办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理
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$ y/ O9 l& [( A! r一、办公室人员岗位认知与基本职责

3 N. L. q" d" ?, v$ s二、加强办公室建设
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三、办公室办会工作基本规范

7 q0 C. y6 e( a8 d1 B四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
  H; g( x) x8 X2 N/ N# \, s- w
9 E" `" v2 n! |/ a% Q- {# P- ?职能定位：

, ]4 R) j* U4 b$ |行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

1 [. Z" S/ X0 Q  P4 _按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
9 x4 `: e' u* X
按内容分：

% M4 |2 y! e5 e办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

, m+ f; s7 Y% ]1 ^9 y5 n综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（
0 ~& E- S- I! x! s. M
三）办公室人员角色定位

# S9 b; f, l3 e4 X2 J3 P0 ~) A办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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3 o# v* M& G+ O1 j7 f! X7 d（四）办公室工作对人员的要求

# r  r7 w7 y. m; ?# S9 \2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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, K* L& m& v% _1 t一、要讲事业心和责任感；
" z. E7 w  s. N4 w. Y1 l
3 y; n9 A4 A4 n5 M' S# g8 V二、要认真细致；

2 J1 O$ V7 ^$ g& Z9 Q三、要讲究程序(不要打乱仗)；

4 ^. `$ A6 x! h# S9 l四、要讲工作效率。
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, Z% n( K& v% ~, ^* g* M% G（四）办公室工作对人员的要求

. V# P8 H' l$ b: e4 x1、思想素养
& ^5 c% c# Y, D
' F" T/ o/ Z0 N  O2 ~热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
& z% f  N1 e5 x/ F7 n, f
) E1 O; G2 @' \6 [! X踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

5 H/ M4 p3 J# T1 q2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

  `0 @  v1 P. m+ L' E) A; `" g表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

5 b. k% E( Z" z6 R+ H3 i1 z（四）办公室工作对人员的要求
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9 b; O& w" I7 a$ b4 x3、心理素养

: h5 }9 M0 U* |& e, v) z心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

1 @% j8 Z0 G! D- q9 Q4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

$ o1 y' m) [1 _1 a# L4 s! W. L全局意识
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责任意识
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创新意识
" c# F/ U5 H$ b9 V, A
奉献意识

信息意识

程序意识
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学习意识
2 B$ {. J# d0 S
（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目

( X$ t8 Z2 S! D+ k1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

% J/ p* G7 x6 j- w) A他是否了解你的目标和意向?
6 k! Y7 r$ K, [+ F" R8 F
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4 X5 t) D, `' Z4 v. u6 C4 k5 t3 i; ?4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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: T; I0 M6 ^) N/ y领导测评办公室人员的20道题目
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) y: H* H, K+ b5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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( T& N$ ^8 H" T9 k能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

" L) [- P' R  c能否制订新的工作制度或工作程序?
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+ ]  J* P5 G: P' c他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8 C  ]5 V/ M6 j" k8．他能否提高文件运转效率?

2 x, k& _, z& F: |, [  q/ @能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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3 S6 x3 G0 G2 _2 C$ s" Y领导测评办公室人员的20道题目

2 o  I+ a$ R* o% S- B& ^' L9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

4 L$ F8 f! A+ f10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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7 k2 }( p% k. I" o2 Q! J% l11．他对你的忠诚值得信赖吗?

! g9 i3 ]2 L4 f* C  W你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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$ h4 P4 ~3 e4 H0 h9 G% w4 B领导测评办公室人员的20道题目

9 g* H' l: F, j- a13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

" O7 _, F% l. z/ W5 q/ I2 l* c8 Z而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

8 Q! y+ A6 I; j' a, k% z/ O6 j是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

9 x- r3 C; k, @( K& e3 t% |% \是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?

! U+ {6 u" P, _1 G/ M1 _5 H, ]# S能否以书面或口头方式简要汇报情况?
) w( e# x, a6 p8 D; O) V/ B
2 v1 x  c: `8 j; y能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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, U. l$ K% h8 N' [16．他是否按时完成每天的工作?
1 I2 U  T1 r, I( ~: }9 z. x
4 V' ^* c$ g! m7 E8 s. k1 T是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

4 y( t, S) ^: n1 d' F" A. r3 N/ ^17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

% I1 s7 N2 ]# j18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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; ~, ^/ B2 i1 r- h能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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0 f/ g5 v+ m# E+ G; V& @20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

/ l& ]5 z* |3 A2 Q8 n; j  g$ u启示……
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- r4 H0 ~8 H. Q二、加强办公室建设

! r1 }5 \0 m3 e* F- p! D4 z（一）办公室建设方向
9 O; y* l8 O) Z2 K2 H) B$ Z
4 G$ A8 z5 B- g- F7 r( w* b1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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8 {% U* @, ]& @4 M# m3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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/ z2 C) l6 L# R9 l7 G2 k1 g3 _（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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( _  A' e6 e( Q& x7 ]良好的电话形象

  q. j' J# v3 X良好的文字形象
7 [8 L4 e& X9 P) X
良好的语言形象

二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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4 ]2 b7 G! I1 O" {3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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  P6 g4 }2 [5 f& p8 G& O5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

1 b7 [7 o4 r7 r! d8 E7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

* C* o( p4 X6 U# W# z8、不居功自傲，有容人雅量。
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% o  K! H6 p7 h+ M5 y) j: O* W三、办公室办会工作基本规范
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（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

. }2 Z8 j" t2 c- p: w, J% L" P0 f（1）确定会议目标
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* E8 T: e: f2 F/ e/ u' s（2）拟订会议议题
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5 a7 F( O9 t9 i9 v* n- R3、拟订会议财务预算和会议方案
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" U8 E  J. B9 G- ^' E（1）拟订会议财务预算

( ]  \  \8 \& N! C4 w; M3 v（2）拟定办会方案
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$ I# X* z, L8 n5 J+ u- B" Y" U2 f（一）会议服务的基本内容
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/ Z/ J# Q/ g+ o7 R会前准备工作

8 H9 {, I; w0 n/ N7 x9 \4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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( R  ?# S' C% g( i9 q8 N衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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主讲：姬瑞环
( C' V# g* j- i1 l" S

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~