老秘教你如何成长为优秀秘书：第二讲 办公室礼仪

 

同事之间的相处之道

 

6 U) A3 q4 j2 t: }

与同事相处是职场的重要一课，与同事建立友好、融洽的关系是顺利开展工作的基本前提之一。一些人与同事相处不好，甚至彼此不讲话，久而久之就会在办公室变得孤立无援，继而影响工作的心情和效率。

% z- ~, Y. A- Q3 i/ `/ }5 d5 z$ R

# Q) `3 y' a$ R" m$ u

 

1．树立男女平等的意识

在当今社会，男女同工同酬，彼此之间是平等的，所以不应认为自己是女士，就可以让同事帮助自己干这干那，而是应该树立平等、独立的意识，自己的工作应尽量自己独立完成。

$ _4 S& F; O q4 Z

 

2．规范礼貌的称呼

- u, F; \1 g0 V! r/ Q, X( O6 u8 i& D& }

对上级要用职务来称呼，比如“李科长”，“王经理”，而不能因为彼此熟悉了，就称呼“老李”、“老王”。同事之间的称呼也不能草率，一般以姓氏、名字相称，而不要叫人外号。

上下班在电梯里遇见同事，或者在茶水间遇见同事，要礼貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也应该点头示意，不能高傲地视而不见。

如果有同事因为表现优异而获得了表彰或升迁，应该对他表示由衷的祝贺，而不是说一些尖酸刻薄的风凉话，“嫉妒是人性最大的致命伤”，一个心怀嫉妒的人是不可能具有良好的人际关系的。

7 ^: R% O4 T* t; x$ q+ J" U

 

3．言行谨慎

8 a7 X1 m8 \) U1 j2 v) u2 w

不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太琐碎，否则久而久之，同事看到你就会掉头走开，免得听你诉苦。

) v( L6 A* l; S" h' w

喜欢打小报告的人在办公室里是不受欢迎的，专打同事小报告，到最后只会落得孤立无援的地步。此外，我们不可在同事背后中伤或散布谣言，伤害同事形象。

 

+ T7 D9 n9 {& c: L1 _$ [

【举例】

秘书小张早上一上班就神秘兮兮地对大家说：“你们知道我昨天在王府井看到王经理和谁了吗？”别人都说不知道，小张得意地说：“我看到王经理和一个女孩一起在王府井买东西，那女孩可年轻了，长的还真不错，你们说，她是王经理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小张的身后有人回答。小张回头一看，傻眼了，王经理正站在那儿。

% L7 Y5 X8 |; y7 c0 k/ B

有的秘书因为上司位居要职，就狐假虎威，趾高气扬起来，逢人就讲“那个做好了没有，老板待会儿要，记得给我”，到处发号施令，俨然一幅老板的样这样做只会让同事认为你是小人得志。

 

4．工作积极主动

" w, V% D+ P1 ~9 }) U7 S

认真工作的人总会受到大家的尊重，如果别的同事很忙，而自己比较空闲，这时就应该主动伸出援手帮忙处理，而不能一副事不关己，高高挂起的样子。

在工作中如果出了差错，要主动承担责任，一味的推卸责任只会获得同事的鄙视和回避。

 

, w3 C4 g- [8 R8 F& W6 {. D- b7 _

【举例】

小张是刚进入公司的大学生，他很聪明、能干，所以也有一些傲气。一天，由于小张没有经验，在做一个策划案的过程中出现了错误，经理对此很恼火，问他是怎么回事，小张不知该如何回答，这时秘书林小姐为他说了几句话，主动承认自己没有及时提醒他，自己也有督导不周的责任，经理这才平息了火气，让小张重新做一次。经过这件事，小张非常感激秘书林小姐。

- m4 J* |; s4 T8 H8 n

 

; S) g' y7 i8 ?: n9 Y: }

5．遵守公众礼仪

办公室是公众场合，必须遵守公众礼仪，首先，尽量不要在办公室里抽烟，因为办公室的空气本来就很浑浊，抽烟会使空气更加恶化，影响他人的工作。其次，有的人喜欢在办公室把鞋子脱掉，这样做非常不雅观，而且有的人还有脚气，使别的同事更加觉得难以忍受，如果一定需要让脚轻松一下，可以自备一双软鞋在办公室里换穿。

