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老秘总结公文写作中几种常见的错误标点符号

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山东老秘 发表于 2011-12-23 08:52:47 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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 标点符号是辅助文字记录语言的符号,是书面语的有机组成部分,用来表示停顿、语气以及语句的性质和作用。正确掌握和使用标点符号,是文秘人员必备的基本功之一,也是文秘人员准确表情达意、体现行文意图的基本要求。所有书面文字作品都应遵循正确、规范运用标点符号这一原则。作为具有严格规范性,有的甚至具有严肃法律效应的机关公文,正确、规范运用标点符号显得尤为重要。然而笔者在从事公文处理工作中,经常发现一些错误使用标点符号的现象,现一一例举如下:
$ B3 l8 x6 B( \" ^  ~4 R, t3 g/ t$ E) e+ B, E
+ u& Z" e' _3 C$ h: M
    % l; ~4 R' M+ E) g6 a- {) ^
4 u9 J% G6 `6 S* r# `
# E6 D. ^0 C0 z; K
  一句话未说完使用“。”。
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0 O" I& _% `) C6 u' I7 q+ W+ v5 \& L) K. i# Z+ ?5 ?* V8 k
   
3 `( j" y0 |: h  x7 R2 s. R; E! O1 p4 g: M  \0 {

; ]: k/ v/ v$ A) `5 D1 N' c/ N  最常见的是把句首状语看作一句完整的话来使用“。”作结。例1:为了适应加入WT0进程,加强对清理规范性文件和其他政策措施工作的组织领导。经市委、市政府同意,成立……领导小组。
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% C) u3 X7 Z( e/ D   
- V1 `/ W0 N  k- s4 F) D2 H, R/ k3 B# U( w  O+ R( R, e7 x
0 F* w( L: \, n( k! \1 u! q4 w5 }9 d: v
  上例中的“为了……组织领导”,在整个句子中是典型的介宾短语作状语,并非一个完整的句子,其后如果用“。”停顿,就把它当作一个完整的句子了。整个例句的成分划分应该是这样的:[为了适应加入WT0进程,加强对清理规范性文件和其他政策措施工伊的组织领导]。[经市委、市政府同意],成立(……)领导小组 (句子省略了主语“我们”)。因此,作为句首状语的“为了……组织领导”,其后只能使用“,”停顿,其它类似情况同理。' i6 g- z" S. d' y( o- H% {6 j
  r8 Z/ u" |& p" M

# l; [3 K/ {' R   
  c; d# O# H& v6 t9 a" f$ t$ l- F  k' r0 X+ ^% B5 [

  |0 D. e3 V# C* u   复句内部使用“。”。
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  H9 D  l) ]4 c  S; d' n. T2 p    5 h. j( d, o5 r: x) j# i% C- S0 w
- p& z( V' ]7 z! M$ R; \2 D
0 |7 m3 c* E' H) _; e: w
  复句内部分句之间的停顿一般用“,”或“;”,但有的公文在复句的分句之间错误使用了“。”,或者在一个句子中出现了先有“。”后有“;”的错误情况。例2:近年来,我们的工程建设进展顺利,建设质量不断提高。但也要看到当前仍存在不少值得注意的问题。* B) \6 l+ S9 v

3 M; f! O# c, e
  u8 L5 K/ f3 V- e- C" I# \0 n    - `! P7 t' b+ u7 h

2 c6 D' Q( y; _) n$ _3 m2 a" b4 j4 n0 k) `2 B& I
  上例是一个转折关系的复句,转折处在“提高”与“但”字之间,该处应该使用“,”停顿,表示前一个分句说完,转入下一个分句。如果用“。”,就把前后两个分句断开,使其在语气上不成为一个复句了。2 h/ z0 ~0 @- T. O0 k! f

