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浅谈如何做好秘书工作
! @: F5 K# `! X4 s, x一、“秘书”概说 * t* j+ f) Q2 ~$ |- h$ I2 C z3 @
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什么叫秘书?按照词典的解释,曰:“掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员”。但这只能算作一种传统的解释。 在现代社会, 你会发现,“秘书”一词,其应用的范围十分广泛,在各种媒体上,这个词的出现率极高,可以说每日每时,随处可见。一些国际组织如联合国、亚太经合组织、国际货币基金组织、北约、欧盟,东盟等设秘书处; 一些民间组织、行业协会消费者协会、律师协会、即将成立的中国仲裁协会等设秘书处; 许多政党也设有秘书处(有的称书记处);国家的驻外使领馆的外交官也称“秘书”分为一秘、二秘、三秘;各级政府领导有秘书,公司企业的领导有秘书,甚至许多私人也有“秘书”...。可以说,只要是个机构、组织,就会有秘书部门,尽管不一定都叫秘书处。而秘书工作的范围,也十分地广泛,许多性质并不相同的工作,却都以“秘书”称之。因此,对这个太常见、太熟悉的词下一个准确统一的定义,反而变得困难了。 4 X/ T7 t; P" A! \& U
然而,有关秘书的话题还是要讨论,这是因为在我们的贸仲、海仲、调解中心等部门都设有秘书处,秘书处是这些仲裁、调解机构的常设机构,它负责处理日常工作。而我们当中的许多人就是“秘书”,每天都在从事着秘书工作。将我们所从事的秘书工作从前述其他的“秘书”们区分开来,找出自身特点并加以归纳,进而讨论一下如何做好我们的秘书工作,应该是有必要的。
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秘书一词的来源
+ @! X( T. v$ n; g9 N% `( j7 ^1 I8 c1、 一种职务的名称,即我们通常所讲的秘书工作。
8 @* g2 w! ~3 t2、 一种官名,中国自秦汉以来,历代封建王朝均设有尚书、秘书监、秘书令、秘书丞、秘书郎等官职,掌握大小官员转呈向皇帝递交的奏折。宣布皇帝的诏书等。
2 Z+ m+ X& ]4 D {. ~$ ~% V5 X3、 外交官员的一种,指驻外使馆中介于参赞和随员之间的外交官,分为一秘、二秘、三秘。 + }, s5 k- e* v2 J: W
4、 宫廷里的藏书,尤指禁书。
4 {2 p" O, G$ H- K5、 宗教迷信里,指巫师、方士对命运吉凶的隐语、预言。 - v' Q3 d+ F4 a; Q
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秘书的类别 ' ?2 R# ?, x) B8 g% @( }
1、 从服务的对象上分:
( n8 ^# Z( D2 M( \0 M 2、 从所属部门来分 ) c+ v) W9 y9 _! V
3、 从具体的工作性质分 , _; q9 Q5 u4 F8 x- P; T3 _% p, P
(1) 文字秘书 5 U9 }# v7 b$ U N! U9 u% T2 Z- R
(2) 机要秘书
8 f2 Z# U" W7 g; j/ U(3) 通讯秘书 0 L/ R6 P. @3 i2 |- U
(4) 信访秘书 * ~' Z @2 h0 D. `' m+ ^+ H
(5) 事务秘书 - m4 h2 L( v; B2 R3 v* f1 B
(6) 生活秘书 6 P7 e! b) c- M! a2 ~8 }
3 p& h- p+ H, C% Q+ D/ x4 n 关于秘书机构
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(一)各级秘书机构
$ b* r' x5 p3 C: c1、 中央机关的秘书机构
% e! W, \ g3 y# R2、 省、市、县机关的秘书机构 5 Q" V, B; \. [8 ]$ Z
3、 基层单位的秘书机构
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2 g- r% ]$ A2 ~5 O' E' Y3 { (二)各类秘书机构 $ }$ w0 t, h7 k( @
1、 人民解放军系统的秘书机构
5 H4 {: G. z) } D, v/ p# ^2、 企事业单位秘书机构 - Q, y& [) b B& A& E
3、 民主党派 , C# s! Y" `& c* m' q- s8 M
4、 人民团体
/ U; i9 E# P& P3 }# q( j5 |2 z此外,临时性的秘书机构,重大会议,如党代会、人代会、政协会等,我们也经常办会,设会务组,也属于临时性的秘书机构。此外,在重大活动中,也要设临时性秘书机构,如 筹备一场体育运动会,一场文艺演出,也会有秘书处,有的叫会务组。
