在办公厅室工作，既便不是专职会务工作人员，也难免会参与一些会务准备工作，如布置会场和主席台、摆放桌签、就餐宴请、照相合影、发放会议材料、挂会标、试投影等等。说起来，这些工作都不复杂，没有多少“技术含量”，只需认真一些，谨慎一点，按照程序一步一步做就能完成好。其中，最需要秘书人员留心和注意的是桌签的摆放。
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会务工作中，涉及到桌签摆放的主要有主席台、正式宴请和集体合影三个环节。7 g+ M* m6 r+ E9 J2 ?
2 ]2 \6 t$ Q7 I+ h2 s; q2 M+ S 一、主席台桌签的摆放
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会议主席台必须摆放桌签，以便于领导一目了然，对号入座，也避免领导在主席台上的互相谦让，既利于维护会场秩序，又增强了会议的严肃性。; o2 l# y: m9 M
' Y Q5 N* Y! ^4 q" Z2 l 会议主席台，一般应面对会场入口。每位参会领导面前的桌子上，均要摆放双向桌签。桌签的摆放原则为前排高于后排，中间高于两侧，左侧高于右侧。此处须要注意的是，左右之分，要以主席台1号领导座位朝向做为参照标准。% }6 z6 q+ g" `+ O/ i. t) L
( Y! k9 n9 o/ e+ O4 D/ @ 当参会领导为单数时，主要领导居中（即主席台的中线位置），2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，以下如此类推。
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% t, ?2 S' C5 Y5 t9 U2 F8 {- V& c 当参会领导为偶数时，1、2号领导同时居中（分别放在主席台中线的右边和左边），2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置，以下如何类推。（示意图如下）6 x* V0 a' [" ~8 N8 \; J7 {
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会议发言者发言时若不宜就座于原处，应设立发言席。发言席一般位于主席台的正前方或右前方，并摆上桌签。
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圆桌会议通常能让参会者有轻松、友好、尊重之感，所以在开座谈会、沟通会、协调会时一般会采用此形式。摆放圆桌会议的桌签时，应该注意座位的朝向。一般面对门口的座位最具影响力，也最具有权力感，在这个位置摆上1号领导的桌签，其余顺序按主席台的桌签摆放顺序即可。) a2 y, ~( u: S" ], c
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二、正式宴请时的桌签摆放. N) o0 [! U1 M7 T2 y; W; n( e
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宴会前，总能看到一些人谦来让去的，不为别的，只因没有桌签，无法确定座位，既不想“越位”，当然也不想不“到位”，只能在推让中达成一致。
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正式宴请时，一般都事先摆放桌签，以便参加宴会者入席时井然有序，同时也是对客人的一种礼貌。一般离门最远的、面对着门的位置是上座，离门最近的、背对着门的位置是下座。宴请时以右为尊，上座的右边是第二号位，左边是第三号位，依次类推。主陪坐主座，副主陪坐主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，按此顺序摆放桌签。以上主陪的位置是按普通圆桌宴席设计的，如果场景特殊，应视情况灵活确定。8 l9 r; a" r4 e" L1 [9 g
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三、集体合影时的名签摆放' ^) z2 U$ N1 v+ T) Q
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