办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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7 t# f: J  G% {& P2 c, T! t/ l# O二、加强办公室建设

- U" ?- I4 ]5 |7 }+ c& Q三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

/ I7 T9 ^0 h" F8 Y. c4 R3 w8 \, L一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

  I- d/ E' P# t. \职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

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1 `! ]9 E! w7 k9 ?
5 s8 w4 Q/ r1 N  I/ u（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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+ [9 V- h. U, h  Y; h; W按性质分：
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1 y+ E# m  o) I# q程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

/ Y& \3 Z0 |  b0 ^& Q+ m按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

' q& U. U- P7 O) L+ K  E% V; h综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
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: r; N1 g7 X% }办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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- j" r5 c1 c& A. t2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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  F8 U: o4 _% z5 O- Z, P一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

# w/ n4 A6 m- m三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
  l3 d9 c; s8 F4 T8 S2 w1 l) n# f
" d- a" w* n7 o1 F; u" W1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

$ {4 S( u' F# S4 ~2 u& ]1 C政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

& I) ^" w/ E9 b: {6 J, I责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

* g8 j2 I, K  K7 m  A7 R思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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/ t  t3 q7 d" w表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

; c+ F8 I1 Y! U. e* x& o, a- z3 ^（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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* E  s2 q+ |# U: r6 P' r心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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3 E  p1 f! J& J/ O0 W（四）办公室工作对人员的要求

5 _7 p6 F+ l7 q6 V9 g4、角色意识

2 H9 f5 c# N0 n0 Q; R3 H做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识

责任意识

% E; I: j# G+ D4 a3 \创新意识
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奉献意识

信息意识
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程序意识
, [$ |" G0 B+ @" e5 ]
学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待

6 U9 ?' b& t' @* m+ H' }领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?

+ ~1 _6 O- b7 Z他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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+ Y- b$ u4 q+ p1 d  i3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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* x$ _0 T9 H" I/ I他是否很会安排时间?

# X# W  L; `9 ]: d4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

5 ]& w1 F% V4 B5 e7 K领导测评办公室人员的20道题目
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( p1 [/ R2 ]# `  a& g$ X5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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' t/ D0 T4 b9 i. s& V' s2 I* n. G能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

/ c6 T6 k  C5 c' T! D6 A能否制订新的工作制度或工作程序?

9 S- W4 F+ O, q1 G5 k9 q1 c; T- S7 i9 r他的工作有条理吗?

0 Y3 Q( `  w& H% @7．他是一个机智的人吗?
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4 Q+ ]. G( @7 s# p7 I& j+ ]能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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/ V2 }/ J; b0 x8 Y! ~3 ^; y8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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0 a" V! ]0 G# m5 a  i能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

/ @9 q% F5 Q9 w3 a; k9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

- B: m3 i+ G+ H1 n2 p当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

. W" a/ D3 O) G5 Z6 p12．他是否有较广的阅读面和知识面?

2 ^* Q& c0 b* r: f( b是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

: J) @0 D1 @! Z2 }而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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+ c) E) A$ E1 {% p是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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* k; b( {# a* v能否准确地传达你的指示?

' F, v! N' K& X1 t能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

$ u* s6 p# q) p领导测评办公室人员的20道题目
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* {4 H! `# n- i% C! D17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?

" Y# b1 p" y: r. \- S3 z能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

0 V2 h! A! b$ V20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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6 ]& }. [! z: c# `& C" N启示……

5 o0 B2 I) U& ?) q二、加强办公室建设

1 ?6 \4 B2 r' m6 D$ m( k7 [（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境
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, p% a' q. t- K/ W4 l; {* g9 G2、积极推进建章立制工作
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) o- i. A5 }5 ]3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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: [  M' |9 H" Z* b, ^（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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! }1 `1 M) k- u1 [. _5 `2 T, a) ]良好的文字形象

良好的语言形象
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$ `  H3 @; O5 H; E- C2 |二、加强办公室建设
# m2 t. w/ s3 ?  K' T2 S! O
（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

) R! j$ V' \. }6 s1 F+ e. Z6 k2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

$ }3 `% N- N; E; z5 S. d5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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+ d* [5 }; O9 y% ~) s: U1、设立会议承办部门和服务机构
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% V% H5 H% X0 E6 P' G2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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3 Q# a2 u4 I. d（2）拟订会议议题

' S# N* N3 g& F" z! @& v) d+ G% s3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

. A& w# D$ N4 j3 q（2）拟定办会方案
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  l/ C7 z+ B5 K- K) [（一）会议服务的基本内容

1 r; q1 L* a- A会前准备工作

( K) h# D. U% l4 F! Y4、确定会议的议程、日程和程序

7 ~8 _' L8 I" T7 i( w5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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, \( h3 o( P3 E& G7、会场的布置工作

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4 Q0 T' _0 [! p4 Q( J) ]衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~