③文秘基本功之会务服务

文秘基本功之会务服务

（北纬30度）

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    按照文秘基本功系列文章的整体构思和框架安排，前面推出的两篇文章已经简单了阐述了拟定会议方案，做好会议通知及会议记录等工作流程中需要注意和把握的要点问题，接下来就谈谈会务服务工作吧。

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    一、会场布置

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    会场布置是会务服务的基础工作，重点要把握以下几个方面：一是会标的制作。会标的制作一般不需要我们操太多的心，只要把会议名称搞准以后，及时发给宾馆的商务中心或会议室管理部门即可。但是，不要过分的信赖他们，毕竟他们只负责干活，不负责把关。会标直接面对参会单位，事关对外宣传的形象问题，所以一定要细心检查，看看字有没有漏，字的笔画有没有漏，因为宾馆采用打印的办法制作会标、横幅很可能漏掉一个点或者一横，那出了丑，还是会议组织者的责任。二是座位示意图的制作。规模较小的会议一般不专门制作会议座位示意图，但对于一些大型会议，为了维持良好会议秩序，不仅需要制作座位示意图，甚至还要求摆座位牌，对号入座，这就给我们的会务服务工作造成了一些困难。其难点在于参会人员信息的反馈和座次的安排问题。因为参会人员信息反馈往往变动性很大，所以在编排作为示意图时，要掌握好时机，一般要等大部分信息确定后再开始编排，避免做无用功，回过头来还要重新安排。对于变动的信息要及时作出调整，除了一些级别很高的领导要坚持原则外，其他人员不必太较真，保障前排就坐即可。三是座位牌的制作和摆放。座位牌的摆放是按照会议座位示意图进行，关键部位是主席台及前排就坐人员，一定要做到信息准确，不能含糊不清，因为领导座次安排是政治问题，触犯不得。还要特别注意核对单位名称、个人名字有没有错别字或漏字的情况，发现以后要及时更改纠正，以免出现不必要的错误，造成不必要的麻烦。四是会议材料发放。为了提高效率，一般提前要把会议材料，发放到位。在此要注意材料的发放顺序问题，一般按照会议议程安排，最后讨论的放在最下面，依次向上，第一个应该是本次会议的主要议程。如果材料是由多个部门提供的，要及时联系，做好对接，避免出现纰漏。五是引导牌必不可少。会场内一切布置就绪，出门的时候千万别忘了看看会议引导牌是否安置到位，位置是否明显。因为在同一时间，同一地点的不同会议室很可能会开很多会议，会议引导牌的作用就是避免参会人员走错会议室。

    二、会议接待签到

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    会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。

    三、会议秩序维持

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    一切准备完成以后，会议按照既定流程进行，这期间作为会议组织者，我们一方面要做好会议记录（在会议记录篇已经有了叙述），另一方面就要留心维持好会议秩序。要礼貌的提醒参会人员遵守会议纪律，对参会人员的需求要及时满足（找个笔，找个稿纸是常有的事，因此要提前准备），对于起身走动的人员要及时上去询问，做好引导，确保会议有序进行。

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    四、会后善后工作

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目前我的工作之一就是会议管理。需要注意的细节较多，这篇文章很值得学习。

很好的文章，谢谢作者的辛苦。

会议组织很考验组织能力，很需要耐心、细心

提醒参会人员遵守会议纪律

办大型会务，用陕西人的话说就是“模乱”到不行，方方面面，边边角角都要考虑到位。感谢北纬的经验分享。

会务工作是文秘人员经常要做的，文章写得很贴近实际，值得学习。

可能音响的东西没写进去

会议时间临近，参会人员陆续进场，这个时候，我们就要站在会议签到台附近，做好会议接待服务工作。一是做好领导的迎接，引导至贵宾休息室；二是帮助参会人员找到自己的座位；三是引导与会人员有序签到；四是会议正式开始前，要将到会情况及时报告领导，对于没有按时到会的人员要根据之前的反馈信息进行催促，并把领导引导到指定位置，开始开会。

会场布置看起来容易，要做好不出差错，绝非易事，尤其是座次的排列，关乎会议成败的关键！