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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
- l% h' F2 h/ g1 t 做会议记录，写着写着笔没水了； 8 ^6 r9 D! V3 S$ C4 L4 T. S* \
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； % n. P1 p* ^* }4 Y( l6 t4 h$ b
用胶水时，找不到刷子； / C8 J0 Q8 A/ w! [
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' J, S1 w6 @( Z1 J0 V 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
% E+ V" ?0 N9 G: O 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 - F& N$ j; {0 z" n# l' e' b; A0 Z
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
2 |. I, B! x; u, ^+ Q 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 2 Q8 U/ A% D# w1 @: u
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
* T* m9 A, D, Y& \# P; t0 S 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 * ?8 N' s6 Q9 T/ i1 Y) v) |
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
4 z, v* J1 c% P3 ~3 J9 B; V' D2 v5 H 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
3 o2 J* k7 L4 Y# s1 v 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 + Z8 u9 W8 |8 N7 _0 }
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
b( U" ~" ^1 Y" p* a1 C* a) I2 ? 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
& F! ]- B9 L6 C. ?" X8 }: h7 F! Y 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
( v' T2 a: ^& s/ [2 A6 Z( X 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 9 o; N' J: B) V# h. o# \
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 4 ~1 M# v! h9 G- a2 {
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
, K7 X0 h; N3 P) S0 u, n 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 & `7 ^3 `$ q u6 I& e" X6 U
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: q7 h. e5 t, A2 T& y1 m 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 8 `1 l6 q5 a3 o0 r9 o2 u5 H
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( ]+ j$ w5 g! ]6 o 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
" Q3 T/ k6 o6 d+ [ t 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
& ~. R6 ]4 c$ p/ H) S. o 9、与本职工作有关的表格。
$ V4 T Q8 m- S: }$ r 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 # S( |5 C) F' ]" H
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