一段:发通知0 H& }* ]. t: v6 J R ~
用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议; `: Z, r1 d# [9 s# f# U* ^ }5 b( E
# ?8 q/ Y% B0 t9 S8 i6 e1 U# v8 @! V二段:抓落实8 Z5 M1 O6 z9 p' }; w }. k
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到. ?/ [9 u# T4 _$ k$ |3 J. h
# U# C! q; W; g/ u) _: i2 d, n三段:重检查
( w# q7 D, ~. S发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间0 C$ V1 b' e( w5 e: X% ]* M/ R
/ \/ r+ n5 ]( ]8 u6 s/ {四段:勤准备# A1 e) o3 P% N3 n# M" D
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
7 l4 A; s# b7 H8 x
2 i. M6 U7 r" ]5 w+ k; O五段:细准备, X9 J& ]% q1 z
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)$ v+ s4 t1 O% @, }/ z* E1 x2 ]
2 ~9 H# Q/ J ?+ t
六段:做记录
. u; p$ x' O( k发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)0 y" O8 z7 V5 Q2 X3 @9 r
' j# X' O5 t1 u- E% y; P- y
七段:发记录# S0 P3 X" a$ u1 p/ V/ z; W; P
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员
- e z; |4 ]/ S/ O) `9 H' Q( i7 A( j: B' b* x* s6 {
八段:定责任( R+ r3 K n i! p& q$ ~+ g+ {. N
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理( K7 u! X8 _5 `; h' N7 m
% S s( o" f6 G6 G: Q/ x' f9 l
九段:做流程
* P% _* k y$ L把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系1 i7 N9 W+ `0 {8 E) j' V4 ~
|