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[会务安排] 老秘答如何做好会议筹备和组织工作

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老秘书 发表于 2011-8-4 17:58:01 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

网友提问:

) J, C; i6 f$ ]. F

 

, M$ _; A' G" _: e/ e

现在是文山会海的时代,会议特多,当秘书的经常疲于应付,不知有什么好办法,做好会议筹备和组织工作?

0 c) E. D" L% H( I+ H

 

8 A& O7 W( [# a4 W5 b7 V

老秘回答:

! [4 |& D5 N/ |$ Y

 

3 T4 y, `8 U9 H/ K8 { T* m/ g- n' L

会议管理是门大学问,需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招,希望对你有所启发。

6 n) r2 J$ f( F

 

# L6 _; u: m. _- \) K

●使会议开得卓有成效

+ c" v9 ?& _# V# E8 C/ F* y5 e

  开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开,并且要开得简短有效。

6 l% N# l$ ]7 D

  1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

4 n# B; k# H6 W, W

  2.如果某个问题不开会也能解决,就不要开会。

( g e1 j- I/ {4 V

  3.要认真考虑,是甚么使会议成功,反之又是甚么使会议不成功。

8 y* y7 F1 I* R; K2 {2 I9 N

  4.要考虑:如果不开这个常规会议又会怎么样。

9 I' y7 O" h; [; p; F9 w( |

  5.请记住,上级主管参加会议会抑制讨论。

1 B4 r9 `. \* ?* ]* l

  6.在工作场所以外的地方举行会议,大家都会觉得轻松。

x. k$ q9 r3 Q, b1 j, }: s Q

  7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

0 ]# ^; _* V! g% U2 {

  8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。

?8 ]( p/ d+ W+ F. K* m/ t# ^- Q

  9.开会前先通知与会者,要他们注意会议讨论的重点。

, q( z8 W, n( c7 E2 e! X% H

  10.信息要加以选择,避免过多。

( q7 W5 ^* y6 ~# s& B

  11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

1 O) K$ ]* t, }0 Q

  12.通过限制网上会议时间使会议完善。

6 m C+ @# N. B3 B4 m0 o

  13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

4 Y4 Y8 i" V* w; I6 l

  14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

n3 Y$ w) x# V4 W3 f

  15.会议要尽可能小,以免分散注意力。

' O2 u1 e+ }" z V5 G! M

  16.在容易看见的位置上放一个表或钟,以便掌握时间。

& O' j/ z- z9 u

  17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

$ b& q L7 c% i& H, j7 k: f

  18.会前先拉几个盟友。

9 L$ z- `/ s2 I) \

  19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

! R" t0 x# p: i7 K4 l. ?

