办公室秘书要强化六种能力

　　随着当前改革力度和发展步伐加快,经济社会中新情况、新问题不断出现,大量新的棘手的矛盾和问题需要办公室去解决和处理。面对新问题、新形势，办公室要当政府领导的“左右手”和“参谋部”，就必须加强综合能力建设、提高服务水平。结合自己和工作体会，笔者认为做好新时期办公室工作强化以下六个方面的能力。

　　一、文字表达能力
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1 b7 Q' A& c+ d7 V  o: s5 G5 J　　办公室是出材料、出政策、出思路的地方，大到领导讲话、汇报材料，小到会议纪要、拟发通知等，办公室天天在和资料打交道，如果不是会耍笔杆子，就很难发挥重大的作用。办公室人员要成为笔“杆子”，必须具备四点：一要勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写出好的材料。要坚持学习理论、学政策、学业务、学习各种新知识，不断提高政策和知识水平，提高分析问题、解决问题的能力，为写材料打下良好的基础。二是要多实践。要写材料必须要有持之以恒的精神，多想多思、多写多练，在实践中不断提高，要坚持自我加压，勇挑重担，多写大块头材料，多写读书笔记，多写心得体会。这样长期坚持下去，就能练就一写过硬的“笔功”，成为一名符其实的“笔杆子”。三要善于观察。办公室工作特殊性要求其工作人员必须站在全局的高度去观察、分析问题。既要善于观察分析宏观形势，从中把握大方向，又要善于观察分析某一方面、某一领域的微观形势，尽可能多撑握情况；既要善于分析领导言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在结合上做好文章，使自己所写材料有高度和深度。四要重研究。写材料的能力是一个人综合素质的体现，写好材料既需要有较高的政治水平、思想水平，更需要吃透情况、熟悉工作。这就要求办公室人员要注意研究工作，研究形势、研究实际问题，特别是对全县重点工作要跟踪监控、掌握进度。这样，写出来的材料才有较强的针对性、指导性和可操作性。
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: M4 y( y1 T; Q( [) ]0 @* ]　　二、口头表达能力

　　在办公室工作，口头表达能力是一项基本功。办公室人员在向领导请示、汇报时，不仅要用“口”说，还要用“脑”说，要对汇报内容精心筛选、汇报的语言反复演练。既要为领导提供有价值的信息，而又不因为汇报说话啰唆、表达不准确，给领导添乱，分散领导精力。在具体工作中，一是要多请示、多汇报。这并不是教条主义地事事多请示、环环都汇报，而是要尽可能多地向领导汇报主要荼或关键问题的进展情况，及时得到领导的最新指示。当然，对某些问题，应充分发挥自己的主观能动性，根据领导决策的总体要求，在一定的原则范围内自行裁量。二是要学会请示、会汇报。要发挥空间、时间和心理“距离”短的优势，瞅准机会，尽可能多地反复向领导陈述或汇报某一项自己和其他同事都认为比较成熟的意见或建议，从而赢得领导支持，推动工作开展。三是要区别情况，少请示、多汇报，或多请示，少汇报。要根据工作的实际情况以领导者的工作风格，适时选择汇报、请示的频度、深度和广度。

