公文写作基本知识

一、公文基本知识
9 S4 n) T8 \0 j& x7 w7 _2 O2 u
（一）公文的分类
$ H( q- {1 n. b' a( ?, L
1、不同材料有不同文种。

1 P: e7 z: w) V7 P. H1 o  o" p●公文从内容性质及其作用看，大致可分为三类：
' e5 o: m. o& G
①专用公文。如外交部门的照会、护照等；司法部门的起诉书、笔录、开庭通知书、判决书、调解书等；经济部门的经济合同、商品广告等。
: K0 ~8 `% o  u% T1 t
②技术公文。如说明书、图纸、图表等。
$ f/ F) x  |2 \' I" {: I4 `
% q7 F0 F" u* t; _; [7 P③通用公文。《中国共产党机关公文处理条例》则列出了14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函和会议纪要。

●公文按行文方向分，也大致分作三类：

①下行文。如命令、决定、通知、批复。
, I7 ]7 a+ c4 V5 ?2 s$ {. W$ w
②平行文。如函。
3 M" x8 r6 N! w6 `* W' g" }2 \
5 u: E. _9 r# [" {③上行文。如报告、请示。

% Z% R& d6 R, ^7 ^4 c1 K  r2、一个材料只能用一个文种。公文最讲究的是“对号入座”。如平级机关、不相隶属的机关沟通情况、商洽工作，应该用“函”，有的为了表示尊敬而用请示是错误的。
. P+ _. |, [& E7 s& C8 u5 _) x
: |: i9 a$ Q* f" \" y- J) A3、几种常见文种。

（1）通知。通知是最常用文种之一。

①通知的特点。通知范围广；发布方式灵活。
0 e) G' @1 s8 k. G
②通报与通知的区别。

3 f( j4 d0 j% H* I●内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章，批转和转发公文，告知需办理和周知的事项；通报只是表扬先进，批评错误，传达交流重要情况。
' w8 Q- D8 e) G* u! e# s3 T
●表现方法不同。通知的写作主要是直叙式，语言平实；通报的表现方法则常常兼用叙述、说明和议论，有较强的感情色彩。
- W: R' V  s; L2 ]* b
（2）请示。请示是机关单位经常使用的一种请求性上行文。
( {9 ~/ R" o& Z3 P! U# m6 [6 e
①请示的写法。
# y0 A; T+ S' g' ~3 R  ]) h
( ?4 @  @" W9 g4 O& ?●标题要注意不要将“请示”写成“报告”或是“请示报告”；原由中不要重复出现“申请”、“请求”之类的词语。
7 ?$ L2 F6 ?2 G( C# o/ ^
7 B) M0 M: P. W5 b5 k: p1 U9 D) r●正文包括请示原由、请示事项、请示要求三个部分。

●结尾一般有如下写法：“以上请示，请批复”，“以上意见当否，请指示”，“以上请示，请审批”等等。这是请示中必不可少的一项内容，不能遗漏，更不能含糊其辞。

' K9 U& u& `3 y3 W: Z5 F% G②请示的写作要求。

2 q7 v/ T1 U, g& C( O4 @+ I●一文一事。

* N: M6 x7 ^4 h* `1 ^5 t, r●单头请示。
( z5 X+ i/ S, W. S
$ a  E' m9 T; N●不得越级请示。
8 b( |( s/ m2 m0 z
5 p$ m9 ~' ^4 P; N●不得同时发下级机关。

1 ?1 |1 B* I7 Q4 r) ~③请示与报告的区别。

6 l3 b3 }: T- r: L& ^报告是向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的公文。它是一种经常使用的上行文。

●行文内容有无请求性。

●行文目的有无求复性。
( Z8 ^- ~, Z/ B+ Y6 y! D3 K
' q4 H% `6 M6 T. @. U4 _●请求事项是否单一性。

! a- Q1 a$ f( V- |（3）函。是指不相隶属的单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项的公文。函也叫信函，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。

①函的特点。
1 p0 c6 p4 [* S1 g6 T1 ^4 |1 g
●适用范围广泛。可用于相互商洽工作，询问答复问题，又可用于向主管部门请求批准事项，也可用于答复审批事项。

# C/ A- j; q0 S( p2 K" W●行文多向性，既可平行，又可以上行、下行，但其基本性质，应看作平行文。

( I* l/ M# R* d) ~. ]3 d5 a; a9 t+ {●短小精悍，简便灵活。一般的函是很短小的，内容单一，语言简洁，简单明了，有的便函只有三言两语。

②函的写作要求。
3 k2 J8 p8 M* Q8 f. Z  B
4 i8 d$ t, N& k●有的函可以没有标题，有的函可以不打印，不编号，不盖印，这种函叫便函。因为联系的事情比较简单，三言两语便可以说清楚。
+ u! D# P: s" t" V& Q6 H' y& k: T
●写函的原由时，指发出本函的原因，一般简明扼要。如复函的原由一般写：“你单位XXXX年XX月XX日关于XXXX的来函收悉。”

