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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答： ( H. c- F& z: k" ~& u
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 + |6 T& j ?) _' g) @$ Q1 `
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●使会议开得卓有成效 . x7 f( h9 o% O: U+ l# ^- J
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
X+ _* b: E5 U7 B+ q2 |1 Y 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
7 e' z5 e& t0 Q# h4 V7 F. L 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
# o+ r2 ~0 z7 C: S 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
' a# n W' B$ i7 F5 G7 S 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。
& w; t1 \- H$ a; f8 q 5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。 # x. R2 N1 n K/ k- T9 c& y
6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 + d L7 N9 H4 G
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 5 Q0 j% s4 N. |, g' A
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 # z+ }$ K. z( f/ Y# w- ^; p5 W
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
3 K1 j% m% o( c9 @( v 10.信息要加以选择，避免过多。 & I4 _/ m; a; w! ~1 I
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
9 G" d& m5 p5 y/ b2 J9 s! A 12.通过限制网上会议时间使会议完善。 " n+ m9 s/ h4 s& ^2 J
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
! n1 K: @5 K! `( C9 @ 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
5 h3 M" X/ f/ u$ D) | 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
" P2 m& D* v4 K* e, I2 L$ s" M 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
& D! p" q1 m: G7 H 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 - A2 r4 `" U; k n- _1 C
18.会前先拉几个盟友。 ( x0 v O+ m) D" j
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。
# n# N7 D# Y2 P; T' z 20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 9 a* E Q! o3 W3 m5 h1 o6 P
●会议准备 . t) C" O8 N9 X: M
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
: ]3 Q- ]4 M" a, E, O' F2 p* l4 q 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
0 s$ Z6 Q C5 j1 Z6 d 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。
3 [! v1 V2 z- Y% n- k6 j 23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 , k& ?' `( ^) W4 t
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
& B9 @# V# ]- J z1 k6 K 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 & _0 G/ O$ x1 a8 l/ L( P
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ' _: f& R7 R; \# ^! z1 s
27.议程要尽可能短小简单。
# }4 q1 P' L, {, g8 t 28.尽量将议程限制于一页纸上。
1 B6 _" j# A. }* x! h4 k5 | I 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。
& D/ ?4 u# }2 X. ~) u8 H( r 30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
3 i" [6 m! K7 Y( X 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。
! n: J8 [" h$ t( w/ \ 32.必须将电话转移出会场。
, u5 D$ j' B, ^' k 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 # i' t* E h! o; v1 ]! O
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
1 i1 s- S* O& a: J( U 35.要找个确保没有干扰的会场。
3 o# d$ A! v5 m- P' h 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 3 n2 A0 k$ J0 u
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
: z/ ~5 Q0 e. k7 K, g# c 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
+ L, \1 ~9 \5 @6 G+ p 39.座位之间应有一臂长的间隔。 ! M& P/ a. |8 p/ Q1 A$ ?
40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 0 t& O# b4 U" k' u4 T+ a
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 7 d) y% b* V: n; Q) O* R
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 ; W6 R0 J& x8 y& f% |5 p/ j9 s$ t
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
# l5 s, \# b j0 p 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。
4 k! ~9 k4 u' P" H7 y 45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 2 R s9 H" s" M3 @3 \* o
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
' Y* Y! D# y& s- I ●出席会议 : e. O. Z9 f" [+ Z; j# G5 M; t
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。
. i$ N9 C9 w7 ~, ?4 b+ B 47.会前拟出自己的发言稿。 1 c a3 |- X1 g0 m5 t
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。 : f2 Z7 _; p- p o2 m( b
49.要保持积极的脸部表情和音调。
& m! v- W, h' Y- ^" {% ^ 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 6 b8 ^" i( I5 e2 e8 l; s
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51.开始发言前先作深呼吸。
& u$ U" g/ @0 E8 F& Y# @: o( g2 U( ] 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 ; w$ \8 J/ O+ Y
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 - [" _. x; B7 d. v# W L
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 3 c& O- i2 R$ ?& f2 g2 a; }
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
, f- |. V8 v3 I! {+ m 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
( q, E$ a9 Z* q+ G" z% `/ V2 ^ 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。
% g: ~& ^/ I9 O+ u# v: M 58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
7 Y1 m& A" m" B7 u 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。
* `+ b2 E; m4 S' ^7 O 60.必须按照议程顺序作会议记录。
5 S5 k% z, n/ l8 W) Q: R 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 : m8 G* c5 W/ ]1 y
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
) }5 x6 x4 k8 P$ j* m$ l6 x$ U 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
4 v. W% [0 J( p7 R: x ●主持会议
# `5 L" R& f O 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 ' r6 Q' |+ |! ~/ i
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
9 J& }0 [6 |# Q/ m: y+ m8 P6 c 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
. n8 R& T0 R. }. Y3 U% X 66.尽量于会前认识新来者。 8 ~) P% M- N. f: R
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 9 \" h9 K$ w5 j3 B# P% g- a
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。 - a6 k5 Q7 t q! _: s0 E
69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 2 t! u/ N& T* l% e1 }
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
6 {/ m' q6 A$ ^ 71.要制止支流辩论和私下交谈。
6 J3 @9 s( x) ?* w& Z7 g4 Z, S 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 " A. Y; A5 t1 Z5 ?
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 & R. t& g1 v9 p* B
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 ' _5 H. F# Y; d$ W5 V7 _
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
) U/ r4 u- S0 x$ V) e 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 , C& f: N+ t% M& k
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 ' e/ ]# Y9 C9 ]' S2 _
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
7 v6 C* q, u. E/ _' L' w4 t 79.必须清楚每次会议的规则。
! P; B- k- k# L7 T 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 3 n3 c2 l& ^+ H4 z: S t
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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