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 z1 a2 ], `6 F
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
+ q: H B- U" R. g0 X+ ` 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
" q8 B; F# @& i& f5 a# J4 b 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
! C* |; N8 ^! i- j/ y" m( W$ v 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 Y2 R' X, ~' y& x b 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
+ F+ x3 e) {- C) f6 l 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 G; k7 b" Z. v, p$ v7 r 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
* C; _3 l$ ^4 l% ^5 S& U' k 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . \6 @# ~2 `5 {* V
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
( ^7 Q. ~0 R5 f: z, x! e 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 " \0 e- [& J/ _7 s% W
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
0 R8 J* @. Z3 }: ~ 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： & v+ C# S- `! {) B k
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 $ w5 I, X* X( T2 Z
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ) ^- a i/ n: n. m- o/ \6 Y
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + s8 B) k1 l w3 |% u2 W7 q
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
1 d Z8 f1 w# T* ]$ J ~/ N# y 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 3 H6 @3 ]5 h$ Y7 L
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
& B `0 {1 i4 V 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
$ i% v! o) W7 I: j* s* U( H 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 5 a+ T# I! R v) x" r% _4 b" k+ n% O
9、与本职工作有关的表格。 1 n( F7 \8 O6 K$ O7 F* o
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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