 

6．慎重对待办公室恋情

' `* ~3 {" n& K# s% }

办公室恋情往往会招来议论纷纷，尤其是秘书容易与上司产生感情，当这样的恋情产生之后，一定要低调处理，不能因为自己与老板有了感情，就摆出一副老板娘的驾式，事实上，将来的事情谁也不能定论，给自己留一条退路才是明智之举。

此外，感情是感情，工作是工作，办公室恋情最忌讳的就是把工作和恋情混为一谈。

$ ~3 H G7 t6 x# b( J' F/ X" ]

 

【自检】

: C& h. l: d' E

秘书小李在工作中遇到了一些问题，请您帮小李作出正确的选择。

: g5 f4 ^( {/ a3 Q0 J

（1）一位同事对秘书小李说：“小李，你能不能跟老板讲一下，我都做了那么久，是不是该给我加薪了？”

9 {1 Q7 i* _4 C: U' q, w {

回答ａ：好，没有问题，下个月就给你加薪。

& ~) {' L; V- }0 f* W& d/ i+ g

回答ｂ：我会向总经理报告你的要求，有消息的时候，我会及时地通知你。

（2）办公室里添加了一台打印机，送货员把打印机送来的时候，办公室里的其他人都在忙，只有小李刚刚写完报告，空闲下来。

7 z: N- b+ x: Y+ ~ G8 D; e2 v2 T

做法ａ：等其他人忙完了，叫他们把打印机搬进去、安装好。

做法ｂ：既然自己搬得动，就自己动手把打印机搬进去、安装好。

, L5 X) c* {2 J! N+ N

（3）小李与男朋友昨天约会的时候有些不愉快，直到今天来上班，小李的情绪还是不好，这时老板让小李把一份资料整理好。

做法ａ：虽然心里难过，但是不应让感情上的情绪影响了工作，还是应该认真地做好工作。

做法ｂ：因为情绪不好，所以不想做事，让老板把工作交给别人去做。

0 }- ^( @9 c2 E; R

@___________________________________________________________

/ `1 _8 @6 ~% R- j

____________________________________________________________

____________________________________________________________

 

 

: c! i5 n1 ]! q

要有敬业精神

 

1．端正工作态度

4 [% y: V" O/ U; b q! e5 w

工作是一个人的生活基础，按照马斯洛的需求理论，工作也是一个人高层次的需求。人们常说，“认真工作的女人是最美丽的”，因此我们首先要端正工作态度，才能做到认真工作。有的秘书抱着“我只是暂时当秘书，做到结婚就辞职”的想法，这种想法是工作上的致命伤，使得人们不能专心于工作。

: T9 `' h( P! ]2 J$ X1 T

事实上，在当今社会，不少女性即使结了婚，也保持着经济、工作上的独立性，而且在工作上做得非常出色。

当然，秘书行业也有男性，一些男士当秘书也可能会有自己的想法，那就是希望多学一点经验，以后可以开拓自己的事业。不管怎样，只有重视自己的工作，端正工作态度，才能把工作做好。

* G. S0 _6 {( G* A& Z

5 q3 `9 J" i( U

 

2．树立专业形象

我们已经提过秘书的形象很重要，所以建立一个专业形象是一位优秀的秘书必须做到的事情，具体来说就是要有高雅的言谈举止，不过于做作，不流于俗套；有整洁大方的外表，不邋遢，不浓妆艳抹；有丰富的岗位知识和工作经验等等。

需要提醒的是，哭并不是解决问题的法宝，不少女性经常遇到一点问题或者被上司稍微批评就掉眼泪，这也许是习惯，也许是想用眼泪来解决问题，不管哪种原因都不应该用哭来解决问题。工作不顺利说明自己的能力不足，能力不足就该加强学习。

1 T" j ^. k$ H/ Z: c. `4 _* L0 L

 

