职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征,解决的是秘书应当做什么的问题
- o; P* V. g" b
; A) B. j; @9 x6 c3 p* _6 W) x 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能,它具有宏观性和概括性的特征,它不仅解决秘书工作做什么的问题,还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 1 {) @. w5 A* B) ^0 j1 u/ j
% G U- j0 W4 W+ h5 U, e# F; `* W
一、秘书的职能
8 [9 y$ s6 D- N U8 j 1.辅助决策
9 B/ ]* r$ V/ g3 S# v* X" @" G0 ]: q6 F+ f& m
(1)、辅助决策的含义:在决策过程中,在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿,以提高决策的科学性和时效性。
+ T, ], g& S. k6 r) ^! y: I3 _/ I; y
(2)、辅助决策的特征:体现在以下几个方面:
$ E" s J8 T5 M) ^# P* w7 V1 d2 P& n* I: q- o' u! _
辅助内容的综合性
0 j, d* @) F0 Y6 a, D7 |, x8 l$ b* P
辅助时间的经常性
2 d# l0 R. _, G4 P! j4 T; k6 D0 x
3 N3 z, o. t8 I/ E5 D3 G! S( m \2 J 辅助环节的全过程性
1 |4 T# \$ j, I* d) h8 G' O. J0 }2 |% g8 C/ v+ i& b( O
(3)、辅助决策的原则 & \+ j1 e; g/ n/ d2 C/ a+ r) k
$ T( i1 H4 I7 {( S 超前原则 % C9 P& Z& A% w6 h& K
/ P& l" G% N' [2 e- i 定位原则
. n/ j6 T% M% a, ~1 t/ K6 a( P. Y M9 N" K6 o
信息原则
s1 r9 S/ U$ M/ v
1 `& C/ u; S& V4 o 谏诤原则 4 w4 ]* @! t* y: u" V
v1 n) j7 c" Y3 g
(4)、辅助决策的过程 - h! @& ]* e1 y7 H0 O
, x1 ^' }. A! X1 Z1 V6 E4 I
协助领导确定目标 # K4 N- E2 P0 \
& _5 e. p/ i% p( J
协助领导设计方案
* G+ e2 |/ S+ P+ K. Z! [5 C* H! ?. }& F2 G! [. V% ^; ?# ?1 g4 X1 t% v
协助领导评优选优
4 p( C* c, d2 I. l/ b5 V3 ?( Z2 v( G5 }" m: g5 |* F' M
协助领导实施反馈
$ |' a" `$ |* t* W: c( `* X) @
. \7 G0 J* u' c9 B' B. }+ ` 2、协调关系
* s/ D6 U2 U) I" M y; y5 O
: ^$ }( }6 w9 b. H (1)、协调关系的含义:秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内,自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系,促进各项活动趋向同步化和和谐化,以实现组织目标的行为过程。 / g' ?, j0 D4 |$ A4 ]
+ W/ j1 W' e- D1 G (2)、协调关系的特征 d `% `7 F$ r9 g; X. N! p! }
& V! Y9 D3 d6 w: J$ j! t6 Q 从属性 3 S: L1 R; M3 }$ P6 d
+ w$ I" C; V6 k2 M: Y 广泛性
2 B. e8 v% O$ D/ O" G) P2 `; d! u8 `8 w u5 k& h" }" }, q) P
间接性 * e$ s, o D5 d: X. c
8 J3 t& N m; h+ i u8 g9 q
(3)、协调关系的原则 1 {, M8 a( k. z' }
+ O, j+ d) S* C+ k8 ^! ? 政策指导 3 c5 f. Q3 o) ^1 \0 e; i
6 b1 r* \* j3 a8 |$ [) I6 `; `
客观公正
* C9 {# N: G% z) d e9 O
% |- C; U$ M$ `: f1 V 平等协商
/ |. a. v: C) n# W; l/ i) ^( q; W5 U5 u7 M- ]* `0 R+ K0 |
注重整体 9 d0 Y& Z% H* i6 p/ F
* G9 \# Q# j( d 灵活适度 , h& [% z- a0 Z! T. ]% _
( c0 w# q/ O3 g+ h: A (4)、协调关系的过程
; T8 X% r0 u) a2 q/ v2 }' ?