3 a3 L; u/ w8 g: e●写函的结语时，指函的结尾。一般使用公文术语，如“特此函告”，“特此函达”，“请复”，“特此函复”，“此复”，等等。
8 h7 D7 S, D4 g1 m8 ^: X5 _- V# w: e
7 W7 y4 W0 T1 Q8 Y（二）公文的格式
- A8 y1 y: U9 v) r
公文具有规范的格式是其一大特点。《国家机关公文处理办法》对公文格式作出明确规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人//标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章//附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”这18个部分分属在文头、主文、文尾三大块里。

% {! t5 K9 S. p; m, v①发文机关标识。由发文机关称谓加“文件”二字组成。如“中共中央文件”。它处于文头部分的中心位置，多用红色宋体大号字印刷。发文机关标识中发文机关的称谓，一般应用全称。如是特指且不易混淆，则可用简称，如“中国共产党广州市委员会”可简称为“中共广州市委”。如是联合行文，则联合发文机关并排，主办机关排列在前。不同类型的文件，必须由相应的发文机关发文，不能搞错。

②发文字号。简称文号，是指某一公文在发文机关一个年度内发文总号中的实际顺序号。由发文机关代定、年份、序号三部分组成。如“中发[2009]30号”，表示中共中央在2009年度内发的第30号文。机关代字的字数一般不超过3个；发文机关的年份要用阿拉伯数字完整书写，不要把“2009”简化成“09”；年份要用方括号括住，不要用半圆括号。联合发文的发文字号，只标明主办机关的发文字号则可。
% T' I0 `- |$ H' O5 T
- o' G0 C. J* v* b4 b8 a③公文成文日期。是指公文生效的法定时间，一律用汉字小写数字写全称，如“二OO九年十月九日”，不能与阿拉伯数字交错使用。一般以实际发出的日期为准，具体说本单位单独制发的公文，以本单位领导人签发的日期为准；联合行文的，以最后一个机关负责人的签发日期为准。
- b7 N4 ^' X; x2 n! G$ O4 s
) G6 |: V8 C. r$ |9 e④印章。指压盖于署时之上的机关公章。它是机关最权威的代表形式，是公文效力的最权威的凭证。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合发文的机关都应当加盖印章。印章必须盖得端正、清晰。其位置上沿不压正文，下沿要骑年盖月。

  G4 m! m. n$ R$ ~4 l: ~⑤主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词语。主要作用在于方便电脑储存帮检索文件。其位置在抄送机关上方。一份文件的主题词一般不超过5个。注意使用主题词表。

二、公文写作基本要求

（一）思路要清晰。

0 `9 [, I7 ?- R4 U- o* n1、针对性。公文写作与应试作文、文学创作不同。要把写作要求搞明确；把领导意图搞清楚；把具体情况搞明白。

9 W, K- D. S& i6 o; z0 D* v0 i2、逻辑性。要清晰、简单、易懂。
! }5 `! Z' B" D% j4 |! G! P
3、鲜明性。要有观点、有深度。要善于思考，学会借鉴，注重修改。
$ Y( ]* y: F7 o  g4 B1 W
“三言二拍”。“三言”：言之有物、言之成理（60分），言人之所未言（80分）；“二拍”：领导拍案惊起、看后拍案叫绝（100分）。
7 X% [% J% N( ^: a1 u! i+ ?) J$ D
（二）文字要干净。
; a- M3 a! \+ j4 |1 G; b
* _' r7 m! D) O& q  {4 ]1、要流畅。无病句、少长句；要规范、顺口。
% _2 T" K4 g4 w4 i0 h
2、要简洁。不能过于拉杂，拖泥带水。特别是举例三五句话就行。
( F$ s2 t* D7 Q4 j- o
$ p! Y( n3 s0 z6 Y  R字，书写要规范。不用错字、别字、异体字，包括不用胡乱简化的字。

词，不要生造词头，注意正确运用现代高科技新术语；用书面语，少用口语；用现代汉语，除通用的个别文言句式外，一般不用文言句式。即使运用文言词语，也要注意不得生吞活剥，要适当、活用、自然、流畅，不要文白夹杂，故意简古。
5 u+ ^# _* s3 i( p
句，遣词造句也要规范，重视“约定俗成”的习惯，少用世俗俚语，不用网络新语（火星文）。
+ M* Q2 Q7 ~: f( E
! `2 M7 u1 R! V% Y点，标点符号也要使用正确。
- Y) T5 m0 U8 ?% P* U: j
3、要有起伏。善于运用各种句式，不能过于平淡、干巴巴的。注重起承转合。“千古章法，不出起承转合之外；虽千变万化，其宗不变”。

5 V: {4 d* l  f  U/ l4、要准确无误。一是准确；二是正确。校对是关键，校对是基本功，是写作能力的体现。细节决定成败。

①先通读，看有没有重复的、错误的、标点、数字不准确的等等，这个过程要多看几遍（特别是姓名、职称职务、级别等）。如有的只引文号，不引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱；计量单位习惯于用“斤”，而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字。

