秘书人员有两大任务,一是办事,二是当参谋。
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一、如何办好领导交办事项
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(一)接受工作任务要弄清"三要素"
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5 ^/ y$ D% |! | 领导交办工作任务,大体都有"三要素":一是内容--办什么事;二是时限--什么时间完成;三是要求--工作质量, 注意事项等等。秘书人员在接受领导交办任务时,一定要把"三要素"搞清楚,为把事情办好创造前提条件。
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(二)优化办事成果"三比较"。5 L! Q) [- c' q: b7 s5 b- ]8 F
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! }) ~' X( D0 N, @2 { 办事的目的是为了获得好的结果,排除或缩小坏的结果,因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性,比较地说,一是利,一是弊。优化办事成果,要进行三个方面的比较,这就是"利利相交取于大,利弊相交取于利,弊弊相交取于小"。2 w+ }* v; C0 N: i
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3 f. j& V9 g1 f2 y (三)把握好办事"三形式"
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办事可能出现三种形式:1.单一办事--在同一时间内完成一项工作任务;2.交叉办事--同时受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务,需要在同一时间或交叉时间内完成;3.穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。* w; G! G# }) h, a" |+ ~) V% X' w
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! a' G- V* }) E' D, ^ (四)检验办事效率"三标准"
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+ s% V! k- E, X5 n2 z5 C 秘书人员完成领导交办工作之后,要进行工作效率自我检验,标准有三:l.工作质量,是不是达到了领导要求的限制条件,有没有潜在的问题和漏洞;2.工作速度,有没有超过工作时限,有没有浪费拖延时间的情形;3.对社会和群众的影响,办事全过程对社会、群众有没有不良影响。
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(五)向领导复命"三注意"6 t! x/ t# B9 H! p2 I8 p
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工作任务全部结束,或告一段落,应向赋予任务的领导复命,汇报完成任务的效果、时间,讲明存在和可能出现的问题,以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点:1.不失真。对完成任务情况要一是一,二是二,不扩大,不缩小,不隐匿问题和缺点。2.不吹嘘。不借机自我夸耀,不喋喋不休地表功、诉苦。3.不邀利。不因为完成了领导交办工作。$ ~4 j: n0 t6 O4 {1 \4 X( F0 J7 o
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二、如何办好请办事项8 L* i0 L% i1 u! {
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. l7 ~' ? X0 p5 x 做好请办工作的基本要求是,秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解,认真地进行分析研究,提出可行的工作建议,并且通过科学的请办方式和程序,使领导对请办建议表示赞同或者赏识,以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。5 [1 r) Q: c2 D+ s
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% `* T; ?: v* ^# H6 W (一)精心准备,提出合理建议! \8 K0 F4 c! ^3 D# s5 r& a: p2 y
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1 e, f L$ t+ e8 E3 c (二)讲究方法,选择适当形式7 I$ O" V) Z- {% l9 p
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7 C9 C3 X7 Y0 @' O! B) F (三)注重程序,坚持逐级请办, t; _" _$ O) [
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(四)提高艺术,优化请办效果 m" \5 b+ P- ]( b) F% ?, i: }* D* F
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(五)以缓应急,避免紧张出错 |