* j) W+ g- n7 ]: I 二、秘书处的工作性质 ( s* J; R! b$ c# E' S( q
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我们的秘书处,我们的秘书工作,包括贸仲秘书处、海仲秘书处、调解中心秘书处、海协秘书处等,从性质上讲,都属于民间机构的秘书部门。大体来说有以下几个方面的特点:
; P+ `; Y4 [1 @" i) C" d1、 法律性:此点是不言而喻的。我们每天都在从事着与法律有关的工作,经手着与法律有关的事物。
# `# d. H2 o0 r+ }% u) ?! d7 W2、 涉外性:我们所从事的工作是处理大量的涉外仲裁、调解案件,要经常与外国机构、外国当事人打交道,是对外开放的窗口。
( s8 M! _7 N6 K" C3、 管理性: 秘书人员要协调各种关系,要管理案件程序, 管理各种文档 ,管理财务等。从某种意义上讲,秘书人员也是管理人员。
; A+ q- Y4 U* `2 Y% l. m% N4、 服务性:我们与行政机关、纯审判机关是不同的,属于社会中介组织。但它和律师事务所也有区别,但总体来说,属服务行业。我们通过接待当事人,提供咨询,解答问题,办理仲裁、调解案件等,都体现了工作的服务性质。
% l8 l6 D1 }# M* Y3 a* T2 F8 y' v 只有明确了我们的工作性质,明确了我们这种工作在当今社会环境中所处的位置,才能正确掌握好工作方向,才能找到做好工作的途径和规律。
" H0 m6 f4 [& t( _0 p) F, S谈到我们的工作性质,我想起了,北京青年报3月9日第15版,有一篇文章题目叫“社会中介组织功能和体制的探索”作者是北京市贸促会会长姚望,内容 在这篇文章的右边,有一个“编辑点评”,题目为“从准衙门到社会中介 关于我们法律部” ( C3 W4 _, o/ ^. b
三、秘书人员应具备的素质
) l) B; d2 M6 l/ J: ?/ E (一)、基本素质
3 t5 l+ U% L3 u) l 1、 身体素质:健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个 2 t3 x, I+ B# K: P) r9 e
健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
! e I# L' Q2 V( h' R 2、 心理素质:要时刻保持良好的心态,心理状态要正常,不要被情绪所左 " \ `9 O2 i8 z _0 w$ x' C2 y
右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人,一个对 % K' `+ q: F, M; I6 }
社会充满仇恨的人,一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
# S/ U3 n! ~3 n 3、 思想素质:这是更高的一项要求,作为现代社会的高级管理人员,在一
" M& A4 g- `. `个国际知名的机构里工作,应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精
( E. Q9 x' t5 U3 |; O( a( s神,此外,还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。 0 X9 z9 q* t5 D& R4 U
在现代社会里,人们的工作生活的节奏加快,社会的变化日新月异,外边的世界很精彩,几乎每天都有令你感慨的事情发生,且不说每天的国内外形势,就在我们身边,就会经常有一些新奇事、突发事,今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天,你的哥们当了大官,前天,你的一个熟人因腐败问题露馅,进去了。。。。。。这些都会令你感慨,但不要受各种情况的影响,不能看人家发财了,就想到,做人就得胆大;而一看到出问题的,马上又一转念,做人还是谨慎为好! . R, D4 s5 h! W6 W$ [; b
(二)、业务素质
9 K6 R; i% a1 M& a 1、 理论知识:必须认识到理论学习的重要性,一方面要掌握扎实的基础知
; ^ C' u0 J/ b' H. ], i识,包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意 % p Z8 \' Z0 h+ d \4 v- S
收集新的信息,关注的法学领域的新的发展动态。 8 Y+ A( Y6 _0 i& n9 V. h+ n
2、 实践经验:要注意总结工作中好的经验,尽量避免走弯路,要经常进行经
6 H3 O: ^, m9 @1 w, X8 @4 s R验交流,要多向有经验的人学习。 4 I0 j4 W" I8 F( D
