一、请示
5 F$ e! p/ t4 U1 W8 ?5 y" Z" R1 R(一)学习目标/ |7 i' w. U6 g Y; A7 C
如何拟写请示。
, I, k& K; ]+ d G4 l9 `(二)请示的拟写7 _7 x5 D }% y$ E9 P' [1 Q
请示的正文一般由三个部分组成:请示事由或起因、请示事项、请求。! B; |. q8 S8 {
请示事由:是请示提出的依据,放在正文的开头。这一部分可以反映情况,但要注意不是为了汇报,而是为所请示的事项说明理由。
: X6 C0 d! S' ]9 w7 F' F7 F请示事项:是请示的核心内容,主要写明需要上级帮助解决的问题。为了有利于审批,还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。
$ ~4 ~: T: q H7 Y请求:是在请示的结尾提出要求的话语,是请示的终结与强化。一般紧接请示事项后面,另起一段书写。根据请示目的的不同,请求常用的语句是:"以上请示如无不妥,请批准"、"当否,请批示"、"特此请示,请予审批"、"以上请示如无不妥,请批转各地、各部门执行"等。! L% Q2 f* J& f8 d; z
+ ~1 E7 V* Q) L* }+ \8 M# y
例文:请示9 w! W, k _- P- w Z9 @2 ~- s
/ | l! R4 d9 f- `* u
××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵: K# p) F- r2 ]2 O
中成药所需犀角来源问题的请示
4 G6 O) i/ X g) D, U$ F××市外贸局:
4 s, G) U' U- V9 W$ d/ k( _犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料,生产的中成药出口换汇率很高,也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张,价格不断上涨,今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源:
, P, M/ x3 A, x+ _: V* B一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。
p3 D2 k( ?- s$ ^8 g0 v8 H6 J u二、……
; c$ }- m& `9 m J+ {% ^! A$ Z三、……
2 E7 x) ]+ j6 V' R为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入,经研究意见如下:
* ]% K2 }& k+ a2 x* j) J一、请局协助向以上有关单位联系,对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。, S# g3 _4 ^" U# t$ d
二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况,是否可以按出口外汇价值结算,也可按进口价格折人民币结算。
& g% T$ L' c9 X# u0 `5 I q以上意见当否,请审核批复。3 _2 M3 D P1 w( P) u
# V ?; `, k' W5 t
××市土产畜产进出口公司
5 Y- p' K+ _& R4 z/ L×年×月×日- @$ d7 r' K8 T5 K0 a
& i% I+ ]8 I9 o( c3 M(三)相应知识
% N5 i S% d( z4 K请示是下级向所属上级请求指示,批准事项时使用的呈请性上行文书。请示是机关单位经常使用的文书。遇到下述事项要用请示:对有关方针政策、法律法令不甚了解的问题;工作中发生了重大问题、无规可循的问题或根据规定难以处理的问题;因情况特殊难以执行统一规定而需要变通处理的问题等。请求上级批转本单位关于某项工作或活动的系统设想、安排或处理意见,也用请示上达。请示按其用法有:
6 F. e: i# i' P5 O/ l请求批准的请示。这类请示一般是些专门事项或问题,本单位无权解决,请求上级给予指示批准。9 o. |( }, h% P2 @2 D, {" _
请求批转的请示。这类请示一般是业务主管部门就某一带有全局性的问题提出解决办法,请求上级批转各地执行。3 s$ z' A9 r' w4 @4 E" N4 _
目前在各单位的行文中,请示和报告两个文种混用的现象相当普遍,有些该用"请示"却用了"报告",有的甚至将两者合而为一写成了"请示报告",不仅给受文单位的处理带来困难,也影响了文书发挥应有的效用。请示与报告是有严格区别的,表现在:' _6 K5 |( k' J6 S( C
