一段：发通知0 H& }* ]. t: v6 J R ~
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议; `: Z, r1 d# [9 s# f# U* ^ }5 b( E
# ?8 q/ Y% B0 t9 S8 i6 e1 U# v8 @! V二段：抓落实8 Z5 M1 O6 z9 p' }; w }. k
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到. ?/ [9 u# T4 _$ k$ |3 J. h
# U# C! q; W; g/ u) _: i2 d, n三段：重检查
( w# q7 D, ~. S发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间0 C$ V1 b' e( w5 e: X% ]* M/ R
/ \/ r+ n5 ]( ]8 u6 s/ {四段：勤准备# A1 e) o3 P% N3 n# M" D
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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2 i. M6 U7 r" ]5 w+ k; O五段：细准备, X9 J& ]% q1 z
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）$ v+ s4 t1 O% @, }/ z* E1 x2 ]
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六段：做记录
. u; p$ x' O( k发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）0 y" O8 z7 V5 Q2 X3 @9 r
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七段：发记录# S0 P3 X" a$ u1 p/ V/ z; W; P
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任( R+ r3 K n i! p& q$ ~+ g+ {. N
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理( K7 u! X8 _5 `; h' N7 m
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九段：做流程
* P% _* k y$ L把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系1 i7 N9 W+ `0 {8 E) j' V4 ~
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