3、 办事能力:秘书工作繁杂、琐碎,这就要求我们必须具备较高的办事能
0 X g7 e6 J. }7 N力,无论是办案,办会,还是处理日常事务,都要注意锻炼自己的办事能力,提
3 y* p8 q s& k$ z* X8 Z高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”) ! T7 u- S% b; N0 l
- i7 \+ ^: k) V3 s (三)、文化素质 - m8 C5 f% m0 h. k+ s
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求,而懂得一点文史哲,具备一定
9 w8 O9 ?4 I* v1 ~的文化素养,也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可对工作有所裨益。相传,在清 ( S4 W# J2 t5 D7 G
朝某年间,皇帝派朝廷官员到南方招考官吏,但先后派了几人均未能完成此任。
0 Q1 |% u! b' `" X何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低,写诗做对皆不行。后皇帝派了 5 k6 K. l. D/ ?( ?1 w) F3 K
一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化,
$ ^* u- d, w$ L) h% P4 Z5 F; w上联曰: 江南千山千水千秀才,王尔烈即刻以此下联对之: 塞北一天一地一 % W& O, T1 E( b. J& X9 [- }6 S
圣人。 语出惊人,顿受青睐。江南秀才们进而问到,先生的学问究竟有多大?
2 o4 @/ W0 m7 Z7 b2 N* W- t: J王随口吟到:天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文
$ ?" V3 @, C1 C. ~" Y章。由此,一句对联,一首诗完成了招考工作。 ( ~% v4 ` }0 W" f/ ]
2、 自然科学:仲裁、调解案件五花八门,常常要涉及自然科学的有关知 5 P( s) `) K+ x, f, H
识,如机械设备,建筑工程,医药化学等。一方面,我们平时要注意积累;另一
2 C- `) O2 c% _4 D" }方面,在办理这方面的案子过程中,也要从中学一学这方面的知识。
! R' u$ U3 q% E8 F6 i 3、 外语:我们办理的案件中,涉外案件占有很大的比例,经常涉及外国当
4 ^/ Q4 c2 @2 z事人,对外交往中,无论是书面的,还是口头的,都要经常运用外语。我们要使
]: }& |7 ]) ?1 r自己成为既懂业务又懂外语的,“两条腿走路”的人才。
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(四)此外,学会一些有益的技能,如电脑、开车,琴棋书画等,也是很有好
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' R9 b8 Z8 [) @ 俗话说,“艺不压身”如果你具备了一定的素养,掌握了某种技能,总会有你显山露水那一天,同样,假如你在那一方面尚存缺陷,则一定会有你无地自容的那一刻。 + i: u7 U5 q8 W
但有一点要明确,我们必须始终围绕本职工作这个“重心”,在做好本职工作的前提下,才能再去充实自己的其它知识与技能,而绝不能冲淡“主题”,更不能“不务正业”。
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四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术 1 @. H$ C8 T) e- p& O. m$ K
" l3 ~: r/ ?* G1 C$ g! M 工作原则:在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。 * K! W: V- v; X$ X/ b& m: s
工作方法:为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳,划船,架桥等,关键是要选择切实 可行的方法。
- ?; n# i: S3 n$ R" k 工作艺术:通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务,同时给人以美的感觉和享受。 0 C$ n3 I8 U g Z5 m& ~$ Z0 J8 A
作为现代社会的秘书人员或管理人员,我们应该学会:坚持工作原则,运用工作方法,讲究工作艺术。为此,我们要做到以下几点: / l6 |; I4 n5 A; c8 J
1、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系,与律师的关系;与有关部门的关系等。
