|
5 S3 S, p. _) R, a, [
mso-font-kerning:0pt">2012 4 @0 q" L' |7 W7 u7 @9 U* a/ Ffont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
% I" E4 h" z- }' Q* |
0 E. g: f R. ~ K, {9 F$ n) m- }/ E! p' w% _& h/ L/ I7 B) s# {font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容4 `: K' n/ @, K8 `5 h+ P* gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
) A& t; K6 A1 l% k7 z* z- i' B. X+ b2 Z4 b4 m# p
3 s+ E9 q: ~5 z4 ]; G
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。( y; l( \% r- v* b/ z
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
- q9 ?& M* T' u% [/ p% s3 Y& b* y: x( J/ E9 q+ f
+ G8 W' z4 H( a" T% G! H
mso-font-kerning:0pt">1. 6 g* f" M2 q* r* C" e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
3 G3 ?- y3 a0 A: Y3 ~ N" M9 P; p Y) {8 f
% @ m5 K/ q9 z, c' S; p& I; E7 {mso-font-kerning:0pt">2. : S1 E+ f, h- E- q$ K6 z& p7 I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 ! W) D' J; b6 T0 o2 n' c
: @9 ]1 l- ^; m* L/ i1 d8 \7 w0 q, J+ P+ e; V7 g9 Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。, y* _3 k0 r8 v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ( Y6 S3 n$ C. D
# P* m0 ?7 S; K$ H" s! O$ K& U5 d0 l2 r1 x$ e) g! xmso-font-kerning:0pt">1. % P, H9 k9 c. |" _3 N+ H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
) f. J7 o& w* C# u J" ]
f0 ?# c) b4 M/ l; P# e& _! I$ H& f) I$ M' }mso-font-kerning:0pt">2. 0 M H! x+ e- m& ?) T& h宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
: H/ O3 C, F L8 B: e7 V* n' P0 z& ?# W
Z. ~& H/ c; E
mso-font-kerning:0pt">3. , O- V1 {' h. A9 O8 N
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
+ f Y4 W; {: K, W2 r
- C L7 n. ?2 D+ G. w- q7 b9 }0 t! ]
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;5 }4 J# F# e) @! W- [' v
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。; F/ h% \0 L2 l& z5 Z7 D
mso-font-kerning:0pt">
/ d. M: Q3 t' Y/ j4 z: Z
+ C; _" v F' K/ ~ L2 ?. s. H. emso-font-kerning:0pt">1. . {% B. @* V6 e( R5 [5 z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ! i! ~5 ]4 O+ I" E" q" u
2 m% I$ }' X7 }, i6 U
2 i' O9 `8 b& g
mso-font-kerning:0pt">2. 4 I0 |1 ?$ Y c& A3 e0 N' `宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
& r% j9 u& x. _+ e2 S5 M% {
K+ o: c5 j% q1 E. I* r8 M" F. ^& f! A Z+ [ g, x6 h2 \mso-font-kerning:0pt">3. . V$ ]5 |0 n0 v* q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
7 D" w: j/ y4 W0 Q* m S, ^4 T! E: I/ V* R! c$ R, w+ Y/ L
" Z+ g( a3 l" V# O8 |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% m, o! W8 s4 f+ B/ b. u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( g3 ]: t$ x F" d9 C7 h" E8 n7 r8 Q7 p( i+ L4 @+ `& V" h) N$ J* R
! ]9 |: t% ^+ c; A/ [, x
mso-font-kerning:0pt">1. 9 ?# i8 y4 |& l5 r% i8 Y2 @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 6 r) o1 Q# Y1 a4 z* D
& \+ p: I# L/ l% t
w* C3 }7 f! {, j' i1 |# a! o
mso-font-kerning:0pt">2. 1 L. N$ s5 C% A/ ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 . q: [; A2 Z2 x: k0 V$ v
( g0 d( y0 `* G/ m
" P' J: @1 c0 M7 e0 T; ^2 t
mso-font-kerning:0pt">3. , J8 |9 w) h2 k$ H
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 . ?" V) L$ v" H* k3 P: J& y# D
; Z0 v! Q' v! W: G& ]- [: j$ N
+ z# C7 ?9 g, U+ i! l& F" {
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。/ }5 M. U! A4 F# S& h
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
$ ]+ B$ a1 f0 {6 [+ G4 a" Q: G8 g, k8 u
) J* b* x2 L% v E" C, u. d
mso-font-kerning:0pt"> 5 }, h0 a7 p; R: n宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 l6 o- L; u. ]1 X4 B9 X
$ x" x* O# @( ]6 S, m4 m9 F" W: |) `
# s4 l+ }) P8 A
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& x; B4 Q* c9 `# r/ n% p, zcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 m2 r1 n0 }/ o) G# ?& f
2 a s; x. B# [9 i7 [6 n' p
! c# @4 t; g1 u! s" V8 x) g: H
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
X2 k; b( P S0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
9 L# g+ l+ B5 a1 T) v6 X5 v" Y( _* p) m+ ]
$ `7 M2 q! z) ^4 h: i0 ocolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:) O4 f2 }; H- w: R8 w' z& x
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 , `3 U$ {6 T% S
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:, e7 ^" I6 M, }
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
