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mso-font-kerning:0pt">2012 6 d( c3 _. j7 v% m# o; a4 V) Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 ! {5 y$ v4 ^7 W* |
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容2 y4 Y) V7 x1 k! [# O
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , I* R5 {- R" c+ k5 C% i( ?
% e' }) p) t) s$ _7 l9 T `/ ~
% `) U8 P4 F6 x5 amso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。$ T# y f0 t5 h5 b2 d& K* n: P
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. ) l I9 Z- v1 m; D' G
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 + o2 c$ J: V7 Y. a- [2 d6 f* _; _0 W7 G
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mso-font-kerning:0pt">2. & a" W* K! x6 w4 x7 B& C% c
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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( V3 r1 n* l" m! ~mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。! M7 F3 u% d& m' E9 g
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 4 }, ?7 T( x& ]3 q9 G7 \
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* k( y( Q5 x* }; H1 a% umso-font-kerning:0pt">1. # V0 p0 Z5 {2 ^5 N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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) P; h1 ]* g+ _0 z6 }- E5 g) i5 g" j& n( K2 ~/ Umso-font-kerning:0pt">2. 0 w) T7 ~3 a$ T宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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& S8 g7 B' E, X" e. {mso-font-kerning:0pt">3. 4 W' A! p1 o7 h( j; D. b! s5 f! ~宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
' q7 W# i$ O* B" d8 Q3 @) Lcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。* X& f2 H# j A- c/ C' Y! d" G
mso-font-kerning:0pt">
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! G% t8 ^8 M; x: i0 n, T$ ^- U: W7 ]- m& t [9 X o7 v Lmso-font-kerning:0pt">1. 3 a h6 U$ E9 d/ c+ t3 u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ) e( _- H3 |8 R' e: ~
/ P/ _ ?) J7 y8 _) X" w! d8 |; [0 p- V: p, Qmso-font-kerning:0pt">2. 5 @6 i5 }. `, S; K- F9 j% I- h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 0 A1 m: ]0 g# g( n" b
* P# w5 X8 U, l( Y' n) q: h, G$ z5 ~' H9 V3 b7 \- }mso-font-kerning:0pt">3. B9 x) i# Q x+ J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, X" C5 o w5 G6 O2 C [% l1 \, n7 {
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' l+ I% ~5 n% Z3 |+ V
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. {+ U k& l/ Qmso-font-kerning:0pt">1. & V8 C5 r' D0 ]- J( ^
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 / N3 P, d! H, S ?: T
4 c5 i3 m4 D Y1 } u) ?& h0 _- y, q6 V* Ymso-font-kerning:0pt">2. 1 ]+ o: c! f, I, O* i/ u
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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2 v/ ~5 \ G8 N! O6 m, ]mso-font-kerning:0pt">3. 5 o y! ?1 b8 b/ b+ q' U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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# i x7 i" J1 ?1 o% }! L. S- P4 m1 ~! W3 Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 H, G8 L& F1 g) u2 _; J$ Z/ S
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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) ^ ^8 H4 G+ ]8 n. o# {; pmso-font-kerning:0pt"> # K# C' x& l$ b! U宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> % ?( V8 O, T8 T
8 X2 n& e i) M! W$ l% O3 Z9 s* [font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考6 I7 H' B6 X$ h- o% y! Qcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
; k6 r$ g7 L- K; j8 @5 q9 i7 |; T) u+ k5 ~2 b" D
' T4 v3 ?7 f* X7 I8 K& l+ i12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:/ I. B3 _: I& q1 S5 m) L
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 % ?! p3 v3 V% H$ k3 I9 s% m4 r
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:$ o/ x3 a, R1 s/ w" a
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 8 K& x; h# F# b& V9 ^! R( ]color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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