职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
4 I& _: w% F, U. U7 h' t1 N( r( X( ~4 i1 z6 d6 ^% k
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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% G" Y; ^ q5 p& ^9 g$ R 一、秘书的职能
$ A+ K/ @* n- B0 A8 c 1.辅助决策 , S! {; E& Y5 k. D7 z& a
2 Z9 j8 H& j1 c- [$ u4 ^
（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 , K* Z7 k" n+ ~& X5 R' T- w
" V8 m+ t7 F2 P" J （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
# f4 F3 N" l- \ ~( F- m$ F+ @, Y2 o/ p' y
辅助内容的综合性
/ o( ~: H) t+ A% O- J! f, F
& \$ `/ P- D2 y( B1 g, ~ 辅助时间的经常性 ; r) F4 y+ e2 L9 K: o& d9 a# K$ L8 Q
% u Z1 W! ]. n/ z* N 辅助环节的全过程性 # w$ U: @3 q( w* L0 D J
. s, r- A% q7 ?& E6 ]8 H- E （3）、辅助决策的原则 % V) n1 t; B/ A! `
% {4 \1 }, W4 N9 Z/ O7 ~ 超前原则
6 P1 ?5 V$ u# U0 E9 e
* P: j: m4 g/ P' U# W 定位原则
' X+ k' |: ?. [3 K
* K e' C0 O% B/ [) L3 h" W8 z. k 信息原则
7 N+ N0 s Z0 e8 g' U0 e0 Y2 X, j0 Z- |' Y: E
谏诤原则
, ~% s1 G! u% \% l, j% O3 q0 }5 f+ }2 @! t
（4）、辅助决策的过程 2 T$ r* Q( g: \6 |
3 b* R$ i9 R9 @" M6 O
协助领导确定目标
. E5 c6 t- W+ E3 S8 |4 p7 j: F) }/ O5 ^! t f
协助领导设计方案 : x1 v& M) p9 s! F' a
* U+ i1 x! J4 Q; i0 s; a; H5 n4 q 协助领导评优选优 E' G/ B0 g H: X5 c. U
3 ~% A' u" F/ o" Z$ m, l p/ i' |, G
协助领导实施反馈 5 m" N Q" |, j6 ?& J3 |
, h2 i# A4 U F1 G
2、协调关系 6 Y2 K M% U0 _" [9 G" B
& k0 s: C1 x+ B- ?- L （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
7 A9 E9 p3 \& n! s7 g% s( z6 h
（2）、协调关系的特征
- n- n3 ^* G0 U; A
% G5 A! Y- i$ [: | 从属性 I7 y0 a5 O* X7 V3 ^
4 u! S+ V6 a* E6 K& W& X2 E 广泛性
2 ~# c& r9 T% z+ C
! B( v- s" ], D# o7 Q' x5 N9 s ` 间接性
5 m G! j0 E$ k
/ g8 A8 f3 }. f( h （3）、协调关系的原则
- i# `3 a, o7 q9 p. `6 y+ k e) ?5 s3 k8 a3 H& ? l$ Y/ v( M
政策指导 5 P) K# g) f; N
* L* b Q. i" `4 ~0 J
客观公正 0 `% K; C. i0 Z2 d- _8 f
0 Q# ~% |: ?9 B% b$ s! x; `( @4 ]% e 平等协商 - g1 P, d8 e8 u9 q
: ~9 M5 ~9 `4 t8 T: S6 `: B$ u, S" H
注重整体 4 l8 M4 y7 d' ]' V& i
7 F, Y% ]7 o# q1 b% Z# a' O: H 灵活适度
- k0 I) L) E/ E6 m7 h
( _2 d1 s) A4 X. _/ | （4）、协调关系的过程
, W& X: l1 f9 ]9 ?
