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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
8 ]3 o5 l8 z/ c 做会议记录，写着写着笔没水了；
- `& ~% n4 E* {( s- m& X 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； , |; ~7 k2 ?. J1 W' ~5 f
用胶水时，找不到刷子；
3 X+ G8 V0 M* E/ D+ j% K; G 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
0 G+ e) q# b# m+ Z7 ^ 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 : U# w. d h3 K, m( ?, a y
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ `" o5 z4 S+ v. @# I, |$ h+ [ 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 0 Y7 n% C' K$ ]7 u& M2 ^
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
0 N- @8 o7 `9 ~$ D$ ?+ V4 p/ U# L 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
% f4 z0 x" b8 |5 p4 `5 d 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ( ?3 l! @9 E+ H% K
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 r X. z2 O0 \! n+ g+ j 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' T d- U( ?( t5 X' k( E; P 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 / K5 O& g+ t8 A4 q
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
/ f) G ~1 m% q [: r5 ^3 S2 y; [/ ^ 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 : v- Y2 g2 b/ c: c$ B% c0 w
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
/ c* n( b* d- Z 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 7 U- F- v" `' }) L% r
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
+ |" J. J8 N& C 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 ' x3 k* b# S z( b3 D
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
% _4 s1 S* R& t 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
y2 h4 H( h. S& q+ u A6 F. _ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
3 w0 ?! R0 T$ o1 `7 v5 i 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
# X- i' ]: q0 ^9 U# ?8 c- C9 r3 L4 }$ E 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 . ?8 F# n: \8 j6 ^, K
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 % F% Q7 ?, _/ E% Q- K
9、与本职工作有关的表格。
& A ]# U, |% z% W; [6 S 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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