第一,行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的;而报告则是下情上达、陈述情况,不要求答复。
) \: v* R4 u+ }9 u8 K! P; ^ x; h第二,行文时机不同。请示必须在事前行文,在得到上级的批准、指示后方能行事,不允许"先斩后奏";而报告则是在工作完成以后或告一段落后发出的。
/ i7 z8 z) V' k9 A5 g7 H第三,内容宽窄不同。请示必须坚持"一文一事"的原则,而报告则一事( 如专题性报告)数事(如工作报告)皆可。8 |, W5 d+ {( M- W0 i2 T& m& l
第四,办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题,请求上级答复办理的,是"办件";而报告则多是汇报工作及有关情况,提出意见或建议,报请上级阅知的,是"阅件"。
9 y$ z z) B$ ~2 L第五,报送制度不同。报告可以有"月报"、"季报"、"年报"等定期报告的制度;而请示只有在必要时才行文,没有定期请示制度。3 I6 \; l) v# U" P* s* C! P
正确使用请示与报告两个文种,关键的问题还是要抓住行文目的这一点,需上级答复的,用请示;只需上级了解情况或批转而无需答复的,则用报告。掌握了这一点,就不至于将请示与报告混用了。
1 L2 A7 n7 q0 A) \6 x(四)拟写请示应注意事项
' Z2 w& t/ [/ V9 R0 y1.写请示要一文一事,切忌一文数事,给上级答复造成困难。# _0 I3 u4 o& y) w/ a" a/ u. R
2.请示的主送单位只能是一个,不能多头主送。
; I& k( x% D i8 U, d3.不要错用文种,尤其要与报告区别使用,更不能合用,力戒写成"请示报告"。
3 V( b3 J$ _: h/ c- i1 c$ J. ?9 e4.要选准请示的问题,充分考虑到上级批准的可能性。
% W5 p; \% }( {5.请示理由要充分,能引人注目,有说服力。
% M1 `" w. d" \$ i& f4 R! g" N二、报告& s) Z' W/ l8 R4 R2 Z
(一)学习目标/ v' d+ v7 S; n8 v& t- J9 u: U# Y
如何拟写报告。1 a a' V, ]& [" i- }; T
(二)报告的拟写9 r$ c( [3 q. u/ H2 K, G z8 B
1.工作报告的拟写
6 s a7 G; L9 x. s8 Z工作报告主要用于总结工作经验、汇报工作进展情况或提出今后工作意见等。工作报告的正文,通常由四部分组成:工作过程、成绩或收获、经验或体会、存在问题与今后打算。4 K5 Y7 v V* W: I: j' S: Y3 M! f
工作过程:是指工作情况的概述,包括背景、依据、任务、成效等;
6 t/ n# C( J2 B( S5 h成绩或收获:是指工作的成果,包括物质的和精神的,直接的和间接的,这一部分可分成几个方面叙述;
" r: H, B' A: m* G经验或体会:是指在完成工作任务的过程中带有规律性的认识或经验体会,这一部分比直接成果更进一步,属理性认识,对于其它工作具有指导作用;* R$ R9 I' R6 t& S# B
问题与今后打算:是指工作中的失误和实践困难,下一步工作应如何做。$ F" k2 G3 M- H! K+ B M# n
2.情况报告的拟写: Y x1 \2 H. A% D' d$ Y# [
情况报告是用来汇报工作中发生的重大问题或特殊情况、接办事项的处理情况等。反映问题比较专一,主要是围绕一项工作、一件事情叙述和说明。其正文由两部分组成:事情的起因和经过、办理结果。
( H4 A8 d" h5 P事情的起因和经过:是指所要报告事情发生的原因(即报告依据)及发生的过程(或工作完成的过程);
2 G+ ^* N1 X+ k! G+ n1 t$ f7 C办理结果:是指事情最后办理情况(或完成情况或结论)。
S" f1 _5 y" u0 C& ^ 5 U8 w- Y j8 g: E
例文:情况报告
+ P% V# P1 w, ^5 {* l * q6 W/ K: ]; N2 S
××厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告
$ V$ k/ Z m7 g9 ?/ x1 |××省工业局:
