善于“找失误” 追求“零差错”——办公室工作失误例析（下）

善于“找失误” 追求“零差错”
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) j  E/ k7 y  L3 L( j【案例8】一份因没有核签而“蒸发”的机要信件

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      每天到收发室取报刊、信件的人很多，但并不是每个人每天都能严格执行核签制度。记得有一次，统战部的一位同志领取一份机要信件时没有签收，我当时也没有核签。一个星期后，统战部的另一位同志来找这份机要信件，他说机要信件是省委统战部的重要文件，不能丢失。我解释说此件已经被统战部的另一位同志取走，让他回去找找。但是他回去也未找到，那个取走信件的同志怕承担责任，不承认取走了信件。两个月后，统战部在处理废报纸的时候找到了那份遗失的机要信件。
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    通过这件事，我深刻认识到处理机要挂号信件来不得半点拖拉和马虎，再细小的一个差错最后都有可能酿成大的失误。从那以后，我一直严格遵守制度，再忙也要保证每一份机要信件必须核签，杜绝类似的失误再次发生。
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【案例9】一字之差让我忙了一下午
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      2010年4月9日下午，我接到了秘书长的电话:“明天上午召开市政府常务会议，你到我办公室把议题拿去准备会议通知。”我迅速到秘书长办公室拿来排定的议题，草拟了一份会议通知，并逐级送签。待领导签发后，在没有对文稿进行最后校对的情况下，我立刻与文件交换站联系，请他们通过网络把通知发送到市各参会部门;同时到文印室印发书面通知，呈送给各位参会领导。在分发通知的过程中，我下意识地看了看通知内容，忽然发现第一个议题“讨论《关于促进市区房地产市场平稳健康发展的通知》”中的“平稳”被误录入为“平衡”。这样的会议通知发出去怎么得了？我吓出了一身冷汗，迅速与文件交换站联系，幸好会议通知尚未传送出去。我又赶紧重新印发书面通知，到领导办公室把通知换了过来。忙完通知分发工作，已是下午五点多钟了，原本应该一个小时完成的工作，却因为一字之差，让我忙了一个下午。

     产生这次失误的原因，主要是认为会议通知不是正式文件，思想上不够重视，没有严格按照办文要求，在通知印发前，从形式到内容进行严格、细致、不留死角的校核。做好办公室工作必须时刻全神贯注、一丝不苟，严格按照规定程序办事，把好每一个关口，把工作做到位。

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: V2 e- r! [! Z【案例10】考虑不周导致用餐秩序混乱
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     2011年8月9日，市里在大丰召开全市上半年小额贷款公司工作会议。按照会议日程安排，与会人员参观活动结束后，回宾馆大厅用工作餐。期间，我陪同领导参观，同时与宾馆保持电话联系，确定何时用餐。在领导结束参观返回宾馆的路上，突然接到宾馆电话，被告知没有参加会议的司机已进餐厅用餐。当时情况紧急，只能与宾馆商议采取措施，先请司机去另一个餐厅，然后再关闭东门，安排服务员站在大厅引导领导从西门进入餐厅，避免领导看到桌上的剩菜残羹。

     总结失误的原因:一是相关环节考虑不细致，会议组织人员全部陪同与会人员参观，没有安排人员留在宾馆照应，也没有请宾馆做好相应准备，更没有考虑到司机会提前用餐;二是没有考虑各个环节的衔接，没有明确人员具体负责;三是缺乏异地组织活动的相关经验。通过这次失误，我认识到:组织会议活动要注意各个环节的分工与衔接，没有把握的事情，更要事先做好充分的了解和准备，做好应急预案，确保会议活动顺利开展。
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【案例11】会议室安排时间提前却延误了会议召开


      2010年8月，电了政务中心决定召开工作会议。根据领导要求，我负责安排会议室等事宜。接到任务后，我就开始着手与负责大楼物业的工作人员联系沟通，申请使用会议室。由于当时会议时间还没有完全定下来，为防止六楼西会议室被安排他用，我就把会议大概时间告知物业工作人员，拟安排在下午2:40，如果时间有变，再电话联系。后来，领导通知下午3:00开会，我认为2:40和3:00相差不大，还可以提前打开会议室门，就没再把会议确切时间告知大楼物业工作人员。下午3:00，会议室门紧锁，大家都等在会议室门口。我赶紧与大楼物业人员联系，并询问会议室的门怎么没有提前打开。原来对方2:30就打开了会议室门，但2:50时发现会议室一个人也没有，还以为会议已经结束或取消了，就把会议室门锁了。这样，会议室安排时间提前了20分钟却让会议延误了近10分钟。
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      通过这件事我总结，防止会议安排出现差错，一要加强沟通，详细告知有关工作人员会议时问、地点、人数和其他服务需求，并随时与工作人员保持沟通联系;二要做好会前检查工作，会前对有关会务安排事项进行一次全面检查落实，包括座位数、席卡摆放和话筒是否正常等，都要逐一细致查看，防止出现纸漏;三要加大工作跟踪力度，及时了解和跟踪事情开展情况，确保各项工作落到实处。作作风，避免差错的发生。
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. y( Z4 l3 p4 U2 Q【案例12】会议通知中的两个“陈市长”


