常用公文的定义、特点及撰拟要点（九）

常用公文的定义、特点及撰拟要点（九）
  e- H* K* n. ^第四节 表格文件的设计与填制

; r0 K  S, A7 D! Y　　一、表格的分类
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" n0 c8 j6 X7 A/ v# p7 D  k9 ^　　文件的分类表格文件就是以线框与文字相结合方式记录信息的文件，它以线框表明字词的具体含义和组配关系，可以更加简明、直观、具体地表达信息。

. u  M, J5 O6 L2 f- E# F4 L$ t　　根据不同的标准，可对表格文件进行多种划分。

　　二、表格文件的结构格式
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6 H" V. Z1 o) i& T; E' A　　表格文件一般由标题（表名）、正表、说明组成。

2 i( A2 g8 T9 |　　三、表格设计
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　　表格设计的内容包括：明确使用目的、要求与条件限制和具体处理方式；选择用纸，确定幅面规格；确定文件的图文区与白边区尺寸；确定文件数据构成；确定数据项目的名称；确定各项数据的位置与相互次序；确定各栏目的尺寸；选定字体字号，选定线条的型制；作出有关数据的定义或说明，形成填报说明书、术语表、计算公式等。
; M5 H5 o. j  X6 D. F0 ^3 Q. s( U
0 j+ M$ A' O. V, H& P$ c　　表格设计规则是：实用、标准、通用、简便。

) i1 U6 S9 K0 ~" }1 f# ^( g　　四、表格的填制方法
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9 D& e& Q' e- N! N% x+ C6 _　　填写表格文件时应注意：用语要高度精确，保证语意单一明确；字迹须工整、清晰；按规定的项目和内容填写，不得随意增减项目。