$ }" l2 C& h% z今年×月,我厂在××召开了化学石油工业技术交流会,仿照物资交易会的形式,以技术有偿转让为主要内容,组织科研单位和生产企业,开展技术协作活动。会上,科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间,草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达×××个;组织了以教授、工程师为主的×××位技术顾问,解答了各种技术问题;邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门,对化学石油工业的研究和生产提出了要求;组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高,都起了较好的推动作用。
+ e9 R G2 B6 `一、促进了生产同科研的紧密结合,变潜在的生产力为现实的生产力。……& o8 l, q0 F ^; Z: x6 N
二、促进了先进的地区同后进地区的联合,为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。……7 f; K# G# I+ K( {& `; h- [. m7 |
三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。……
. N$ R) U" ?9 A# h3 r2 g4 s7 B四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。…… a7 p3 K2 ~; u. `
特此报告
4 d4 K0 ^$ P) W; c# N' Z x; } 1 n+ Q' P2 f7 w
××厂; L0 m4 A/ @; k/ v1 T: [
×年×月×日
! K4 j) a2 `# L0 e
& |4 N% ]6 l0 ~: C1 U, v, ~5 ?3 T% V; z3.调查报告的拟写8 f* {" L8 \5 p; @& P
调查报告是指有关单位为了了解情况,研究制订政策、法规、计划,解决与处理问题 ,发现典型与总结新鲜经验推动工作等,有目的的指派专人或工作组, 深入实际进行调查之后写出的书面报告。调查研究是取得第一手材料、制定有关方针政策和处理问题的重要依据。调查报告的正文通常由四部分组成:目的经过、基本情况、分析认识、结尾部分。
4 J! A: ?5 E) X4 Z% U K* q目的经过:应放在正文的开首,简要交代进行调查的缘由,调查的时间、地点、对象,要解决的中心问题,参加调查的人员和调查的简要经过等;
2 z6 B; _0 [1 o5 ~1 A基本情况:是指通过调查得到的具体情况;
5 W7 t5 _6 m6 J- b分析认识:是指从调查所得情况中,经过分析研究得出的认识。这一部分可以和基本情况结合在一起写,可以采取纵的叙述法,即从事务的历史状况谈起,叙述它的发展变化及其原因,也可以从横的剖面叙述,即从几个主要方面来看事物的发展面貌、主要特点。无论是纵向的还是横向的,各部分均可拟出生动醒目的小标题;
m; n; v% G$ Y7 M$ i结尾部分:是对全篇做出的"画龙点睛"式的总结,概括出全篇给人的启示和得出的结论,或者是对于问题的处理、政策的调整、工作的开展等提出意见和建议。8 M* w2 d; j1 f
4.答复报告的拟写# c# \ K K. ?6 O
上级向下级询问某一问题或某项工作的进展情况时,下级要按要求如实向上级汇报,这时使用答复报告。答复报告的正文由报告起因和报告内容两部分组成。* P9 P' b. `, m: m
报告起因:是写报告的原因或根据,常要写明收到上级什么文件或什么指示或接受了什么任务,执行办理情况及结果摘要。
$ ^7 E6 w! y4 ]6 a7 n7 B$ R报告内容:是报告的主体,按照执行或办理的实际情况拟写,常要写明执行或办理的依据、主要过程、措施、结果,有时还要写出经验、教训与今后打算。; ^" n- H9 R8 Y) d4 b$ d8 Z
答复报告具有很强的真对性,问什么答什么。
% M" w& w) b1 B2 F# a% @5 n2 U) X4 Y' _
0 k$ K9 b: r K+ t$ ?3 Z! f. [; g0 U例文:答复报告
L! Q. Y: W( r/ O! l " J' J! k* ]: l4 r# k
××厂办公室关于××同志职称评定的报告" H! J& A( e% _8 z; O
* l8 I0 Q/ l. O
市政府办公室:& x9 R$ x1 e( a2 W4 V
接到你们八月十日对我厂××同志职称评定情况的查询,我们立即进行了调查,现将有关情况汇报如下:& s5 A. _' ?8 \: _+ L; b% Q, f
