公文写作经典语录: J7 _( b) S% s, {) |, S- M j
' h9 y7 W" p }8 h1、 公文分为通用公文和专用公文二大类。通用公文与外界有联系，如：通知、请示、批复、报告、函、决定、通报、意见等；专用公文是企业内部使用，一般不与外界有联系，如：会议通知、会议纪要、备忘录、签报、工作联系单、工作通报、电子函件等。5 H6 s2 S# |/ l
2、 一级文适用于以公司的名义对外发文或公司内重大事情的通知、上报，譬如：以公司的名义上报报表省公司，一些事情需要请示省公司，公司下发一些管理办法，对外单位发函等。一级文包括一级文件和一级函件。二级文则用于公司内部，以部门的名义发文，一般不对外，包括二级文件和部门电子函件。对外发文一律由发文单位拟稿，部门领导审核后邮件发综合部秘书统一发文。; F; Z/ H- i1 Q2 I1 Q) o
3、 文件与电子函件的区别：电子函件用于工作历时较短，日常性、临时性、一般性的工作。文件则相反。这里强调，以分公司下发的管理办法一定要用一级文件，以部门下发的管理办法可以用部门文件，千万不要用电子函件。/ a+ a; ~, D. ?- t1 g5 B M! K$ @0 c1 T. \ W8 }( J1 C2 N0 b1 v
4、 上行文与下行文与上级与下级的关系，这里所说的上下级关系，一种是组织系统关系，一种是业务系统关系。对上级用上行文，对下级用下行文，上行文如请示、报告等，下行文如通知、通报、决定、意见等，向同级部门或不相隶属关系的单位，则用函。" J( u& p1 H9 L. C* o& a7 ?
5、 用于向上级要钱、要物、要编制、人员、政策等资源，应用请示。# s8 |2 {' F# T; [! ~. Y- I. [7 `$ q$ D" j: ^+ ~) e
6、 用于向上级汇报工作、反映情况等，可用报告。9 X& D$ h2 m5 n/ l# d9 c1 J# _% S! q' L2 V
7、 用于向上级反映工作意见，请求给予支持，可用意见。" g% m/ ]" I% R9 h( l+ W
8、 部门发文不可以超越本部门职权范围事项，不能向同级部门发下行文。工作联系单一般选用函。1 K6 \) N' k) z- g4 ]
9、 公文的标题制作三要素：（发文单位）+关于+事由+文种; H" k# ^" f9 E R. J+ _0 _2 {! S; j
例：（网络运营部）关于召开第三季网络运营分析会的通知
$ V B% r" O4 D" O) ]1 ?& q6 g注意：文字务必准确、简要，一般不用标点符号（法规、规章和印发、批转、转发的文件可加书名号）% e; ~- L7 N9 j! V! x4 c) c
( {1 ?% m. ~4 B9 {: z10、转发文标题制作四要素：转发（批转）+来文单位+转发文件题目+文种2 X1 M1 B- H2 S
2 Z$ a% }) A( E( \% B例：转发省公司《关于宽带互联网视听部分直播频道调整的补充通知》
# c: c% Z3 x8 o2 \注意：转发公文应避免使用重复用语和相同的文种，遇到多层转发的处理办法一是省略中途转发机关，取最先发文单位。 二是另拟标题，转发情况在正文中说明。
' a! L- I5 s+ K# Y5 K例：“关于转发集团公司《关于印发〈中国电信集团效能监察实施办法（试行）〉的通知》的通知”2 U; T7 y* j$ ]! O
压缩改为：转发集团公司关于印发《中国电信集团效能监察实施办法（试行）》的通知》: ]# R# q3 A# z4 ^' m3 m
11、主送单位：受理单位、主办单位。抄送单位：主送外需要执行和知晓的其他单位。一级文抄送分公司总经理或主管本部门工作的分公司副总经理，二级文用抄报。
' p7 i5 `4 @7 o# ^ D 注意：无论主送单位还是抄送单位，应使用全称或规范简称，两个以上主送或抄送单位，应按行政区域、行政机关的排序，先大后小，先外后内。" X- d. O# h1 `% J* i
12、公文内数字除了固定的词语或成语外，要用阿拉伯数字，但落款要用全称中文。
% H$ e; [1 f* L% I4 l" b" \5 Q7 A9 J13、句中较短的平级的词和短语用顿号，并列复句内部分句间用分号，在分号与句号之间，分号与分号之间至少有一个逗号，在提示语的前后，表示提示下文或总结上文的用冒号。
5 `* S5 C5 W. S' h' A14、请示的标题：关于+事由+请示3 M- ` ?5 K6 \' p: P
6 z. v9 L& P( U' h* c+ H! ^ 编写的守则：导言+主体+结尾
; R* _( b) d* P6 D) X 导言：开门见山地由外到内、由大到小地提出请示的缘由、理由、背景，要求写得充分而又简单。例如成本支出请求，要写明物品的生产厂家、型号、固定资产编号，价格，购置或维修的原因，如果不购置或不维修会出现什么样的情况，有多严重。
" q+ _# ] R) N( n" ^5 q1 L 主体：内容突出，事项集中，条理清楚，要实际、合理、明确、简要。例如成本支出请示，要写哪个部门鉴定必需购买或维修，这笔费用的单价是多少，数量是多少，几时做预算，什么时候付现，是否有2套解决方案，如果有2套方案，你则重建议用哪一种，为什么？/ @; x, h: E" j7 W: ~1 ?5 [4 m$ @! S) n
结尾：是一个固定的模式，妥否，请批示。当否，请批示。是否可行，请批示。以上请示，望予审批。% t( U( w* O, K5 W' o. O% ?
