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_ T; B; P+ S: ?, e# J# bmso-font-kerning:0pt">2012 " z, j( O* Q Y$ O2 B+ sfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 - A" u2 _) I2 W5 G6 X4 `: I
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& N( [6 o$ ]0 q; q; \; @6 mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容# A) c1 ?% F5 E' B* h6 {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 1 s6 h I) p& t4 r3 G" y" n
; E9 I* V, b3 a8 ?: {3 T. i7 i- p) h; O9 E* e* ]4 Y& G' B3 J- Rmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。% j! k1 y3 P+ q6 y I: s
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> " I% X1 Y o! g/ `$ T6 J2 s
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! y1 _7 J$ ?* ~9 L: Q! x( [$ rmso-font-kerning:0pt">1. + ?' ^# ~0 F- {' s. w8 N" @! I宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ! V9 @# Y; I: w
" d- o% z% t9 W0 ~9 V' }. t8 `4 s: J6 g$ u- Fmso-font-kerning:0pt">2. 4 u" a6 @' k9 w( s" ~$ ~1 e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。8 o0 \+ i' l# z% Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> / x( v/ l# G5 i- Z. q/ u. p! w0 _
$ [9 D8 o* V6 k; L; h; i& q& J+ C+ s% [1 R' l& zmso-font-kerning:0pt">1. 0 p7 A$ d% i% _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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0 ^3 w5 d) V0 Z! ~3 C, `mso-font-kerning:0pt">2. % v2 F; ~" f' m7 p2 F$ p3 @$ Z1 z9 r
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 7 I' s1 Z" X) _8 H- q
2 R. j5 M& {0 i! Z/ R5 g- c F+ pmso-font-kerning:0pt">3. , K o$ U- z! t! d$ v* r3 W
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
5 i1 _2 S& H# r$ y" _color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。: b8 I2 }! I3 Y- D* ^: umso-font-kerning:0pt"> ! V+ s' R) D( Q
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mso-font-kerning:0pt">1. 7 d1 f6 W+ R) h& H' w9 G- K- A
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 ; i( S+ n: ^! [# O+ F, X+ W1 L
+ `( H: a" P, y8 P& ^' Z: W! E' ^% W8 Dmso-font-kerning:0pt">2. 6 b$ p7 V# T3 s# n* m3 b
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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/ T: b7 x. u) B& V2 M/ n) K6 s6 T4 @# Omso-font-kerning:0pt">3. ?) s4 m3 T9 S2 A' y: v, Y
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# \5 }: F2 _- m* K. g7 H$ j& I
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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4 s* D ^0 }. r# C5 H5 fmso-font-kerning:0pt">1. ' [- E5 A# L% k5 j4 z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 6 d+ ~# f- P* k% p' `
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mso-font-kerning:0pt">2. : j9 L; H4 ~ h3 x8 [, L4 j宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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t% j' n' \5 e0 _1 e) I' wmso-font-kerning:0pt">3. 0 k5 J6 F* m" k; ^" t宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 $ P1 R8 ^: ]$ ^" ~- \: S
* I3 N" Y; _0 ~* t T& P s/ S1 Y7 a/ k+ Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。- k3 j" G! @+ ~) Z, y
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt"> % R9 d+ O7 }% m$ ?8 ~& v* K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> , B4 h# a; }6 j4 r) ?6 m, h
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& O8 c' k+ j0 A" n! c" K
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:" {$ c% G# `5 P; c1 w
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。
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9 a9 V4 d# N9 Y. Mcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
W$ q X# c6 n- q! \. J2 G/ iAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 0 y, d" u( _3 ]3 r: U6 P
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:5 P0 y# E% O/ C# z$ A9 t- W
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