|
. J- C G* }: E4 v" ?8 d
mso-font-kerning:0pt">2012 4 Z) }" A& I" L2 X7 qfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 7 A! s: r2 k1 f4 `* {7 D
3 v1 B; Y5 ^, N. g4 j7 O) `/ z( ]+ j. F% J7 c
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容6 e& j2 r c& q, Z3 |: Acolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
( i9 G' o( S+ U3 G! ?; q* h$ S" j; v& |' _& V, G6 [6 N
q2 a5 ~2 _8 {! ]* ]: g/ Dmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。$ K3 Y0 A) n) F& ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ) y+ s1 H0 L7 j, f/ k
! {1 A, D* o1 a. m4 q% M5 Y+ Y' M7 k' v8 z, Bmso-font-kerning:0pt">1. 3 ], l! {! z+ k! J2 h
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 ) y, }2 h0 L5 B D7 j( ]6 v
* C6 I3 r; n8 q* J
4 s$ L8 N3 R+ ^& Y
mso-font-kerning:0pt">2. $ G! h* @4 `& z0 M9 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
7 S7 I' g: V: G9 T& W+ T0 A; ~* r$ ^3 T* W* F8 @
0 ^$ B( k G) j, {8 x$ Y
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。1 O/ J) e) N$ O3 y' y. B5 R% `color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
- ~8 e' ~5 ]* G5 v" u0 O
9 t1 s& N- p1 @) s3 l" g; Z0 g# N9 U+ y
mso-font-kerning:0pt">1. " G; m5 F0 g6 U2 o) z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 ! I: B$ t: f0 w, @
4 p) u8 \# `' D: ?; A5 X
8 ?2 L7 @5 [3 C7 a# e& e+ t" Omso-font-kerning:0pt">2. ' Y, Z. n) I, w4 r `& R宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 ; i$ r3 A" |, A9 x& C% I' O
]% [5 H7 j( e2 z# M$ q ]* |5 J- D/ t" [0 p* C0 |
mso-font-kerning:0pt">3. " [2 x; V% z. @6 U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。 . b2 @0 }8 M0 {* V
6 Z+ {8 E- D+ A& s! t- m1 ?! Z
8 R' H% i8 P; Vfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;1 c" r3 h0 e! s9 K0 h- t3 m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。3 j$ t" G7 `: U; D, E3 T5 [mso-font-kerning:0pt">
! a- E$ Q8 w' b6 j4 c# i( o b3 U o& _# S5 s1 \
2 ], l, X' P% j8 G" o
mso-font-kerning:0pt">1. % |- M' _* F9 M( {$ l6 M- P宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 . t4 {; V3 ~% N
- d; R; H0 f2 R* X, A! k1 F, j4 u! Y# V& k3 i' z9 M
mso-font-kerning:0pt">2. + K2 e$ c. M j
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 : I, C0 d4 I$ Y& ]( S6 r# V7 D7 }
7 g0 m- ~' i5 i9 q: g G& b$ V: I! h% H2 e
mso-font-kerning:0pt">3. : | z8 X& s6 w7 w$ S' |9 M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 + q2 u! m3 E1 {- ]
4 w7 u, ?0 _% j% F
4 u6 X% Y- R$ X9 B5 H* {: X8 vmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。6 q4 ^5 j& B: ~$ @0 L: L3 H* M0 ]0 ?color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 3 { t r! Q/ n. x* ?# x4 w" E
/ o N9 a: t: s9 i/ y* |0 I V) M6 Z+ Y# Q
mso-font-kerning:0pt">1. 7 {* B. ~7 h, v w! W3 q( |% D( {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
& d2 S: C, H: S- K
) B8 [: q( I A' ]' a2 F, N. s! a3 c: Bmso-font-kerning:0pt">2. : `6 L+ |8 _. w9 R" f* a7 L宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。 , ]& ~1 P$ F! ]
5 [+ v! }9 `3 p* J4 W! o3 a |mso-font-kerning:0pt">3. - N+ n3 g6 n b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 " G9 z# r6 t! A) e. z# {7 C
# c$ [( v6 \+ n Y' l) p- k! B* v5 Tmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。, Q6 q0 c0 z# u$ x, y0 h9 [
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
0 |. J2 W$ Q6 E! O
: s" A% @* x& | C- s, _8 R1 ^( ~* w0 e. {. D1 e$ x+ q( h4 r Cmso-font-kerning:0pt"> " x- i! ]$ ~% ]/ I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
' O, C! \$ G8 {" c9 K' X9 P. e4 U: J7 y- K( x
& R6 T* r: J1 x7 E) v6 mfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考% L+ V# A1 J" i. l A! K0 t
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
+ c% t3 o, n: x" l; ]# d3 W
7 c/ X( K6 E3 n4 E) X( w' H# m$ u/ V9 k12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
3 y1 E% j; }2 }7 l9 C: K0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 3 c0 k( ]- g3 z' y8 a: d
: I) H* p0 ~# d' k0 @
w$ ]- w$ [3 K* L% ccolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
6 a/ ~# h6 a7 D4 @) a3 ZAR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 6 B; c/ E& n" ?! t z5 U& E
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
1 q" R8 f4 R6 EAR-SA">） | 
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
抢沙发
千斤顶
显身卡
300x180 AD
