浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
- o; P* V. g" b
; A) B. j; @9 x6 c3 p* _6 W) x　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

　　一、秘书的职能
8 [9 y$ s6 D- N  U8 j　　1.辅助决策
9 B/ ]* r$ V/ g3 S# v* X
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
+ T, ], g& S. k6 r
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
$ E" s  J8 T5 M) ^# P
　　辅助内容的综合性
0 j, d* @) F0 Y6 a
　　辅助时间的经常性
2 d# l0 R. _, G4 P! j4 T; k6 D0 x
3 N3 z, o. t8 I/ E5 D3 G! S( m  \2 J　　辅助环节的全过程性
1 |4 T# \$ j, I* d) h8 G
　　（3）、辅助决策的原则

$ T( i1 H4 I7 {( S　　超前原则

/ P& l" G% N' [2 e- i　　定位原则
. n/ j6 T% M% a, ~1 t/ K6 a
　　信息原则
  s1 r9 S/ U$ M/ v
1 `& C/ u; S& V4 o　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程

　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
* G+ e2 |/ S+ P+ K. Z! [5 C
　　协助领导评优选优
4 p( C* c, d2 I. l/ b5 V3 ?( Z
　　协助领导实施反馈
$ |' a" `$ |* t* W: c( `* X) @
. \7 G0 J* u' c9 B' B. }+ `　　2、协调关系
* s/ D6 U2 U) I" M  y; y5 O
: ^$ }( }6 w9 b. H　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

+ W/ j1 W' e- D1 G　　（2）、协调关系的特征

& V! Y9 D3 d6 w: J$ j! t6 Q　　从属性

+ w$ I" C; V6 k2 M: Y　　广泛性
2 B. e8 v% O$ D/ O" G) P
　　间接性

　　（3）、协调关系的原则

+ O, j+ d) S* C+ k8 ^! ?　　政策指导

　　客观公正
* C9 {# N: G% z) d  e9 O
% |- C; U$ M$ `: f1 V　　平等协商
/ |. a. v: C) n# W; l/ i) ^
　　注重整体

* G9 \# Q# j( d　　灵活适度

( c0 w# q/ O3 g+ h: A　　（4）、协调关系的过程
; T8 X% r0 u) a2 q/ v2 }' ?
- ~- P, E( V+ Q% J/ A　　摸清情况
: ^" V$ X; ?0 N0 {& ^5 A* E( S: p
　　找出症结

　　恰当协调
! E/ c1 A6 c" p2 @5 t2 Q
+ t7 j. V+ D# H( ]# k　　督促落实
1 z+ T3 x3 _. l  o& J
　　检查反馈

　　3、处理信息
/ [# h+ o( J8 S
　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
; V$ c* _3 w9 @0 W6 K
0 z4 ]8 L. z# g' v" G& A　　（2）、处理信息的原则
8 D7 I! h  ]# Z$ O
% A) o) s! }' z  l# P" q1 m- G　　及时性原则

: |% ^' w0 N% |5 w% y　　保真性原则
4 G. T, O6 ~7 y7 z$ a
- {1 ]7 C% h, w5 A6 m3 B　　适用性原则
' |2 J- X/ n0 \/ ~1 z
" _# |; k2 m* i2 N　　预测性原则
! G: Z: G# b# l: R5 O" {
　　（3）、处理信息的内容

. a4 f5 z, H4 H$ v+ O7 K5 c7 \　　历史信息

　　上级信息
! M9 Y& Z9 h$ b/ k
0 ?/ {4 B2 v" f- t' S1 U; _$ ]+ u0 b　　内部信息

　　公众信息

　　社会信息

) M/ ~! S9 a9 `& i　　（4）、处理信息的过程
1 K( P. ^$ O9 U
　　信息的收集
3 s0 J% M" d7 [# V
% A3 r' _: v6 o* d* a　　信息的加工
+ V  A, n" k  _+ v6 Q! v
: l2 f4 B, m) B  T2 U　　信息的传递

　　信息的反馈
* d: z) h- s, a, L# }- r
+ ~7 f& r: I( O: ^　　信息的储存
; A: X7 \- R- P7 q
4 {' `4 C' }' T4 ~　　4、办理事务
2 \8 J6 Z  S' ~9 m
0 F- }8 \( v, M1 j- J　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

. {/ M! r  o. K! H- c/ f　　综合性
' I+ {) {) V2 D( e8 x
　　服务性
. }1 w2 w1 P1 N! Q+ S  }% }7 {
0 S( g3 ?% D0 l% m　　繁琐性

　　突击性
4 c; h* _. w. E& k6 N( }
  h: r4 a# V% m- ^, O7 G　　（3）、办理事务的原则
+ G  l" p3 z2 K/ V4 P) R
" [7 ^4 y2 r) o. ^" _　　被动中求主动

: K  Q# R& F# f9 e　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
7 L' ^1 f- e) K$ c
/ A$ J- t" m# W( B6 g7 v　　（4）、办理事务的程序

. w- x1 z- E1 _/ c3 x2 v8 X　　自然程序

6 G' _! M; x; k" s　　理论程序
7 J4 p  A% |5 W! \
　　指令程序

　　法定程序
/ ^3 M& o2 C) G2 w' t! T
! w4 D' x3 O. @8 I　　技术程序

# p. i$ D, t1 I( [0 O6 C1 b' J0 v　　习惯程序
; u- p9 P( h# L  M7 W  l5 \
　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

7 {1 S1 Z- ^% a# g- T& R( t) i* Y　　接待事务（来访接待、安排服务等）
3 ~" H7 P8 u& m/ f! _
　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
0 R3 C- I1 Z& G  ?6 w4 z
　　行政事务
8 x0 Q, r# K0 V+ S
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
+ j$ u0 U, ]5 h' o! Z# C: {2 y
　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）

　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

5 H! G- b% H! z# g( o　　写作事务（各种文体的写作）
( a- D5 O3 z/ E2 `8 W: a
% A( s7 x& n2 S  s$ ^7 q　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
* @- W; y4 y) ^9 ]
　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
$ X7 I" N: b1 X. [
　　其他领导临时交办的任务