××同志是我厂第二车间技术员。该同志于1963年下半年至1966年上半年在××工学院受过三年函授教育,学习了有关课程。因"文革"到来,未能取得学历证明。今年上半年评定职称时,根据上级有关文件精神,因缺乏学历证明,决定暂缓评定他的工程师职称,待取得证明后补办。该同志认为这是刁难,故向市政府写了申诉。
" G" i- o! b9 c( Q0 J. @2 T3 w7 B接到市政府办公室查询半个月,我们派人去××工学院查到了有关材料,他们已出具了该同志的学历证明。现在,我厂已为××同志补办了评定工程师的手续。并向本人说明了情况,他表示满意。) M+ V' c* w. [5 a4 r" f$ x
特此报告- O4 C4 Z9 [0 X: `7 U
××厂办公室
0 V- V0 n1 L/ I) v, o+ w×年×月××日
; J5 W! x$ t, O' g; Y* \ u2 i# S
: h# y8 O9 Y3 E7 r- W9 U' k5.报送报告的拟写
; Q; v% M/ e6 l+ A3 J/ _; y报送报告是下级向上送报送有关文书或物品时,随文书或物品写的一种报告。报送报告的正文比较简短,只写明报送对象及报送目的即可。
+ ?" ~2 X# ]7 K C3 s% V & x( U) s- i, s( k
例文:报送报告6 z' O1 x9 A" r6 f8 E
3 U- r `. F$ V( U: e; {
××机械厂关于报送1995-1999年度发展规划的报告
4 P1 S- p. I9 A) v& W5 F8 {
; V# o0 l# o+ k- M( C市机械工业局:( f! p9 _0 Q7 J( `( p+ l! j
现将我厂制定的《1995-1999年度发展规划》一式五份送上,请审核。
6 D5 W. |6 R( d/ O' K3 |$ ]××机械厂, P/ X. d5 @0 S+ y
一九九五年三月五日' Y; W' w& ~- u/ @, P) }
" k, J5 B/ G1 M/ n6 y
(三)相应知识+ ?% i% u) y0 w5 D
报告是机关单位向所属上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级的询问时使用的一种陈述性文书。报告按使用目的的不同,可分为:工作报告、情况报告、调查报告、答复报告、报送报告等。报告是机关单位最常用的文书之一,经常地把本单位各项工作的进展情况通过报告向上级反映,有利于密切上下级的关系,便于上级指导下级的工作,同时对于本单位来说可以达到及时总结经验和教训,找出前进方向的目的。1 F4 J1 C- V2 _ T( m* s- z
(四)拟写报告应注意的事项
/ T6 r0 k" h5 P) O第一,报告中不要夹带请示事项。报告中夹带的请示事项,受文单位没有答复的责任,这样容易误事。
& L2 e! P! k7 B; S4 t" Y第二,要善于综合归纳。面对众多的材料、细节、数据,写作时要分清主次,突出重点,抽象概括出有规律有价值的部分,不要面面俱到,记流水账。
! u! Z# G" c6 P2 K/ l' C% O三、通知
2 j( j. f: v; K9 k. ^(一)学习目标
# J4 E) J7 |4 _5 G6 u" c如何拟写通知。0 z! p, g6 i5 Q: g# V" O$ L9 ?
(二)通知的拟写
& {. N, f# @# z% P1.指示性通知的拟写0 E! Z: _/ ^' A7 r
指示性通知用于向所属下级布置工作,阐明工作活动的指导原则和方法;还用于传达上级的决定和指示、布置需要执行或办理的工作事项等。
4 y g& N+ D0 H1 C指示性通知的正文由三部分组成:通知的依据( 原因、目的、意义)、主体部分、结尾部分。
, x0 ^6 f" v, k通知的依据:是用简明的语言说明为什么发此通知,然后用一句过渡语,如:"现通知如下"、"特作如下通知"、等转入主体部分;
+ K; V% W% r, u! }" x; A主体部分:是通知的具体事项。指示性通知主体部分比较复杂,应分条或分段叙述,使人一目了然;2 }! n b% c$ E/ M* F v; o4 [3 N
结尾部分:一般写执行要求。如:"以上通知,望认真执行";有时则用一般号召性文字提出希望和要求,有的通知也可没有结尾部分。- H$ }5 t: j+ Q1 c( o
2.转发性通知的拟写 M, b. C8 W3 D C, E
将上级、同级或不相隶属单位的来文发给下级单位,用转发性通知。转发性通知正文的写法也比较简短。常用"现将×××转发给你们,望遵照执行。"这一模式。有时在此基础上,还根据本单位、本系统、本地区的实际情况,提出具体要求,或作补充规定。' j* T5 K( O- w. ]2 j5 w9 ^+ D
转发性通知的特点在"转"字上,不能加批语。