　　三、协调督导能力
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' ?- _& F% w$ ^7 {　　协调、督导是办公室工作的重要内容。办公室搞协调、督导，涉及面比较广，内容比较杂，开展工作比较难。办公室所从事的协调是一种“无权力”协调。只有协调的责任，而没有决策拍板的权力，要求服务到位而不越位。协调中要不断提高政治意识、增强协调的主动性，处理好三个方面的关系。一是处理好重点和一般的关系。办公室的服务对象很多，既有上级，也有同级，还有下级。在各种关系协调中，我们既要保重点又要兼顾一般，努力掌握“弹钢琴”的艺术。二是要处理好对上负责与对下负责的关系。对上要寓参谋于服丛中，做服务与参谋两不误，既坚持真知灼见，又坚决执行领导决定；对下要服务于领导之中，领导与服务两推进，既要按照领导的指示精神加强对下级协调与领导，又要牢固树立服务意识。三是处理好中心工作和日常工作的关系。既要抓住中心工作，又要抓好日常工作，二者不可偏废；既要抓好中心工作的重要环节，又要抓住日常工作的重要事项，把二者统一起来。做督导工作，要坚持抓三个步骤。其一，预防督查。每年初，将党委、政府确定的工作细化分解，明确目标任务，明确时间进度，明确责任单位和责任人，对工作中可能出现的问题，提前谋划，做好预案。其二，跟踪督查。按照年初的目标分解情况，通过“督查通报”等形势对重点工作和阶段性的工作跟踪督查，及时通报进度，解决问题。其三，督查反馈，明确督查对象，限定办结时限，对完成情误况及时通报，督促工作落实。
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2 W, v& |& Y3 e- L7 m( I" I) a$ x, X　　四、机关管理能力
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　　高水平的机关管理是打造一流队伍、提高服务水平的关键所在。政府办公室机关管理工作内容繁杂、任务繁重，文稿起草、办文办会、值班接待、机要保密等工作，每一个环节都要有相应的制度规范，以确保程序严密、环环相扣、各司其职、密切配合、高效运转。一方面要建章立制。根据新形势、新任务的要求，制定并不断充实、完善办公室工作制度，从建设一支高素质的队伍出发，健全办公室干部学习制度、工作考核制度，从提供优质的后勤保障出发，健全会议接待、财务管理、车辆使用管理等制度。在具体工作中，培养按制度办事的自觉意识，促进办公室工作的制度化、规范化、科学化。另一方面在严加管理。一是建立完善岗位责任制。运用现代管理方法，科学界定各个岗位和人员的工作职责，做到职责分明、分工明确，强化工作人员意识，在办公室内总，要以“德、能、勤、绩、廉”为主要内容，明确规定岗位责任制的具体目标、任务和共同遵守的行为准则，对日常工作进行科学安排、合理分工，把办公室工作细化成有数量、有质量、有可比度的具体岗位责任，一级抓一级，层层抓落实。二是建立公平合理的考核、奖惩制度。按照岗位责任制的具体内容，制定科学的考核办法，做到月有考评，季有考核、年终有总评，并把考评、考核作为年终评先、评优的重要依据，与办公室工作人员的政治、经济福利待遇挂钩，做到考核有标准，奖惩有依据，杜绝主观随意性。通过严格的考核，努力造就一支纪律严明、步调一致的办公室干部队伍。三是完善监督机制。对办公室机关工作中的薄弱环节，建立信息反馈制度、工作报告制度、跟踪检查制度和责任追究制度，把制度的规范性、程序的严密性和纪律的约束性有机结合起来，调动机关工作人员的积极性，努力加快工作进程、提高工作质量。
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: f4 N- k+ _" e. ]1 h! s　　五、参谋决策能力
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% p* H; ?2 K. T: t6 c3 d4 ~' ?　　有人说办公室人员是领导“近臣”鞍前马后，形影难离，这明其地位作用的重要、责任重大；也有人说，办公室是“五味缸”，苦辣酸甜都能装，这说明其要宽广的胸怀；还有人说，办公室人员是“公婆”，既要有男同志大刀阔斧理事的才干，又要有女同志体贴入微、细腻周到的品格，这说其能力要全面。总之，办公室工作重要，办公室主任岗位特殊，工作能力有限，却要承担很大责任。但只要做有心人，认真探索研究办公室工作规律，甘于吃苦、乐于奉献、勤于思考、善于创新，办公室工作人员的综合能力就会不断增强，服务水平就会不断提高，就一定能适应不断发展的新时期办公室工作的需要，为领导提优质、高效的服务。作者：黄仲

