办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

9 a! G9 x. |5 b# t2 w加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

2 ?# y$ D# O" U# s+ u& w4 `7 w4 K5 M二、加强办公室建设

! a& C9 t! @) r( h- y) g8 ?1 G三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理

4 L$ k' ]* E6 R# [! q- k" w一、办公室人员岗位认知与基本职责
/ }" Q; t7 T& G& W
! {# s3 @* N3 u  ~: L' [7 f7 z（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

# F9 J4 g" N4 e: M联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：
1 {. w1 @; \2 F( K+ o4 b
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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按性质分：
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& N. d- Y5 |) q: z程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

! t4 y+ j" v# u一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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6 X1 m3 Z1 U6 i; W（四）办公室工作对人员的要求
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2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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) r: d* T* v7 }+ ~7 G* [; ?一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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6 `) I4 R% R7 y6 I( h! r. [1 L四、要讲工作效率。
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# l: e3 a' d' p9 }+ n3 l' u（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

/ x, Y6 N6 S( l. ~: t政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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' P8 W% p6 ]. Q. H# \! f0 M9 b责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。
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% ?* e4 H- D# J; y7 H（四）办公室工作对人员的要求

1 u5 f+ k  ?9 V1 c2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

2 b) ]% a! j! C调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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1 H! C& B: F: b  c0 j  w4 V  Y" k5 }! q3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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6 V! b5 D( K$ |+ E# [9 z# \" Q1 v注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

4 h+ D% U$ m6 T, _, J调控力(控制情绪的能力)。

意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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3 p) [. O& F8 v0 K, Y/ M4、角色意识

/ ~; h0 `. I) D3 E6 `; x/ H- B做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

: E$ c3 p- h) N# |2 c全局意识
, n  L8 ?5 r: }3 O! t. S
3 z! Y. p8 j3 o& y/ Q' S责任意识

创新意识

1 f/ `2 r* H$ z  D. |奉献意识
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信息意识
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3 C, G# _2 \0 h" i/ r程序意识
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学习意识

5 t+ d4 W  r) T( S（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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7 z$ U, x, ^! @  _8 X  u他是否了解你的目标和意向?
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. _* a: Q+ v$ N. w5 e, A  L: u# }他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

) ?  i; G+ ?% i( p% c9 A3 S- Y2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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6 t: s  l1 k+ V: C2 l; s4 j7 M- D他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

7 ~5 K8 i9 N9 y) l6 m6 M5 G& O: M领导测评办公室人员的20道题目
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$ W5 B3 V: a3 W" A* R: N; U5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

4 _, A; i" J% r; l( q3 K1 U3 F能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?

能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?

$ y1 F/ W, ^1 j& V能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

+ e7 B: H6 S. p. }能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目
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9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

8 d2 t  O8 n5 s/ m; N+ R当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?

6 E  f+ A! _% R. a% r3 l5 P! z$ D你能把一些机密信息资料委托给他吗?

' Y2 a# k. U9 m2 \* A  ~3 ~1 f) j12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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' p, i) X# w4 k是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

9 D1 y! O5 i0 U- J+ t8 [领导测评办公室人员的20道题目

" a  I+ \+ m0 l* ]13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

5 s7 l' R6 Y9 X14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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3 H2 m8 |" ~8 c% Z. |* ]) V$ A" F能否准确地传达你的指示?
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8 k% a# F$ T; m% u& w( y能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

5 U. n) T/ G6 w& L9 L5 D9 c是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目
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: O" @$ c/ P! ~, o# |8 r! X17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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" F- ?6 N3 u) k+ N5 \: k18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

/ y# [) g8 P- t19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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% [/ m, d- J3 {" g8 V. p9 L* c启示……

% }9 ]0 o* G  S6 O: s2 d二、加强办公室建设

$ {+ `: ^: Z7 `1 d% O) s. V, f（一）办公室建设方向
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' C: n  i% K2 b1、不断优化硬件和工作环境
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7 e$ b5 c  V/ I! `2、积极推进建章立制工作

4 k9 z3 e6 Y& e- p3、努力营造和谐人文氛围

  W0 g" T8 |# W! L0 D! e1 ~4、大力倡导团队精神
2 `$ f! \5 s6 b* a% O2 v) ^- ?1 Y
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象

8 z/ b# q+ G  I' p3 z良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

2 G9 f2 {9 [" N, I( I* |二、加强办公室建设

( J4 q( Y; O  ~/ Z% i（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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- ]' M* P# j& X2 ~% B! R0 {! n" {1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

$ D! S# Y1 p* f  p) U- x# y2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

" g$ J0 d! P5 I) }+ q- F& F' J4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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! M/ C( H6 a5 P# [" }8 Y5、随时让同事知道你对他的感激；
& z! t1 O, a9 R3 ]" @5 `3 q% i
. l. k* D& `+ [+ o6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

' G8 R1 J! `8 B* I: d8、不居功自傲，有容人雅量。
! A7 G# e3 J$ X- ?. o
) h4 Q* G1 H! }% v" c三、办公室办会工作基本规范
' @- _0 x: b# |; t1 v2 Z  V
（一）会议服务的基本内容会前准备工作

" J1 i) ^; U/ v0 j' }3 U1 L1、设立会议承办部门和服务机构

# a* d6 p8 t. G4 l4 Z; G5 q2、协助领导确定会议目标和议题
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  C; w; w$ e/ X2 w7 L" l9 K% ~/ t9 r（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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/ j4 r& S4 b4 D. G6 B( `& X（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作

0 w- h: n' q& u6 v  K4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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: e& w& k$ c" M$ D$ B! }6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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8 [  j9 K1 d! Z1 W: _" N衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
* z. `3 z( n! |+ y! v6 o2 Y" s
主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~