一段：发通知
5 B& y: y! D4 K) ]6 `$ L: u用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议* E, J' r4 X2 B
. J S: F: u. O9 C2 ^$ [二段：抓落实
9 Q2 \" x! r: L发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到; }6 }- w+ Z+ V. K/ i) f
! l6 z& E* Z% d. W# n7 C! a三段：重检查
" ~/ P' g5 L% I发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间9 ]2 _+ |8 w: O
. Q. D `4 c. S9 e& X$ O四段：勤准备5 b/ h5 x; ?1 m! ~( U! o: l; G
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议) i2 N2 H2 Q! A6 s* g5 h, {
; f7 A5 o! Y0 l+ R. _1 G五段：细准备3 A; X; I1 Y! K7 S, D
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）; D6 e2 t5 b6 P6 F( V3 I
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六段：做记录
% S `% B: ^7 }; q发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）( O0 G# b/ k0 s5 x. L7 i
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七段：发记录" p) _$ L" ^4 @
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员4 G$ {) V Y+ B1 ?4 o. k" ~. {; B+ F
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八段：定责任
9 e+ \$ l y( ~) F k将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理, M: Z9 w. i) o6 Z9 q6 p5 y" Q
7 H- p0 O* n6 C3 a& g/ q九段：做流程# J& S: s& I6 m; i- V9 J
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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