2 \' m! Q3 L4 v; o& O3.发布性通知的拟写
9 }9 s! Q7 E6 W ~0 F, \$ T发布性通知是用于告知受文单位,某一规章已经某会议讨论通过或经某上级批准,现予发布或印发,并要求下级遵照执行。重要的规章用"颁发"或"发布",一般的用"印发"。这类通知所发布(印发)的法规性文书,一般都是发文单位本身制定的。发布性通知的正文也比较简短,一般只需写明发布根据以及发布的是什么文书,提出执行要求即可。有时也可简要阐述发布此文书的目的、意义,或提出贯彻执行的具体意见。
5 ~- i; o7 J8 z% k6 J4.事务性通知的拟写6 n, h1 k. w- `) V3 |' x
事务性通知是上级要求下级办理或告知下级需要知道的一般事项。如:报送有关材料、启用或废止公章、出版刊物的订购、变更地址及电话号码,等等。事务性通知的正文往往采用篇段合一的形式。只把通知的是什么事情说清楚即可,没有必要予以议论评价或阐发意义,也不提执行要求。7 ^" n I! T" S0 \) |# p
6 r/ ~ d/ c% D: }# T2 n' b
例文:事务性通知
9 O) f2 }* y" j0 ^- B0 P/ b - ^9 q( j5 B$ W$ Q( n! x# V
××公司关于地址迁移的通知9 a. z: m- r1 l0 S }
4 A, S7 h9 S9 Z+ T2 A8 p1 G2 d我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公,新开户银行:北京市地安门分理处,账号××--××,原来的开户银行及账号7月1日撤销。
2 }8 W. E+ ~/ r3 v' j. A特此通知
i' ~ w; [3 k$ e" O* s××公司
: s1 S% V) k( e. @. P& x0 P×年×月×日
' h4 ^$ t- @0 V" Z8 P2 @4 _, V
, @. b( p5 X: K+ V0 \5.会议通知的拟写
) q+ b) i5 k% B: b, O/ ~各单位在召开会议时,会前要告知与会者开会的时间、地点、携带材料等,这时要用会议通知。除了一些小型或紧急会议就近口头或电话通知外,一般都要使用书面会议通知。会议通知的正文一般由召开会议的背景(目的、意义)和会议注意事项两部分构成。
/ e; L1 s) _ H9 l- A2 a召开会议的背景:主要写明为什么开会,一般文字比较简短,不要长篇大论。9 v. ]( `! \- r* G8 q5 Z
会议注意事项:是指会议的时间、地点、与会人员、日程安排、报到日期,有
3 `+ I7 l* c. P时还具体地提出准备的材料及与会者赴会所乘车、船、飞机班次等。
6 S# e5 ~3 m* R2 f0 u! o8 q& p : \8 T& D1 T) T' e4 r6 S5 e
例文:会议通知
3 Z$ l9 ?0 W$ e, @ @* E2 U4 a. X$ L! i
××厂关于召开计划生育工作会议的通知4 `3 _9 D% V F% d; c, [; d' e
9 a$ H3 R m+ w+ W: o所属各单位:% M8 T8 T5 N# p* F9 y% i* a
为了总结交流经验,研究分析存在的问题,进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神,做好今年计划生育工作,经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下:* \, ]3 E/ B3 u# N, \
一、会议内容:……
4 y5 i& m1 [3 s7 B6 _$ m二、参加人员:……6 a E8 e1 }8 c2 X3 v
三、会议时间、地点:……& h# ` e& ?8 J& T/ s4 R! r! P
四、要求:……
5 E, R" x6 X8 t# R) E# O5 {××厂
1 {5 o( H0 d3 V2 C3 Q$ T" W×年×月×日
* r1 _+ C6 O. y n A" l ?; v( _# r# w7 x6 W2 z( x
6.任免通知的拟写
' j" q) A" [, ~& k- ~任免通知是上级需要向下级传达对有关人员的任免事项时使用的通知。任免通知的正文要写明任免根据、日期、被任免人员的姓名与职务。5 |+ g) n) A$ J
5 L% O* t& W% l- L# s例文:任免通知
* N4 R* Z D& s% M * C x5 S8 a3 n
××总公司关于×××同志职务任免的通知% G8 Z% V+ B2 h4 p7 k
, w: p& \* C; S: b) P0 z1 R
××分公司:
