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3 N/ |" N" J F/ p$ e/ N6 l U# {; y! O 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
" @+ T" a5 i/ F6 Y6 _& X 做会议记录，写着写着笔没水了； 6 k5 f) p! {3 u- ]2 C
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； 9 O/ O! {, V0 [+ P' Y2 O* k
用胶水时，找不到刷子；
7 o( \( X) ~8 A2 f& W8 b 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 3 `; g' I) ^8 u h& x0 y
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
* }: t$ K$ D F! P6 P. E 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
, P- J M- I1 | 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
0 _+ `1 I2 R) K3 S: Z" V 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
. E5 }& v2 f/ H& g2 X! h( Q+ i% Q 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
$ _0 H* Q6 E+ ?! @2 g/ H* V 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ! U- F0 W' A7 P
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 & y b6 T, j5 Z/ G4 m' n
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
1 o) S: i0 }: @ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 4 j$ r' q+ j" t2 y4 j
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
$ N P( G. _6 |. z# U G 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
4 C4 W- ~! L0 e* k 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
5 l5 ], v3 \6 o' t( Q i 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
2 T6 Y: ^) M# a/ s3 o& a' w 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 ) W% ~- U1 d7 l
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 1 t1 ?% S# p9 ?$ b" ?$ f S
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
+ w3 F5 ?. j' O( d0 k# R 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
& ?7 T, P, c0 z: s H 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 + D' G6 D4 K* e3 {4 h J% |
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
- I. ]# R4 _8 w$ i7 t 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
1 T4 _9 f. f/ t, i! { z, b2 ] 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 0 V I1 [+ ]' w- {1 M8 q8 A! @; K& O
9、与本职工作有关的表格。 & l7 x7 a0 t. g5 O$ m
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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