公文是具有法定效力和规范体式的文书,是进行公务活动的重要工具。
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(一)公文的行文原则
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1、依法行政的原则;
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2、职权相符的原则;
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3、党政分开的原则;4 x; t0 h- x' R% Y. {; U
5 F: L! p0 ^8 U# N8 a4、请示一文一事一头的原则;
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5、逐级行文的原则。. Q0 c4 G# z0 x
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(二)公文的文种# I: g7 w g, l
' N( T0 W7 s$ F9 a$ z. A& F3 K文种就是公文的种类,它是公文的名称。
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$ d2 t0 u& d1 t: A6 u6 I1 Y1、请示与报告
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4 T9 `, ]3 N5 y“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
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“报告”适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
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2、公告与通告, x" h& h8 a: n# g
) y& v _) ^( E' c8 Q" j1 c“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。. `4 I3 _& _) r+ W5 q6 U
2 ^0 ?/ A* T/ Z“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
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3、决定. P1 K7 V$ Z2 _5 d2 W& \* j
3 t: q. F- V$ N& a6 C' \ a“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排,奖惩有关单位及个人,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
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+ x5 _9 U1 {4 |' h. X: P5 P G4、通知) {7 @2 x# l2 H+ }
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“通知”适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项,任免人员。( D Y, S3 e$ K& k( i+ h
0 R& O4 [8 o# Q4 @2 |5、通报
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“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。2 |5 q8 Q H! X9 W q* D# ?# V, K+ q
: K" s9 o: V: z1 Q0 V' O6、意见
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4 x& |+ z9 @$ G- |“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。
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7、批复
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+ ^2 X( x& Z! y% N“批复”适用于答复下级机关的请示事项。: p. e r/ z: T4 ]( ~
: g1 o# i2 H3 `, U8、函0 n# B8 W* T) z$ R5 v3 g
7 K) h7 t) U, W“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请批准和答复审批事项等。2 _6 I" v& @! D) r# K5 `# ^$ C
9 q5 F8 W9 L5 w$ G9、会议纪要: `# T# v2 }0 l0 ]6 d
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“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。
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(三)公文的格式; ]3 S/ J7 y$ [# z1 F
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公文格式是人们在长期实践中逐步形成的,并由权威机关以法规形式确立下来,它既是一种约定俗成,又是必须遵守的规范。 5 W% ]! L- S2 U5 K$ @9 ? ]
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1、标题
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公文标题有四种:
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- Q' q( `8 {/ C9 F⑴ 发文机关+事由(公文主题)+文种。如《中共中央关于整党的决定》。
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⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。
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2 L$ O; q; b6 F, B. A9 s- V. X⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
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0 |& Z- T2 N( t) K; P- p⑷ 文种。如公告。
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8 C- w- t$ x U1 w' G' e" Q: O草拟公文标题要注意的几种情况:. k$ R x* H% X1 X$ E- k
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① 公文标题一般不用标点符号。
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4 E3 K, k- j8 o, I② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
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③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词,不能重复使用。7 A( i& n% e; p% p7 m. s/ Y
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④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。3 w6 o( k" I9 Q+ q( o
/ |8 n0 ^) I& U4 _⑤ 正确使用文种。# n% [# A7 c* E2 u1 S7 U7 i
2 q) J3 P2 j# ^2、主题词
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$ K3 P. {( c( M& x主题词是由于公文计算机管理的需要,根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组,以便以后按公文的主题进行检索。6 ~6 r8 y! k2 l7 b) z8 a
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标注主题词应注意:% u3 R k3 ]& Q, K) j& }
! b& s# ?; U: k. b. t⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别,不要与标题混同。+ c \" H# K. D* J" r
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⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小,从内容到形式,最多不超过7个词组。第一层是类别词,即明确属于哪个类别;第二层是类属词,是反映公文具体内容的词;第三层是文种,如通知、批复等。
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⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时,可只标引类别词。
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2 y+ n& {8 O) j5 y⑷ 上报的公文,应标注上报机关主题词表所规定的主题词。7 f6 b3 m5 ~/ k1 F" I6 ?% l& k
6 l9 U/ n& l* Z( J3、签发人. n/ |* h, b$ V& J: {$ R
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签发人是发文机关批准发文的人。; G/ c4 X) ^2 k( J
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4、成文时间0 ~) f A+ X( L: K
# t* R0 Q% o) J成文时间就是文件生效的时间(有的公文如法律、法规的执行时间另有规定),一般就是公文的签发日期,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发,时间超过20天的,成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
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行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写,如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。
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0 \) x& |5 Z$ R# a: i+ a5、抄送机关% T2 F- o0 o' c* K* s( _2 W
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抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题:
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⑴ 特殊情况越级行文,应当抄送越过的上级机关。
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, N3 N0 ~4 N+ m1 i- G⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
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4 v+ x( e( a5 l% y' Y5 T" n1 j$ b⑶ 抄送机关排列顺序为:党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。# W. d9 Y! w7 ~6 e9 r- G
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⑷ 抄送机关不分上级或下级,一律用抄送,不分“抄报”、“抄送”。! ?0 E+ a+ J0 c
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⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件,然后自己又成为接受者,这就是自己给自己行文。
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