3 \# o- o5 D( X F0 X6 J经总公司研究决定:任命×××同志为××分公司经理,免去其××室主任职务。6 |* R6 Q! ~, v6 r0 ^# n
××总公司 x( Y# v# c. G6 x& f% M g
×年×月×日
( j8 q* e) P% p9 g# M, ^2 w
: u: t5 o# F$ e- m( ]) Q) Q. B# G# k(三)相应知识# k- {: k7 P$ I* {9 Z: X, H2 N
通知是批转下级公文、转发上级和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位周知或者共同执行的事项;召开会议、任免和聘用干部时使用的文书。通知按其用法可以分为:指示性通知、批转性通知、转发性通知、发布性通知、事务性通知、会议通知、任免通知等。"通知"这一文种,目前使用范围极广,使用频率也很高。它是上下级之间、平行和不相隶属的单位之间,以及单位内部都可以使用的文种。据有的基层单位统计,在上级来文中,"通知"几乎占总量的四分之三。为什么"通知"使用如此广泛呢?相对来说,主要是通知适用范围较宽,具有使用方便的特点。 不论单位级别高低,也不论大事小事,都可以用"通知"行文。近年来,一些上级领导机关用"命令"、"指示"行文来指挥、领导下级工作的情况明显减少,而用"通知"的情况越来越多。特别是中等以下的机关、团体、企事业单位对下属布置工作、传达指示、指挥行动时,多数都以"通知"行文。
8 T# n9 J k* j7 i' u) |(四)拟写通知的注意事项0 F# |3 u0 y1 t- e
1.内容要明确具体;
$ r2 c- F; d) t. r' G" i; o2.语言简洁,语气肯定;
" J# i W7 W& [6 h) ^ a+ P ^ ^ |3.使用一定的专用语等。: N$ B7 p7 ~: l2 F `3 E
$ p9 F4 T3 ?& c! z0 Y/ J2 }7 E
五、拟写通用文书的一般注意事项
3 K% U" r( ?* L/ E(一)要懂得文书写作的基本知识9 H) `8 u0 o) F; A3 Y
1.要掌握拟写文书的重要性。
9 t* Z" v5 Z% \2 ~5 ^- R! X文书拟写,是指文书的起草工作。它在各机关、团体、企事业单位的工作活动中占有十分重要的位置。概括起来表现为以下两个方面:( V1 W( K: ~' n0 Y: H5 E
首先,文书拟写是实现单位职能任务的重要工具。每一个单位都有自己的职能任务,并据此开展各项工作活动。在开展工作活动的过程中,经常要使用文书同上级领导机关、下属单位或其它单位进行联系。无论是主动对外发文,还是答复其它单位的来文,或是对内行文,都必须进行文书的起草工作。而且,文书起草的好坏,对于保证文书的质量和发挥文书的效用都有很大关系。例如:拟写文书的水平低,内容上不能反映制发单位的意图和工作状况,文字表达上含混不清,词不达意,形式上不符合要求,缺日期,缺作者,这样的文书,不仅达不到发文目的,甚至会给工作带来重大损失。可见,文书拟写是一项政策性、思想性、业务性很强的工作,也是一项严肃而细致的文字工作。每一个文秘人员都应该十分熟练地掌握拟写文书的要领和方法,以便为实现机关单位的职能任务服务。3 c2 e- {; J" l7 U$ [
其次,文书拟写是机关单位领导工作的重要组成部分。文书作为机关单位处理公务的重要工具之一,就其本身的内容而言,有些是传达领导意图和重要决定的,有些是处理一般具体业务的。但从总体上来说,一个单位的文书反映的是这个单位领导的思想水平和工作经验,特别是对于一些重要的领导指导性文书来说,文书的质量更能体现出制发单位领导的政策水平、业务能力、领导艺术以及工作效率。因此,各机关单位的领导不仅把文书拟写工作看作是单位文书处理的一项日常工作,而且把它当作领导工作的一个重要组成部分。单位制发的重要的领导指导性文书、法规性文书、重要的讲话及工作报告、全面性的工作计划及总结,往往需要领导人亲自参加起草,或亲自指导秘书部门、有关部门的主要负责人起草。即使是属于日常业务性和事务性的文书,也必须经过领导人审核并履行签发手续。可见,拟写文书是单位领导人的重要职责之一,是领导工作的重要组成部分。文书是机关单位办事的工具,又是秘书的主要工作对象。文秘工作者必须充分认识文书拟写的重要性,勤学苦练,提高写作水平,保证文书质量,使文书更好地为机关单位的工作服务。' P# M9 @2 J1 o, a" W2 t- B
2.要了解拟写文书的基本要求。8 b# w" {+ v' Y+ I$ s/ b$ Z) X
