|
- e" \9 F; x2 C) B9 S Tmso-font-kerning:0pt">2012 0 }% V5 _7 Y0 v; [5 }- Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
# p4 B: f8 G7 @0 V# S9 l. K+ t" \0 L6 A0 A
* p% [3 L4 o( q) ]& C6 C" S
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容0 |2 R5 q7 _; j( mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 5 @- ~' |: l# U9 V/ F9 c, `1 G
0 ]7 H7 s4 L& C+ O8 e$ m. E% l) A7 i* v8 }. G' s9 n; t$ {! Fmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。& w0 `3 N' P# V( p$ Q0 mcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
9 N% j; C8 b* z4 v% Y
4 P7 ~; g0 d, D% }2 \0 C9 R, y7 a9 n9 W% s. Amso-font-kerning:0pt">1. $ g: a+ X% v' o1 s- M( f+ D
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ! O, r) ?: ]1 u# F# p
9 J2 l" l F% S$ B+ N6 Z J* q5 b; z: O" o* q0 n. Vmso-font-kerning:0pt">2. : y: c$ Z% W. _" i& a6 m: ]! C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。 ) V$ s6 a- ~: c
% N8 b2 T4 ?) y3 z' `3 n! w
0 A, K' Y$ L4 G3 y0 dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# D7 G* i( p9 W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 T ~, K* c- O# [# Y r! z
9 x. T0 J0 y" k9 C" @7 e5 p* ~- M+ Q3 _& m6 D& |
mso-font-kerning:0pt">1. 9 z5 W6 |, x, |8 ~0 _) B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
2 e) \" c1 h; F* B
& M7 J# ~! E1 v3 E) Z4 m+ b- `3 d8 R7 g5 V; b* Y6 i
mso-font-kerning:0pt">2. * r N' H8 k' T- o
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 7 n& T' C% A5 g. {" D, ~
; {" t2 k3 }) ~$ U5 |$ a( P; s( G/ K
mso-font-kerning:0pt">3. 5 v, S. p/ E5 s7 H4 q9 i$ ~0 v! a宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
4 p0 g [0 H/ a, {! h5 i& b
5 f9 y$ H9 B: i6 Y3 J2 p( J6 u5 I7 D5 N" D/ N& ~/ X! `/ w8 ifont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
5 n$ e+ {7 w& f2 Y! [8 |color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。! g/ s' ^6 T* g& L2 h1 f& mmso-font-kerning:0pt"> & \! [2 u; W7 ?! T4 h
- }4 W$ ]) G' U! N9 f1 p+ b1 O6 T* g. V+ y" y6 H( Y* \mso-font-kerning:0pt">1. 5 A# _, _. |$ b7 [% {# T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
# H$ }+ T+ X, d$ X) e5 r
( m- g" a; R' g$ c% Q& J3 {7 }3 t, J6 g9 N) f
mso-font-kerning:0pt">2. ! u! b( N6 s6 m
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
: _+ o2 ~' T v W( x) ]( N* \: V/ q5 m, y
2 c9 o; _% x! w( R8 T# `& L* A
mso-font-kerning:0pt">3. # m+ ^/ c1 T! C$ I! p* v宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 - \: A; F l# ~! n
2 ]8 h @9 ^ ]4 `: V# f$ C. ^0 s6 v# Z2 X
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。( P1 l. k$ G! X1 Q. S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
& T$ G7 O" W: A+ y' @! h) P$ J. H. @- W# K
3 T6 m% l0 e# ^- u" Vmso-font-kerning:0pt">1. 4 M4 P5 @: m; M
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 : s1 w& Y9 r) Z6 {6 k; Y8 ^8 }
' N7 w$ M" k& `; [
- o7 y0 N0 y, _4 \mso-font-kerning:0pt">2. 6 A. {7 j1 f* l! A! K! n4 }" d7 D3 ?
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
4 R- }0 p+ J5 t7 Z1 K/ w4 L5 k# s$ ` ~/ s" Z9 a$ l" V5 z
. i2 p3 K8 ?1 ?# M- }
mso-font-kerning:0pt">3. 2 c& o4 B2 s* [% N) J: B宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 + o) C S. ?2 B: ]3 G, T
$ J1 P8 h& I! _" |, W+ h$ m7 f w- U2 r# Imso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。: I( a: s7 |0 ?8 L D
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
" S: }, m# C( l3 q5 p# f$ J1 n+ [& e. w' C! m# L5 S
2 r% s7 }- b( {* U/ U
mso-font-kerning:0pt"> , O3 ~! u. T) {% d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 V$ P' a3 f4 T7 L+ A, F
% }& @) }. K) a/ }# Y, c" A, L
8 p# ?2 D* i- |& d9 u7 jfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考0 L3 `+ ]/ d3 S; s Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
' W! c2 {0 L9 z# P( P' d; n6 U- H- H! Y
- P8 h3 ~& o+ o. p4 Z$ c- v3 f
12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
& g1 t" h/ X/ x$ A9 a0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 % W- `2 H( D* `- z }4 V2 N) ?
! ^2 s" w$ T# L* L" \0 r5 q* l' ^4 _% ~color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:! Z5 ]8 D8 I. F7 o" p3 U& n% O. R$ r+ c9 ^
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 3 S) |3 Z* Z( C! p4 r: O
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:0 ~7 \3 Y5 A+ h; M$ M
AR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