' Z& T& E. ~! w& V& d. V8 \* K

指令的接受与汇报

. G1 z5 h1 f6 j) @% k

 

指令的接受

- u# H, n a- R3 Q' ~. F

 

@7 ~, z( l' H1 n/ j: q/ U6 V

1．接受直接上司的指令

一位有经验的秘书，知道如何得体、高效地接受上司的指令。一般来说，接受指令有三个步骤：

% i1 E% z- y5 k

?清晰地响应，并即刻前往

听到上司的招唤，应该清晰地响应，并即刻前往，但是如果秘书当时正在处理账册或者公司的机密文档，则应该先把这些文档收拾好，放进抽屉或保险柜，以免因为自己的疏忽而造成公司机密外漏。

+ t; e' o I; y

?向主管询问应办事项

# b3 W$ B: U: G) ~4 S7 j

在进入主管办公室之前应先敲门，得到回应后，才可进去接受指令，同时要面带笑容，诚恳地向主管询问：“请问您有什么事情要办吗？”

?逐条记录应办事项

4 X" B6 J. P$ D5 K& U' |, z

对于主管交代的事情，秘书应逐条记录下来。当主管交待完毕后，如果仍有疑惑应马上请示，不可一知半解地离去，否则工作就无法顺利开展。此外还应询问上司是否还有其他指示，并且表明：“我会马上去办您交待的工作，请放心。”

 

, L0 {) Q7 Z' m$ N2 ^; r0 f1 T& I; I

【举例】

+ k) e% y, S3 e5 J2 t/ L

林秘书的上司交待她，明天上午有一个公司要来参观，总共有10个人，让林秘书准备午餐。上司交待完了之后，林秘书问：“总经理，请问这10位客人中有几位高级主管？有没有素食的？我们是否要准备赠品？”上司回答了一些问题，但有些问题上司也不知道，林秘书就自己去寻找答案，保证做到最充分的准备。

 

表2－1    在接受指令时的注意事项

7 r$ e% L% x2 @" [# e& P J

! o* `( e n; y! J" O( k% f- |! E" A5 p3 _* j4 p+ k% O: I% `/ I! w- k4 d! l& D. @& P: a7 @. a( D$ P* Y# m+ l2 l$ G' i) C) V+ O) B% ~7 A a2 i, m9 ^+ U4 I6 z9 T1 q3 ^4 V8 Q

1	准备纸笔，方便记录重点
2	! m5 C' x1 h, j) \# K 接受工作时，切忌精神恍惚，应专心地聆听
: [' F2 v: d5 d6 ^/ L; ^ 3	听完指令以后，重复一遍以确认要求和期限
4	如上司征询自己的看法，应提纲挈领地回答，切勿长篇大论
) S6 f7 E/ K ?- N, L5 I& ` 5	& d2 i9 L y2 g 如有困难，应立即使上司了解，争取获得上司的支持
1 Z& ?& Q9 Q |4 x$ P 6	- n7 F5 s, ?6 e* F' X' N) T7 z- Z 不要与上司发生正面冲突，否则只会让事情一团糟

 

* b% n/ F! _2 o. ]6 G8 @1 E

2．接受其他部门主管的指令

3 S, k1 Z. _0 l

一个公司里有很多部门，一个部门有可能有几位主管，有的主管可能会跨部门指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般来说，秘书最好先向自己的直接上司请示，如果本部门暂时没有事情要办，上司同意秘书去帮忙的话就可以去，如果自己部门的事务非常繁忙，则尽量不要接跨部门的工作，以免影响到自己的分内工作，如果碍于情面勉强应允，却又不能如期完成，会让人怀疑你的工作能力和诚信。

 

【自检】

4 Y% e' F( n3 K" P" H

分析下面的案例，回答问题。

- A# l1 _, e3 U! j

秘书小李最近一段时间特别忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。这天，另一个部门的主管说：“李秘书，麻烦你帮我处理这份资料好吗？”小李硬着头皮答应了，只好又开夜车。

