职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题
2 e" [ H S$ }
, E0 }2 `% J" Q1 r3 U 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 . `% e* r* N6 q* ^' D, I0 Z: y
! e( s0 |4 d, I) L9 ?
一、秘书的职能) E; d: F" V8 @: q9 R
1.辅助决策 , y& F7 }- Q+ R
- W2 a5 C! u; p' q8 \: l2 t （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
3 D1 Y/ C, F% q; U' C: Z9 ~: ~" B. R
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
* N0 N2 W- Y8 M" T4 t; F' |* ]" K0 K8 z, m+ E8 n4 d
辅助内容的综合性
7 o; b0 }7 m) F3 ?3 `7 _) J, o" }; L4 x) G( B: D2 Q
辅助时间的经常性
( [0 u0 Q0 n6 U( `) g% q- U- i$ B% V! Y3 |, G7 U7 [' `# N/ f7 r; ?
辅助环节的全过程性 . T) I7 ?3 |+ w. c4 T* M, T: f7 d3 l
) q+ D% b5 G, ^) l" R （3）、辅助决策的原则 # n% Q% z" j+ ?* h$ }% ~
! G3 L$ b% i9 P$ G0 V. _
超前原则
- {( A+ Y! L+ H: O0 @. ]1 J2 `0 g6 C5 ` C2 P5 g
定位原则
; m$ k+ w! U; P! g! T" D6 }9 R3 _$ [ q
信息原则
. m, f: p/ ]$ V) t3 I
# T$ W- v3 M! B* O3 m' t 谏诤原则
+ U/ J S/ c3 }4 _! H
/ X+ [! s$ F4 m" F' P6 y （4）、辅助决策的过程 * x7 _$ e k3 k" M+ N
. W) S; @2 y6 N+ D7 K6 g 协助领导确定目标 % A6 f2 F- T; e0 V9 B/ }
' B# L" ^/ g1 p7 d. O. ~( U+ \8 X 协助领导设计方案 $ \ V5 g& H2 a& V% Y2 e# I8 ]
9 L% h8 Z! s, b 协助领导评优选优
7 x+ ]5 `2 g6 s& J; ^" P* R" d4 {9 Y1 ~ {) N3 g1 a
协助领导实施反馈 ) q3 e, K0 O" e: n. {1 C" T
% M: f; m+ x) X# { 2、协调关系
. e9 H3 f( F0 c) L
( |* [% _! L1 f; f$ I （1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 , k, Q. g z3 j# X% s
k8 J8 Q- u S" F （2）、协调关系的特征 ! r0 b( V# B/ J" n! H" _& N9 ?
% F0 Y/ s+ b N" p6 a! B% N 从属性 ; v" U6 g2 N2 v1 f+ I
- }1 N0 E) I1 X0 i2 h+ F 广泛性
( M, _; v3 U; b* L
: a3 |) T8 l: |/ q8 r" h( H& _ 间接性
0 v* M, E. n$ M
# E1 ]- B4 M6 ?9 e3 |5 E8 [ （3）、协调关系的原则 0 s8 @" v$ z! s) K O# Z
7 S4 K( A6 S i2 c1 p( e 政策指导
1 \$ t- e8 {; ~: h
$ ~( _/ f, |; E 客观公正
w3 {; @% o9 p' w2 i3 K$ @) c: l! i: U5 E
平等协商
3 F; X$ h( I2 D# W% U3 c3 A* Q: X. j" u! c" v
注重整体 0 H9 l) F5 C. u) k6 _8 Q. O3 j
* x' v# x2 Y0 G( K) D6 C5 m
灵活适度 & r0 n; q, C3 e( L) i$ u4 \+ A' X- k
3 |$ i4 q. M" m8 G. ~
（4）、协调关系的过程
0 l4 B5 f9 V& `' f7 p
7 c) s# u' e7 R' j3 ?8 ^+ p% {) ^ 摸清情况
3 ~6 P5 w8 b% ?8 O' D x9 w* c& A" X) e' C; M" e. a' G* O/ a
找出症结
4 K8 t8 @" I7 Z. {, l& k7 w* d
/ p! N" V6 E9 n: b% b5 X, u/ T \ 恰当协调
) }5 z5 y f% v% ^- G1 @: z9 S7 e k- p
督促落实 . R1 h$ M* c+ E: M; R! H
1 Q3 d* l8 Q0 ]7 O
检查反馈
- Y1 O* ]2 G" p1 m& I& C/ x
. d4 d; X7 {! Z& ` 3、处理信息
8 P% g# m/ R5 s2 \" Y
: k; U; [2 P' w4 Z, A7 [' S6 @6 o' h （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 ! q2 p" P2 L7 g$ s9 y1 N9 U
- O4 V) a2 A2 Z9 x. s2 B （2）、处理信息的原则
* Z& F" o3 j$ z8 m! j( C! w! w$ F7 m7 m7 a) b( k7 ~
及时性原则 - G N/ M; b8 H7 c/ }
" u0 W! N9 w' _' }! j
保真性原则
. X! ^1 Y V; ? w) [* Q. Z7 e- ]) ~; S1 m6 \4 a
适用性原则 ; L" h7 h# g8 r" P& O- N
3 l) W' B1 b1 `/ o: V
预测性原则 U. R+ F6 I4 T# z