  Q  s) N' T7 k$ O! C% W- ?: j' G- ^, O
  
( b" A! }0 T9 H* K) `. d+ b8 R. @! e* H: A- h. j
2 D" Z! K6 S1 T, `4 w: n/ z+ O! Z
    例3:一是以人为本,服务社区。把服务社区居民作为社区建设的出发点和落脚点,提高社区居民的生活质量和文明程度;二是资源共享,共驻共建。充分调动社区内的一切社会力量参与社区建设,最大限度地实现社区内资源共享,营造共驻共建社区的良好氛围;三是……。……;四是……。……。
( y: F- q3 u7 z; ^7 A# U, O& y( k5 |+ ]) _
) K! I' O7 m3 H/ _
3 _2 Z" i: v# U- x2 F2 b% Q/ g
; L: l% T, {" A: Q/ R/ W/ W
- s, s& w! C, T. N: a, t) p. p
  上例中的三处分号,看似适用,稍加分析,其实不然。例中每一层意思之间用“;”断开原本不错,但表示四层意思的四个句子内部分别都含有一个“。”而一般的常识,是一个句子中先有“;”,再用“。”而不能是先有“。”,再用“;”结尾,因此例中的三处分号用得不当。整个句子要么把“服务社区”、  “共驻共建”等四处后面的“。”改为“,”,要么把三处“;”改为“。”才为恰当。
" b3 \! i, M$ k1 h$ ?  x/ q7 q
: P0 g5 q  ?$ x7 w. I# s: j; i4 t, h
  i1 R2 H+ U2 @4 ]# e. `- G1 r

" e" q7 r6 l, U$ X  B
& k, b" _! _( x# K; r  陈述句使用“?”。
0 P) ?# ~' ?8 e' Z  ~
: E& r6 @& |, P, g# Q' k- i8 `  |: ~
   
7 N+ \' U) |7 \8 M/ ~2 A0 W
; x) C9 [; j  x: y& b- @& d+ d. i: j( _
  有的陈述句中有“如何”、  “怎么样”、“怎么办”等词语,有的同志就误以为这样的句子是疑问句,在该用“,”,或“。”的地方用了“?”。例4:我们总在想农村税费改革减轻农民负担后我们怎么办? 怎么对付农民? 而不是想如何把农民的负担减轻? 如何促进农村经济发展?; k; N( D, k- e7 t% O
+ y5 u  I2 m- M* m6 _9 l

! C+ D& E2 P) W& I/ A3 I   
8 {) ~* Y2 {: G1 @: B2 O/ V
$ p+ T0 `7 g0 F2 r8 X% ?" w- U
6 m- E" S# R" d; B  上例中,“我们怎么办”、“怎么对付农民”、“如何把农民的负担减轻”和“如何促进农村经济发展”这几个句子单独来看,的确都是疑问句,后面应该使用“?”。但在整个句子中,有一个谓语“想”,这几个疑问句在整个句子中都是“想”的宾语,整个句子是“我们想××”的陈述语气,因此这时它们的后面不能用“?”。正确的标点法是在“怎么办”和“负担减轻”的后面用“,”停顿,而因为整个句子是一个转折关系的复句,所以在转折处“怎么对付农民”之后用“;”而不是“,”停顿,整个句子最后用“。”作结。如下:
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) S; g" t& f: O5 N  c$ P% W8 |$ q4 n6 ^- n$ P% g
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   我们总在想农村税费改革减轻农民负担后我们怎么办,怎么对付农民;而不是想如何把农民的负担减轻,如何促进农村经济发展。
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2 g" I9 q$ |& i  q% t  {; H7 Z3 r! i* s. k- B$ x: Y
   
- L6 b6 u2 L2 I' S! ^: O, c
1 m0 _; o$ N5 _0 v) P2 ]0 b, O+ Y
  成段小标题句尾使用“。”。
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* t1 g6 ?- l& T+ r   ) Z9 P+ l- i, E% O' D
, m6 c" i$ B( b* ]
$ m! I" v2 q& c+ I3 [% N
   独立成段的小标题一般句尾不加标点,但经常有画蛇添足加“。’者。例5:一、进一步明确“转变作风年”应抓好的主要工作。8 f3 }+ [% {; u" b; O8 H1 H- H7 j

