秘书学经典案例30例之二十

案例20如此协调

关厂长四十有五，在工作上严格要求是出了名的，谁要在工作上打马虎眼，他粗大的嗓门会叫人受不了。然而，下级有个病痛，他忙到半夜也要亲自探望小陈是厂里新来的秘书，在她之前，已经有3个人因为关厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的看法，虽然大家都劝她不去为好，但她倒想去见识见识这个关厂长。上班的第一天，一切完全是规范化的。第一次见到关厂长，关厂长很礼貌地接待了小陈，交代了一些工作之后，关厂长便急着去忙事情了。关厂长留给小陈的第一印象还算不错。几天后，关厂长通知小陈随他去与外商洽谈技术合作项目，早上9．：30出发，同行的有总工和外请的翻译。这个项目I小陈在技术科早就知道了，方案也是她在总工指导下制定的。还不到8：00的时候，她就到技术科准备一些资料。没想到，一阵急骤的电话铃声响起，对方的同事转告小陈，说厂长找她，火气很大。小陈立即赶到厂长办公室，关厂长上来就没有好音：“上班时间串什么门JL?我让你在办公室等着，9：30出发，你到处跑什么?”小陈也火了，不是还不到9：30吗?但还是忍住，沉默着听关厂长“发威”。听到关厂长接下来的话，小陈才知道，原来是总工住院了，翻译也因事不能来，如果因为推迟谈判，对方可能会去找新的合作伙伴。厂长为此事很着急，知道这个情况后，小陈原谅了关厂长的发火。“您对这个项目熟不熟悉?”小陈问。“主要内容清楚，有些细节不很熟悉。”关厂长说。“细节和全部内容我都熟悉，我参加过这个方案的起草。”小陈自信地说。关厂长眼睛一亮，但马上叉暗了下来：“可翻译没有来啊。”“外商不是美国佬吗?”小陈问。关厂长肯定以后，小陈说道：“我认为我能行。”小陈觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分，也意识到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和小陈一起出发了。谈判成功了，在谈判当中，小陈又当翻译又和老外谈技术合作的细节，关厂长把关决断，配合得十分默契。由于小陈对对方的情况十分了解，还适当地称赞了几句对方的技术成就和经济实力，对方代表十分高兴，伸着大拇指用简单的华语说：“关先生，我羡慕您呀!您的秘书才华出众，年轻有为。”回来的路上，关厂长对小陈的表现非常满意，当他在说着夸奖的话的时候，小陈却提醒厂长要去医院看总土，对于关厂长要特设犒劳的邀请，小陈也婉言谢绝了。大家听说厂里新来的秘书把厂长制服了，都很佩服她。可是小陈却认为：领导也是人，在他为难的时候，作为秘书应该亲近一点，热情一点，尽量帮他分忧；在他成功的时候，高兴地时候应该离远一点、冷静一点，尽量使他保持清醒。

分析与评述 人际关系的协调是秘书职能的重要方面。该材料主要反映的是秘书与领导者关系的协调。秘书人员与领导者的关系是对立统一的关系：秘书活动源于领导活动的需求而产生，又伴随领导活动的进行而展开，两者相互补偿，不可或缺。秘书人员与领导者的关系是一种上下级关系，秘书人员要遵从领导指挥，领会领导意图，为领导活动服务，不可固执己见乃至越职越权，成为领导者的得力助手。上述材料中，秘书小陈在追求一致与积极适应的原则下，正确处理了与关厂长的关系，积极发挥参谋作用，协助关厂长谈判成功。由此可见，人际关系协调在秘书工作中处于非常重要的位置，所以，秘书人员要加强人际关系协调能力，增强公共关系意识。秘书协调与领导关系的原则：第一，服从原则；第二，尊重原则；第三，请示原则。

思辨题 1．作为秘书，小陈是如何处理好与关厂长的冲突的?

2．关厂长为什么对秘书发火?

3．秘书处理人际关系，尤其是处理与上司的关系，应该注意哪些技巧?

身为秘书，在工作中应注意的问题：
# N5 O0 ]5 |" n& k* W$ e/ y. s

3 j& r* Q3 x5 D1 D8 \　　1.与上司关系的处理：
7 Q' ]! U1 b0 m! V1 E2 Y0 E
3 P, b' ]  k( P/ V
　　秘书地位的特殊性，很多时候会尴尬。因此，要与上司成为朋友，但不能亲密无间，太随便，或是轻视上司，这是根本性的错误；不可涉及到上司的私生活，最好的方法是保持中庸之道，既不引人注目，又不默默无闻，让他感到你的存在，但非无所不在。
! G2 \; B, x" }; l& J7 C
8 w8 s' J. E0 `8 i# f
/ W. x' N, a  |" H2 T7 u% j　　体谅上司的劳苦，分担他的压力。要观察细致，尽可能考虑周到。


　　不急于表功。要把功劳让给上司，表面上他可能会谦虚一番，私下底他会对你存有好感。
" R& L8 s6 N9 i- q2 D& z4 N% s) `% M

$ H5 e) O9 C* G, W8 I6 Y$ B　　不忙着提建议。你的建议都表明对上司目前工作运作的不满，所以要选择好时间场合，才会有助于问题的解决。
5 |& r. O, |' q' a9 o8 I
( T1 P" }5 v  U% r6 L; k
4 s! c3 [/ V. F3 L  v# q　　不依靠上司，要保持工作积极态度，主动帮助、辅佐上司，要有相应的独立性。

% D' v( A) ^' V
2 H# n% d# \7 T# G　　2．与工作人员关系协调：
, C$ [) i3 ~+ _/ F6 d% s
* S1 S: L, j, ~: }
* R9 P+ ?7 I: t* u6 b　　要和同事们和平共处，不搞派系。在工作角色上，大家是平等的。
" [* F% `8 @2 X
4 o8 f5 J1 v( w, K
, h2 y) u6 ]' b! h8 q　　要有合作精神，主动帮助同事，消除隔阂，创造和睦的工作气氛。


( T- ]$ I! b" E$ Z# G6 m　　要宽容体谅他人，不强求别人。不同的人能力素质不同，要善待世事。
' L: A' a; F. h
/ Y  F$ ], _3 h# f
　　要勇于承担责任。这一点很重要，工作中难免有错误，“心底无私天地宽”，有了问题能勇于承认错误和承担责任，反而会得到别人的原谅和敬重。


　　此外，秘书的礼节、仪表、服饰和幽默感会影响到你公司的文化氛围、职员们的精神面貌等诸多方面，不能简单敷衍了
6 [9 I" l( V/ e& e- y1 Q