办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

8 m" X5 m3 Y. W4 u2 p8 s三、办公室办会工作基本规范

& h  z  I" z% O; G# G% e四、加强办公室的日常管理
; G  E$ L9 w* p. k& O: A
- f4 O+ [- y; k: J, i2 r4 r一、办公室人员岗位认知与基本职责

; ?. z0 n1 P8 s& f* f（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

, n* c7 N; @6 I0 E! N联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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( x# ~$ ~/ b1 T职能定位：
' O* M4 b9 J% }; e; M
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

- W0 N$ d' [8 g, L- B一、办公室人员岗位认知与基本职责
9 F# D/ q3 e5 T
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
! g! p  t) @! z$ Z4 @- u. q% Q
" L. u) p6 \$ a+ [" Z6 f. y按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

. S+ |' w5 U; O' G2 J" J1 f综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（
) o7 w; H! P( s) C
( _0 u7 c9 d+ p+ S& h三）办公室人员角色定位

/ s- c: m, U6 ], {+ N办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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8 w+ M" L  x4 J; _' `（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
, U3 A& |) ^% I0 O, q0 r
. s( Q0 V) A7 Z; c一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

% z: q# z! B. l* `1 E! `3 H4 w5 h四、要讲工作效率。
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. F! C  K* c5 N- K2 v" b: w* L% @（四）办公室工作对人员的要求

7 i9 k! d4 f, e; W1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

9 P* A' C. j) ~$ F政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

9 t6 ^4 i. r8 M  x" m% D1 K责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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- ~6 a" w; P) o, ~7 ~) N踏实肯干。舍得为工作投入。

1 L, l0 i. H: S# K0 t  Z（四）办公室工作对人员的要求

1 K+ ]- L7 J( S. k& w) B2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

8 r; V' `" W3 @/ f& s调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

( q7 }' y1 m9 u6 I1 b* D- N! H, W/ n5 c表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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" |- a. N/ R2 {7 m. x（四）办公室工作对人员的要求

3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。

) Z8 W5 F* u& F& H意志力。
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  P, r' y; ?) E3 `（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识

1 w: \0 O! L  o, `+ c) r3 p做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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$ i9 w" c0 w4 F* s) T# \责任意识

创新意识
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2 O2 S/ g- R, E奉献意识

信息意识

! ^& q, e0 L$ [* T1 ]2 D程序意识

学习意识
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: f, D: V7 f* R8 d/ M; s1 ]: d/ r（五）领导对办公室人员的期待

. X0 r7 ^  t+ y$ Z5 U领导测评办公室人员的20道题目
1 r/ F! W3 ]  A3 e3 {1 P( L
" Q- P' [2 t% u; b1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

8 s0 z1 D3 m7 w( K& M他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

3 H8 J  e. ^. E' p* s8 S2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
* Q( h+ S) v, i+ Y( H' o8 ?
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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2 z8 G0 W2 B8 o3 m! @1 T他是否很会安排时间?

) U8 m5 B5 J' H) D' X4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目
5 a6 O& F) |+ h% V
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

5 d+ D+ m; u( c能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

& k* Q5 }( g# c4 G! r. ?2 U6 `$ k0 K6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

( h; t6 ~) k$ v- |他的工作有条理吗?

1 q% w! ~2 e; x( X2 ?2 f3 k/ T7．他是一个机智的人吗?

1 N; C' s! G: M+ C, ^2 X1 e能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

8．他能否提高文件运转效率?
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% R% z& Y' S0 G# C; E能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

/ Z' E/ p- S0 \( f: h* @: i9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

5 Q: K+ i- q, N" l! l3 A  `( m2 R10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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1 e6 o& G+ ?, O# f# y0 ^8 t9 X4 t你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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' u1 `* J+ m$ w2 O领导测评办公室人员的20道题目

2 X/ J4 w4 ?' w, u9 k" Q, z13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

8 a/ r/ J, X. d而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

4 }( ~# }* K  ?/ B! c7 M是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

, Y& f! C, B3 _7 J( ?/ W. f1 S+ {是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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. b& c( W% K& H/ u是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

( v. ?, x! T2 n, z6 Q17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设
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（一）办公室建设方向
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, `6 x) V1 m+ X7 I2 v" ]' O1、不断优化硬件和工作环境

) x( R# {7 r/ n+ b" o" v6 v2、积极推进建章立制工作

) }( }# G, b) b' T3、努力营造和谐人文氛围
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8 \! p) F0 s/ g- s# r# W7 L5 ?7 x4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

良好的文字形象

* Q# O' F. r/ w$ e9 d( }良好的语言形象
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" x+ K2 |/ l9 y3 |0 g+ H" C# G二、加强办公室建设
* f* E4 ?* Q& @$ w5 X/ e, L
6 u, H6 w1 B% e$ L4 n5 G9 @（三）人人争作办公室受欢迎的人员

' z% f; y6 Q6 y8 v- _( u1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

' p% H1 F0 ]: x! J$ [7 m+ {+ d7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

, ]3 M# @; Q: a" p5 {) R' u% h8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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3 `# G9 F- v( P. d2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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- f( a# ]" T  K! h3 G, k2 ~: N: @1 d（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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/ B  c& Z$ D# V, ^（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序

( }3 e. |8 V4 Q" O5 G' y5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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3 d! i" S# W" z& \: e  L( i" d7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~