  20.只要有人偏离会议方向,立即提醒他们注意议程。

* {1 a% U8 d! R1 w! |

  ●会议准备

7 T3 F7 T4 { b, c

  为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议,并确认他们能作出正确的决定。

$ O9 Z' u- |4 k5 o5 C$ L: c# n8 b9 u

  21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

+ t# e- Q4 Z% Z6 Q" J1 ]3 e

  22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

4 U) ]5 f% T* ` f9 \" N. i

  23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

1 V9 s6 T$ Z1 r, E

  24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

, A( G( ], F4 ~! I `2 ^

  25.要避免在低效能时间开会,如午餐刚结束后。

6 Y4 o9 X& P% ?6 C

  26.任何议程变动都必须通知主持人。

4 y8 Z1 C& v" e3 A' l) ?( r5 N3 l4 Y

  27.议程要尽可能短小简单。

, G8 {, f: O! q/ j& X

  28.尽量将议程限制于一页纸上。

" \ v2 L, c$ p* N- A# }

  29.最重要的事应该安排在议程的前面,要趁与会者精神状态最好时讨论。

0 y6 k& f5 }2 {

  30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

& l0 E+ Z1 u( z7 M6 `5 s! L

  31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

8 ?1 y9 C4 L5 q8 p$ d/ U% @8 t& D* F

  32.必须将电话转移出会场。

2 o/ O0 r+ e3 Y6 D9 n

  33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

9 a3 c" W& F$ g+ }' n; W- w

  34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

1 W' y$ J- ~. d- L# l

  35.要找个确保没有干扰的会场。

# H9 v6 m6 S* J' \' s h7 M6 a

  36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

. ^' Q; o, q; v8 l S% J5 w4 A

  37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

) z: u1 e m* f; T0 Z3 C i8 v

  38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。

2 n7 d* _ }7 P9 C& D" V3 u

  39.座位之间应有一臂长的间隔。

, w9 ~0 ~& h( ^ `* @

  40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

7 y8 r( Y( {# ^9 ^8 h) D9 j1 m

  41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

7 d8 w8 J# |: i& q+ X; X) A

  42.不要用很舒服的椅子,以防与会者打瞌睡。

" [* ?) B* `3 U+ C

  43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

1 z% f0 f/ D$ |# e

  44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

7 \" Z0 e. h: [

  45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

. `, f9 e: a3 x

  46.会前不要喝太多酒,酒很难提高工作效率。

/ y8 w# b4 R: W7 f* L8 V& N

  ●出席会议

* y4 c- Z C# H: n

  一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备,积极发言,使每次会议都有成效。

5 j: r; `* h) C/ {4 p: h

  47.会前拟出自己的发言稿。

: }4 U7 O, j; K# M: y; D5 {

  48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

: l' c0 K. d, V0 Q. b8 Z4 h

  49.要保持积极的脸部表情和音调。

9 ~4 X% d! e; g. p2 q7 W

  50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

% I% Y3 ?1 E ^ u
1 z& d: I- s% ^# R! y) E. `

  51.开始发言前先作深呼吸。

5 f' L7 I+ w' l9 n

  52.既然一个意见是你自己的意见,你就应该信心十足地讲述。

; s* h! U f! w; t/ }

  53.不要打断别人发言,而应让他们畅所欲言。

& D! U9 B4 n. A5 w2 P5 `( S4 c9 P& ^3 ]$ S

  54.要用不同的词汇讲述相同的意思,使之更生动有趣。

. V( D T% H: q+ T) D

  55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

" |4 {9 x6 T7 Q5 Z7 p

  56.为使每次会议成功,你要尽到个人责任。

+ H) e1 t" F; g" x0 V7 u

  57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

2 Q* n- ?, y; O9 o

  58.即使你要否决某项动议,也要尽量找出至少一处共同点。

' I& k8 M4 D, x- c) Q

  59.作为一名主席,要确信你能听得进各种观点。

) T3 A& E+ S5 T" {3 ^1 ^

  60.必须按照议程顺序作会议记录。

6 r3 w- u% Y6 g8 [% f. K( V

  61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

% ?$ E9 { p' j `5 t

  62.根据会上所做笔记,会后立即写出会议记录。

! E, \3 a7 i( Z& P; n

  63.会议记录写完后,还要使句子简短中肯。

- {( `% ~5 d& r* Z

  ●主持会议

5 u4 {: @2 l+ P1 s. ^. T' O) ^

  每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议,最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行,成功结束。

