职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
% p( x% X, M! f3 W8 g: F
) h6 \# m) U: I. }( L 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 % t/ T! c: {; e$ D
" {; e7 z `8 L1 _* X5 N% [ 一、秘书的职能" |) _( y) {; r7 E
1.辅助决策
' ]6 p+ ]$ ^! |
4 j# M& G* g* s2 ~0 z! S （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
( M9 p# C( U2 [; e6 d y
8 t% ], t6 O* _8 s- z" o) ?/ f4 } （2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面： & s5 X- u0 P! ?8 O& d9 s$ o
/ O6 k: f4 O3 z 辅助内容的综合性
% V' h" ?1 A1 N5 e4 T$ S, p* X& L5 ~# ~6 k
辅助时间的经常性
. I4 Z1 [4 y( t1 f, S
4 Z c: h! S# R0 X- B, A+ h9 o 辅助环节的全过程性 5 }6 c9 P1 U4 h- F; o
# |8 I0 i5 l. y* K3 k+ S a. ?
（3）、辅助决策的原则 ' d; r4 A D9 F1 \6 l: m+ F
9 i+ e% c, H$ l/ I( O" H# } 超前原则 1 U i8 Q/ z+ D
, r( i' V( Z. @/ o+ A 定位原则 1 Q8 R" `& g! N9 h( [
4 ]8 I- U, O p4 E- B) t# q5 E
信息原则 7 t/ O2 u, ~6 d) \2 c3 {/ c% j* A* F$ p
, p9 B1 J% Z. ^: n7 H
谏诤原则 . e+ x# P4 N- d4 [3 m. g1 O3 ~+ r; U
9 e$ w: r! X1 N5 |& w" |7 l （4）、辅助决策的过程 2 G) [ m" n {" ?
1 J; x \8 x9 a: f3 M7 S
协助领导确定目标 2 W( ]# S! X1 {. X3 A
. u# o' {# d$ y A 协助领导设计方案 6 L2 ?0 O9 ]! n
6 b1 {; M5 ^# O, k
协助领导评优选优 & W& A1 R- z' q% r' D
# l% I& x2 ~. W1 p- U
协助领导实施反馈
: `* L: M+ W% X2 q9 H5 s4 K4 z% d. O- `, [* V
2、协调关系
9 k a3 o% `# D0 {4 b" H6 }$ ?3 Y% E8 r7 r8 R- J& a% w. a: b7 u
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
3 L* A! L% o" E# z L' q3 ?3 g, `
（2）、协调关系的特征
" L8 O0 h. \( J
1 e/ B! E+ p3 l, Q& H- k8 W 从属性 7 |* c" M# M4 w5 [& U
- L( Y/ a7 X9 i, [& ^2 Q' } l 广泛性 . M3 @) V- D# L, _+ w0 Y% ?
, A7 k4 e8 S% ]* T6 A2 \
间接性
' b7 A( t; ?* v+ u' |& d& Y2 S/ ]
0 y4 a$ j; v4 y9 C( T （3）、协调关系的原则
) \% ^" [$ `: ~+ o8 t0 k4 o1 N4 j ]
政策指导 ; J) p r$ V+ y C9 N
7 S2 O) s% p' F* [' C$ H& m
客观公正 ' c% ^* Q2 D8 A5 ?+ @. @1 _
) v8 X% Z$ S# |+ }; ]
平等协商
0 X @1 {8 ~7 ^' P; ^. ]6 Q# t l9 g9 M2 Q
注重整体 - o4 a7 q" k* g: s( ]0 h6 w! B
" O6 _4 ~2 O6 d0 e1 u" h, Y( I
灵活适度 7 y, Y, N- f9 ?. ~9 N
; M$ x1 C7 x3 k0 U; \
（4）、协调关系的过程 4 {0 h% G2 d7 ~: o; q7 J
. `: `) k7 v7 k% w, c% P
摸清情况
8 _/ p0 Q2 I5 m' Y
% @4 j& C4 {( c, y K" M 找出症结 , H( s4 q4 c$ U. ?. F& ^8 S- d* B& y
% t) y$ k. [1 Q# Z7 b( K 恰当协调 - O5 q: F1 g6 S m
+ _3 L4 A* T3 c+ s# v$ i) u
督促落实
& u( R1 H3 N8 a1 `5 I3 H2 E
! F8 p- y' ~8 v9 s! ? 检查反馈 ) p2 m' f7 n4 a+ A7 a" x) n
7 R/ [4 o- {2 ?2 }8 G
3、处理信息 " K: H. I* U* }
% H5 X2 {$ U3 F! p) S- q （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
$ r" i: e9 }! E7 V7 @9 S1 S4 d2 i4 G/ J
（2）、处理信息的原则 ) v/ C4 u% A5 J- P: K4 O& m: K/ t
5 v. H) ]% J1 i: n- C* q. b 及时性原则
" O: h: U7 s; ^2 N) _1 H2 \
3 F! i. x. {# u+ Y0 K 保真性原则 " V' ?) C% N* s, D& a- {
% f/ ^8 R% G& ~2 w( b0 M
适用性原则 $ F1 v( Y- h# x4 D& T. J- N! Q
7 n$ x: P: \- A! s( e9 ]: ]8 \ 预测性原则
6 U7 x- I1 D5 I1 G$ c1 t
* r3 n, k0 r; R( H8 o （3）、处理信息的内容 - R$ E- F/ X. ]
