会议中常见的问题及高效会议的十大原则

         会议？也许有人会觉得这个问题有些小题大作，还有不会开会的？这么简单的事情，似乎是人都会开，大会小会参加过无数场，可是开得好吗？参加的无数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少？

- E& l- j- L; O% C: W: A8 h  f      会议中常见的问题

! `8 {8 P1 j" V  G下面我们先分析一下会议中常见的问题：
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        会荒：常年不开会，这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见，还美其名曰“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知如果利用得好，会议能成为沟通信息、通报情况、交流和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、商议事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和矛盾、布置任务、促进工作落实、总结经验、激励士气等的一个非常有效的工具和手段，“开会不是万能的，但不开会却是万万不能的”；
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& V  ~* Q+ ~! S# G9 t4 p( S        会海：过多开会、过滥开会、无效开会，文山会海。彼得·德鲁克曾指出：一个企业的经理如果用超过25％的时间开会，就是一种“病态组织的表现”；

        拖沓：有的会议拖拉严重，形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会，大多数情况下对一般会议效率是很高，但对一些重大事项可能不适用)；会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有密切关系；事前准备如汇报材料或会议流程、时间表不清晰也会造成会议拖沓；

) f% R2 O3 A. N3 I% O+ K        “陪绑”严重：有些为了“相互尊重”或“显示分量”搞排场或形式主义，与会人数众多，无多大关系也叫过来，没有会议成本的意识。日本一些企业会在会议室醒目的标出会议成本的公式；

; D0 [% K9 T9 Z% T) g0 a8 g会议成本 = 与会人员每小时平均工资×3×2×开会人数×会议时间（小时）+ 会务直接成本
8 X2 i- i' K# ?" w$ m7 w其中：“×3”是因为劳动产值高于平均工资；“×2”是因为参加会议要中断经常性工作，离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失，损失要以2倍来计算；而人越多时间越长，会议成本也就越高；会务直接成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水费、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高，一定要注意有足够的产出；

- o3 _/ e, l, ?8 y6 y+ H; U" w: ?9 z! a        主持人选择不妥：如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容和局面时，或主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都有可能失控，达不到预期的目标；

        议题繁多：会议议题过多，讨论不深，都只能蜻蜓点水，一碰到大一点的或难一点就推到“下次专题讨论”，可就是从来见不到专题讨论，结果问题是一而再，再而三的重复发生，整个组织在重复的学费；

8 [0 A. X/ O  `        重复会议：同一议题不从根上解决彻底，不得不一次次开会讨论治标却不治本的方案；

3 {; Z0 Q% x  q  ?0 v% y        地点安排不当：有些公司为了节省成本，会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分讨论、无太多干扰或头脑风暴的情况下才能形成，在公司开很难不被打扰或受影响。

0 b6 e- ]8 G- P& o# {: S        会前、会下不沟通：会议从零开始，与会人员一头雾水，会议开始时要么花很多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲，没有共同言语。很多真正高效的会议都在会前、会下已经沟通基本达成共识了，开会只是统一意志形成决议；有些公司会议基本属于临时通知，相关人员也不可能做充分的准备，或者重要人员出差在外无法参加会议，这样的会议效果自然要大打折扣；

3 I& a! j; h7 `$ U- G/ y% E/ j        会议纪律乱：不到、迟到、早退、中场打电话等现象严重，没有制定会议制度，尤其是奖惩制度；
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% e& A" t  u# `' V        会而不议：成为了领导“一言堂”，失去了会议的意义；
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0 }' U+ G1 k7 H8 Z. w3 v, J. |! f        议而不决，决而不议：会议只是讨论不形成决议，会前准备不充分，全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说，不准备主题相关的事实和数据，没有养成以事实和数据决策的习惯；或者真正决议的事情又不开会讨论而是私下决定了，这样的决策很快，但往往后悔或变更也很快；

        决而不行：即使有会议决议，不落实到责任人，不落实执行；

        行而不果：即使执行，也没有跟踪，根本没有结果或效果；执行得好与不好都一个样，没有奖惩，久而久之，积极性被消磨殆尽。

% {) W# @! q+ z; x/ X8 D! v' K通过观察一个公司的会议制度、具体会议的准备、进行过程和会议决议的执行结果可以基本判断其管理水平。
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$ O- D+ a4 q1 g4 J知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整，尽量让会议更高效。而要会议高效，除避免上述常见问题外，须遵守以下十项原则：

原则一、        会议要规划
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$ s4 {5 X0 U. g7 Q5 o+ \根据公司或部门实际情况，可安排有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会，比如周例会，在总结和规划方面就很有效，会议要有其召开的合理时间和频率，例会可参考古代“有本早奏，无事退朝”的原则，而且根据不同阶段的管理水平和目标，可调整例会的频率和时间长度；除了固定的例会外，还应有一些重大事项的专题会议，如果平时例会开得好，问题得到切实解决落实，例外的会议比例则会大幅下降。

( T5 e! ?) f: m3 c! I原则二、        准备要充分

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5 V) d8 p" [' r5 p, O原则九、        执行要检查
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会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。如果没有，则需要有“盯牢”“管好”“跟到底”的执行力强的人持续跟进和追踪，直到相关部门和人员养成习惯为止，当然最好能有配套的培训来进一步强化执行力。

原则十、        结果要奖惩

大多数人不会做你期望的事，只会做你检查和奖惩的事。如果做与不做一个样、做好与做坏一个样，就会出现混日子、多一事不如少一事、多做多错少做少错、不求有功但求无过的局面和氛围。对不能及时、较好完成任务的予以帮扶、培训、批评，仍不行的可能须调岗或淘汰；对主动、积极、按时、高质量完成任务的则予以表扬、奖励或晋升等，让大家清楚地知道什么样的行为会受到奖惩从而改变行为甚至习惯。
总之，高效的会议要做到会而有议，议而有决，决而有议，决而有行，行而有果。

开会是一大特色，也是一门学问。其中体现领导水平，也考验秘书能力

提高开会效率，要开短会、讲短话，出实效。

会议决策情况的跟踪检查，尤其是关键节点的把握，最好能培养主动、及时汇报的职场习惯。