小李的做法是否正确？为什么？如果你是小李，你会怎么做？

+ [% ~3 _# j9 b/ ^. O0 G

@___________________________________________________________

3 f/ q0 I+ S7 M/ o+ F8 T

____________________________________________________________

____________________________________________________________

: _5 O6 f- j( T- W3 L1 J) c3 m: A

 

0 Q8 t9 Y: S, {& }

 

6 P0 ?( l$ u. z3 c

指令的汇报

秘书在接受上司的指令之后，不仅要及时的落实工作，还要定期向上司汇报工作的进展和成果，不能出现“黄鹤一去无音讯”的局面。

?汇报的时间

! G% _2 M3 p: f; [% N

何时进行汇报？隔多长时间进行汇报一次？这要根据上司的习惯来决定，如果上司喜欢了解工作过程，秘书就要经常向上司汇报每一阶段的工作进展；如果上司只重视最后结果，秘书则可以等工作告一段落后再向上司汇报。

?汇报的方式

: }# I6 F# B$ Y( M

如果工作比较简单，秘书可以采用口头汇报的方式，直接向上司汇报工作的结果。如果工作比较复杂、耗时长、范围广、影响大，则应进行书面汇报，把工作成果写成报告，供上司批阅，并存档以便今后查阅。有时候，还要召开专门的汇报会议，这时必须事先准备好充分的辅助工具，如制作投影片、幻灯片或海报等等。

* T! K3 H/ k( U( R6 b' u8 l

 

表2－2    汇报工作时的注意事项

: ~( }* u, E; a, p) u* @5 x$ R$ |' y7 Q- `5 H) O8 }7 H9 N! x h' h7 {" B7 \4 M2 t# Y# y( k; [& x$ s5 x! _1 ~' o: p- ^3 a$ E- E7 i" n9 J2 C) j) f8 R0 A W. B2 |- I, |/ ?4 K. e: K8 j* R A+ u/ p+ J4 k" o9 `, a3 s1 j1 f I' o6 a% R0 a% g

$ u5 E: T7 {/ s6 _ 1	要主动进行汇报，而不是等上司来发问
3 z6 G" G: ]% o9 P 2	9 i2 v' k# Z; a# M1 f* l8 Z) q 报告的三大重点：简单、明了、具体
( `$ S: s q o. C' K 3	2 ]. O; c! J3 J+ k) q 汇报时先说明结论，再叙述理由及过程，尽量简单扼要
, e* T! _. g, k$ I7 P+ D \ 4	牵涉复杂的工作，应以图片或表单来加强说明
5	工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测
1 w: z/ J& [' P7 J6 j7 ~ 6	6 Y) r3 w& {# F% ]2 o- J6 @: s7 ?5 r 对于自己的任务应自己直接向领导汇报，最好不要假他人之手，以示负责
7	对于无法如期完成的工作，要阐明原因，并请示变通方法，切勿推诿责任

 

【举例】

9 w( [0 u: ^/ |$ r D" ~& d7 k

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××酒店的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。”

3 s- E* w Y& j5 c" a; |- O

 

【本讲小结】

( \# t- @- P& c+ w( V' j6 C

本讲介绍了办公室礼仪。首先， 

游客，如果您要查看本帖隐藏内容请回复

林秘书在接受了上司的指令后，立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您看是否合适？此外，我已经通知了行政部、业务部的主任，他们明天早上9点会准时到会议室，现场也已经准备好了，我刚刚去巡视了一下，很干净。

立即着手落实，下午林秘书向上司汇报说：“报告总经理，明天的午餐我已经定好了，在××老秘网的二层××厅，这是我定的菜单，您

工作报告按事实进行说明，不可加入传闻、推测或个人臆测

收获很大，对自身综合素质提升将超到很大作用。

值得学习，收获大，希望今后多发这样的帖子。

深入浅出

学习

学习中成长

学习

0 N5 d8 x% O, g3 s& G$ |

 

不错

4 P+ S" r% C! e! T: X4 z

 

[em17]

学习

这个这个绝对要好好的学习一下了

highhigh好哈哈哈哈哈哈哈哈哈