/ r8 }6 x( W7 ]1 d4 Z; m8 C 在协调与本部门领导的关系时,要作到尊重领导,维护领导的威信,适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如,有的领导逻辑性较强,凡是爱有个前因后果,对这样的领导就要在谈工作时要讲事实,摆观点,有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山,对此就要言简意赅,直中问题的要害;而有的领导幽默风趣,你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点,目的是为了更好地做好工作。当然,在尊重领导的前提下,要敢于提出自己的观点,要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合,无原则地服从,则是不足取的。那样,会使别人怀疑你的人格、人品,领导也不一定会欣赏这种人。
+ b8 _- K( i) C3 z. n: \2 I b 对待当事人要热情周到,庄重大方,言行得体,不卑不亢,树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风,也不要沾染市侩*猾的习气。
, ^& q {$ l$ B: X0 L1 ^3 V% t( U2 v 对仲裁员/调解员要尊重,当好他们的助手和参谋,但不要越俎代庖。要各司其责,互相配合,共同把工作做好。
! b6 }4 A( \- {# G 此外,要注意与有关部门建立和保持良好的工作关系,如外贸部门,商检机构,会计师事务所等。这对于我们搞好工作也是大有好处的。
, m {# X$ c* c$ t/ W; [9 `5 v 2、 要掌握理事艺术
7 U& ?8 A: }4 c(1) 工作要有计划
- X. t t/ G2 z5 ]) L* G长远计划:五年、三年、一年 : D' m3 {+ j) X! o/ f$ N
短期计划:一个月、一个星期、每一天 0 U4 Y0 n" ~( b$ J# w3 ], F4 u
(2) 养成良好的工作习惯:今日事今日毕,能马上办的决不要等一会儿再 * c3 V( r( s$ F3 d5 [
办;一件事情要一抓到底,不要半途而废。目标明确,有始有终。 1 i( X& c' b0 c( E* D+ B" @2 A
(3) 始终把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把 $ X J( V7 _- a3 ?
抓”。重要的事先办,急事先办,及时处理;对大事要高度重视,一抓到
" w7 G& Y8 a2 K6 r8 H底,而相对来说不太重要的事则可以放后缓办。
! } [7 h& ]4 } v0 U 3、 要有较高的说、写能力, 即语言表达能力和文字写作功夫, 这也是做好秘书工作必须具备的。 % Y% l4 z7 i+ l& D% A
我们在实际工作中,都体会到,秘书工作涉及到的关系方方面面,既有人,又有事,千头万绪,林林总总。然俗语到:“千条线,一根针”,我们就是这根“针”,运用得好,你会有条不紊,游刃有余;运用不好,你会手忙脚乱,焦头烂额。 0 H* {! Q; c5 y, g$ |
7 | m. \% z1 s) ?' {% M 四、秘书人员的纪律要求 ' r. V* I4 T" V# @9 U* t
任何一种组织,都有自己的组织纪律,作为一个从事法律工作 的机构,更应
- ?- V) _5 |1 R# d该如此。 3 M& L# o! ]- q2 a3 Z
现在,贸仲、海仲和调解中心都有自己的“秘书人员工作守则”,它对秘书人员提出了具体的要求,这就是我们的纪律,每一条都应自觉遵守。各个“守则”虽然在内容上各有特点,但从要点上看,大体上可分为三个方面:
" r9 l1 K5 }7 e& z1、 忠于职守,爱岗敬业
9 |' [, y8 C+ a& ^* m2、 秉公办事,廉洁自律
A" n; Y# k6 {& R( k: H3、 保密制度,严格遵守
1 Q6 L. q. ~( f7 f其具体内容是不言自明的,无须再作解释,只是对我们每一个做秘书的来说,要时刻提醒自己,严格遵守这些纪律。
6 `1 Z3 {8 [/ E6 M( v 在当今社会,在知识经济的今天,人的现代化素质,是一个人,一个单位,乃至一个国家生存与发展的决定性因素。一个单位是否具有竞争力,取决于这个单位工作人员整体素质的提高。在我们这种单位,秘书人员的工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员,秘书人员的素质及其工作效率,直接影响到整个单位的形象及其在市场经济环境中的竞争力。因此,一方面,秘书人员要注意不断提高自身的素质和办事效率;另一方面,领导人员要注意对智力资源的不断开发,对知识含量的不断充实以及对人才资源的合理配置。 |