; e) I, g* M, L! _5 {8 d" T: E 摸清情况
# n9 _2 r& |) ~0 L7 Q( K- Z# H& c8 A$ c& L' f
找出症结 : P$ g, V# R v( F$ H& _
+ P: ~2 x, z; p# E+ l. p4 K2 `# I 恰当协调 9 e# H4 o9 c+ L- ]
: _/ J2 M4 ^7 W 督促落实
- g, g3 R, H G! B c# s8 d2 e5 Q
检查反馈
9 l# X) N4 Q8 m' C. H( j7 H
0 t" S, t, X$ |2 O$ V" f 3、处理信息 3 ? f, u( P# `3 ~3 t
6 z2 F( B. B. c/ Y. \$ A. t
（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 |" L& a, B3 a0 Z& g' P4 o( V# w+ }
* ~. ~* P7 B7 o/ ~' v$ c5 D
（2）、处理信息的原则 ' M! f5 h; z) G; r
4 i$ z B a# x+ x9 I0 ? 及时性原则 2 @' K/ j( z4 N- i! ~ [
+ r' n7 h: e+ G3 G/ B
保真性原则 , I1 r0 I1 j, U# l* a8 {/ R p
' U0 m/ u" X. d$ E4 U9 R 适用性原则 & ~% y* M* z1 v: z
, Q4 @# u/ S6 \- I4 w* r
预测性原则
' p8 `. _/ ~, h; Y
+ X2 m4 s, y2 T2 B0 p （3）、处理信息的内容 9 B8 k- A3 j8 E p* S3 D" b8 {! S
! P! Q3 Z8 B, e
历史信息
. t0 |5 p4 ~: {
+ a, d9 @. S4 Y, P/ E9 `: I 上级信息
3 |4 X# p6 M- ?6 Z* C) v6 t( E* G4 Z6 a% C
内部信息 3 z6 A# b2 e# p+ F' Q7 j
2 h I2 c6 O8 O& y: d
公众信息
5 B& @6 d6 w' ?* o3 Y" J4 Q4 o3 _" G3 v5 e: u$ `: X
社会信息 ( g Y2 R; T5 N9 P( R% a* B3 b: h2 G
5 o$ D7 o4 w S3 \, p5 D0 H, H, u- q
（4）、处理信息的过程
! _; N* Q$ K5 Y$ g: [
( P. n3 `: O z3 P( C 信息的收集
1 X2 D- m* \7 k' p5 c+ z2 z5 M; F' E) o0 ~
信息的加工 7 [; n2 w7 j! y% u I
' l) t" w5 S- N% m/ \$ b
信息的传递
5 l1 p7 m$ ~/ B$ n% h7 r
' S' D7 [0 U! e) g/ A 信息的反馈
3 @& l+ B+ ^' c: U) f3 ]
7 \. i* e$ t6 _( X: e 信息的储存
) r/ c6 {1 S. e' A# H
. v0 Z- N, Z7 w. c8 U$ n1 { 4、办理事务 ) b5 c4 V! p' W5 t; ~
' R/ c) v3 g, a% z% g c
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
! ^& g0 Q6 c& A3 ?
2 p- ~& E9 I) E) C$ c （2）、办理事务的特征
! P" n2 `6 i- E( R
4 `' h5 E8 N! h& s, Z 综合性 / _: D; `$ p. k# c
" Y: `6 D. R0 G7 M& }/ o3 l 服务性
* \4 Q0 P7 {1 a8 k4 U. \& O9 O, {( w- ]+ n" V) o8 [
繁琐性
. f8 r" O( Q5 ^" _6 Z6 H( q
4 J2 Q3 [! x* ~4 u' B 突击性
, [9 t7 u, l# O q! n# e% `
, Q) A9 i# f3 p （3）、办理事务的原则
2 ?/ t( I9 c% @, p& |# o Z8 I8 X }- Q) F
被动中求主动 2 ]8 M3 G+ ] z0 U# C
# q0 G5 V3 M$ Z' M# N! k
原则中求灵活
! b. P0 [+ K; Q6 }( @
: ]5 O/ G5 A$ ~# W5 E 繁杂中求规范
( ~8 h8 A, K! Z% X! }7 D2 Y
; D3 S; ?4 U; H （4）、办理事务的程序
9 Q3 f/ N ^* e; @3 I$ D. t: h) L, _$ ^ j9 }5 U/ f
自然程序 9 S) \5 E* | R; e
$ k* C2 a6 Y, r) g. W 理论程序
# ?" a% N& i* F/ ~7 |( n9 m) M1 m3 z, {
指令程序
! V+ Z/ S) ?) Y) i, C2 y% x; Y9 S4 k5 ]; g% v0 c
法定程序
6 J& K9 c% J7 E" s1 ?+ e9 b j( ?+ ?- `
技术程序 ; x6 D( ^7 I! |/ ^6 e% R
7 Q0 [2 V0 a/ i8 k 习惯程序
3 z& g' J5 ~) N/ I7 C
6 j9 E3 T! W/ \ z- g. E1 Y 二、秘书的职责
2 J9 l8 h' p" W/ D4 c 大致也有以下11个方面：
6 B$ x) v }# a7 p1 e+ F5 J: G8 ?" f2 }
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） @6 C; M: s) T% M" r U( H
) C( ~ y8 `; W5 r! E/ b2 z4 u
接待事务（来访接待、安排服务等）
% ~1 }% u ]& v+ R0 h2 ?1 |- p* ~5 Q0 k
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 1 V/ o; W2 A( v) y, X6 G' H
* q4 r* N" e9 U 行政事务 % Q( U! [" R7 g1 f$ q3 V/ U
: }7 L! `9 K. h' H# s
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
1 `7 ^- y+ E: c' n4 V
6 [3 X! Q I4 P" Y& @1 P 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
- S& l1 s2 b1 D4 T' ~; \, U4 N
, ]. L. A/ A7 r+ v4 Q/ g* K; X& z 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
! e, H% u8 s/ n3 Q' l: {
0 |2 X* }: u4 m6 ~; |* ?0 h 写作事务（各种文体的写作）
2 z. s" j h9 Z; P9 U2 i% I" i3 C% L% Y0 u: e3 v
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ) D0 _' d, |: f, t" V3 ~
5 m% A+ ?. h0 `3 u 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
& r9 J2 X0 X; Q3 l# `! m. `( d+ x. D- o3 v8 w' d
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
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