- ~- P, E( V+ Q% J/ A 摸清情况
: ^" V$ X; ?0 N0 {& ^5 A* E( S: p6 H! n/ j) n2 k3 s) o6 q$ i; u
找出症结 6 T% g& W0 t( m& }- }& E$ p. V
. f& _' X& t0 _: D3 u8 l
恰当协调
! E/ c1 A6 c" p2 @5 t2 Q
+ t7 j. V+ D# H( ]# k 督促落实
1 z+ T3 x3 _. l o& J( `7 h. s" ^, c7 {
检查反馈 / `2 |+ M8 |, \) e9 P
1 K! o& Z: Z8 B
3、处理信息
/ [# h+ o( J8 S0 ^6 K {; _6 P
(1)、处理信息的含义:信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身,而是表征事物消息和信号中的内容。
; V$ c* _3 w9 @0 W6 K
0 z4 ]8 L. z# g' v" G& A (2)、处理信息的原则
8 D7 I! h ]# Z$ O
% A) o) s! }' z l# P" q1 m- G 及时性原则 , j. T( D) L# H4 T
: |% ^' w0 N% |5 w% y 保真性原则
4 G. T, O6 ~7 y7 z$ a
- {1 ]7 C% h, w5 A6 m3 B 适用性原则
' |2 J- X/ n0 \/ ~1 z
" _# |; k2 m* i2 N 预测性原则
! G: Z: G# b# l: R5 O" { Q0 ^. |6 ~8 n7 m1 A# x
(3)、处理信息的内容 - J( @- ~- w. x H/ [4 I8 s3 N! t
. a4 f5 z, H4 H$ v+ O7 K5 c7 \ 历史信息 9 ?6 ~/ g% @: m1 v% o( a8 {
' F7 {& T. p+ R
上级信息
! M9 Y& Z9 h$ b/ k
0 ?/ {4 B2 v" f- t' S1 U; _$ ]+ u0 b 内部信息 * F% b6 b) C/ h0 S; O% r1 l! A
0 B/ P9 `' i1 o3 R1 O
公众信息 ( C/ ]; Z* G' s/ {! v% P8 i0 R
- c+ {7 P# F& b, V/ b' C
社会信息 & n) c8 ^$ @6 ~ o3 j
) M/ ~! S9 a9 `& i (4)、处理信息的过程
1 K( P. ^$ O9 U* R* z, @$ C' C3 U$ ~8 X+ ]% s
信息的收集
3 s0 J% M" d7 [# V
% A3 r' _: v6 o* d* a 信息的加工
+ V A, n" k _+ v6 Q! v
: l2 f4 B, m) B T2 U 信息的传递 . v, v, L. i& D. ]. n
1 l7 p$ W ?6 ~5 A$ B+ @/ k+ o" m
信息的反馈
* d: z) h- s, a, L# }- r
+ ~7 f& r: I( O: ^ 信息的储存
; A: X7 \- R- P7 q
4 {' `4 C' }' T4 ~ 4、办理事务
2 \8 J6 Z S' ~9 m
0 F- }8 \( v, M1 j- J (1)、办理事务的含义:事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 1 J( u8 ?- w9 L; J D2 X; `
s/ w9 t1 {, u: i! J0 j' z
(2)、办理事务的特征 / K2 g4 |; b# |8 E0 c( I
. {/ M! r o. K! H- c/ f 综合性
' I+ {) {) V2 D( e8 x5 G5 K+ B' r# `+ k
服务性
. }1 w2 w1 P1 N! Q+ S }% }7 {
0 S( g3 ?% D0 l% m 繁琐性 & l; f% U/ i( \3 [
8 @3 M1 E6 E0 u
突击性
4 c; h* _. w. E& k6 N( }
h: r4 a# V% m- ^, O7 G (3)、办理事务的原则
+ G l" p3 z2 K/ V4 P) R
" [7 ^4 y2 r) o. ^" _ 被动中求主动 - Q9 \. n1 V! l/ y- ?: a2 L! ~5 H8 e
: K Q# R& F# f9 e 原则中求灵活 : {4 G# |0 T# J: ]$ w4 G( M
! A) ~5 D o1 b' S
繁杂中求规范
7 L' ^1 f- e) K$ c
/ A$ J- t" m# W( B6 g7 v (4)、办理事务的程序 6 u r. W- x6 ]( P. U
. w- x1 z- E1 _/ c3 x2 v8 X 自然程序 : k: y7 D3 | J* \ L
6 G' _! M; x; k" s 理论程序
7 J4 p A% |5 W! \$ v2 B3 H# m3 B" K3 q5 _
指令程序 + o/ P! x1 e& k! \& D& b
' S ^* ^0 K# `, S6 f
法定程序
/ ^3 M& o2 C) G2 w' t! T
! w4 D' x3 O. @8 I 技术程序 ; I, a, p+ `! U. C* {
# p. i$ D, t1 I( [0 O6 C1 b' J0 v 习惯程序
; u- p9 P( h# L M7 W l5 \4 l: }, d: W+ ]; ~6 e
二、秘书的职责, O1 f2 Q6 A# S J1 _- [
大致也有以下11个方面: $ N# F' R$ ]' q& w. a( X9 P
Q$ E, T6 u3 w( A8 o: d9 ^8 o
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) . W& X' q- ~3 X) C
7 {1 S1 Z- ^% a# g- T& R( t) i* Y 接待事务(来访接待、安排服务等)
3 ~" H7 P8 u& m/ f! _+ L7 b* R# O/ d' [
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
0 R3 C- I1 Z& G ?6 w4 z8 R% y7 ?3 W$ z( @- }3 t
行政事务
8 x0 Q, r# K0 V+ S G$ \8 N* L/ G8 Z$ a, S
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
+ j$ u0 U, ]5 h' o! Z# C: {2 y: T+ d; ` L* h6 D8 u
调查研究事务(搜集信息,提供可行性的方案供领导选择) & N. B4 W' d2 E; B
7 O" J j' m" y, b+ s# G0 Y0 c. X5 F
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理) $ Q1 G- d; u/ C, n& }! T
5 H! G- b% H! z# g( o 写作事务(各种文体的写作)
( a- D5 O3 z/ E2 `8 W: a
% A( s7 x& n2 S s$ ^7 q 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
* @- W; y4 y) ^9 ]) d- K( n: j+ t5 `3 K
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
$ X7 I" N: b1 X. [* U6 s( V8 `4 q' V% V
其他领导临时交办的任务 |