& B3 |. ? t i3 h( Y （3）、处理信息的内容
/ `& j& L7 i9 E4 s; b0 v, h5 r2 O
7 H4 h* r3 i P" Y5 h9 y3 K' C, j 历史信息 2 i a8 O+ O9 n) d
: E6 I0 d1 N. z* ]; l 上级信息
, q4 [4 i* |. T" y" I5 w
9 s- ^) r" k; {# g. Z 内部信息
% D5 s4 S/ t0 Q4 ]6 ], h" M! a
' Q: Z7 C) x; k8 { 公众信息 7 q, p" t& i# x$ m. X0 w3 \
% Q. ~/ O+ B' v7 c 社会信息
0 A% ?% g; w# B3 q7 k0 S2 w: U' Z$ Y J5 {
（4）、处理信息的过程
5 ~. x6 _5 ]3 h2 @% @$ z, o: [1 c7 t% U6 h
信息的收集 7 z$ w0 C) w" Y" `8 W' r. b: L
& r5 r+ [9 w$ E0 F/ r
信息的加工
6 W6 S" [! u' Q8 a; j4 Q* B1 l& }" y" y" E3 ^
信息的传递 - T3 y o3 l8 T/ m6 K) u
9 d8 J) ?0 l) b. C 信息的反馈
2 x7 }0 |0 ] [' C2 s9 b: Q. Y5 y- d1 @ S
信息的储存
+ ]2 Q% G, A) [* e+ \
1 ^ V0 `. W7 l& G4 B! J3 J& a 4、办理事务
* i- O2 [) \4 i3 }4 W5 g5 s7 B# r5 i
（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
7 @* R/ U# q. J# B
, g/ _! r7 N3 A （2）、办理事务的特征 2 y) B3 R/ Y; S' G
4 r, G H% J( L) Z
综合性
# C$ W; |6 z9 {6 m5 y' H- J% G9 Y, t# n8 p+ y* L3 r5 m* r
服务性 & E) K# S, z0 o. ^+ ^9 Q, }* X
2 V, e2 P1 v& ~+ M 繁琐性 . }: v# n) C- R
8 S- W2 n/ H! [ 突击性 " V& g F8 i. ?0 C J
2 x" U; e$ q0 d8 e1 `: j6 Y$ ^
（3）、办理事务的原则 3 Z4 e* n9 W& R& [+ e6 q2 {* ]
/ N( ]! J+ J4 D' @8 s 被动中求主动 ! `5 B3 m% r1 |) N
0 o% @) ~" J" r' l4 \, N1 N- S
原则中求灵活
4 i2 x$ ]: x/ w- O
& Q5 K2 W# a8 f4 J7 L: }4 `. @ 繁杂中求规范 5 [; Y3 R. M5 ^& q+ A
* Z9 _; O! B! _; @( I$ W
（4）、办理事务的程序 6 f/ |3 x; J- E
6 P6 x+ M! s* J* l3 w 自然程序
% Z: w( f6 v+ U" U% U1 G, g, w% v* w5 }9 Q2 g% H
理论程序 & L& d& _+ Z E$ u( @4 a# S, @
- s7 B, E" @' F) s5 f% r8 G4 H" ^
指令程序 6 }% B& O- r! E; T2 u
. k* w! s+ s8 J0 i/ C6 s2 L 法定程序
; B+ O, d- `7 J$ J: V3 B& N7 _! [% r
技术程序 4 I( V+ M6 v/ a. Z' n& X
8 O; {3 B6 M8 V. ? 习惯程序 % g! o% o1 t- b
6 s6 i' X) Z9 S$ G* Q2 l- C9 @ 二、秘书的职责
4 H" U% X) w! f0 I 大致也有以下11个方面：
+ P+ F$ P; Z. {* B7 F/ A- {( o# X; c' G' F( t9 j
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 4 [- x8 ?& r# `
5 h b. C7 ~. E, `9 L: @! e# m 接待事务（来访接待、安排服务等） ( l, @8 k' r; t! D% ?
% z3 a1 [5 ?4 y# C! R5 ?7 p9 `" ^ 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） " p, k9 L: \6 |0 G9 K- E1 l
; |( E' c0 O/ W! _ 行政事务
8 o6 C- p. [% W, C' S* F3 I! ?
/ ~, N m, c9 t$ M* ~' _; I 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 9 d9 r8 O3 R8 l" Z5 e2 L
. T; x8 q; V U% K- B1 r6 A
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
! u2 `( D& Y' f
+ Y* E% v1 v2 E 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）
- a$ O) J2 Q& t2 ?
4 w( e$ j8 T9 X( K% o 写作事务（各种文体的写作）
: x1 }7 V6 G6 n7 ]- @8 l, C2 |( U, b$ g; D$ ?* [1 k: c
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) ) t" c' N8 s- Q. r! g$ ~9 V
% B/ D' ]5 a1 a' a" A$ {9 P 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 7 j3 P' [( w& J6 Y
( L7 V2 V* O: x4 q0 w
其他领导临时交办的任务 |
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