公文的5W 1 H----兼谈如何克服公文“模板”依赖症
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网友问题:
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. a9 _3 z2 T/ x0 S7 m8 w. c我一写公文,就习惯于从网上找“模板”,一旦离开了“模板”就不知道怎么动笔了。
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长安老耿回答:
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这位朋友是患了公文“模板”依赖症。怎么克服这个毛病呢?正好,我写了《公文的5W 1 H》一文,也许对这位朋友有所帮助。然后,再回答如何克服“模板”依赖症。- G) Z- g$ \& C& t( j2 T/ E/ f
老耿谈公文
6 \3 _* R% n% \/ b8 s1 q3 M+ u& N 学公文的同志,可能学习过新闻。知道新闻的六要素,就是新闻主要构成因素和单元。这个概念在19世纪80年代由西方新闻界首先提出,包括:何时(WHEN)、何地(WHERE)、何人(WHO)、何事(WHAT)、何故(WHY),如何(HOW),用英文字头简称“5W1H”。
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其实,公文中也有“5W1H”,我们平时在写公文时,也经常使用这六个要素。只是在公文写作中不这么讲而己。比如,我们写这样一个简单的会议通知:
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关于召开群众路线教育实践活动动员大会的通知 g5 }5 n$ M% @2 m5 S/ F' E( X
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机关各党支部:
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遵照市委统一部署,为了开展好党的群众路线教育实践活动(何故),局党委决定, 6月28日上午9时(何时)在局机关大会议室(何地)召开机关党的群众路线教育实践活动动员大会(何事)。请各支部书记带队,组织本支部全体党员和干部群众(何人)着正装提前10分钟按时参加,在指定位置就座(如何)。2 Q e: v6 V8 ]4 {; J
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局党委办公室
& W9 N6 L" @* y! M- F& \: l 2013年6月27日4 H n0 s( _7 ~# n
& Q0 e7 p7 Z: g" V 你看,在这样一个字数不多的会议通知中,只用五个W和一个H,就完整地体现了为什么要召开会议、会议的内容、时间、地点、什么人参加、对与会人员的要求等等。“5W1H”,既是一则新闻也是一篇公文的最基本要素,它们之间协同合作,互相说明、互相补充完善,结构成文章。% M8 Y9 L( ^' Y J8 i4 J2 I
2 [4 s7 [& k, e4 H- n0 F" X 一、运用“5W1H”,可以帮助我们构思公文。当你列材料提纲时,可以把这六个要素逐一写出,六个要素就是六个问题,然后对这些问题一个一个的回答。当问题的答案都想出来了、写出来了,你的材料提纲就基本上列好了。
: m2 X z. H) J2 m 当然了,也不是任何公文都要求六要素齐全。公文毕竟不同于新闻。公文写作,最重要的是何事、为何、如何。何事,也就是要做什么工作,这项工作的具体内容是什么;为何,是为什么要做这项工作,开展这项工作有什么意义、重要性;如何,是怎样做好这项工作,对开展这项工作有哪些要求。比如,布置指导工作的通知、意见、方案、典型介绍材料等大型材料,何事、为何,如何,这三个要素是不可少的。
7 Y6 S5 S/ r3 y, z6 q# t 二、运用“5W1H”,可以帮助我们组织材料。会议组织当中,会议材料最为重要。比如下面这个会议议程:$ s" n' F; b3 ^. G4 T& A
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群众路线教育实践活动动员大会会议议程
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- U) t! E# l1 h5 [& ~ 1、局党委副书记宣读《实施方案》$ P6 d$ U9 q% a; y4 m, a
+ c5 Z- S8 D6 w) E" A! L7 ] (实施方案的重点放在“何事”上,同时涉及“何人”“何时”,即主要讲群众路线教育实践活动的内容、步骤)
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9 i/ L! X& z4 V& U/ X4 |5 T) e 2、局党委书记做动员报告, @+ i" l9 M9 b0 H, K
5 R" U' v/ w! i; U+ G2 i (动员报告的重点放在“为何”、“如何”上,即主要讲群众路线教育实践活动的重大意义、对开展活动有哪些要求)- d/ U1 f0 a1 F! R0 `9 B
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3、市委督导组组长讲话3 E. a' ~$ i3 x) I# W' ~
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(督导组组长讲话重点是介绍督导组的职责任务“何事”,从督导工作的角度对开展活动提出要求,这是另外一个版本的“何事”,“如何”)
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5 c# I! A) x) ^5 G0 ?: S4 ] 上面是会议的三个材料,每个材料只涉及到5W 1 H六要素的一两个或两三个要素,它们既独立成篇,又相互配合。从而形成了系列会议材料。
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因此,要克服公文模板依赖症,首先,要以“自己动手”为主,以“借助模板”为辅。其次,要“先公后文”,把主要精力放在熟悉乃至精通本职工作上,成为工作领域的行家里手。再次,从“小处着手”,甩掉“模板”这个拐杖,先写一些会议通知之类的小材料,逐步向中型、大型材料过渡,从而培养自己独立写作的能力。# H' t' }$ v. }8 P( R
0 n a6 G) V& T8 k 2014.4.8-9日于长安茅庐' \5 `! g' n+ \
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