. @6 J* g; j( {) ]' K' k, e# m- _/ O, r2 ]5 R' a# p
   
) S8 h' W) I' O+ C1 h9 [( U  Y
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( S* ?) L2 I# z5 l1 }. q& H8 U  抓好“转变作风年”活动,主要是按照“八个坚持、八个反对”的根本要求,重点抓好八项工作。
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) s# v3 E! K! \; f1 q   
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6 V$ Z. v4 y- ]
   这里要指出的是,并非公文中的小标题句尾完全不能加标点符号,小标题后面的正文不另起一段而顺接小标题行文的时候,或者说小标题没有单独成段的时候,其后可加标点符号。8 M% M/ A# V+ M" a  C0 |% X" }

( O! D- r5 X: I  V! h' u
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; q5 r, h6 q- s, n7 `) {  例6:二、再加力度,除恶务尽,全力推进严打整治斗争。继续坚持以打击“三类”犯罪为重点,……。; Q/ j" x! @# Y
6 Y2 \5 V9 W( U
2 F$ h' k( A& h9 v
    9 Z* `! Y' Q: z" j# {
7 R% j$ I% z; {3 @
! b  v. x9 b$ ]" e5 ]
  正文行首出现标点符号或行首、行尾出现“半边标点符号”。9 k  k9 |/ x" I5 D! _

! D# b3 ~$ t8 V0 B, n! c; H' \. H  K7 @2 n) K
   
' N2 y; M7 \& S/ {# D* m
8 z: c5 @& n* O- @% E5 q
' O' R# Z7 @1 t! [6 x8 T  一般的正式公文或文字作品中,正文行首不能出现句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号等点号和书名号、引号、括号等标号的后半部分及间隔号;正文行尾不能出现书名号、引号、括号等标号的前半部分。例7:通过宣传教育,在全社会牢固树立“军队和国防建设关系国家的长治久安,是全党和全国各族人民的共同事业”、“军政军民同呼吸、共命运、心连心的观念。- X0 J2 Q& d* q1 O1 c, }& B

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3 M- N+ @! S* P$ ~, Z
( U3 {5 R! T: I  x8 H1 E& S  上例 (本例中几处不规范标点符号是笔者为便于举例而“制造”出来的,正式排版可能不会同时出现) 中第一个引号的前部分出现在行尾,  “长治久安”后的逗号出现在行首,第一个引号的后半部分出现在行首,这都属使用标点符号不规范,应该分别把它们调到行首、行尾。当然,一般文秘人员不会出现这样的差错。但在电脑排版时常有出现,这就要求我们在校对时要认真仔细,发现此类错误要一一勘正,以免留下不必要的“错误”。( @# o- m+ K8 J# ]" J& P/ K
( P* K! M5 Y: {7 H: ?( g' g3 }$ k. t

4 W7 C. m7 }, R. G   
6 F7 u) q4 X1 u
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   除了上述几种错用或不规范运用标点符号的现象外,还有以下几种情况要注意正确运用标点符号:
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% C* N) n# W; l% ?# L- G& P7 J6 F/ h6 x" Z1 W* A: Z$ ]3 e- L9 E
   
7 E& D$ b$ d: u
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   1、请示中的结语“以上请示当否,请批示”或“妥否,请批复”后要加标点符号“。”或“!”;如单独使用“专此请示”或“盼复”作结语,则其后一般不加标点符号。
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# k6 P2 P- w; ]8 ~. E0 _8 m2 Q
   
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! t# ]9 ?9 `. S1 m8 n/ r   2、批复中的结语“此复”后一般不加标点符号“。”或“!”。
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  3、意见、规定、指示等下行文的正文绪言部分末尾一般使用“:”表示引出下文,但少数公文中在此处错误使用了“。”。! y( S! U, R) o# p0 m! S3 V
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5 ~9 q. J1 f$ i# O  例8:  “……,并结合我市实际.进行了认真研究,现提出如下意见
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8 _' L- S- m9 r- S& l6 L- M( G
以上谈的只是公文中错误或不规范使用标点符号的几种现象,要正确掌握和使用标点符号,可参看《中华人民共和国国家标准(标点符号用法)》。 作者:王 均
 
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