一段:发通知
* |& W( j* \& r+ k用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议
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二段:抓落实" }" ?9 ]8 |) `: ~: x3 O8 b. A
发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到
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三段:重检查
m# X8 I- o9 k: d发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间8 D6 W# i9 ~; z# N
1 o3 a ^2 A' R+ {: W1 m. j四段:勤准备" S, s5 w+ R" P* N2 u. c. J
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议4 S/ O* v: V" S8 `
% l1 m- M8 `) B3 _ {5 ~ K2 P五段:细准备# M, B9 p& O% E5 j) c) z
发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
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六段:做记录
7 Y$ J6 p/ Q' G* j, \# X+ F- I发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)
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七段:发记录$ n0 G8 f5 J+ P+ Y
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员! @$ }% O/ c- z7 X- S" b' T
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八段:定责任* j( p& L H) @8 I, [! q
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理
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九段:做流程( f# \0 D9 b$ q- m$ V
把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
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