一段:发通知# u! L) I: `3 H) R. Q
用电子邮件或在黑板上发个通知,然后准备相关会议用品,并参加会议
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二段:抓落实
9 R3 d9 |1 M. H; I T发通知之后,再打一通电话与参会的人确认,确保每个人被及时通知到3 u1 [( A8 A; e8 @: y! {8 `, ]
8 e, q; @6 p5 ], h% z+ J; W三段:重检查
; N# x' \* {. {4 X0 U发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参会,确定没有变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间
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9 y* L" p/ U0 d四段:勤准备2 V9 [9 a" n/ Z/ [5 [2 ?
发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条:此会议室明天几点到几点有会议
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7 L. U( Y+ G/ ~五段:细准备
3 T3 G5 F) ~2 S) J& ?+ J1 O4 h7 G发通知,落实到人,会前通知,也测试了设备,还先了解这个会议的性质是什么?总裁的议题是什么?然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料,供他们参考(领导通常都是很健忘的,否则就不会经常对过去一些决定了的事,或者记不清的事争吵)
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8 B6 V' v2 |2 r5 ~六段:做记录3 y+ P% N9 @+ `
发通知,落实到人,会前通知,测试了设备,也提供了相关会议资料,还在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份)
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七段:发记录4 x& D5 \& G" B+ a
会后整理好会议记录(录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,或者其他人员( ^0 x* }% C5 r- ?* \
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八段:定责任; q ~2 b6 R1 E
将会议上确定的各项任务,一对一地落实到相关责任人,然后经当事人确认后,形成书面备忘录,交给总经理与当事人一人一份,并定期跟踪各项任务的完成情况,并及时汇报总经理: [4 i5 _' s9 W6 @6 W& Q9 @
" V: M9 F/ |. @2 R: `九段:做流程
( [- {( m" ?& g7 p( l把上述过程做成标准化的“会议”流程,让任何一个秘书都可以根据这个流程,把会议服务的结果做到九段,形成不依赖于任何人的会议服务体系
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