4 W4 d( U' r1 X; D( J- T 历史信息
* f9 c8 Q& y( n+ _; J, a1 A" |* x' L6 Y
上级信息 9 l9 ~, a$ w0 a% d4 S' U- ]
3 T. d* a, i$ t1 M+ ^) D8 v+ l
内部信息 9 R! x! W8 t r& E* G
) W) w1 w7 C2 u! R5 M 公众信息
& k2 g3 E j- u7 }4 q- F6 G' Z
社会信息
; f0 {$ B* w- r, _4 ?/ f7 D* k1 j/ b& j5 {
（4）、处理信息的过程 1 ]8 }* l9 W+ C9 {# S
- Q! R7 }2 m7 r5 D2 K
信息的收集 . k8 N" ?# Q$ a: w
0 A o9 z( {: {) {+ s" W" L5 O
信息的加工
' f$ _' d4 y/ l, h7 ~
; i5 L0 ^9 b: @6 g 信息的传递 1 R* {8 B& V* ]
! V2 ^# w( ]/ t9 P8 z 信息的反馈 , w1 o4 c/ k+ q. a7 B! j$ P
* `: Z+ e0 Y+ Q2 h0 S. ?8 O
信息的储存 6 o9 q. ^! I% P6 u4 ?# B- [7 r
! s) [# j0 Z" g# S4 G; n
4、办理事务 ) Z5 f. {, t$ q$ p+ K
% G+ a& b; H: v& {/ y8 O' W! e, r' }
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 $ ~8 _7 D' Y: t: _/ Z
' e1 D. T; o4 g- g) v: t( d9 O
（2）、办理事务的特征
2 @# y; @$ Z: N% K) o
: h: W0 D2 c& |( [' @9 x 综合性
3 |3 G. M4 W. C4 G" z: h; R" \4 R! n' P& C6 c- V0 i. X
服务性
; |, S- X/ T' E7 }$ v5 y: S: Y" l( V' k! y
繁琐性 ; F. i$ T( C* N7 e9 f4 I) K1 O: E
0 _/ u& Z4 ]* Y5 k8 B
突击性
) j3 ^9 F9 T7 P$ b. J
m# r: O2 r5 E( M6 v$ n （3）、办理事务的原则
/ T' y5 [: R% H, g# {8 x9 O' t W A- A- E/ D
被动中求主动 ) \+ n3 K) }( A i5 k& P
: V6 u4 O T! u5 R- ]% K: Q 原则中求灵活 : Q- y/ A4 Z* H: f- H6 I
4 `6 h# U6 L; t 繁杂中求规范
* `4 s0 c0 ]* E; X: M/ S2 Y1 b3 N4 ]* J- |& D% ~5 V1 J2 N& R$ p# ^
（4）、办理事务的程序 7 V; o( E" L/ W- U. u2 a
0 H0 f3 _: U( \" O0 ~* Z
自然程序
7 o' v3 B8 d/ L" Y. r* Y) f& o! v/ d5 {3 P% V& B! x6 O) w
理论程序 + W" K* I3 I+ i2 q4 M( `" ~
C, E7 T! E2 S& K& U
指令程序 8 o0 ?" g% `# ]% Z9 D4 u& L
. X/ |. M! k& v# ? 法定程序 7 c. t7 O+ F9 b0 t4 r
- O2 H3 f V: J% f T$ }2 ]
技术程序
; i9 @* _* m) } x+ @) P( U7 @8 S9 p0 e( v4 Q$ M+ K
习惯程序 5 C* L7 }: e( t) Q3 I
2 H! i0 \4 l9 v C: A* |
二、秘书的职责
' V9 l: a3 F* U# x) H) r, X 大致也有以下11个方面： , D4 \% N A, \
9 {; W( b$ i) P# H0 ]& d ` 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） ! P$ t/ Q- c+ F
( x2 [! \7 \) i, j& f 接待事务（来访接待、安排服务等） - a; r& o# S/ @1 @: O9 f$ t. @+ |
, j- s; g$ T1 a3 J! f5 T8 {# s 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） ; H+ k i! g. K) `
. e0 ?! c# e( Q' V% m, O
行政事务
( s& }; f! ?. ?9 i5 A- M
1 {+ S: [$ r( x& c- F 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） * J" N3 a: F+ Y. E/ Q, m
% `' @; a4 D) F
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
/ J- @6 o+ N1 y4 z
5 x; B- H7 f# r. B. J8 i 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
! I* y3 x p, Q ]; K, j
4 j4 M1 h/ K5 c ^/ i 写作事务（各种文体的写作）
5 l% O9 K8 x1 _$ ]. v$ A" K$ H- p. Q) p7 e! K; ^; C! S8 L
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 7 T; h; Y+ l [' B
! @- y9 {! W. n4 M 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
0 ?( u- P% x) G) t# M: q
# i8 f* r* L& P 其他领导临时交办的任务 |
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