 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。 4 G( w& v0 B& d; F4 R
提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
* {% z8 x* C7 S一、分步安排，按序进行
+ L$ R1 _1 j6 S* t# X0 C 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
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二、主次分明，突出重点
' o/ o+ |4 S9 ]3 V口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
0 g" h; i h0 m, ~$ |) k9 ?5 S三、考虑周全，有备无患
V6 M9 A9 x4 c9 v- N( j! g 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 , x3 l- Q1 [: _" f, X. N
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 - q" z5 p# G9 s4 |
㈠听众
C8 p: p6 J: v1 X' o5 A ⒈人数？ " c1 V: _# K3 C+ J) `( p
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
7 Z5 f8 ?# X& [( K, u, R ㈡目的与种类
) y1 M$ s+ k# ~ W7 _ ⒈通报情况？
) H4 w, G2 ] H2 D; n; I ⒉形成决定？
5 Q1 @' i4 g: }& U" j: _! O! u: d ⒊审查重要细节？ + Y$ u: R8 |# U
⒋协调统一行动？
: A/ o: f: B" R7 Z: Q ㈢主题 $ }8 S8 M0 }1 y( G# ^+ Y% z/ a
⒈具体题目是什么？ 0 W& O8 |% |5 D3 ?2 L1 A% Z
⒉涉及多大范围？
/ g( O, d* ?# N! L ⒊拟用多长时间？
2 z/ @& _9 I3 A ㈣设备 ( J1 Q' C6 _0 Y: ^ K0 {5 x9 K
⒈汇报在何处举行？
- ~. M7 z! ?. R7 \ ⒉需要作什么安排？ $ I, j: s' ^. O1 g
⒊视听辅助器材有哪些？
0 i+ N1 C9 W+ T# x, B ⒋有何不足之处？ 6 h" ?' x, @4 F- T% E9 d) a! t
⒌需要采取什么措施克服不足之处？ ! b; m* v# s) h. B4 B; H4 N. o
二、写出初稿
" }0 c' U6 t( V( R( a/ U ㈠搜集材料 M" D; C7 O* G
⒈认真研究。 $ O: r' |& j0 w5 X+ U- l5 K [
⒉熟悉主题。
' @( z6 U7 b8 l$ t# M ⒊搜集权威性意见和事实。
+ [! m# e5 X8 c, i$ P6 l0 a( U ㈡草拟初稿 | 
提升卡
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沉默卡
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