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: v7 Y! \/ x8 ]) h: ? 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
4 a( f9 j& r1 J* F/ l 做会议记录，写着写着笔没水了；
* k, o: _. _! f4 f3 u 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
6 i. P" n( b% _: o3 M' F 用胶水时，找不到刷子； 2 n) T) n6 E3 i) ]) M& x
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； 5 a: o; j4 c0 ]( N' R! G
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 4 _, [; Z" ~. h2 g3 V( A
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
5 e3 K' Y% V" T! I 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
4 |2 F9 }" ?% @: U, C8 E. F 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
6 a6 h8 _, F9 \" _# L7 s( k 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 . \# q* S& O9 S2 l+ R5 h7 g
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
! P+ l( Z1 l5 l( ~ 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
3 Z9 s8 h' s6 G9 V+ ~ 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
5 V" ], p" N3 d% G6 V 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
2 ~& r) R) ~3 C$ c 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
" d R6 K) i4 Y E, |' e 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
3 L" J+ X" z4 ]- f: l 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 & Y) O$ M1 y4 g4 t9 ]0 M; ^
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： . Y* v/ @2 t% M5 E/ g! E7 [# z
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 - L/ P1 T: z' `
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
) [5 L7 k* v5 z2 ?& u7 ~, K+ Z 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 + T6 y! w/ ~7 i9 I2 {. E
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
6 Z; f. ^% ^2 a7 M8 m; v7 T9 K 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
1 L- z* g0 p. I; `9 x 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 0 `" o* W" A9 {' H
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 3 m/ n7 ]1 v( Y1 F/ Y
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
, [6 M3 M/ x! ^8 L! o7 I _ 9、与本职工作有关的表格。 5 J5 L4 a h( x$ K8 A5 @7 r
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 5 P* B8 n5 Q0 v. b% n. U# J
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