文书属于应用文, 在写作上同一般文章有相似之处,如:文理通顺、便于阅读理解等。但由于文书的性质、特点和作用不同于一般文章,所以,文书拟写又具有自己的一些特殊要求,概括起来,有以下几点:" X8 s9 W; `6 \8 X/ E0 v1 ^
第一,观点正确。
- p' z) e3 |$ {, M/ d2 d8 H文书是传达贯彻党和国家的路线、方针、政策的工具,是党的基本路线和国家政策、法律的体现,是宣传群众、组织群众进行社会主义建设的依据。文书的上述职能就决定了文书的观点必须正确无误。所谓观点必须正确无误,是指文书的指导思想和内容必须符合党的基本路线和国家的政策、法律,必须在思想政治上同党中央保持一致。要按照马列主义观点、立场和方法,根据建设有中国特色的社会主义总任务、总目标,站在全局的高度去观察形势,分析问题,解决问题。无论是制发有关全局性的文书,还是局部性工作的文书,都不能与党和国家的方针政策相抵触。凡是与党和国家方针政策相抵触的文书,上级有权撤销,宣布无效。% t" m/ e) @: ?! R0 y8 p
第二,实事求是。
' a- X+ x d J, V文书是办事的工具,要用它来指导工作和处理问题。这个根本性质要求撰写文书必须从实际出发,实事求是。对上级请示工作、报告情况,要有一说一,有二说二,不说假话、大话、空话,不投领导所好。对下发指示,作决定,也要遵循各项工作的客观发展规律,从客观实际出发,有的放矢,使发出的文书真正切实可行。从日常接触的文书来看,不坚持实事求是的情况时有所见,这不仅使文书失去了严肃性和权威性,失去了人们对文书的信任感,造成有令不行,有禁不止,而且也降低了发文单位的威信,给工作带来损失。这方面的教训一定要认真吸取。
0 t' d0 X% H0 }$ h$ q第三,及时迅速。
3 l) [( |9 I" s% d文书在实事求是地反映情况的同时,能否做到及时迅速是事关工作效率、有时甚至是关系到工作成败的大问题。文书撰写必须注意及时、适时,决不允许迟缓、拖延、贻误工作。对于紧急文书,必须争分夺秒地完成拟写任务,对于日常反映情况、指导工作的文书,也必须发得适时。比如:当年的计划迟到第二季度才写出来,部署春耕工作的指示拖到夏初才发出。
5 [$ G+ w5 s6 R( Z& b# u这样的文书,不仅收不到及时推动工作的效果,反而会带来麻烦。文书的时间性是一个不可忽视的问题,这是拟文时必须达到的基本要求。
0 I+ @* ?. n$ l+ V/ Y4 ^* |" P第四,简明生动。) W8 ]- `+ Z9 O; B, U8 b
文书是一种办事的工具,要求写得简洁明了,目的是便于受文单位工作人员迅速阅读和处理,提高办事效率。要使文书简洁明了,必须做到三点:一是文字精练,提倡写短文,去除一切空话、套话;二是开门见山,用直笔,不转变抹角;三是结构布局要严谨,条理清楚,层次分明。3 c W% @6 K* s2 r3 ^
第五,体式规范。9 Q0 m" k8 K. r6 v+ o: `
拟写文书必须符合规定的体式,要根据不同文种的要求,写全文书结构的各个组成部分,以保证文书的完整性、正确性和有效性。
' p1 Q, M8 u, T% N% i N5 w! n第六,注意书写材料的运用。+ \% \, F( b# x
文书的书写材料包括载体材料和字迹材料。拟写文书应该使用统一的印有固定格式的用纸,而且还要讲究纸张的质量,以便于长期或永久保存。文书的字迹材料应选用墨汁或蓝黑墨水,不能使用铅笔和圆珠笔。4 G4 P( {& T2 Z& C5 _; {
3.要懂得拟写文书的步骤和方法。
8 q# S0 v! z- Q# Q7 S7 g. G8 `拟写文书,一般要经过一定的步骤。但是, 不同内容的文书,拟写的步骤又不完全相同。内容比较简单的文书,通常可以直接动笔起草,内容比较复杂的文书,则要经过必要的步骤。
. I' k1 X/ l; Y8 D6 _: j) ?归纳起来,文书的拟写,大体要经过如下五个步骤:- |8 d" e7 U0 H) x: `# u7 Y
(1)明确发文主旨。文书都是根据单位实际工作的需要拟写的。因此,在决定拟制某一份文书之前,应首先弄清楚发文的主题和目的。具体来说应搞清楚如下几个问题:' c) N4 ^) k+ S! d# r ^& ^
 文书的中心内容是什么。如:汇报工作,打算重点反映什么问题?请示事项,拟请上级答复或解决什么问题;布置工作,主要抓哪些问题。等等。
& q& \3 E1 k8 Z! c; y 根据文书内容,准备使用什么文种。如:汇报工作情况, 是写专题报告还是写情况简报;对下级布置工作,是用指示还是通知。等等。文种选择很重要,因为不同的文种,写法会有所不同。
8 m6 [+ x: f& n$ Y 明确文书的发送范围和阅读对象。如:写一份工作总结,就要明确是准备上报领导机关,还是向兄弟单位介绍经验。文书的阅读对象不同,用语和口气就不一样,详简程度也有差别。: J+ K8 {0 i: A