0 z. z7 s1 E3 x1 x4 J- O% `②再看结构，块数差不差，有没有顺序颠倒的、缺块的；
3 ?; w4 g7 c1 [( D
* n2 [6 }1 z: x5 x③然后检查标题、日期、作者有没有错误；
: ^  r6 Z: k' w  {( C7 f- {
④最后在成稿印刷后，出手前再看看有没有漏页、错页、空白页的。
- ?: X( K* m0 _8 ^
⑤交稿后，要有备份稿，以防意外。
# \. h( t. r: `# x: ~! }
（三）文风要清新。

# x* f% E# n& O9 `2007年12月31日，国务院办公厅下发《关于国务院办公厅精简会议文件，改进会风文风的意见》，要求从上到下精简会议和文件，精简会议文件、改进会风文风。

1、关于精简会议、改进会风。
4 ~, P/ W; {( a3 A: ]' F+ U
一是控制会议规格。从严控制以国务院名义召开会议，能由部门召开的会议，不以国务院名义召开。

二是控制会议数量。已经发文部署的工作，原则上不再以国务院名义召开会议进行部署。全国性工作会议每部门每年不超过1次。
. ]# q+ \: R/ H6 Z; m2 t
0 }. `+ G# |+ P1 }三是控制会议规模。国务院召开的会议，只安排与会议内容密切相关的部门参加，会议代表最多不超过260人。

四是控制会期。国务院召开的会议一般不超过1天半，部门召开的会议一般不超过2天；电视电话会议一般不超过2小时，各类专题会议一般不超过半天。

五是改进会议形式。提倡召开电视电话会议和网络视频会议；不涉密的会议特别是直接开到基层的电视电话会议。

六是简化会议程序。尽量少安排大会发言，确需安排的，原则上每次全体会议不超过5个，每个发言时间不超过8分钟。一般不在国务院召开的会议上安排部门的表彰、颁奖等活动。
3 x+ L. s- ]7 h% Q# Y! v8 u
5 N; ]- t4 n! O+ a0 F七是提高会议效率。会议安排的汇报，汇报时间原则上不超过15分钟；其他与会人员发言一般每位不超过5分钟。
! T' d7 u  s. m/ `6 l  R0 S: J
" H* k4 A5 m& y/ H. ^八是降低会议成本。
, d3 A! w, \! S
; ]. f8 q! X9 F) ?- p2、关于精简文件、改进文风
- T6 W9 Y  f( Q
一是控制文件规格。能以国务院办公厅名义印发的，不以国务院名义印发；能以函的形式印发的，不以文件形式印发；能以“白头”文件印发的，不印发红头文件；属于部门职责范围的，原则上由部门发文。

二是减少文件数量。凡能通过电话、传真、政府专网解决问题的不印发文件。要控制文件发送范围，减少发文份数。国务院领导同志的讲话，不宜公开发布的，以《内部情况通报》形式印发；可公开发布的，应在中国政府网及时发布，并即由新华社公开报道；已在中国政府网发布的，一般不再印发《内部情况通报》。凡已及时公开发布的文件，各地区、各部门不得层层发文转发。

4 {3 ~" H8 _- q! _3 n! o8 U三是压缩文件篇幅。国务院印发的普发类文件一般不超过5000字，国务院办公厅印发的普发类文件一般不超过4000字。起草国务院领导同志在全国性工作会议上的讲话稿，一般不超过8000字；在其他会议上的讲话稿，一般不超过5000字。领导同志讲话印发《内部情况通报》时应视情做必要的精简，原则上不超过5000字。
4 @; i' o& o$ K' s
: Z" I# O5 O, d+ Y3 i% g* S四是提高文件质量。起草文件和讲话稿要注重针对性、指导性和可操作性，突出主题，不搞“穿靴戴帽”，尽量减少关于重要性或意义的一般性论述。

; K+ a: d$ m- ^' y2 I$ g) P五是精简简报。国务院召开的会议一般不出简报、快报。国务院办公厅各司局一般不再增加新的简报种类；简报一般不超过1500字，调研报告一般不超过4000字。
% u9 @5 p  M* V1 O0 d6 o: H' y, Z6 d$ I
六是提高公文传输效率。在严格安全保密的前提下，充分利用政务信息化系统，减少纸质公文数量，提高公文处理时效。

（四）样式要精美。

    文字材料工作要讲求美观，注重细节，保证质量。
# ~; F9 a+ x  j; w
' l! }! ?' X( ~0 w* \; L* U5 n1、字体设置。字号、字体、行距；大标题、一二三级标题醒目；重点内容字体突出。

2、版面编排。纸型要合适；排版要美观。数字、百分号不能中断起头或翻页，最好不要把一级标题放在一页最下排；整体效果大方端正。

8 Y/ D' d' w- s6 q1 h: x3、印刷装订。总体美观（订书针），封面，切割齐整。
% n; g: \% d1 \7 @) N5 E# {) `