一段：发通知# u! L) I: `3 H) R. Q
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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二段：抓落实
9 R3 d9 |1 M. H; I T发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到3 u1 [( A8 A; e8 @: y! {8 `, ]
8 e, q; @6 p5 ], h% z+ J; W三段：重检查
; N# x' \* {. {4 X0 U发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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9 y* L" p/ U0 d四段：勤准备2 V9 [9 a" n/ Z/ [5 [2 ?
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
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7 L. U( Y+ G/ ~五段：细准备
3 T3 G5 F) ~2 S) J& ?+ J1 O4 h7 G发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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8 B6 V' v2 |2 r5 ~六段：做记录3 y+ P% N9 @+ `
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录4 x& D5 \& G" B+ a
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员( ^0 x* }% C5 r- ?* \
4 S( B; T7 s/ V; {% m- t
八段：定责任; q ~2 b6 R1 E
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理: [4 i5 _' s9 W6 @6 W& Q9 @
" V: M9 F/ |. @2 R: `九段：做流程
( [- {( m" ?& g7 p( l把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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