浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
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- w5 O8 \5 |3 \6 O( j　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
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　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
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$ ~! t4 d9 k5 T& {; v( Y7 R6 K% C　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

　　辅助内容的综合性
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　　辅助时间的经常性

　　辅助环节的全过程性
+ N1 y$ r  V$ X6 ?5 ]5 p  z3 h8 K
　　（3）、辅助决策的原则
1 r0 ~. A' j- }4 t
" ~- r, J" r/ N( R$ N2 ?　　超前原则

　　定位原则
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) g) L$ _' h. c& G　　信息原则

　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程
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　　协助领导确定目标
1 [/ C, O# R1 {5 o
　　协助领导设计方案
  ~) F+ N( ]0 {
% q+ q# |7 u) Q" W% Z* P) U! X! l! P* E　　协助领导评优选优

! z. n+ `4 u3 J　　协助领导实施反馈
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　　2、协调关系
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　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

! K+ C" `& p2 Y/ S1 |1 Y+ z　　（2）、协调关系的特征
3 p# I( m* e( p: O+ |4 m) U
　　从属性

. z/ n( I  I, _: S% a6 C　　广泛性

　　间接性

　　（3）、协调关系的原则

! j* @7 p9 w5 H　　政策指导

$ B' q! K8 Q' ~. P- h; \, f　　客观公正
  \4 h5 d3 B2 ]( r" A2 m: I
0 p8 U% @' E* h1 D　　平等协商

　　注重整体
1 [) l. r" a, L7 J
! ^" G# M: x# o* v* S- u; Q　　灵活适度
' e& E$ ]' ]# \7 R& b  T" F
　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况
0 G, O/ ^9 k4 e4 v/ ]
3 {$ l7 f" `4 w9 |& y　　找出症结
4 ^" _4 w/ q, r! f: n$ f( U
　　恰当协调
9 S; b% t: ]$ N3 [
# _- N6 z! P4 K: i# K* U5 m; v　　督促落实
! C& y! m5 h- q0 S+ {
　　检查反馈

　　3、处理信息

　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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　　（2）、处理信息的原则
2 Z7 I) E- K3 U: C) k! M% k( J
　　及时性原则
  I' E! Z% Y! Z( B) M$ r+ H+ F
　　保真性原则

! w( G" K, W7 h5 s: [+ P: {* M* H　　适用性原则

　　预测性原则

7 I2 E! ?: B7 m; F　　（3）、处理信息的内容
4 I3 _/ e9 @$ n( _9 r& U
　　历史信息
1 _; e% c% w7 ^' m3 i9 n
# X- Q9 C3 F+ v, W/ Y0 O0 n+ q/ f　　上级信息
! D7 D) E. {% a8 q  L; p
: _9 z) S. d, l' `+ U+ i) v$ l6 R　　内部信息
3 Z8 \0 H& n! c# f8 L8 T6 ]
: y% n: R2 `, s' U* \) \　　公众信息

: i& P. g$ o2 {+ o8 y/ I" N　　社会信息

　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
; _2 b/ b4 u4 `2 h+ i8 W% Q- R
　　信息的加工
3 Y7 v, D$ M' H1 U; N/ \/ B
, o% u2 o6 R% i. F) {　　信息的传递

2 E1 x! {4 E" L! x. b8 R8 P) a1 G6 g　　信息的反馈

　　信息的储存

) h! C8 i, G3 z; x* A2 a5 b　　4、办理事务
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　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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　　（2）、办理事务的特征
7 a6 u$ h; b; @! `5 U
　　综合性
( Z6 w$ S- u3 }5 L! C- K. q
: j8 M4 T" W  J/ U& J! B( b　　服务性
& B% K1 A; c2 @, p/ B
　　繁琐性

　　突击性

3 W; }/ b4 C* p: N  q' p" i+ H0 R& ?　　（3）、办理事务的原则
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　　被动中求主动

! t. A; m- @. N, @) I. N, e% I& X　　原则中求灵活

　　繁杂中求规范
+ t! O. j% U7 W2 {8 O
' Y# [1 v/ S$ y. @% \: j: Q4 h　　（4）、办理事务的程序
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+ s! u0 d0 V  S% a6 j: e　　自然程序
, X8 ]7 E% @. ]4 Z3 c8 F
8 f# C( S5 q) U  q& V7 l　　理论程序
6 R: g$ A3 n' R, N0 ~4 P
　　指令程序

1 b/ n2 ]2 J& B4 Y　　法定程序
1 w5 s  o$ F3 V4 p1 A0 Q% Q
0 Q8 a9 d4 `7 b! t: H; k) i/ {  v7 @　　技术程序

　　习惯程序
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+ \$ z6 r$ Y2 R' d# L6 `　　二、秘书的职责
1 r' d/ x4 A1 z" [0 `　　大致也有以下11个方面：

- ~" U6 N; d/ w1 c$ O- L　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
  |- P7 H3 {; E7 u- M
$ n: U: D  F/ U, J$ w9 P% H　　接待事务（来访接待、安排服务等）
) S1 s6 ^' g0 r+ X2 o
, A/ B' g3 k; H4 s6 K　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）

　　行政事务
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　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
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; x" o: E* J: J9 G& ?9 ]　　写作事务（各种文体的写作）
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　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)

6 i  ]$ u5 X6 ^  b7 F3 X　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
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　　其他领导临时交办的任务