办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

4 e* C2 n$ e: y7 R) h一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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( k/ t/ ~3 W- q; ^7 U+ [三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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6 F  `, |, F, g1 s6 Y/ O一、办公室人员岗位认知与基本职责
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7 j8 l. k- N7 o. o, f0 ~（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

' Q4 p5 D' v" m4 Q4 q$ p  x联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：
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程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

! O# p8 _* U* ^1 P9 B" Z综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

2 s4 m0 E: M. o2 x+ c+ L( F一、办公室人员岗位认知与基本职责（

( d' V5 ]+ k" w9 I三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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（四）办公室工作对人员的要求

7 X3 d+ x1 q+ a+ c2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

" ~) O: M3 X  A' x0 C  d) X4 r0 J二、要认真细致；

/ S: v/ J/ F1 Y% E* }2 f三、要讲究程序(不要打乱仗)；

. T6 w% U& w! N四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

2 a& @1 d: T3 K6 A; X* r. c& A0 n* v思维能力。善于思考问题，抓住关键。

0 c  {; W6 H/ M6 v  _表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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+ h1 a: l* I) d8 ]心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。
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: t) D/ W* n0 S9 A, f% Z意志力。

（四）办公室工作对人员的要求

4、角色意识
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  F6 n: K2 L; |  K2 O: f做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

& _$ S" h$ U8 P0 b全局意识

责任意识

& m5 F! z" q+ m* |创新意识
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0 H  f. C- y- R奉献意识

% F! t: h7 X' ~" P2 j- J信息意识
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程序意识

学习意识
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（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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9 H/ z+ I2 K' W) V( F. Q( p1 l8 ~1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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; `8 g: r1 f7 z- l& `& h& h5 N他是否了解你的目标和意向?

$ f6 j; y% K) o9 Y& }+ |$ J- p他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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: J: ]$ H1 ^. H& |. R' d  u2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目
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5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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* o" o$ e, B3 Y1 h' {能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

. |& g0 Z8 D) T6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

! Z2 E; O2 g7 ]: Y1 m能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?
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3 W: q3 m  C+ O  }( I. Z他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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( `! |) J5 p6 s$ _4 F8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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3 C1 f, ^" x6 v1 q) U1 n10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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, y+ D4 B: k# C3 U11．他对你的忠诚值得信赖吗?

你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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( O. j  ?: }6 x$ B. E. I5 y领导测评办公室人员的20道题目

13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?

7 _: d% u$ L: |: W4 i7 `& A8 }是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?

能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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% x1 h/ \& t( o$ R) `能否准确地传达你的指示?

1 U" L7 L# L0 I# g$ Q能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

$ y; m  w* ]. A/ R16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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9 q8 {3 _4 A$ I  g6 q& S( d& |4 g领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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) R: ~% I# d7 l18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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2 R+ i5 y* U0 V能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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启示……
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4 y% O( n" p3 l0 I" P8 p二、加强办公室建设

) i( `5 t! R7 }0 }* c) z（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

! {, w$ {- s7 H2 ^" K+ H5 E; Z3、努力营造和谐人文氛围
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# `  ^  [8 U: j9 n6 r& \4、大力倡导团队精神
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. W" ]. i0 l3 }' J) g8 z（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

. `, ~; I* m+ F5 g7 N! F% y- ^良好的礼仪形象
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良好的电话形象
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良好的文字形象
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良好的语言形象
* j- [, i2 \2 I  B' J4 b
% c& d8 E6 u# |7 w# ?二、加强办公室建设

* L$ T3 @6 d0 g+ j（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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; H. X, J/ x/ ^1 c  R4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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2 i' ]6 Y" N7 V5、随时让同事知道你对他的感激；

6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

( f1 t% p& {) _( X9 l) U: V0 E) ]8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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9 o5 r' t# h. P, g$ B（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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  w- w" ?  u% H# t7 W$ z1、设立会议承办部门和服务机构
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  O9 z9 ?5 v3 d2、协助领导确定会议目标和议题

4 [0 D1 Y  I. X  w4 F( p! V（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题
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! Z. _) F, J2 z9 W  m  `# O3、拟订会议财务预算和会议方案

4 r( r, v% l8 u（1）拟订会议财务预算
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' m# B: i" Q3 B$ n4 ?（2）拟定办会方案

3 f, y, v7 x' ^. ~* L" |) A; ^  e（一）会议服务的基本内容
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- B9 w- c* Q( M; H会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序
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5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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$ r* F& Q$ Y" `8 C; u$ ~/ K衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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0 k$ n( q2 i8 x3 v' m8 o! A主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~