 明确发文的具体要求。如:要求对方了解,还是要求对方答复,是要求收文单位贯彻执行呢,还是参照执行等等。0 O8 x1 q) v* n0 R7 R/ X
(2)收集有关材料,进行调查研究
& w4 T( i% _0 o( i发文的目的和主题明确之后, 就可以围绕这个主题收集材料,进行一定的调查研究工作。这一步是针对内容比较复杂的文书而言的。比如:拟写工作计划,进行工作总结,起草章程、条例、办法,为领导人起草讲话稿等等。这些文书的观点和结论不是轻而易举就能得出的,必须经过反复的比较,反复的考察。因此,就必须要经过调查研究的过程。收集材料和调查研究的方法有两种,一是收集和阅读有关的文字材料,二是到实际当中收集活材料,如召开座谈会、搜集典型事例等。8 v0 N; m! ?. C ~- Y: @& s
(3)拟出提纲,安排结构/ Z, f* E0 T. f$ I
在收集材料调查研究的基础上,草拟出写作提纲, 它是所要拟写文书的内容要点。写作提纲的作用是,在正式动笔起草之前,对全篇文书的内容做到通盘安排,胸有成竹,使写作进展顺利。提纲的详略,可以根据文书的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文书,可大致安排一下结构,表示出先写什么、后写什么、共分几层意思就可以了。篇幅较长且很重要的文书,提纲应写得详细一些,包括文书共分几个部分,每一部分分作几个问题,各大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多,也不需要在文字上推敲。当然,需要集体讨论或送给领导审阅的提纲又当别论了。
8 L4 K" J: q* w$ ~% y( [(4)起草正文% T4 P6 C+ q: O# K
结构安排好后,就可按提纲所列内容,开宗明义,拟写正文。 拟写正文,除按照拟写文书的基本要求以外,还要注意两点: u- Z6 X+ }6 ^' {& }& Q
导语要突出主题。文书的导语,是指文书开头几句引导性的语言。一般文书都有导语部分,用来引导收文单位或阅文人员了解和掌握文书的主要内容、中心思想。因此,文书的导语一定要突出主题,使人一看便了解了发文的目的,这样有利于对文书内容的理解和贯彻执行。7 t4 T! B& s' n
观点与材料的有机结合。一般地说,文书的正文,既要有鲜明的观点, 又要有真实而丰富的材料。然后更重要的是观点与材料的有机结合,用观点统帅材料,使材料为观点服务。这样写出的文书,才有理有据,使人感到生动真实,乐于信服。4 I8 p' l* z! a$ O: y* @
(5)反复检查,认真修改
1 M2 u) Q l$ X9 X- C- j文书初稿拟出以后,一定要反复看几遍,耐心仔细地逐字逐句地检查修改。修改时,包括去掉可有可无的语句段落;补充没有说清楚的地方;调整结构;推敲用语的分寸。等等。有些需要进一步核实的数字、事实,一定要查找到原始材料认真核实。文书通过修改,不仅可以提高质量,还可以锻炼、提高写作能力,并且为领导审核签发打下良好基础。
& G* B/ T7 `6 u9 [, M O1 d(二)要注意文种的选择' @, n( ?& `% T+ e
文书的文种又叫文书的名称。目前使用的法定公文主要有十二类十三种。即:命令(令)、议案、决定、指示、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。这些公文是党政领导机关用法规性文件的形式发布的,具有法规的严肃性,任何单位在行文时都必须严格遵守,不能违反,因而被称为法定文种。法定文种都具有独立对外行文的资格,可以使用套红的"文件版头"行文。除此之外,还有一些常用文种,如计划、总结、方案、细则、简报等。在企业及其它专业部门,根据其业务工作范围的特殊需要还使用着一些专业文种,如意向书、市场调查报告、招标书、投标书、协议书等。上述文种我们将在以后各章节中逐一介绍。/ P( }; ]$ o% S) w2 F. U: T. o( `
文种是根据制文目的、制发单位的权限和收发文单位之间的行文关系确定的。文种不同,所起的作用也不同,不可以随便乱用,否则就达不到发文目的,甚至会打乱单位之间正常的工作秩序。因此,文种的选择在行文中十分重要。. S' {0 L/ N+ y) Q
第一,文种的选择必须符合发文目的。
) m* ~. L e8 S# ~& J选用文种的目的,是为表达文书内容服务的。因此,弄清发文目的,是正确选用文种的前提之一。如:发文目的是要求上级解决困难,就应选用"请示"行文;发文目的是向上级反映情况,无须批准,就应选用"报告"行文;发文目的是邀请有关客人参加宴会,就应选用"请柬"行文。 |