会议记录是记载会议基本情况的文字材料,是日后工作中可供查考的凭证。它可以为检查会议决议的贯彻执行情况、整理会议纪要、下达与上报会议精神、分析研究与总结工作提供依据。它的制作质量如何,不仅直接影响其日后转化为档案的质量。因此必须重视会议记录工作。 7 T: K: S6 r8 M: w 笔者在整理、提供利用档案中发现,某些会议记录的质量问题是由于“先天不足”的原因造成的,具体表现有: $ J+ v4 O- n5 {' ?9 b 2 L0 O+ {3 T+ J! m' k! B 一、会议记录本内无目录。特别是不填写会议议题时,在利用时就要逐页查阅,不仅效率很低,而且人为地增加了对案卷的磨损,不利于档案的保护和保密。7 \% @8 t" D8 b
" g f- k8 M: b/ Q4 p 二、记录不完整。有些会议记录未记载会议日期、地点、主持人、记录人;有些会议记录只记了参加人、发言人的姓而没有记全名;有些会议记录只有参加人、时间和主持人而无会议内容;有些会议记录虽有会议内容却没有记录会议的议题等,使人很难了解会议的全貌。; _, t4 @" |4 d8 Z
. ]/ |3 P a) `1 J) _ 三、会议记录本没有按工作性质分开。如有的系党总支同系行政共用一个会议记录本(联席会议例外),给保管和利用带来不便。 4 o- ?7 A) T& x0 ?' h & L6 n! N" a9 M0 A/ K; ?* j- C) _/ b
四、会议记录本不固定。有些单位是两三个记录本交叉使用,有的本子只记录了几页就再也不用了;更有甚者,每次开会时临时找几张稿低记录,过后就不知去向了。 9 _# R4 _3 h9 S ' f0 _" u f$ n0 i: Y 五、记录字迹潦草、书写材料不符合归档要求。有的会议记录人经常使用圆珠笔、纯蓝墨水等不耐久字迹材料,而且书写潦草,不利于会议记录的日后查考和归档后的长久保存。 ; f1 Q$ L; u- x6 n # U* q) d& ?& @0 e, K7 _/ m: e- l9 Q6 K } 为了提高档案质量,笔者认为做会议记录应该注意以下问题: ; s& X9 R( w3 C; s% f+ K/ g ! C+ s/ n- K0 |4 @