材料是一个单位经验推广、总结工作、对外宣传、上传下达的有效途径,写好材料也是政工人员、文秘的一项重要工作。
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5 j5 }) s: g" O8 @* j1 w一、 熟悉工作情况,收集一手素材
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俗话说的好“巧妇难为无米之炊”。如果没有足够的一手素材,写出来的材料就会很空洞。收集素材,要注意以下三个方面:
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" T- l7 U" g# _( u一是平时要留意单位上的事情。在日常工作中,要时时处处留心单位的工作,这段时间搞了那些活动,开展了那些工作,工作重点是什么。要多观察,多留心,多和同志们交流,多了解单位的情况,这样就能够掌握一些素材。现在网站上也有一些共享材料,也可看看别的单位在做什么,是怎么做的,以供参考。
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二是要注意积累。要根据领导对全年工作的安排,年度工作目标,看工作进展情况,养成随手记录的习惯,把日常工作中单位发生的一些重要事情和活动记录下来。素材丰富了,材料才有说明力,也就显得充实了。
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6 p" @6 |* a1 P三是要理解领导的工作意图。材料要充分体现领导的工作思路、整体打算和工作重点。这就要明确领导(单位)一个阶段的工作重点是什么,突出亮点是什么,这些都要在平时注意观察领导深入了那个基层单位,指导了什么工作,同时,多聆听领导会议讲话,这样材料就有了中心思想,贴近了基层,贴近了职工。总之,写好材料的第一步,就是要熟悉情况。
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二、组织好这些材料。掌握了素材,就相当于拥有了砖、水泥和钢筋等建筑材料,要盖起一座房子,还得按一定的结构顺序把这些素材组织起来。这就有三个要求:
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8 l+ ]" D" m5 G3 J5 z+ w一是写什么要象什么。材料是文体特征非常明确的一种文体,它有一定的格式。具体地讲,有以下几个方面:
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6 J6 q- C7 \0 X& F' ] (1)标题。总结的标题分为单标题和双标题两种。单标题又可分为公文式标题和文章式标题。
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(2)基本情况。应以简明扼要的文字写明一定期限内的工作根据、指导思想以及对工作成绩的评价等。它是工作总结的引言,便于把下面的内容引出来,只要很短的一段文字就行了。
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9 ]; ^6 h0 Y# D. B$ U. ? (3)工作回顾。要详细地叙述工作任务完成的步骤、采取的措施和取得的成效、存在的问题。特别是对步骤和措施要写得详细、具体,对取得的成效要表达得形象、生动。
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# j( S/ K0 b; R& \3 r2 l (4)经验教训。应是从工作回顾中很自然地归纳提炼出来的,不能造成前后不一致的感觉。
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: f: ]$ u2 d$ n$ \6 N (5)结语部分。主要写明今后的打算,也只需写很短的一段话。写得长了,反而冲淡了主题。
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P% D$ ?; O5 J2 v& i二是条理要清楚。总结写作的条理不清,读者就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到肯定成绩、提炼经验、指导工作的目的。如何组织起来,平常用的方法有三种:一种就是时间顺序。第二种就是逻辑顺序,它要对材料分几个类,分别陈述,然后得出结论。第三种是时间和逻辑顺序相结合。
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4 [9 x6 p# V' I5 a6 G. T三是要详略得当。总结中的素材也要有主次、详略之分,要做到以小见大。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。说明同一个问题的素材,就要突出写一个重点的,次要的就略一下。
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' U* c0 w; _7 _& }. |/ H- d三、要注意文风
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6 k( a' K) q8 r7 u一是实话实说的问题。我们提倡的工作作风就是求真务实,总结也要做到实话实说,干了哪些工作,怎么开展的,干到什么程度,起到了什么作用,能把这些事实说清楚就行了。
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