一段：发通知
% _+ n" A- G3 A+ E! v R- U用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实1 H8 G6 a8 @! l. H2 h/ {1 e0 k
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到. ]4 k; a a5 j4 t
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三段：重检查
! X2 E3 F- j3 k5 A5 x8 n发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间. J" r4 u5 o( b& \4 C
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四段：勤准备
/ X2 Y0 X3 T% m+ b1 J1 v发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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五段：细准备$ n' l4 |% L' k
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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" o9 k' x" Z" C3 |- J: Z1 N六段：做记录
; n6 a0 L1 y( E+ `' G5 ?7 M发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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; |2 F/ D6 k2 o1 B; f! u {七段：发记录
6 H. `* I: K7 q# U+ n7 ]会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员6 D; C8 D& A& Z* h% z3 p) k
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八段：定责任
& z+ E# S) S' _将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理1 r, O; L/ V5 d
1 S K4 y2 `/ u* d; ?九段：做流程2 c- o1 V' h9 M% u
把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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