1、有些事要想到领导前边
/ S9 e; M! N$ [6 z1 |+ X* y??虽然你要听领导布置工作，但有些事情，秘书要想在领导前边，当好领导参谋。这样做，领导才会感到你是一个好秘书。??
　　2、领导布置的工作要提前交卷
??如写材料、搞调查等，一定争取按领导要求提前一点完成，对于按照要求完不成的任务，要提前向领导打招呼，使领导早有安排，免得被动。?
! s! k) A8 P: `# r8 E+ N, K: g　　3、注意保密工作
* @  G, }; M. E; r4 h! H% A! C??秘书和在领导身边工作的职员，知道好多机密事情，有的事要比其他群众早一些时候知道，一定注意保密，不能为了显示自己的优越，随意乱说。泄密的秘书是不称职的，而且会给领导添麻烦的。?
　　4、负责做领导与他人的沟通工作
??当领导与另外领导或其他人发生矛盾时，做秘书工作的不能在领导面前火上加油，而要做领导的思想工作，使其消气，并为领导向他人沟通，使矛盾尽快消除，别人会以为秘书的行动是受他的领导指使的。
5 L% \. B- c; P' ^. {6 Y" A, Z　　5、平时多给领导提供资料
7 I! q4 z; M$ s9 K; E??领导比较忙，有一些材料顾不上看，秘书就要将有关资料及时提供给领导，这会对他的决策有参考价值。??
　　6、善于听取领导意见
??对领导的批评或要求，要认真听取，不要因小事而同领导翻脸。有不同意见，可慢慢与领导沟通。
; s4 _9 ]! y# y: D7 j' d  `% D　　7、不要轻易在领导面前告别人的状
$ Y0 a- P. s0 ~??轻易告别人的状，影响领导对他人的看法，如果看错了人，领导会从内心埋怨秘书。最好，只同领导谈某些工作，不做那种议论是非的事。?
8 y& M+ q9 k. i) z; [  z6 s　　8、不向领导提过高的有利于自己的要求
5 Y6 U/ s: O) j5 [. U" Z??比如机关要分房子，秘书已经有了不错的住房，还想要一套。这样的事会使领导为难的。如果办不成，以后领导会过敏地认为你不满意了，即便办成，影响也不好。??
3 X7 l% h$ j$ k( r; g' }　　9、多到群众中去
??听听群众对一些事情的议论和看法，以便提供给领导。秘书做到及时反映群众要求，可以使领导办事不脱离群众，群众也会对秘书反映群众情绪的作法极为满意。
  f  \' K0 [, D' z( f" k　　10、要关心领导的生活
??经常在领导身旁工作，对领导的饮食、作息时间、身体健康多进行关怀照顾，既体现了关心领导，又反映了同事之情。

一是建立完善岗位责任制。运用现代管理方法，科学界定各个岗位和人员的工作职责，做到职责分明、分工明确，强化工作人员意识，在办公室内总，要以“德、能、勤、绩、廉”为主要内容，明确规定岗位责任制的具体目标、任务和共同遵守的行为准则，对日常工作进行科学安排、合理分工，把办公室工作细化成有数量、有质量、有可比度的具体岗位责任，一级抓一级，层层抓落实。二是建立公平合理的考核、奖惩制度。按照岗位责任制的具体内容，制定科学的考核办法，做到月有考评，季有考核、年终有总评，并把考评、考核作为年终评先、评优的重要依据，与办公室工作人员的政治、经济福利待遇挂钩，做到考核有标准，奖惩有依据，杜绝主观随意性。通过严格的考核，努力造就一支纪律严明、步调一致的办公室干部队伍。三是完善监督机制。对办公室机关工作中的薄弱环节，建立信息反馈制度、工作报告制度、跟踪检查制度和责任追究制度，把制度的规范性、程序的严密性和纪律的约束性有机结合起来，调动机关工作人员的积极性，努力加快工作进程、提高工作质量。

好文，说出了其他人没有说到的地方

写的很好，干好办公室不是一般人

练就一写过硬的“笔功”，成为一名符其实的“笔杆子”。三要善于观察。办公室工作特殊性要求其工作人员必须站在全局的高度去观察、分析问题。既要善于观察分析宏观形势，从中把握大方向，又要善于观察分析某一方面、某一领域的微观形势，尽可能多撑握情况；既要善于分析领导言行，从中搜寻决策的前沿信息，又要善于听民声、察民情，在结合上做好文章，使自己所写材料有高度和深度。四要重研究。写材料的能力是一个人综合素

会耍笔杆子，就很难发挥重大的作用。办公室人员要成为笔“杆子”，必须具备四点：一要勤学习。当今社会知识更新很快，办公室人员如果不注意学习、积累和提高，就很难写出好的材料。要坚持学习理论、学政策、学业务、学习各种新知识，不断提高政策和知识水平，提高分析问题、解决问题的能力，为写材料打下良好的基础。二是要多实践。要写材料必须要有持之以恒的精神，多想多思、多写多练，在实践中不断提高，要坚持自我加压，勇挑

就一定能适应不断发展的新时期办公室工作的需要，为领导提优质、高效的服务。作者：黄仲