$ Z* w6 u* s1 F6 e3 U3 ^ 注意：请示的主送单位一般只写一个，请示应事前请示，不越级请示，如提出2个以上方案，应有倾向性意见。, L6 f" |# |( h1 K3 k& S% R
; j% ]- a# t+ i' [9 X! h9 T* V15、批复的标题：关于+事由+批复
t; ]4 {; r0 d0 ~( U/ j- U0 \ 编写的守则：开头+正文+结尾
, ^- U6 V& U: g" g! v7 q, s5 X) ] 开头：你单位《关于XXX的请示》（XX[2009]XX号）已收悉，经XX部门审核，同意XXXX，现就相关事项批复如下。
) U1 y& b1 K8 F 正文：做出明确的答复，同意什么，不同意什么。
! q/ F$ u& n! n. S 结尾：从上级单位的角度强调一些事项，可提出希望、要求、号召。8 T: A% h; H" U H& ~# D; ^) K5 \# m% Z7 S
注意：在做批复公文时，要认真核实缘由的真实性，研究可行性，权衡利弊得失，有根据地表达意见。批复针对性要强，态度明朗，答复明确，措辞严谨，语句庄重。请示内容较多的，可分条列项地答复，对不同意的事项，应说明不同意的理由。$ Q/ j/ c2 {$ [: {/ C' q: C
4 ?( g/ ^$ h% R1 x! g( t16、通知的标题：关于+事由+通知& ~+ v, y* q$ r% ]+ e/ B
" ]4 r* e- n# U& v0 Q, z 编写的守则：导言+正文+结尾+ h: x, J9 ~& z* V) A A
导言：发通知的原因，就相关事项通知如下。( B% R% i1 P( X* U7 G
6 {0 g# x* n' V6 F) B7 \正文：通知事项% J3 }, y0 e- e/ X
结尾：以上通知，请遵照执行。! D9 H; z2 Z1 h- r2 O
) B" ]! H2 l, L注意：通知适用于发布（印发）本单位的规章制度，批转下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，职务任免、岗位聘任等，因此，主送单位要准确、清楚，严忌错漏。导言简洁清晰，高度概括。正文明确具体，针对性和可行性要强。
' V: L) _0 t" f4 P9 i7 |+ i会议通知的模版：会议名称、会议时间、会议地点、会议内容、参加人员、本部内单位、本部外单位、其他单位、会议要求、联系人、联系电话等9 ~3 S% u& Y3 U, ?2 I
培训通知的模版：培训原因、培训对象及名额安排、培训内容、培训时间、培训地点、培训费用、培训要求、报名及报到、联系人、联系电话、其他等。8 K8 U: C4 Z: e) |0 s3 g' y3 M" b' K2 T8 v$ k" h& v
17、报告的标题：关于+事由+报告3 I8 z1 \9 z1 C( |) I1 M+ ?4 d; |0 L8 a6 S- _! t6 x2 i7 B
编写守则（三段式）： 情况——做法——问题（意见）
[0 C. ~! q: A6 I; o2 ^ 情况——问题——建议- i% A1 Y/ \! A
（只选其中一种或两种写） 情况——原因——下步做法6 [' ` V+ H2 [! h# h# ]) B' i; O5 `4 K% F( k: G' @
情况——原因——责任及处理意见$ [2 a0 K! c* l) M* j( ]
注意：报告是下级为了获得上级的指导、发生重大情况或特殊问题、已完成上级交办或布置的事项、答复上级的询问、报送文件时用的一种公文种类。因此，在写的时候，要注重时效，情况真实，不弄虚作假，不文过饰非，有关事实和数据务必准备确无误。拟文时，要语言简洁，篇幅短小突出重点，层次分明，不要夹杂请示事项。如果重大事件报告，要同时准备好说明材料作为附件提交。! D5 g4 @" K$ W6 S/ d
, w/ p4 y5 A7 m; y 报告与总结的区别：报告在表述方式上大量使用叙述，情况、事实点绝大部分文字，只是少量使用一些议论文字。总结与一般报告相比更侧重对规律的揭示，对问题的认识。: O( S7 J+ Y" ?- m
* k+ y8 n Y, [: [! Y p 报告与请示的区别：两者都是上行文，对上级行文，但报告不要求上级批复，请示则要求上级批复，报告是事中或事后行文，请示是事前行文，报告的结尾用“特此报告”，请示则一般用“妥否，请批示。”# b( l& V2 U' Z3 }2 O
18、函的标题：关于+事由+函" ?! C8 |9 x* S- ^, H; ^. P4 s7 l: F+ X8 Z9 Y
编写守则：开头+正文+结尾. E6 H4 J' H1 Q' o2 Q, m8 l2 ]
开头：简洁写明发函的缘由6 {: R% m7 V) D" c4 S
