公文传收是秘书工作的日常事务性内容之一,如何提高公文传收的效率和效果,是秘书工作中必须认真思考的问题。在为领导提供日常的传收公文服务中,我个人的体会是,要以“先重要后一般”为基本原则实施公文排序。如何区分“重要”与“一般”呢?我大致是这样区分的:
4 ]# h Y6 }- ^8 q6 m% s2 w# V8 B( A0 ?) r2 ^$ u7 c
一、先“急件”后“平件”1 [7 ?5 L$ E1 V, M
" W/ k2 ^' |$ O# H: N1 s
一般说来,领导每天都会在相对集中的一段时间批阅文件,另外领导在批阅文件的过程中可能会被一些电话、会见、会议所打断,把“急件”放置在最上方,可以较好地提示领导,使得“急件”及时得到领导处理。
& E6 N$ x" A, D “急件”有很多种,与单位内部某阶段重点工作有关的文件是“急件”,上级有关部门临时召开的紧急会议的通知是“急件”。或者虽然本来是“平件”,但由于种种原因离文件所述活动或工作的开始时间临近的也是“急件”。对于这一类公文,秘书应当在第一时间送呈领导。( w4 @4 m; b+ V' R
2 A _- M' H; F- u; n" m8 p 二、先“阅示件”后“阅知件”
2 C0 N1 }$ y W" b+ Q9 C) h7 K% @6 W7 i7 ^- t* s( c7 k9 p
文件按照呈送领导的目的不同可以分为“阅示件”和“阅知件”。相对而言,领导对于“阅示件”需要花费更多的时间或精力来了解事件的前因后果、来龙去脉。如《部门关于申请增加编制和经费的请示》一文,就需要领导掌握部门现有编制和经费情况、申请增加编制和经费的原因、需要增加编制和经费的数量等情况,以便作出批示,应让领导首先批阅这类“阅示件”。! L% {/ A* [: @4 T+ I' v/ ]
而对于“阅知件”,如《关于担任大学校长的函》,对于这类公文,领导只是知晓这一情况即可,一般无需作出决策或指示。对这类公文可以放在相对靠后的位置。
( H% ^5 p) s F4 G/ m
# \6 j4 T3 c/ V; H 三、先“热点件”后“一般件”
2 J( Y( A! l1 V Y, V
3 h3 N+ i% A# Y+ L 每个组织或单位在不同时期都有不同的工作重点,相关的领导也会在某一时期更多地关注有关文件。如本科教学工作水平评估,这是每个高校都高度重视的工作。“迎评”期间,与此有关的文件都应该是领导关注的“热点件”,这类文件的排序应当靠前。" O+ x) `2 f6 x! N$ Z
当然,所谓“热点”都有一定的时效性,有些事件在某一时间段是“热点”,在别的时间段就不一定是“热点”了,这就要求秘书工作人员要关注国家的大政方针和时事热点,关注本行业、本领域的改革发展,对本单位的工作特别是与自身工作密切相关的领域要了然于胸,努力提高把握“热点”的能力。
! g$ O- X7 N \ Q) a/ Q! S6 Y8 X( W6 d
四、先“分管件”后“相关件”, A8 b0 R7 \9 _0 ]' h- e
, Q( \6 d* |7 h! u& Q* R |