|
$ x( J0 w F9 v9 c
mso-font-kerning:0pt">2012 3 x& E& P0 s7 L
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
5 W! K/ g/ y. [
& G1 m1 C0 j$ x. g2 G: F8 s! V0 H( p" C A# Xfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容! _, y0 v& Z9 S# ^3 @% ocolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 i8 I. Z% ~5 V! N; ]3 k
4 J& ?- L2 G Z9 X$ ~3 \
0 X( y) Y s) |mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。; b$ K2 S3 i; a. u% V4 a- Icolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : I8 y6 E; T9 H) _. @
3 Z% y4 h" N8 v) c
5 p7 J) e3 b1 w9 f" O. P3 S
mso-font-kerning:0pt">1. 1 P( z" h& u U$ x! }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 [3 {: h6 Q9 S w9 z& D
$ O" N5 `9 E/ z# e! l& {6 E4 e4 `6 H- J4 r {4 _mso-font-kerning:0pt">2. - A3 B* T& H$ X8 \: I9 [+ d; t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
$ q- A: @. N& B( C
9 t6 |7 V& P) _1 c0 r* ?1 f$ x( v2 Y( Umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。; r- @% S A: q( K. R: F0 M( pcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * |# h/ s- y# k1 N& l
; [8 ?$ r5 g) k0 }9 Y' w: n% D! F6 l# P, ~mso-font-kerning:0pt">1. 4 b9 H( |9 V) V5 S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
( J( Y; u" v# J* _) q. G" h& G6 o& X9 H. Y/ y
1 U \) J9 r: Y. @& D/ N2 W8 x1 r
mso-font-kerning:0pt">2. 6 i( s3 Z; n5 S7 ]" K; C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ) }+ A0 p3 z9 ^2 _
@' y2 l" i3 D$ ]) d0 ^& w
& Q. s" P/ i) B1 A
mso-font-kerning:0pt">3. ' v4 C; \$ O7 b% K4 u& E宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
2 e6 c B1 U' O% o! E* y
; h1 { t' V6 N! O' Q* q% b/ X: X+ I; M
font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;2 `8 |1 P, Z( ]7 V+ F. k5 M
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。/ E9 f2 C H7 _: V# E$ J+ h7 U
mso-font-kerning:0pt"> 1 K/ R+ i0 i! F6 u' `
" e" h: T) R* ^! b a4 ?( j9 T/ q3 H; z$ ?9 x J& x
mso-font-kerning:0pt">1. 9 c( Q! I$ @( R6 [4 E+ P
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
$ q% O" ^% p3 W2 O9 z: R
, P# B: w3 R& ?0 Z5 R& U$ d* Y6 B9 }: J9 g3 m8 Y$ omso-font-kerning:0pt">2. : ?2 R5 C- n- n& H. y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
8 P/ }3 i8 Z: M6 p8 a' ~5 d1 D1 M1 P7 X% j% G8 c) J( G
( t3 b$ u- `1 n# Q0 mmso-font-kerning:0pt">3. + y- o$ h/ F% o5 R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
7 @ v, r6 \9 a% ]: S& i) H! b# x7 E3 c! F8 Z7 G3 ^
* A1 x# z9 `2 x/ V2 M6 smso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。, `, a% K+ ]/ {" ^& wcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
, n( s' C6 A2 Q9 ~9 q: x$ l2 x# e: ?/ j- ^( P1 Y: {* @
6 ~8 s# `2 s) f/ f4 V0 k+ ?mso-font-kerning:0pt">1. + R) o/ i6 @6 r% P# Y5 A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 ' N5 i- A, @# F6 d/ ^8 f. p
4 A! R! e4 o+ x' V6 N& g+ z2 M7 G' t; N$ r0 U; u
mso-font-kerning:0pt">2. * i) W( t: _! f% E* ]$ U" q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
& c1 r% k+ d1 N; M; p. e1 B% v, a0 P, n& M6 u1 D8 r1 K
1 P* K) g5 H+ P9 E
mso-font-kerning:0pt">3. x% q! Z, e- s/ u( }宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 8 G0 r" u: M' D/ ^' k$ l0 v
% O! R/ a& t, P5 i6 i% r( t4 g* H% F' ^4 h( {5 c x9 | [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。6 H4 Q9 k$ W ]" k: q* @& {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! N6 u% b$ {4 ~0 j+ j& A
- @2 R- F1 y8 Z- u9 l' t
8 c! T& q7 }, |, i! A/ f& j) \
mso-font-kerning:0pt"> 8 f$ I8 w) H5 E- o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
/ l' O3 p R/ F) C
; u: c* `6 h9 k3 P: W( t9 |4 S4 ?, {; g: z7 ?! Y+ gfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% b& k. x+ a6 l' L2 q, C _8 l3 ycolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! s5 q$ h; B# x8 k2 a" `
0 |: t7 T3 n$ q7 i% x1 x2 a6 c/ w$ n# l v# r12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:1 N+ }) ]3 \' G3 \
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
# V8 W, P. Q/ A2 w0 ]. u; D
5 i1 ~4 }2 j% W& Y4 G7 i; \6 _% S# Icolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: t% E. S; }+ D4 d1 a2 l% J+ l
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 4 U( Z0 A- s5 g- u2 S Scolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
P/ }% l8 o3 T+ CAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
