新任秘书注意事项
# P6 x1 p( a+ G3 B/ k4 S) f
* y% W4 a, l, |" n8 g' F. E一、 考勤 " ]2 |$ o" y" C( n
7 v, F3 K2 ]5 M0 b* M2 j, N e$ q每天上午7:30和下午2:00到位,领导离开办公室后及处理完手上事情、打扫完卫生方可离开。
& u8 u- N& ^2 l4 m5 [; }( ?
. ?: A$ }2 p; N @二、 第一件事
" O Y5 t9 t$ _& }6 o$ {
# q4 a5 P* Y+ N8 r烧水泡茶洗杯子。 6 t# N3 ^+ r+ E/ Q
( c6 T K. {; c' H, Y/ A三、 打扫卫生
! E% E9 N, k) W) {8 E% P G n/ y# ]; U, e" l# q
每天三次,上午上班前,中午下班前,下午下班后。注意清理:桌子、沙发、书柜、窗户、垃圾桶、卫生间、花草盆景、自己办公桌,注意指纹水渍痕迹。
; h3 T7 h+ U; b9 p
0 l' h2 A1 \- u2 @( j! H$ z四、 用餐接待
% [ \9 N/ `4 M8 Z: o
% X: `% T( P2 t9 o1.食堂用餐。若该日没有接待,11:40及5:40确定在食堂用餐否,视情况12:00后电话联系机关事务管理局局长,让其安排食堂阿姨等候。 5 B" d- q3 t3 j6 \4 A/ S
8 U: O* g% W. T1 y, q$ O2.外出用餐。若该日有接待,前一天晚上信息告知行程安排,与接待办或接待单位确定接待食宿及是否考察项目,提前5分钟口头告知领导。
, f8 L" t% m; O* P" e
( E: A; n" V2 ~4 J1 K五、随领导外出 ' n) s1 J* n0 ~4 o
& h0 l$ _3 t' w6 } d# `: W
联系司机热车等候,提前按下电梯,通知相关部门领导已出发,并引导入座。 / b0 m7 b: L! T. ]. m8 e
( a7 t" h7 o0 _4 n) k六、办公室待人接物 " D z% q+ h: H+ d5 Q
- `1 R2 P5 U) c/ @1.笑脸相迎每一位领导。
' a# C" a; F$ n1 Z0 d5 t. P
5 H5 M) R/ f& h: E% O& q. \2 m) V* N0 R, N2.领导谈事要关门,尤其是涉及组织、人事等。
" A8 W% m: Y# o& p4 o" Y1 B4 u7 u6 R% W6 T3 R& m* x: I
3.做个有心人,多与等候者交谈,从交谈中听出诉求,并进一步加深自己在等候者心中的印象。 & |. e. T% ~# V
, n) p' ~8 Q( p* ~; V0 u7 `- Z
4.留心观察领导的心情再安排汇报,若领导有事可先请示在汇报。 $ G# L* [# i6 T8 P t3 J* T. S
- ?! \2 H d6 J" q+ ?
5.与县直单位的关系不用表现得太刻意、太奴性,不一定每个人都要泡茶。
- a$ F* h" E) Y4 G+ O5 L
5 ^: m. H% x0 V v+ k0 y七、晚上整理工作日记 0 S* b, H$ A: l! b
& O0 |$ a7 B+ x2 L2 U# {0 I3 r
1.回顾今天做的事情和领导布置的任务,安排明天工作,尤其注意领导与副职及单位负责人交谈中布置的事情。 6 u: X* e/ b% h( ~# M& R# F; {
& v% ~0 g' y+ }" m& {, X, q% m2.仔细思考领导关心、关注的工作,提醒单位负责人安排好时间专题汇报。 / f& ~4 i. B" ^: R7 r; r
2 v( C0 F3 @+ d2 W; ~
3.礼拜五总结一周工作,并形成周记。
8 G9 ~; n3 O: B" l( L$ A# _ B' v7 x' @, A/ q5 u3 {7 v2 I9 v( `
4.礼拜天晚上规划下周工作,多与政府办主任和秘书科科长汇报,注意完成上级下文的规定动作(什么时候、什么地点、什么人、什么事)。
8 k. A5 l) N! n: r0 q8 A3 \6 J' p2 {
5.每天晚上8:30前上报领导当天工作和第二天工作计划,礼拜天晚上8:30前上报领导周一工作计划至县委办。 1 r6 z# J* Y+ k* {/ ~+ n2 h8 u# a) G1 u" e
& i: c q! T a1 j9 V* F% x% ~八、办会要点。
. E0 \* R8 k( E! x/ r
% V6 Z/ |) L8 A2 ]7 M2 q2 y. L(一)县长办公室
% y% b3 q" q- E! q) k- @, R: q j; Y$ t% \6 y- L
6人以内可到县长办公室开小会,注意人员到位情况和汇报内容。 - s- {8 e7 F6 [& {
( u% s) G- W- Y* c4 g(二)县内政府常务会议室
" o8 B( G) |1 i3 d1 E, ?, E* N6 T. m7 O; {2 r. E
会前:确定会议时间、主题、参会县领导和部门。
, H5 f6 l% m8 d0 @7 k2 M
. y- x( j1 C& z# w ~4 h2 W2 k; E5 A1.通知机关事务管理局开会事宜。 , H \3 c6 a, [; S( l
% O) ~: U3 [; K* d; p. z
2.通知会议室阿姨提前开门,打开空调准备好茶水及座位牌,一般出现多名县领导或者“国地财”“发农工”等重要部门或者10人以上会议宜摆放座位牌。 ( G6 Z( o, V! `7 X2 s, N
6 o# U& x9 P4 @6 F/ ^9 f2 O3.参会人员涉及多名县领导、多个部门或者15人以上的会议时,应及时请示主任是否安排电视台记者跟踪报道。 / o) q. A" ?) o: N( a5 M0 K
1 u1 R+ y0 t: Q) \4.通知部门主要领导参会,联系不上时可通过部门二把手或者办公室主任通知其参会。
4 F$ Q4 A- Q5 G2 [5 c9 [8 L( U6 K$ _( G+ ]' _; Y* c
5.提前为领导准备好会议资料,如会议主要议程的基本情况,牵头单位的汇报材料,政府办下发的相关文件和方案,各类相关表册,及领导的笔记本、笔和水杯。
+ _* x1 e1 H. X/ K5 b h ^+ Z: H; ?9 `' g8 o7 a
6.等参会人员到齐后通知领导开会。
1 c: Q' {3 {" _5 @6 G0 G
5 d. ~0 d k1 d) K/ M- p会中:观察领导 0 W2 S2 U; W+ P* y: C. o# {; f
2 C$ U9 ^! [' S8 M6 Y- w6 z1.通知政府办材料组参会。
6 [/ E" X5 t n4 y6 s
& ~% }! J4 L3 g/ |1 |2.打开录音笔,做好记录,尤其记录下领导在会上的讲话及安排的事项。
, C5 z: t$ @7 C! r& ^/ i, [5 _" Q: h1 M
3.每隔几分钟,观察领导水杯及眼神交流,随时准备上前服务。
) L9 Q* v- I0 L' E# r2 [( E) Q. R0 J* N- R/ E/ K( ?4 }: i |) ?
会后:拿开汇报 3 I% k A8 {7 B! N* W6 _$ C- \4 h
+ j7 X8 J. a: h% P
. e) f7 J2 k$ b n+ O
|