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网友提问： . E- v+ J) ~6 S4 u# _7 q3 ^
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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! u+ H/ ^" x8 w/ _老秘回答：
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会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。
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●使会议开得卓有成效 ; |2 `. b' \* v8 B V7 p
开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。 : ^$ c a4 F$ \( o% X
1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ) A: u! b" E" P B
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 9 z# z/ y! X# w
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
, o$ E( m- i {" \ 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ' u. u" e( S+ `3 z! ~" S+ h
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
, t' J* J' l( h 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 $ }: K7 t1 O' p* N2 p
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 ( B% A* `2 t: Y5 J# o$ S
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 ' U9 e: J2 d( x% Z+ j" v& o5 ?
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
2 v5 _1 Q" a3 u2 y4 F5 y( W" ^ 10.信息要加以选择，避免过多。 6 l+ |% E' u# K+ s# n7 S L6 y
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
" c/ C/ g! D6 X 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
1 v" K; y3 x" O+ p 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。 8 N) ?: [8 M. G% j! L r. e# H3 D
14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
, E; o) }1 m2 T 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
- a3 z; p2 g: ]" q" n, S+ g 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 1 ?5 w3 t; }# ^. l0 n$ m
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
7 i% v" j- E) q* o 18.会前先拉几个盟友。 u) M D7 W& U+ o4 u: m
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 7 h( d: j/ t! z" g+ `
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
* W5 `( D5 W: H% \0 Y ●会议准备 , l" f% x v' v, G) w) `
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。 5 d, C8 ~3 c+ }
21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
# T7 C; l8 d( J- n& w 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 * I8 r! [' }; L
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 . ]' r5 T0 f4 s& B6 m& O8 @& B
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。 & t7 D: D2 C" d
25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 . g% @# V! I0 ^: d( @) L8 ^. P; Z
26.任何议程变动都必须通知主持人。 ' N: n: F9 b1 t- N& z
27.议程要尽可能短小简单。 ) X' @; A, E9 H( j# W& m
28.尽量将议程限制于一页纸上。
" X/ r: i7 P2 Y' w8 A& ` 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 x. Z2 l K5 u! Z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。
- e4 H9 Z' z* z, x8 Y 31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ' Z% H1 h! v1 G; }; j
32.必须将电话转移出会场。
: W# e: L% p1 [- k2 }% Y$ o& o5 { 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 7 R9 B# a; W9 \ @+ W" U
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。 $ S( z# l: Z. R2 ]
35.要找个确保没有干扰的会场。 . `! C/ J5 _4 ]" v7 e. A
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
) e4 ^9 A' B& d, {# b 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 $ L3 A8 Z$ T1 R
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
# b' e6 I& e: A 39.座位之间应有一臂长的间隔。
4 `6 Y4 ?% N* T( p, s 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 6 [7 J3 ^% [8 A9 z( O
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
$ V: `' Q l) K0 D) z' \5 G 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。 . A7 G8 B) k: ^8 u
43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
$ |+ Q3 a' v! B; ?% a$ M; X9 V- l 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 ' W) M& M; p) p& x' O$ r/ H7 ~
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 * S9 j% ]4 @. K$ M
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。
7 v$ T; P N- W0 H. L ●出席会议 ( E: K* ^$ D+ u) f( Z6 A8 p
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 r4 ?5 [2 v; g) ]# @; l+ a
47.会前拟出自己的发言稿。 8 l; U$ R; l8 o* S3 y& ?
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
- d3 p0 O0 W8 l! d 49.要保持积极的脸部表情和音调。 ?7 d: m) e8 }0 X
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。 + N( d. N. u7 D# ]' u& C( q
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51.开始发言前先作深呼吸。
; B7 m8 ~2 ]4 k, c 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。 ( @9 Q* H. T3 X$ d% Q! V
53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 + n0 ~+ s4 N0 Y5 D; P4 E
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。
' v/ ?' l2 O1 T" w$ _ 55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 C& w6 }5 ~: s q% L
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
; m' I/ s( a" {" K* h8 E1 v. f 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 2 ~) _+ l4 B8 d
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。
( j. g# R5 S1 J. o$ L! a9 T' _ 59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 / } T" f7 u3 t8 J! K
60.必须按照议程顺序作会议记录。 ; }9 u" j/ I; j7 g
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
9 {. S+ R- @' N& Y' o$ r 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 5 @0 d) |2 D0 D) i) D8 t
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
- D+ }/ P& j' H: ? ●主持会议
: }, V# E: s% h: a% F 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。
; P% b5 Z8 W+ j8 s0 U) d: J n6 q 64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。 $ a2 A, q. R% o
65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
2 s1 n! Z. K. v- M 66.尽量于会前认识新来者。
! A' g' V) L4 ` 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 : v D k* W4 k4 ^. d5 M
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
, M! W Z9 E' e6 n. n- b Z0 J9 Y" ]. [ 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。 / A: C+ S# l$ P* g: ^
70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。 . C- y3 E! `) e: N* U
71.要制止支流辩论和私下交谈。
8 x6 h! `4 P/ w 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 / m l8 J5 f/ ^) h
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 5 N0 j* a+ Z6 m' N1 s# k
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。
$ y* z& ]7 x* U8 G9 \. p2 r 75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
+ W5 o' u" q5 t6 [7 E 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ; d( h1 b' V+ E# ~( f' b/ k1 X
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。 / H' l0 y U( \3 H. U. v
78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。
1 g7 \/ U& V9 c7 t% O$ `. ]) C 79.必须清楚每次会议的规则。
+ H, S% [3 N9 h4 e- n 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 7 y* }% v G2 R2 K9 q
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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