# _6 {0 v6 K3 t3 L$ a; F3 p

  64.要公开提问,鼓励每位与会者说出自己的观点。

/ x" A3 i4 W+ ]' u

  65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

) r& q/ ^* I. K9 S8 H5 @9 A

  66.尽量于会前认识新来者。

& n5 f: j1 v2 q

  67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

- L! v2 [7 Z; H: a1 k1 p& X$ ~

  68.将会议安排在午餐之前,这样就较容易按时结束。

- p+ j, x! T% e: i+ A- |/ M0 j

  69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

, V- k6 I: o; i' o. i/ P. R( f5 N' P

  70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

D! ~! j$ o4 M0 Z

  71.要制止支流辩论和私下交谈。

1 D/ ?5 c) L p3 [2 L5 e$ k$ ^

  72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因,以此消弭愤怒。

; P2 o3 U: W9 P

  73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

4 c9 b8 X& L; T& W( T8 ~3 {

  74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

. `5 {; C6 B, ^

  75.如果有人必须在你之后发言,应注意他们是否不耐烦。

4 n7 t! G" ]( W3 K* \( O( w

  76.可挑选出某些人,向他们提一些直接的问题,以引起辩论。

2 j, d3 R& R, z5 T

  77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

2 l( ?. I8 F3 p, s

  78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

( n+ I$ x4 w1 {# R

  79.必须清楚每次会议的规则。

P5 {9 X* l; G0 _

  80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方,从而孤立捣乱份子。

$ K4 @% A# t) m4 E

  81.要改变会议气氛,须先改变议题。

0 H- \: z5 j( V1 G: ~

  

! W& f' N, P7 l4 P/ }

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精彩评论5

正序浏览
老猫 发表于 2012-8-25 08:00:17 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
州第八次党代会是在我州“十二五”规划刚刚起步、推进文山科学发展关键时期召开的一次十分重要的会议,也是一次承前启后、继往开来的大会。会议规格高、规模大,任务重、要求严。各级各部门和全体工作人员要充分认识大会的重大意义,进一步把思想和行动统一到州委的要求部署上来,切实增强使命意识、责任意识和服务意识,以高度负责的态度,以良好的精神状态,全力以赴投入到大会筹备和服务中,认真细致、优质高效地完成好每项工作,保证大会的顺利召开。要进一步明确职责、严谨细致,努力提高服务质量。强化细节意识,牢固树立“细节决定成败”的思想,坚持高标准、严要求,精益求精、严谨细致,认真对待每一项工作,高质量完成每一项任务,努力实现“零差错”目标。大会秘书组、组织组、宣传组、会务组要搞好各项服务工作;州及文山市公安、交警等部门要切实抓好市区、会场、住宿地的安全保卫等工作;州级各部门要高度重视并认真做好代表的接待和服务工作。进一步团结协作、密切配合,全力搞好大会服务工作。各工作组、各部门和每位工作人员要切实增强全局观念和大局意识,相互理解、相互配合,努力形成整体合力,做到让领导满意、让代表满意,为大会的顺利进行作出积极贡献。: _- T& w' j% T* W# g
$ u: M& N6 m* s( t* I* }
  就贯彻落实会议精神提出要求。他强调,要高度重视、明确责任。各级各部门要站在讲政治的高度,按照各自的职责分工,全力以赴做好大会的各项筹备服务工作。要严谨细致、注重细节。坚持高标准、严要求,对每项工作都要细心研究,每个环节都要精心组织,力求把各项筹备服务工作考虑得更周全一些、准备得更充分一些、衔接得更紧密一些,确保每个环节不出纰漏、不出差错。要团结协作、提供保障。每一位工作人员都要有全局观念和大局意识,切实增强工作的主动性,扎扎实实地做好筹备服务工作,优质高效地完成好每一项工作。要服务周到、不出差错。各部门、各工作组要在前一阶段工作的基础上,进一步细化责任、落实措施、查缺补漏,抓好落实。
 
czl 发表于 2017-3-23 10:31:48 | 显示全部楼层
 
老秘网虚拟稿费
学习了,新手求指教!感谢无私奉献!
 
青蛙 发表于 2017-6-22 15:04:19 | 显示全部楼层
 
专业写文章
谢谢楼主大人不吝分享
 
小马奔腾哒哒哒 发表于 2018-5-27 19:54:31 | 显示全部楼层
 
学习了,很详细,认真拜读
 
buding 发表于 2019-5-16 21:58:49 | 显示全部楼层
 
认真学习。谢谢分享!
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