       2008年10月，市长召集有关负责同志召开办公会议，请分管农业农村工作的陈副市长和相关部门人员参加。秘书长写了一张会议出席人员名单给我，让我通知相关领导和部门人员出席会议。我很快就安排了会议室，并按照秘书长规定的时间和要求，通知了相关领导和部门人员参加会议，并及时向秘书长汇报了会议通知情况和人员出席情况。秘书长听完我的汇报，说出问题了。原来秘书长在书面通知上写的是“陈市长”，我一看就通知了负责市政府常务工作的陈副市长参加会议，没有通知分管农业农村工作的陈副市长。秘书长说还有办法补救，负责市政府常务工作的陈副市长参加这个会议更有利于事情的贯彻落实，马上通知分管农业农村工作的陈副市长，请两位“陈市长”同时参加会议。最终在秘书长的安排下，问题得到了妥善解决。
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# B' @  {4 t% V" u8 o& s; r       通过认真分析这件事，我认为在今后的工作中应把握好三个方面:一是全面了解和掌握市委、市政府各项重点工作和分管领导等相关情况;二是遇到不清楚的情况时，要向领导多请示、多汇报;三是养成严谨细致的工作作风，避免差错的发生。
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" J9 M$ D' m% [% b4 y7 N【案例13】外事活动中英文会标出了错

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养成严谨细致的工作作风，避免差错的发生

善于“找失误” 追求“零差错”——办公室工作失误例析（上）

好东西要看完。真的不错。

善于“找失误” 追求“零差错”——办公室工作失误例析（

　　一位棋道高手退下来后被聘请为教练，他培训年轻选手的方式十分特别。
3 r; Q8 P" Y' K( O6 g* D　　他不教年轻棋手们怎样去进攻别人，也不教年轻选手们如何运用谋略，他和徒弟们天天对弈，决出输赢后，让他们记住自己对弈时的每一步，然后，让棋手们仔细推敲他们自己的每一步落子，找出自己的失误，这就是他布置给那些年轻棋手们的作业。找出自己失误多的，他就表扬；找出自己失误少的，他就十分严厉地予以批评。
　　这样教的时间长了，那些年轻棋手们纷纷有了意见，大家都说他的教棋方式太单调，既不能旁征博引讲出令人信服的理论，也没有实战的经验和技巧，虽说他过去是个棋道高手，但他不适宜当教练。同行的几位教练也对他十分不解，怎么能如此教棋呢，不传谋略，不传技巧，只让棋手自察失误，如此怎么能培训出一流的棋手呢？
* S1 v" i$ z6 z% s　　面对年轻棋手的不满和同行教练的不解，他依旧我行我素，还是认真地让棋手们个个体察自己对弈时的失误。有时，他只是给他们一个简单的提醒，更大的失误，都让年轻棋手们自己去发现和体察。刚开始时，每局对弈下来，每个棋手都能找出自己的诸多失误，甚至许多人都觉得自己简直是个臭棋篓子。但随着时间的推移，那些棋手们的失误越来越少了，有的甚至一局对决下来竟没有一次失误。这个时候，选手们开始向他要求说：“给我们传点理论和技艺吧，对弈，毕竟是要取胜于别人，不是自己和自己决胜负，没有谋略和技巧怎么行呢？”
- O4 E5 o$ f2 d& J　　他冷冷一笑说：“棋道，没有什么技巧，也没有什么谋略，一个对弈高手，最大的技巧就是轻而易举能够发现自己的破绽，最高的谋略就是能够避免自己的失误！”后来，他培训的选手参加对弈大赛，和许多顶尖的棋手对决，很多高手被他们一一击败。那些高手们惊讶不已，个个摇着头叹息说：“这些年轻选手们太厉害了，虽说他们没有什么技巧和谋略，但我们却丝毫找不到他们的破绽和失误，他们赢就赢在没有失误上。”
　　获胜之后，那些年轻选手们欣喜若狂地回来向他报喜，他说：“一个棋手能否赢得别人，技巧和谋略都无关紧要，最重要的是他要赢得自己，杜绝自己的失误。没有失误，就没有破绽，任何人都对你束手无策了。”
) G. |. }& b4 I. E8 N( n　　是啊，人生难道不是一场对弈吗？那些善于发现自己不足的人，他们及时克服自己的失误，不给自己的对手留下丝毫破绽，稳扎稳打，步步为营，于是他们获胜了，而那些不能发现自己不足的人，他们的失误造成了一个又一个的破绽，给了对手一次次进攻他们的机会，于是，在一次次的不慎失误里，他们被对手抓住机会彻底击败了。
　　自己的失误，往往就是对手击败自己的机遇。许多时候，我们并不是失败于自己的弱小，而仅仅是失败于自己的失误。
　　（摘自《思维与智慧》）

2008年10月，市长召集有关负责同志召开办公会议，请分管农业农村工作的陈副市长和相关部门人员参加。秘书长写了一张会议出席人员名单给我，让我通知相关领导和部门人员出席会议。我很快就安排了会议室，并按照秘书长规定的时间和要求，通知了相关领导和部门人员参加会议，并及时向秘书长汇报了会议通知情况和人员出席情况。秘书长听完我的汇报，说出问题了。原来秘书长在书面通知上写的是“陈市长”，我一看就通知了负责市政府常务工作的陈副市长参加会议，没有通知分管农业农村工作的陈副市长。秘书长说还有办法补救，负责市政府常务工作的陈副市长参加这个会议更有利于事情的贯彻落实

感谢分享，十分有借鉴意义

学习了，错误分析最重要。

失误不可怕，可怕的是不知道会在哪里失误