# s: B* o1 g9 l. U8 [: y7 \6 J正文：逐一写询问、商洽、答复的具体事项及要求7 J9 Z1 {' ?1 Q/ `& x9 ~* m+ j7 O0 ^
结尾：“特复”、“特此函复”、“特此函告”、“盼复”、“请研究函复”等。3 }2 t; u+ V7 I5 M' @
注意：拟写函时要注意措辞，因为彼此的地位平等，语言要朴实谦恭，议论说理要适度。另外，撰写复函时，要就别人在函中提出的问题回复，不是函中提出的不问题，尽可能不要在复函中出现，不然就有画蛇添足的嫌疑。
8 X1 R( }( I. d2 z) I5 n19、决定的标题：关于+事由+决定
6 S6 ]$ I; C( o编写的守则：导言+主文+结尾* D: y2 z1 `: ^7 ?* Q. i; [/ s' x, }: v( `& P: A1 C# x
导言：写明决定的原因、目的、根据、意义，语言简洁、概括。' \/ a3 D7 k/ h/ Q7 R& e4 f
% k7 n' M p9 l$ C8 E$ u主文：阐明具体内容、落实措施、解决办法、规定要求等。
% v1 i& _. K# p$ M9 h* O+ w, p/ h结尾：提出希望、号召、实施要求。9 q5 A% y# u. Z$ @$ Y! f$ x' ]# H2 H) P
20、通报的标题：关于+事由+通报' @4 s, k1 ?& w' T
' b/ U& W4 m# T6 b编写的守则：导言+正文+结尾& }5 Y0 u+ n! ]0 p8 g/ w2 k
" F2 p, j) O- @. J$ Y; T+ K导言：介绍通报的事件或人物，将缘由、时间、地点、经过、后果等交待清楚。7 I2 D3 B! |2 n$ }4 ^0 Q2 K. }: W# m- h, y0 d! v* s9 l, H
正文：分析阐明其性质、意义或提出引以为戒、需要注意的事项。& g; `/ y& M& z3 A1 H q% z Q; L1 b( A/ T9 J; |( c& | B+ T
结尾：写明所做出的决定或指示性意见，及提出有关要求或发出号召。( I7 R6 y$ z N+ g3 @2 w1 N9 a" T
注意：通报只适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况的通用公文。此公文有较强的典型性、针对性、准确性、真实性、时效性，因此，用词要严谨，注重写实，掌握分寸。
- g k/ [, L0 e2 Z21、会议纪要的标题：关于召开+会议名称+纪要
9 S! L( v! n- C0 Q0 [编写的守则：会议概况+会议内容+结束语
8 S+ Y9 o. a9 J! w2 K8 T$ q( K会议概况：开会时间、会议名称、会议议题、出席者、主持者、会议过程等。 V. S$ b* I6 q, P
7 T9 y; s( E/ B! Z8 G7 [; G# |会议内容：会议的重要发言和决议。5 ^$ P5 a+ H7 A
/ R6 X8 E3 g3 W* U" R结束语：希望与要求。) X0 s: f0 V" V& d, d s
" ^$ B3 a$ o/ d' A1 M# v7 `3 i22、备忘录：和会议纪要非常相似，区别只在于会议纪要是决策性的事项，而备忘录是非决策性事项，只是相关部门共同约定的事项。
1 O" L, V2 F* D( a- |0 ~' i! S! d& y23、工作联系单：和函的撰写相似，是部门之间工作联系的一种公文，拟写时要语气平等、诚恳、尊重、商量而非命令、指挥。它需要及时回复、反馈办理情况，并在工作有调整时要及时告知。+ X' b: q' f' E& }/ _4 n8 F% F6 T
24、写好公文要抓住“一个中心”和“三个基本点”，每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。这就要求我们在提笔写文之前，首先要确定中心，明确思路，然后据此去收集观点和材料。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，或是“三部曲”。对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。第一部曲的“我们做了什么”，多用于上级有布置，有要求的汇报，写这样的汇报，要少写或不写目的、意义和原因；“我们为什么要做”，则常常是自发地、创造性地开展工作，是主动地对上汇报或对下发动，这就需要把开展工作和活动的目的、意义、原因叙述清楚。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。 |
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