办公室作为综合部门,头绪多,任务重,要求高,压力大。秘书要想胜任办公室工作,必须善于全盘考虑,统筹安排,确保效果,让领导放心,让群众满意。本人多年在县委办公室工作,我以为办公室工作应把握六条原则:
: D& i0 q6 K; G. T 一、熟事当作生事做/ A0 y( {: o- Y" k
办公室收文发电、会务安排、活动组织等很多事务都是重复性工作,看起来既琐碎又简单,但要做到长年累月万无一失还是很难的,需要秘书有强烈的事业心、高度的责任感和严谨务实的工作作风。因为经常做这些工作,所以做得好理所应当,做得不好轻则在领导心目中留下坏印象,重则影响到组织工作的开展。
6 h( z! m& b9 M 办公室工作无小事,小秘书担当着大责任。作为秘书,哪怕面对再熟悉的工作,也必须多一些谨慎,少一些浮躁,一件事就算做过一百遍、一千遍,也要把它当成第一次做来对待,仔细酝酿,反复推敲,考虑成熟后再动手,切不可心浮气躁,草率马虎,或者心存侥幸。1 u+ C2 N6 r# p, c5 _
比如组织会务,某位领导不能确定是否出席,要抓紧时间联络,如果还不能确定,一方面不能擅自做主,要及时请示办公室领导定夺;另一方面要准备好那位领导的席卡,以备应急之用。
3 X+ F0 a L/ f6 Q# f E 在办公室实际工作中,组织现场观摩是经常要做的事情,一定要实地查看路线和现场,不能凭老印象办事。有一次我随县党政代表团到某地考察,对方热情接待,安排参观当地很多现场,充分展示该县近年来取得的新成就。不料走到中途,一段路被挖了,车辆只好回头绕行,耽误了近30分钟,使参观效果大打折扣。当地陪同领导铁青着脸,组织活动的秘书尴尬不已。原来这条路线秘书非常熟悉,两天前刚组织过一次活动经过那里,他们这次就没有实地再走一下,不想在我们这次活动的前一天因为要铺设管网挖断了路。# R. X0 u: R( J/ N. u) L. V
二、急事当作缓事做* n: u2 U, O; O$ b; h
办公室工作经常会遇到一些突发性事件,能否妥善处理直接体现秘书的智慧、能力和水平。俗话说“人急无智,忙中出错”,紧急状态下,人往往会缺乏周密思考,导致理解不全面,考虑不透彻,容易做出不妥甚至失去理智的举动,结果给自己和工作造成被动,这是做秘书工作的大忌。实践证明,再十万火急的事也要三思而后行,不可自己先乱了阵脚。& t8 q/ m' q l) E
我遇到过这样一位秘书,他所服务的领导正在主持某个会议,一批**群众在会场外点名要该领导接待,被保安拦在门外,双方情绪激动僵持不下,领导于是安排这位秘书去处理这件事。这位秘书非常果断冷静,他首先安抚**群众,把他们带到邻近的场所,给每人倒上茶水,耐心了解**事由和其他情况,较好地稳定了他们的情绪,同时联系相关职能部门,交代他们迅速处理和答复,群众非常满意。会后,他向领导详细汇报了处理经过,领导充分肯定了他的做法。
2 Y1 q5 K6 u' j) E5 ^6 b# E1 b7 h 总之,在应对这类突发事件时,秘书首先要冷静,弄清事情来龙去脉,统筹考虑,做出相对合理的解决方案,而不能头脑一时发热,急于处理完毕,粗暴对待群众,激化双方矛盾,使自己陷于被动。。
+ n# W. X( l1 j! Q! Y# Y3 c 四、难事当作巧事做 + ^( Y C2 p: c* l3 t) R+ K
作为办公室秘书,不但要苦干、实干,还要学会巧干。难易总是相对的,做任何事情既不能眼高手低,也不能畏葸不前。只要思想上高度重视,行动上脚踏实地,方法上创新创优,再难的事情,也能圆满完成。
' _4 _/ z9 W `1 ? 比如新参加工作的办公室人员,遇到没有处理过的事情,往往会束手无策,无处下手。这时摸着石头过河还不如依葫芦画瓢,多征询老同志的意见,多查阅资料,多参考以往的处理方法,结合现实情况,妥善解决,并及时总结经验教训。
, x- r; ]5 {9 }4 c$ p0 t# a, H \ 办公室工作涉及方方面面,要分清大小主次,区别轻重缓急,加强协调配合,始终突出主旋律,达到和谐共振、相得益彰的效果。
' ]3 J h0 h/ ^3 S7 q- n. W 五、苦事当作乐事做秘书工作是好位子、苦差事。
( j/ S+ _+ h3 e8 b7 ^! [$ G( ~% ~5 _ 表面看在领导身边工作,岗位重要,领导信任,别人羡慕,实质上压力大,工作忙,报酬低。特别是从事文字工作的秘书,经常要熬夜守更,加班加点,很多节假日不能休息,家庭得不到照顾,得到的与付出的往往不成正比。
! N* s9 i4 H4 ?, {; X 如果没有正确的价值观、苦乐观,是很难做好秘书工作的。因此,秘书工作者一定要有“利在众后、责在人先”的思想境界,以民为重,以事为先,以苦为乐,谦虚谨慎,任劳任怨,有第一必争,有红旗必扛,方格当中见天地,鞍前马后显本领,在辛勤忙碌中实现自己的人生价值。+ n7 _0 @) Q" M0 g `
六、分外事当作分内事做
# S; v1 u4 E9 u) n& f' m7 N* Y 办公室是一个大集体、大家庭,分工只是相对的,必须不揽功,不诿过,不搞文人相轻,心往一处想,劲往一处使,上下同心,目标同向,互相帮助,共同进步。特别是组织大型会议和活动,需要办公室全员参与,分工协作,共同来完成。, q& J @2 A9 `5 [5 B0 w
千万不能我的事他的事分得太清楚,各人自扫门前雪,导致有的环节无人过问,出现问题,产生严重后果,影响到办公室的整体形象,那样自己在大家心目中的形象和地位必定会降到最低。作为秘书,要站得高一些,看得远一些,只要是有利于工作的顺利开展、有利于群众利益的维护、有利于社会的和谐稳定,自己捎带手多做点儿事,分内分外的其实不必太介意。 作者:仇学善 办公室业务" G$ `, {4 \6 Z0 M/ w' ]8 `
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