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办公室秘书的电话礼仪有哪些?4 y2 e4 N4 f( j. U
d/ c! ]0 t6 N3 w- x# j老秘观点:+ _" e: Z- V+ u7 O; H
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办公室秘书的对外形象代表了单位的形象。在日常工作中,掌握了接听电话的礼仪,让对方在您亲切的话语中心平气和地谈事情,通话结束后,对方会对您单位有极佳的印象。
8 l* t _1 H* X ■ 通话时声音不宜太大,让对方听得清楚就可以,否则对方会感觉不舒服,而且也会影响到办公室里其他人的工作。 ' P' ?3 ]4 C6 s- f8 P* X% z
■ 接起电话时首先应自报单位名称及所属部门。
/ K. T. s* ]/ j; I1 T ■ 接听电话时,要询问对方单位名称及所属部门,接转电话时为指定受话人提供便利。
$ q7 C+ L2 ~" {" X* U6 g ■ 当对方要找的人不在时,在不了解对方的动机、目的是什么时,请不要随便传话。未授权的情况下不要说出指定受话人的行踪。 $ b0 [" O, B( ?1 Q
■ 当你正在通电话,又碰上客人来访时,原则上应先招待来访客人,此时应尽快和通话对方致歉,得到许可后挂断电话。不过,电话内容很重要而不能马上挂断时,应告知来访的客人稍等,然后继续通话。 , m# a: O$ Z/ r, Z% {
■ 在电话中传达事情时,应重复要点,对于数字、日期、时间等,应再次确认以免出错。 ( i& q9 Z" ^! [! t1 m; E
■ 如果对方没有报上自己的姓名,而直接询问上司的去向,此时应客气而礼貌地询问:"对不起,请问您是哪位?" + |- ]% h2 n3 |# X, N
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